Close

Zarządzanie projektami dla członków zespołu


Etapy, umiejętności i techniki rozwiązywania problemów konieczne do płynnej realizacji projektów.

Wspólna praca

Na czym polega zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami polega na przygotowaniu i realizacji planu. Sam proces jest jednak dość złożony. Trzeba utworzyć zespół projektowy i śledzić jego postępy. Należy kontrolować oczekiwania oraz przewidywać problemy, których można uniknąć, i eliminować te, których nie dało się przewidzieć.

Taka liczba obowiązków może przytłoczyć, dlatego chcemy zaoferować Ci pomoc. Przygotowaliśmy porady i techniki działania na każdy etap projektu, a także szablony do pobrania, które w znaczącym stopniu ułatwiają pracę. Potraktuj to jako bezpłatny kurs zarządzania projektami. Chcesz rozpocząć już teraz? Zapraszamy.


Umiejętności zarządzania projektami

Komunikacja to ważna umiejętność wymagana do odpowiedniego zarządzania projektem.

Komunikacja

Prawie zawsze można usprawnić proces komunikacji. Członkowie zespołu potrzebują wyjaśnień, uczestnicy projektu informacji o postępach, a sponsorzy wyników.

Zarządzanie czasem to ważna umiejętność wymagana do odpowiedniego zarządzania projektem.

Zarządzanie czasem

Musisz nie tylko kontrolować harmonogram projektu, ale też dbać o odpowiedni przebieg spotkań (nie wspominając o zarządzaniu własnym czasem).

Rozwiązywanie problemów to ważna umiejętność wymagana do odpowiedniego zarządzania projektem.

Rozwiązywanie problemów

Z pewnością na co dzień rozwiązujesz wiele problemów. Staraj się mieć do tego kreatywne podejście!

Świadomość organizacyjna to ważna umiejętność wymagana do odpowiedniego zarządzania projektem.

Świadomość organizacyjna

Sprawdź, czy personel potrzebny Ci do realizacji zadań nie będzie w tym samym czasie wykorzystywany do innych projektów.

Dyplomacja i negocjowanie to ważne umiejętności wymagane do odpowiedniego zarządzania projektem.

Dyplomacja

Musisz sprawnie radzić sobie z problemami z harmonogramem oraz konfliktami priorytetów i charakterów.

Zielony znacznik wyboru

Fachowa rada: Najważniejsza umiejętność to zdolność do wcielenia się w rolę menedżera projektu, bez względu na funkcję pełnioną na co dzień.

Etapy zarządzania projektami

Jeśli nagle mianowano Cię menedżerem projektu, prawdopodobnie nie będziesz zaczynać od podstaw. Przejdź do aktualnego etapu, korzystając z linków poniżej, aby sprawdzić, co robić dalej. Pamiętaj, aby zweryfikować wcześniejsze etapy i sprawdzić, czy nie trzeba wprowadzić poprawek.

Etap 1: Stwórz wizję

Na tym etapie pośpiech nie jest wskazany. Przyjrzyj się problemowi z różnych perspektyw i przeanalizuj kilka potencjalnych rozwiązań, aby mieć pewność, że wybierzesz to właściwe.

Przygotowanie uzasadnienia biznesowego to część procesu zarządzania projektem.

Przygotowanie uzasadnienia biznesowego

Zdefiniuj problem, który próbujesz rozwiązać, i wartość, którą przyniesie to rozwiązanie. Porozmawiaj z klientami docelowymi, wewnętrznymi lub zewnętrznymi, tak aby w pełni zrozumieć problem. Przygotowując uzasadnienie biznesowe projektu, skoncentruj się na tym, jakie możliwości chcesz zapewnić klientowi. Sposób, w jaki to osiągniesz, ustalisz z zespołem podczas burzy mózgów.

Zalecane działania:

 

 

Przygotowanie uzasadnienia biznesowego to część procesu zarządzania projektem
Utwórz zespół projektowy.

Utwórz zespół projektowy

Wybierz osoby posiadające umiejętności potrzebne do rozwiązania problemu. Staraj się zbudować zespół składający się ze specjalistów w wielu dziedzinach, którzy różnią się doświadczeniem i stylem pracy. Z badań wynika, że zróżnicowane zespoły osiągają lepsze wyniki. Czasami warto przesunąć datę rozpoczęcia projektu o kilka tygodni, aby mieć czas na zebranie odpowiedniego zespołu.

Zalecane działania:

 

 

Zbudowanie zespołu projektowego to część procesu zarządzania projektem.
Zdefiniuj kryteria sukcesu dla projektu na etapie tworzenia wizji.

