Zależności projektowe: typy i sposoby efektywnego zarządzania nimi

Niezależnie od tego, czy piszesz oprogramowanie, produkujesz towary, czy świadczysz usługi, projekty składają się z powiązanych ze sobą zadań ułożonych w pewnej kolejności. Zależności to zadania w ramach projektu, które dostarczają danych wyjściowych lub informacji niezbędnych do wykonania innych zadań.

Zadania związane z zależnościami trzeba rozpocząć lub ukończyć przed przejściem do powiązanych zadań.

Na przykład projekt zagospodarowania terenu prawdopodobnie się nie powiedzie, jeśli najpierw posadzisz krzewy. Przed sadzeniem należy zainstalować zraszacze, a jeszcze wcześniej trzeba zadbać o podłączenie źródła wody.

W tym przykładzie instalacja zraszaczy zależy od źródła wody, a sadzenie krzewów zależy od instalacji zraszaczy.

Nie wszystkie zależności są takie same. Niektóre zadania na osi czasu mogą wymagać ukończenia innego zadania w całości przed rozpoczęciem pracy nad następnym zadaniem. Być może trzeba będzie pracować nad niektórymi zadaniami jednocześnie. Inne zadania mogą się rozpocząć, ale nie kończyć się, dopóki zadanie zależne nie zakończy się. Zrozumienie typów zależności pomaga w efektywnym planowaniu projektu i zarządzaniu nim.

Oto cztery rodzaje zależności.

Od zakończenia do rozpoczęcia

Zależność „od zakończenia do rozpoczęcia” oznacza, że zadanie zależne nie może rozpocząć się przed ukończeniem innego zadania. Na przykład projektowanie nowej funkcji produktu nie może rozpocząć się, dopóki nie zostaną opracowane wymagania. Ten typ jest łatwy do sekwencjonowania w planie projektu.

Od rozpoczęcia do rozpoczęcia

„Od rozpoczęcia do rozpoczęcia” oznacza, że zadanie zależne nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się inne zadanie. Na przykład pisanie dokumentacji technicznej produktu nie może się rozpocząć, dopóki nie zaczną się również testy QA. Dzięki temu zakończy się rozwój produktu lub kodowanie, a zmiany zakresu, które mogą mieć wpływ na dokumentację, będą mniej prawdopodobne.

Od zakończenia do zakończenia

„Od zakończenia do zakończenia” oznacza, że zespół nie może zakończyć zadania zależnego, dopóki nie zostanie ukończone inne zadanie. Na przykład system zraszaczy można zainstalować dopiero po posadzeniu wszystkich krzewów, ponieważ trzeba go przetestować i wyregulować tak, aby podlewał wszystkie rośliny.

Od rozpoczęcia do zakończenia

„Od rozpoczęcia do zakończenia” oznacza, że zadanie zależne pozostaje nieukończone, dopóki nie rozpocznie się inne zadanie. Jest to powszechne w sekwencjach wymagających płynnego przekazywania z jednego zadania do drugiego. Na przykład ochroniarz nie może zakończyć swojej zmiany, dopóki nie pojawi się jego zmiennik. Często obejmuje to przekazywanie informacji od zespołu, który wykonuje swoje zadanie, zespołowi rozpoczynającemu następne zadanie.

Zrozumienie zależności projektowych i zarządzanie nimi poprawia dokładność w całym cyklu życia projektu. Obejmuje to planowanie zasobów, zarządzanie ryzykiem i szacowanie harmonogramu projektu. Niektóre z zalet to:

• Lepsze planowanie projektu. Określenie każdego zadania i jego zależności pomaga zespołom ściślej przestrzegać zakresu projektu, usprawnia podejmowanie decyzji i optymalizuje prognozowanie zapotrzebowania na zasoby.

• Poprawiona dokładność planowania. Sekwencjonowanie zadań na podstawie ich zależności daje zespołom jasny obraz harmonogramu projektu. Strukturyzowanie pracy zgodnie z rodzajem zależności optymalizuje zadania, które zespół może wykonać jednocześnie, i identyfikuje krytyczne punkty przekazywania zadań, których nie można wykonać równocześnie. Podejmując trudne decyzje w połowie projektu, łatwiej jest dostrzec konsekwencje zmian, gdy rozumie się zależności między zadaniami.

• Mniej opóźnień w projektach. Definiowanie zależności zadań i sekwencjonowanie prac w fazie planowania zmniejsza niespodzianki, które mogą powodować opóźnienia po rozpoczęciu projektu. Członkowie zespołu mogą lepiej przewidzieć ważne przekazania i przygotować się do następnego zadania. Poprawia to również komunikację między członkami zespołu, ponieważ mogą oni ze sobą współpracować, aby zapewnić, że zależne od siebie zadania mają wymagane informacje lub dane wyjściowe.

• Ulepszone zarządzanie ryzykiem. Mapowanie zależności pomaga zidentyfikować zagrożenia podczas planowania projektów. Wczesna świadomość zagrożeń daje więcej czasu na opracowanie planów łagodzenia ich skutków, gdyby się urzeczywistniły. Daje również zespołom narzędzia do natychmiastowego rozpoczęcia prac nad pokonaniem tych zagrożeń. Jasno zmapowane zależności zapewniają pełny obraz wpływu zarządzania zagrożeniami, które stają się realne.

Zależność to każde zadanie w projekcie, które przekazuje informacje lub dane wyjściowe do innego zadania. Może to być produkt dostarczany, taki jak interfejs API czy struktura bazy danych, lub punkt przekazania, np. ukończenie kodowania i przejście do testów QA. Poniżej przedstawiono skuteczne podejście do identyfikowania zależności w projekcie:

1. Przejrzyj zadania projektowe. Podczas planowania projektu przejrzyj każde zadanie, aby określić, czy wymaga danych wyjściowych lub informacji z dowolnego innego zadania w projekcie. Zapytaj, jakie zadania musisz rozpocząć lub zakończyć, zanim zadanie będzie mogło się rozpocząć. Sekwencjonuj zadania na podstawie ich zależności i typów tych zależności.