Zdefiniuj kryteria sukcesu

Ustal mierzalne cele i wskaźniki, aby śledzić postęp pracy. Upewnij się, że projekt wpisuje się w szerszą strategię biznesową firmy. Jeśli tak nie jest, być może warto zastanowić się nad innym projektem lub czasem realizacji.

Zalecane działanie:

 

 

Definiowanie kryteriów sukcesu to część procesu zarządzania projektem.
Przeprowadź burzę mózgów, aby znaleźć rozwiązania problemów, których dotyczy projekt.

Wypracuj rozwiązania zespołowo

Skorzystaj z umiejętności rozwiązywania problemów. Zastanów się nad konkretnymi rozwiązaniami i sposobami ich implementacji. Spróbuj przewidzieć, jak klient będzie wykorzystywał dostarczony produkt. Pracuj wraz z zespołem i wybieraj ambitne cele. Łatwiej jest okroić odważny plan, niż stworzyć coś innowacyjnego na bazie ostrożnych założeń.

Zalecane działania:

 

 

Zespołowa burza mózgów w celu wygenerowania rozwiązań to część procesu zarządzania projektem.
Przygotuj prototyp rozwiązania, aby wyeliminować ewentualne błędy na wczesnym etapie.

Twórz i testuj rozwiązania prototypowe

W zależności od charakteru projektu prototyp może mieć formę schematu sporządzonego na serwetce albo napisanego na szybko (ale działającego) kodu. Następnie pokaż prototyp klientom lub uczestnikom projektu, aby szybko uzyskać opinię. Jeśli propozycja nie będzie spełniać oczekiwań, na tak wczesnym etapie z łatwością ją poprawisz!

Zalecane działania:

  • Kompletna demonstracja — zwizualizuj swoją koncepcję, aby w łatwy sposób zebrać opinie.
  • Zestaw doświadczeń — upewnij się, że Twoja koncepcja jest zorientowana na użytkownika, możliwa do zrealizowania i wartościowa zarówno dla klienta, jak i firmy.

 

 

Zbieranie opinii klientów na wczesnym etapie to część procesu zarządzania projektem.

Zagrożenia dla projektu na etapie tworzenia wizji — symptomy

WARTOŚĆ PROJEKTU NIE JEST JASNA

Jak wrócić na właściwe tory

Wybierz określony profil klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego) i spróbuj postawić się na jego miejscu. Zastanów się, dlaczego może wymagać danego rozwiązania, po czym zestaw tę potrzebę z nadrzędnymi celami firmy. Powtarzaj ten proces tak długo, aż uda Ci się powiązać wartości klienta z wartościami firmy.

Zalecane działania:

  • 5 pytań — precyzyjnie wytłumacz zespołowi, na czym polega problem, i jaki ma to wpływ na klienta.
  • Rozmowa z klientem — poznaj potrzeby klientów i kontekst, w jakim będą używali Twojego produktu lub Twojej usługi.
  • Zestaw doświadczeń — upewnij się, że projekt jest zorientowany na klienta i zgodny z celami biznesowymi firmy.

Pobierz szablon zestawu doświadczeń, który ułatwia zarządzanie projektami.
Chcesz wypróbować zestaw doświadczeń? Korzystając z szablonu, łatwiej rozpoczniesz pracę.
 
Występują konflikty celów i priorytetów

Jak wrócić na właściwe tory

Uzgodnij z zespołem główny cel projektu. Następnie, biorąc to pod uwagę, przyjrzyj się istniejącym konfliktom priorytetów. Jeśli trzeba będzie coś poświęcić, postaw na opcję, która najbardziej przyczyni się do osiągnięcia wybranego głównego celu.

Zalecane działania:

  • Cele, sygnały i mierniki — upewnij się, że prace nad projektem zmierzają we właściwym kierunku i znasz kryteria sukcesu.
  • Suwaki ważności — utwórz podziałki z suwakami, aby pokazać, jak ważne są poszczególne wskaźniki, i ustalić priorytety.

Jeśli występują konflikty priorytetów, projekt jest zagrożony.
Nikt nie wie, kto przewodzi zespołowi

Jak wrócić na właściwe tory

Wraz z zespołem projektowym i sponsorami ustal, kto ponosi pełną odpowiedzialność za projekt. Jako menedżer projektu odpowiadasz za ukończenie zadania w terminie i w ramach budżetu, ale odpowiedzialność za osiągnięcie celu może spadać na kogoś innego.

Zalecane działania:

  • Role i obowiązki — zdefiniuj role wszystkich członków zespołu. Wskaż obowiązki, które muszą być wypełnianie, aby projekt zakończył się sukcesem.
  • Rozpoczęcie projektu — zadbaj, aby wszyscy jednakowo rozumieli główny cel, zakres, wartość, ograniczenia czasowe i proces decyzyjny projektu.
  • Macierz decyzyjna DACI — monitoruj, kto jest odpowiedzialny za określone decyzje i jakie role pełnią pozostali członkowie zespołu.

Pobierz szablon zestawu doświadczeń, który ułatwia zarządzanie projektami.
Chcesz wypróbować macierz DACI? Korzystając z szablonu, łatwiej rozpoczniesz pracę.
 
Zespół projektowy nie potrafi ustalić wspólnego kierunku działania

Jak wrócić na właściwe tory

Najpierw upewnij się, że zespół w pełni rozumie problem, który próbujecie rozwiązać, oraz jego wpływ na klienta. Nie bój się poprosić kadrę kierowniczą klienta o doprecyzowanie priorytetów. Podczas rozmowy nie pytaj, co masz zrobić, tylko zaprezentuj rozważane opcje.

Zalecane działania:

  • Strukturyzacja problemu — przeanalizuj przestrzeń problemu i jej wpływ na klientów.
  • Spotkanie demonstracyjne — stwórz przestrzeń do otwartej dyskusji, aby kadra kierownicza mogła przekazać swoje opinie oraz by wszyscy zyskali pewność, że projekt zmierza we właściwym kierunku i jest wartościowy.
Jeśli nie osiągnięto porozumienia w sprawie kierunku działania, projekt jest zagrożony.
Zielony znacznik wyboru

Fachowa porada: Zorganizuj dla zespołu warsztaty Health Monitor — najlepiej na wczesnym etapie projektu. To doskonała okazja do przeprowadzenia samooceny w zakresie ośmiu cech kluczowych dla prawidłowo funkcjonujących i wydajnych zespołów.

Etap 2: Zaplanuj

Proces planowania powinien być stosunkowo krótki. Mimo że przygotowanie kilku wersji planu jest zalecane, warto pamiętać, że przed przejściem do jego realizacji trzeba ukończyć kilka innych ważnych etapów.

Zdefiniowanie zakresu projektu to część procesu zarządzania projektem.

Ostatecznie zdefiniuj zakres projektu

W oparciu o wyniki wcześniejszych testów oraz biorąc pod uwagę mierniki sukcesu, zdecyduj, co zostanie uwzględnione w projekcie. Świadomie wybierz konieczne kompromisy. Na przykład jeśli zdecydujesz się na optymalizację pod kątem łatwości obsługi, możesz stanąć przed koniecznością przesunięcia terminu lub zwiększenia budżetu.

Zalecane działania:

 

 

Zdefiniowanie ostatecznego zakresu projektu i przygotowanie backlogu to elementy procesu zarządzania projektem
Zarządzanie zależnościami to część procesu zarządzania projektem.

Poznaj zależności i nimi zarządzaj

Czy realizacja projektu uzależniona jest od zadań, zasobów lub środków, na które główny zespół projektowy nie ma wpływu? Przygotuj zestawienie, rejestrując, kto odpowiada za konkretne zadania i kiedy będzie je w stanie wykonać. Nawet jeśli na tym etapie nie uda Ci się usunąć wszystkich ograniczeń, musisz je zidentyfikować i uwzględnić w procesie planowania projektu.

Zalecane działania:

 

 

Zarządzanie zależnościami to część procesu zarządzania projektem.
Przygotuj własny harmonogram działania podczas etapu planowania projektu.

Przygotuj harmonogram działania i backlog

Po ustaleniu zakresu i zapoznaniu się z zależnościami podziel plan projektu na poszczególne zadania i dla każdego z nich oszacuj wymagany czas oraz nakład pracy. Następnie postaraj się przewidzieć, kiedy zespół osiągnie ważne kamienie milowe, i wyznacz docelową datę ukończenia. Na koniec zbierz wszystkie zadania w backlogu, który przyda się podczas planowania pracy w krótkich cyklach.

Zalecane działanie:

  • Opracowanie harmonogramu — to ćwiczenie wywodzi się z branży oprogramowania, ale można je dostosować do każdego projektu.

 

 

Przygotowanie harmonogramu działania to część procesu zarządzania projektem.
Postaraj się zminimalizować jak najwięcej zagrożeń na wczesnym etapie projektu.

Przewiduj i ograniczaj ryzyko

Zaoszczędź sobie problemów w późniejszej fazie pracy. Zastanów się, z jakimi zagrożeniami wiąże się projekt, i opracuj działania prewencyjne. Przeanalizuj możliwości, które mogą się przyczynić do spektakularnego sukcesu — niewykorzystane szanse to też rodzaj zagrożenia.

Zalecane działania:

  • Analiza pre-mortem — zastanów się, co może się nie udać, i zaplanuj działania zapobiegawcze.

 

 

Ograniczanie ryzyka to część procesu zarządzania projektem.
Przygotuj plan komunikacji, który będzie częścią harmonogramu całego projektu.