2. Współpracuj z członkami zespołu. Skonsultuj się ze wszystkimi członkami zespołu, w tym interesariuszami, partnerami, klientami i członkami biznesowymi. Każda osoba wnosi swoje doświadczenie i świadomość ukrytych zależności, które mogą opóźnić projekt. Na przykład świadomość, że zadanie w finansach zapewnia niezbędne wyniki dotyczące zadania w fazie rozwoju, np. zakupu nowego sprzętu, pozwala zespołowi współpracować nad zrealizowaniem celów projektu.

3. Analizuj wymagania zadań. Identyfikując zależności, przeanalizuj wymagania dotyczące każdego zadania. Wymagania definiują dane wyjściowe lub informacje zapewniane przez zadanie zależności. Na przykład jeśli danymi wyjściowymi jest interfejs API do zadania zależnego, zdefiniuj wymagania tego interfejsu API. Czy istnieją wymagane ograniczenia dotyczące danych lub formaty pól? Analiza wymagań dotyczących zadań może pomóc w identyfikacji brakujących zadań. Pozwala również zadbać o zgodność prac z celami i zakresem projektu.

Po zidentyfikowaniu zależności w projekcie ważne jest zarządzanie nimi przez cały cykl życia projektu. Zmiany zakresu, wymagań lub technologii mogą wpływać na zależności. Pozostawanie na bieżąco zapobiega opóźnieniom i zapewnia płynny przebieg projektu. W zarządzaniu zależnościami mogą pomóc poniższe strategie:

• Wykresy zależności pomagają zespołowi wizualizować przepływ pracy i oś czasu. Kaskadowe osie czasu i schematy blokowe skutecznie przedstawiają zadania i zależności między nimi w obrazowy sposób. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak przepływy pracy Jira, umożliwiają łączenie zależności w ramach przepływu pracy. Ułatwia to przenoszenie zadań z jednoczesnym zachowaniem zależności.

• Mapowanie zależności zapewnia bogate, pojedyncze źródło szczegółowych informacji o każdym zadaniu. Może obejmować wpływ systemu, ryzyko, plany łagodzenia i przypisanych właścicieli. Korzystanie z narzędzi takich jak mapowanie zależności Jira pozwala zachować aktualną mapę zależności w całym projekcie, nawet gdy szybko zachodzą jakieś zmiany.

• Komunikacja jest kluczem do skutecznego zarządzania zależnościami. Członkowie zespołu muszą wiedzieć, kiedy mogą rozpocząć pracę nad swoimi zadaniami, kto jest odpowiedzialny za zadania zależne oraz kiedy zachodzą zmiany. Rozważ wielopoziomowe podejście do komunikacji, np. uwzględnienie zależności w standardowych raportach dotyczących pulpitów projektów i powiadomień push, gdy sytuacja się zmieni.

• Ścieżki krytyczne określają najdłuższy czas wszystkich zadań zależnych, od ich początku do końca. Ścieżka krytyczna ilustruje powiązane prace. Na przykład w projekcie ogrodniczym podłączenie źródła wody, zainstalowanie zraszaczy, posadzenie krzewów i przetestowanie zraszanego obszaru jest ścieżką krytyczną od zakończenia do zakończenia. Inne zadania, takie jak dobranie odpowiednich roślin do danego klimatu, również mogą być zależnościami.

Zależności w projekcie wpływają na jego ogólny sukces. Zależność może być oczywista dla niektórych, a dla innych nie, zwłaszcza jeśli brakuje im bezpośredniego zaangażowania w zadania wymagające informacji lub danych wyjściowych. Niezależnie od danych wyjściowych czy wielkości zadania nigdy nie zakładaj, że każdy zna jego znaczenie.

Mapowanie i sekwencjonowanie zależności i zarządzanie nimi zmniejsza ryzyko pominięcia zadania. Zapewnia również, że zadania czekające na inne zadania mogą się rozpocząć w jak najkrótszym czasie. 

Na przykład pisanie dokumentacji technicznej może zależeć od ukończenia rozwoju produktu i przekazania go do testów. Jeśli zespół nie zidentyfikuje ani nie będzie monitorować tego zadania, technical writer może nie wiedzieć, kiedy nastąpi przekazanie produktu, co może spowodować opóźnienie. Ostatecznie może to skutkować odłożeniem wydania produktu klientowi, zwłaszcza w przypadku produktów wysoce technicznych lub regulowanych.

Zarządzanie zależnościami jest skutecznym narzędziem do zarządzania projektami, służącym poprawie dokładności harmonogramów projektów, identyfikowaniu zagrożeń i utrzymywaniu projektów na właściwym torze. Identyfikacja zależności jest istotną częścią planowania projektów i zarządzania nimi. Pomaga wyjaśnić wymagania, utrzymać zakres projektów i zmniejszyć opóźnienia. Poprawia również współpracę zespołową i zwiększa wydajność pracy.

Jira ułatwia mapowanie i śledzenie zależności w czasie rzeczywistym, zapewniając pojedyncze źródło rzetelnych informacji na temat statusu zadania, zagrożeń, planów ograniczania ryzyka i ścieżek krytycznych. Tworzy również podstawę do spójnej komunikacji i współpracy między zespołem projektowym a interesariuszami, co prowadzi do lepszej jakości produktu, zwiększonej satysfakcji klientów i skrócenia czasu wprowadzania na rynek.

Pobierz Jira za darmo