Sporządź plan komunikacji

Przygotuj harmonogram spotkań zespołu oraz aktualizacji dla uczestników projektu i udostępnij go wszystkim zainteresowanym (spróbuj ograniczyć liczbę spotkań do minimum). Następnie ustal terminy spotkań cyklicznych i dodaj przypomnienia do kalendarza, aby regularnie aktualizować plan i pulpit (lub wewnętrzną stronę główną) projektu.

Zalecane działania:

  • Stand-upy — codzienna okazja dla zespołu na przedyskutowanie stanu pracy i napotykanych przeszkód.

  • Plakat projektu — łatwy sposób na udostępnianie celów, statusu i harmonogramu. Regularnie aktualizowany plakat może pełnić rolę bardziej przystępnego raportu na temat statusu.

 

 

Utworzenie planu komunikacji to część procesu zarządzania projektem.

Zagrożenia dla projektu na etapie planowania — symptomy

ZESPÓŁ UTKNĄŁ W FAZIE PLANOWANIA

Jak wrócić na właściwe tory

Zwalcz „paraliż analityczny” i kontynuuj pracę! Jeśli korzystasz z metodyki agile (a warto), przypomnij zespołowi projektowemu, że w trakcie realizacji będą okazje do zademonstrowania postępów i wprowadzenia ewentualnych poprawek.

Zalecane działania:

  • Rozpoczęcie projektu — zadbaj, aby wszyscy jednakowo rozumieli główny cel, zakres, wartość, ograniczenia czasowe i proces decyzyjny projektu.
  • Pre-mortem — zwizualizuj zagrożenia i możliwości związane z projektem, a następnie zastanów się, jak je ominąć lub wykorzystać.
Jeśli dochodzi do paraliżu analitycznego, projekt jest zagrożony.
INNE OSOBY NIE ROZUMIEJĄ, O CO CHODZI W PROJEKCIE

Jak wrócić na właściwe tory

Wykorzystaj swoje zdolności komunikacyjne i często udostępniaj krótkie aktualizacje, które łatwo przyswoić. Nikt nie czyta dużych bloków tekstu. Upewnij się, że przekazujesz właściwe informacje odpowiednim ludziom oraz o oczekiwanym poziomie szczegółowości.

Zalecane działania:

  • Krótka prezentacja — utwórz prostą prezentację, w której opiszesz charakter projektu i wyjaśnisz, dlaczego jest wartościowy dla klientów.
  • Plakat projektu — kreuj i udostępniaj pomysły, definiuj kryteria sukcesu i osiągaj porozumienie z uczestnikami projektu.

Pobierz szablon plakatu projektu, który ułatwia zarządzanie projektami.
Chcesz wypróbować plakat projektu? Korzystając z szablonu, łatwiej rozpoczniesz pracę.
 
Zespołowi projektowemu brakuje kluczowych umiejętności

Jak wrócić na właściwe tory

Zmień założenia projektu, tak aby można było kontynuować pracę z posiadanymi zasobami (najważniejsze są umiejętności rozwiązywania problemów). Jeśli się poddasz, uczestnicy projektu i sponsorzy utracą zaufanie do zespołu.

Zalecane działania:

  • Suwaki ważnościpodstawowe ćwiczenie z suwakami ważności pozwala ustalić, które aspekty projektu są elastyczne. Możesz je jednak zmodyfikować. Jeśli nie jesteś w stanie zrobić „X”, zastanów się, jak możesz to nadrobić w innych obszarach projektu?
Jeśli brakuje kluczowych umiejętności lub ludzi, projekt jest zagrożony.
Warto szczerze dyskutować z zespołem projektowym na temat głównego planu. Pozwala to zorientować się, co da się zrobić, i zwizualizować zależności i zagrożenia – Sarah Goff-Dupont, accidental project manager

Etap 3: Zrealizuj

Nareszcie! Najwyższy czas zabrać się do roboty. Pracuj w iteracjach trwających tydzień lub dwa. Po zakończeniu każdego cyklu organizuj demonstrację dla interesariuszy i retrospektywę zespołu.

Praca w cyklach iteracji to sprawdzona praktyka w zarządzaniu projektami.

Pracuj w iteracjach

Metodyki agile mają swoje źródło w branży tworzenia oprogramowania, ale warto z nich korzystać podczas każdego projektu: IT, marketingowego, HR itd. Rozpocznij cykl od planowania, uważając, aby nie spędzić przy tym zbyt dużo czasu, a następnie zabierz się do pracy. Pamiętaj, aby na końcu każdej iteracji zorganizować krótkie spotkanie retrospektywne, podczas którego będzie można ustalić, co poszło dobrze, a co nie. Pozwoli to sprawniej przeprowadzić kolejną iterację.

Zalecane działania:

  • Planowanie sprintu — zaplanuj pracę na następny tydzień lub dwa, koncentrując się na zadaniach o najwyższym priorytecie.
  • Spotkania retrospektywne — przygotuj bezpieczne miejsce dla zespołu, w którym będzie mógł analizować sukcesy i porażki oraz dyskutować na ten temat. Pozwoli to usprawnić pracę.

 

 

Praca w krótkich cyklach to sprawdzona praktyka w zarządzaniu projektami
Śledzenie postępu to część procesu zarządzania projektem.

Śledzenie postępu prac

Oznacza to, że musisz monitorować, które zadania są ukończone, jaka część budżetu została wykorzystana oraz czy projekt zostanie zakończony w wyznaczonym terminie. Skorzystaj z cyfrowego narzędzia, takiego jak Google Docs, Trello lub Jira, tak aby każdy mógł z łatwością sprawdzić stan projektu. Jeśli okaże się, że budżet i czas kończą się szybciej, niż przewidywano, natychmiast poinformuj o tym sponsora i zespół. Dzięki temu można będzie wprowadzić korekty, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.

Zalecane działania:

 

 

Śledzenie postępu to część procesu zarządzania projektem.
W trakcie etapu realizacji testuj i wprowadzaj wymagane poprawki.

Testuj i wprowadzaj wymagane poprawki

Na końcu każdego cyklu iteracji zaktualizuj kompletną demonstrację w celu uwzględnienia w niej ukończonych prac, i zaprezentuj ją interesariuszom (a jeśli to możliwe, również klientom). Zbierz ich opinie, aby móc je wykorzystać podczas planowania następnej iteracji. Być może trzeba będzie zmodyfikować element X, zanim będzie można przejść do elementu Y.

Zalecane działanie:

  • Kompletna demonstracja — zwizualizuj swoją koncepcję, aby w łatwy sposób zebrać opinie.
  • Sparing — dyskutuj z innymi na temat swoich pomysłów i czerp inspirację z ich opinii.

 

 

Wprowadzanie poprawek na podstawie informacji zwrotnych to część procesu zarządzania projektem.

Zagrożenia dla projektu na etapie realizacji — symptomy

CZŁONKOWIE ZESPOŁU PRZESZKADZAJĄ SOBIE NAWZAJEM

Jak wrócić na właściwe tory

Wyeliminuj ograniczenia spowalniające proces i im zapobiegaj. Zdefiniuj role lub obszar odpowiedzialności wszystkich osób pracujących przy projekcie, tak aby sobie nie przeszkadzały ani nie wykonywały tych samych zadań.

Zalecane działania:

  • Stand-upy — rozpocznij dzień od przypomnienia harmonogramu pracy, zadań wykonanych poprzedniego dnia oraz tych, którymi członkowie zespołu będą zajmować się w następnej kolejności.
  • Role i obowiązki — zapoznaj się z rolami wszystkich członków zespołu i dowiedz, jak powinna wyglądać ich współpraca, aby przynosiła pożądane efekty.

Jeśli członkowie zespołu wchodzą sobie w drogę, projekt jest zagrożony.
PANUJE PRZEKONANIE, ŻE POSTĘP PRAC JEST ZBYT WOLNY

Jak wrócić na właściwe tory

Wyeksponuj dotychczasowe osiągnięcia zespołu. Koncentrując się w pełni na poszczególnych zadaniach, trudno jest spojrzeć na projekt z szerszej perspektywy (a jeśli faktycznie nie ma postępów w pracy, trzeba poszukać przyczyn).

Zalecane działania:

  • Kompletna demonstracja — podkreślaj znaczenie stopniowych postępów, opracowując nowe demonstracje. Dzięki temu postęp prac zespołu — od etapu wykresów poprzez prototyp po MVP — będzie bardziej namacalny.
  • Stand-upy — dbaj o motywację zespołu, podkreślając zadania wykonane dzień wcześniej lub ostrzegając, że postępy są zbyt wolne.
Jeśli panuje przekonanie, że postęp prac jest zbyt wolny, projekt jest zagrożony.
BŁĘDNY ZAKRES!

Jak wrócić na właściwe tory

To zależy. Jeśli masz elastyczny harmonogram lub budżet, możesz zdecydować się na rozszerzenie zakresu projektu. W przeciwnym razie musisz odrzucić dodatkowe pomysły lub zdecydować się na kompromisy, aby zrobić dla nich miejsce. Nie zapominaj jednak, że jakość dostarczonego produktu jest najważniejsza. Pamiętaj, że w przypadku większości projektów możesz wprowadzać poprawki po dostarczeniu pierwszego „produktu o minimalnej wymaganej funkcjonalności” (MVP).

Zalecane działania:

  • Suwaki ważności — zdecyduj, które aspekty projektu potraktujesz priorytetowo, i przemyśl kompromisy, które będą wymagane, gdy pojawią się nowe pomysły.
  • Macierz decyzyjna DACI — wybierz osoby mające ostateczne zdanie i przygotowujące rekomendacje – zarówno w przypadku jednostkowych decyzji, jak i całego projektu.

Pobierz szablon DACI, który ułatwia zarządzanie projektami.
Chcesz wypróbować macierz DACI w procesie podejmowania decyzji? Korzystając z szablonu, łatwiej rozpoczniesz pracę.
 
Wystąpiły zakłócenia komunikacji

Jak wrócić na właściwe tory

Zadbaj o zaufanie wewnątrz zespołu oraz ze strony uczestników projektu, tak aby wszyscy mogli wrócić do swobodnej komunikacji. Jeśli ze względów politycznych osoby zaangażowane w projekt celowo odmawiają innym dostępu do informacji, może być konieczne zaangażowanie strony neutralnej, np działu kadr.

Zalecane działania:

  • Stand-upy — ćwicz umiejętności komunikacji i buduj zaufanie: udostępniaj krótkie aktualizacje na temat wykonywanych zadań i zgłaszaj problemy utrudniające pracę.
  • Sparing — jeśli członkowie zespołu nie motywują się nawzajem do kreatywnej pracy, zastosuj tę popularną wśród projektantów technikę, aby zachęcić personel do szczerej i ustrukturyzowanej wzajemnej oceny.
  • Health Monitor — zapewnij zespołowi bezpieczne miejsce do dyskusji na temat charakteru współpracy (mocnych i słabych stron oraz innych zagadnień).
  • Uzgodnienia dotyczące współpracy — skodyfikuj wartości zespołu: procedury, wyniki i zachowania, których oczekujecie od siebie nawzajem.

Jeśli występują zakłócenia w komunikacji, projekt jest zagrożony.
DANE SZACUNKOWE BYŁY DALEKIE OD CELU

Jak wrócić na właściwe tory

Zmodyfikuj harmonogram projektu w oparciu o informacje na temat rzeczywistych nakładów pracy wymaganych do osiągnięcia kamieni milowych. Poinformuj o tym wszystkich zainteresowanych, aby uczestnicy projektu mogli zmodyfikować swoje oczekiwania i plany związane z realizacją prac.

Zalecane działania:

  • Spotkanie retrospektywne — na każdym spotkaniu retrospektywnym zarezerwuj czas na porównanie szacowanych nakładów w przypadku danej iteracji z rzeczywistymi. Pozwoli to na większą elastyczność.
  • 5 pytań — zacznij od pierwszego nieudanego oszacowania i zapytaj, dlaczego było takie nietrafione. Zadawaj pytania, aż odkryjesz główną przyczynę.
Jeśli szacunki są nietrafione, projekt jest zagrożony.
Zielony znacznik wyboru

Fachowa porada: Pamiętasz zdefiniowane wcześniej mierzalne cele? Zadbaj o przygotowanie infrastruktury lub narzędzi analitycznych, które pozwolą na śledzenie postępów w procesie ich realizacji.

Etap 4: Dostarcz

Zespół wykonał wszystkie zadania. Czy projekt można uznać za zakończony? Nie całkiem. Zamknięcie projektu to coś więcej niż anulowanie cyklicznych spotkań (choć to jest akurat przyjemne…).

Dostarczenie MVP oraz praca nad kolejnymi ulepszeniami to sprawdzona praktyka w zarządzaniu projektami.

Dostarcz „produkt o minimalnej wymaganej funkcjonalności” (MVP)

W końcu! To moment, na który wszyscy czekali! Projekt jest gotowy do przekazania odbiorcy publicznemu lub wewnętrznemu. Jeśli komunikujesz się z klientem bezpośrednio lub jest to podmiot wewnętrzny, upewnij się, że akceptuje projekt jako ukończony. W zależności od tego, czy droga do celu była trudna, być może warto uzyskać takie potwierdzenie odbioru na piśmie. Pamiętaj, aby wraz zespołem uczcić realizację zadania!

Zalecane działania:

  • Świętowanie! Czy ktoś mówił coś o wspólnym lanczu?

 

 

Szybkie dostarczenie produktu o minimalnej wymaganej funkcjonalności to sprawdzona praktyka w zarządzaniu projektami.
Zamknięcie budżetu to część procesu zarządzania projektem.

Zamknij budżet

Ureguluj zaległe płatności na rzecz dostawców. W przypadku klienta zewnętrznego przekaż mu faktury do zapłaty. Na podstawie danych budżetowych rejestrowanych przez cały projekt utwórz raport dla sponsora. Dołącz analizę na potrzeby przyszłych projektów, prezentującą obszary, w których finansowanie powinno być wyższe (lub w ramach których można uzyskać oszczędności).

 

Zamknięcie budżetu to część procesu zarządzania projektem.
Zorganizuj spotkanie dotyczące zakończonego projektu, aby z perspektywy czasu przedyskutować, co można poprawić w przyszłości.

Zorganizuj spotkanie dotyczące zakończonego projektu

Co poszło dobrze? Jakie błędy popełniliśmy? Czego się nauczyliśmy? Zastanów się nad odpowiedziami na te pytania wraz z zespołem projektowym. Zapisz wyciągnięte wnioski i przekaż je kolegom, aby każdy skorzystał z nauki. Podyskutuj też o obszarach, w których można wprowadzić usprawnienia.

Zalecane działanie:

  • Retrospektywa — przeanalizuj i przedyskutuj, co poszło dobrze i co się nie udało, aby wprowadzić odpowiednie ulepszenia. Błędy nie są problemem, jeśli wyciągasz z nich wnioski.

 

 

Spotkanie omawiające zakończony projekt to część procesu zarządzania projektem.
Ogłoś ukończenie projektu.

Pochwal się osiągnięciem zespołu

Czy zespół jest dumny z dostarczonego właśnie rozwiązania? Miejmy nadzieję, że tak! Napisz krótki komunikat firmowy zawierający opis projektu i podziękowania dla zespołu. Jeśli odbiorcą projektu jest podmiot zewnętrzny, warto przekazać wiadomość klientom za pośrednictwem poczty elektronicznej lub ogłoszenia na blogu.

 

 

Ogłoszenie ukończenia projektu to część procesu zarządzania projektem.

Zagrożenia dla projektu na etapie dostarczania — symptomy

PROJEKT NIE ZOSTAŁ ZAAKCEPTOWANY JAKO UKOŃCZONY

Jak wrócić na właściwe tory

Czas skorzystać z umiejętności dyplomatycznych. Najpierw porozmawiaj ze sponsorem (klientem, zespołem lub innym niezadowolonym podmiotem) i dowiedz się, na czym polega rozbieżność stanowisk. Podczas tej dyskusji Twoim celem jest ustalić wspólną definicję „ukończonego projektu”. Akceptację takiego porozumienia należy uzyskać na piśmie, tak aby wszyscy mogli się do niego odnieść w przyszłości. Następnie opracuj listę zadań, dzięki którym różnica między obecnym a oczekiwanym stanem produktu zostanie zniwelowana, i oddeleguj zespół do pracy.

Zalecane działania:

  • Spotkanie demonstracyjne — wykorzystaj je, aby wraz z kadrą zarządzającą omówić ukończone i oczekujące etapy projektu.
Jeśli nie ma porozumienia co do definicji „ukończonego projektu”, projekt jest zagrożony.
Dostarczenie produktu to nie koniec pracy. Trzeba mieć plan obsługi po wydaniu. Kto będzie świadczył usługi pomocy technicznej? Jakie mierniki lub raporty pozwolą zmierzyć, czy produkt odniósł sukces? – Aumarie Benpayo, Atlassian program manager

Etap 5: Ulepsz

Po dostarczeniu MVP większość „tymczasowych menedżerów projektu” chce jak najszybciej wrócić do codziennych obowiązków. Warto jednak najpierw odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  1. Czy udało się osiągnąć wynik, który przed rozpoczęciem projektu uznano by za sukces?
  2. Czy usunięto jakieś pomysły z wymogów MVP?
Jeśli odpowiedź na powyższe pytania brzmi „tak” lub „nie”, czytaj dalej.

Technicznie rzecz ujmując, ulepszanie dostarczonych rozwiązań to ciągły proces, a nie „etap”. Nie zmienia to jednak faktu, że jest on ważny.

Zacznijmy od zakresu. Jeśli z zakresu MVP zostały usunięte ważne i/lub ciekawe funkcje, teraz jest szansa na ich opracowanie. Możesz spróbować utrzymać zespół projektowy w pełnym składzie i poświęcić na to większość czasu lub nawet cały czas. Jeśli nie jest to możliwe, możesz też dodawać poszczególne funkcje stopniowo, przeznaczając na to część czasu każdego członka zespołu przydzielonego do projektu. Bez względu na zastosowaną metodę wiąże się to z powrotem do etapu „planowania”

A co z kryteriami sukcesu? Dane na temat powodzenia produktu MVP zbierzesz dopiero po jego wydaniu, gdy upłynie nieco czasu. Teraz skoncentruj się na monitorowaniu projektu i mierzeniu postępów w realizacji celu.

Zastanów się też, co możesz zrobić, aby przyśpieszyć ten proces, a następnie przetestuj swój pomysł. W zależności od projektu konieczne może być zebranie danych ilościowych (np. wykorzystanie, redukcja kosztów), jakościowych (np. ankiety, testy funkcjonalności) lub obu typów.

Gdy stanie się jasne, że nie uda się osiągnąć celu w terminie, trzeba zakasać rękawy i usprawnić to, co udało się dostarczyć. Twoim zadaniem jest przekształcić surowe dane z testów i wskaźników w analizy, na podstawie których można podjąć odpowiednie działania. Może się okazać, że testowany wcześniej pomysł warto zaimplementować w istniejącym rozwiązaniu. Analiza danych z testów może też generować nowe pomysły na kolejne testy.

Każde z uzgodnionych ulepszeń to nowy miniprojekt. Możesz też przygotować kilka poprawek w ramach jednego projektu zbiorczego. Takie podejście jest wskazane, jeśli za każde ulepszenie odpowiedzialna będzie mniej więcej ta sama grupa ludzi — ich pracę łatwiej będzie organizować w jeden większy blok zadań. Bez względu na zastosowaną metodę oznacza to powrót do etapu „tworzenia wizji”

Symptomy wskazujące, że cele projektu mogą nie zostać osiągnięte

Z NIEZNANYCH PRZYCZYN PRODUKT MVP NIE JEST UŻYWANY

Jak wrócić na właściwe tory

Czas na badania jakościowe. Porozmawiaj z klientami docelowymi i dowiedz się, dlaczego nie korzystają z Twojego produktu. Jeśli to możliwe w przypadku tego projektu, zorganizuj testy z udziałem użytkowników (na żywo lub za pośrednictwem serwisu online), aby móc zaobserwować ich zachowanie podczas interakcji z dostarczonym rozwiązaniem.

Zalecane działania:

  • Rozmowa z klientem — dowiedz się, w czym tkwi problem, od najbardziej zainteresowanej strony.
  • Mapa empatii — zestaw dane ilościowe z wiedzą na temat klientów, aby dowiedzieć się, co myślą o Twoim projekcie i jak go odbierają.

Pobierz szablon mapy empatii, który ułatwia zarządzanie projektami.
Chcesz wypróbować mapę empatii? Korzystając z szablonu, łatwiej rozpoczniesz pracę.
 
MIMO STOPNIOWEGO WPROWADZANIA ZMIAN NIE WIDAĆ POSTĘPÓW W REALIZACJI PROJEKTU

Jak wrócić na właściwe tory

Zdobądź się na odwagę. Może to oznaczać zwrot o 180 stopni lub całkowitą zmianę założeń projektu. Nie trać wiary. Jedna znacząca zmiana na drodze do sukcesu to wciąż 50-procentowa skuteczność. Niewielu napastników w Ekstraklasie może się taką pochwalić.

Zalecane działania:

  • 5 pytań — skorzystaj z tej metody analizy, aby odkryć istotę problemu i dowiedzieć się, jakie zmiany wprowadzić w przyszłości.
  • Przerwij monotonię — pobudź szare komórki i wykreuj nowe pomysły.
Pobierz zestaw kart do „przerwania monotonii”, które ułatwią Ci zarządzanie projektem.
Chcesz spróbować przerwać monotonię? Pobierz ten zestaw arkuszy i kliknij łącze po lewej stronie, aby zapoznać się ze szczegółowymi instrukcjami.
 

Szablony do zarządzania projektami

Dla Twojej wygody zebraliśmy wszystkie szablony polecane na tej stronie w jednym miejscu.

Pobierz szablon zestawu doświadczeń na potrzeby projektu.
Szablon zestawu doświadczeń pozwala uzyskać jasny obraz problemu, rozwiązania i profilu klienta.

 

Pobierz
Pobierz szablon mapy empatii na potrzeby projektu.
Szablon map empatii pozwala lepiej zrozumieć klienta i spojrzeć na problem z jego perspektywy.

 

Pobierz
Pobierz szablon do burzenia monotonii dla projektu.
Ten zestaw kart do „przerwania monotonii” pozwoli Ci pobudzić szare komórki i wykreować nowe pomysły.

 

Pobierz
Pobierz szablon DACI na potrzeby projektu.
Skorzystaj z tego szablonu DACI, aby jasno zdefiniować role członków zespołu w procesie decyzyjnym i szybciej podejmować właściwe decyzje.

 

Pobierz
Pobierz szablon plakatu projektu.
Jeśli nie znosisz dokumentów ani kart z założeniami projektowymi, wypróbuj nasz szablon plakatu projektu.

 

Pobierz

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Okazuje się, że udało nam się stworzyć oprogramowanie, które ułatwia proces zarządzania projektami.

Dowiedz się więcej