Close

Kategorie

Notatki ze spotkania — szablon

autor: Atlassian

Twórz plany spotkań, sporządzaj notatki i udostępniaj listę zadań zespołowi

Użyj szablonu
Notatki ze spotkania — szablon

Każdemu z nas zdarzyło się wyjść ze spotkania, myśląc „poświęciłem(-am) na to X minut swojego życia, których już nigdy nie odzyskam”. Zwykle wynika to z faktu, że spotkanie nie miało jasno określonego celu lub planu albo Twój udział w nim nie był niezbędny. Aby ułatwić Tobie i uczestnikom lepsze przygotowanie się do spotkania, opracowaliśmy szablon zawierający większość elementów niezbędnych do przeprowadzenia efektywnego spotkania, takich jak: uczestnicy, cele spotkania, program i lista zadań do wykonania. Ten szablon umożliwia przygotowanie się do spotkania, śledzenie jego przebiegu, robienie notatek oraz dodanie listy zadań do wykonania i podjętych decyzji.

Jak korzystać z szablonu notatki ze spotkania

Krok 1. Najpierw określ, czy spotkanie jest naprawdę konieczne

Nikt nie lubi spotkań trwających ponad 30 minut, które można by zastąpić, pisząc wiadomość e-mail. Wcześniejsze użycie szablonu protokołu spotkania ułatwia określenie, czy jest ono w ogóle konieczne. Przed zaplanowanie spotkania zadaj sobie pytanie: jaki jest cel? Czy istnieje plan? Czy uwzględniono odpowiednie osoby i są one obecne? 

Krok 2. Przygotuj się przed spotkaniem

Przed rozesłaniem zaproszeń opracuj plan spotkania, aby mieć pewność, że będzie ono efektywne dla Ciebie i innych uczestników. Dodaj w tabeli datę spotkania, oznacz uczestników, dodaj cele i tematy dyskusji z ich właścicielami. Dodaj łącza do informacji, których uczestnicy mogą potrzebować przed spotkaniem lub w jego trakcie. Podobnie jak w przypadku umów, stron z instrukcjami i wszystkiego, co jest dłuższe niż tweet, powiadom uczestników, czy muszą wcześniej coś przeczytać.

Krok 3. Udostępnij protokół spotkania teraz, oszczędź bezcenny czas później

Gdy oznaczysz uczestnika na stronie protokołu spotkania, otrzyma on powiadomienie w Confluence i/lub za pośrednictwem wiadomości e-mail i będzie mógł zapoznać się z notatkami. Wyeliminuj problemy wynikające z wyszukiwania informacji dzięki dodaniu do zaproszenia strony protokołu. Jeżeli dane są dla Ciebie najważniejsze, możesz zapoznać się ze statystykami strony zawierającymi informacje o tym, kto ją wyświetlił. Jeżeli jakiś użytkownik ma ją na liście swoich zadań do wykonania, a zapoznanie sie z nią jest obowiązkowe, możesz wysłać mu uprzejme przypomnienie.

Krok 4. Określ ramy czasowe punktów dyskusji i wyznacz osobę odpowiedzialną za robienie notatek

Jeżeli to nie Ty, wyznacz osobę, która będzie robić notatki dotyczące dyskusji, listy zadań do wykonania i podjętych decyzji. Ponieważ wszyscy biorą udział w spotkaniu z określonego powodu, Twoim zadaniem jest odpowiednie prowadzenie dyskusji, aby nie przekraczać ustalonych ram czasowych. Nie obawiaj się odkładać mniej istotnych tematów na później. Po poruszeniu wszystkich kwestii omów najważniejsze wnioski, określ kolejne działania i uzgodnij terminy realizacji zadań do wykonania.

Krok 4. Określ ramy czasowe punktów dyskusji i wyznacz osobę odpowiedzialną za robienie notatek

Krok 5. Zorganizuj protokół spotkania w odpowiedni dla siebie sposób

Utwórz stronę, wykorzystując szablon protokołu spotkania, a Confluence zrobi resztę. Confluence automatycznie tworzy indeks wszystkich notatek ze spotkania na pasku bocznym w celu ułatwienia dostępu. W drzewie stron można rozpocząć stronę nadrzędną, a następnie dodać istotne strony spotkania w preferowanej kolejności metodą przeciągania i upuszczania. Nie zapomnij powiadomić o tej stronie uczestników, aby mogli skorzystać z niej w przyszłości.


Atlassian to producent oprogramowania dla przedsiębiorstw oferujący produkty dla deweloperów, menedżerów projektów oraz do zarządzania zawartością.

  • Brainstorming template

    Mural

    Burza mózgów

    Zaplanuj, przeprowadź i udokumentuj zdalną sesję burzy mózgów dotyczącą kolejnego ciekawego pomysłu.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Capacity planning template

    Atlassian

    Planowanie wydajności

    Przestań opierać swoje szacunki i priorytety na przypuszczeniach.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Decision template

    Atlassian

    Decyzja

    Ten szablon pozwala efektywnie pomóc zespołowi w podejmowaniu świadomych decyzji w grupie

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej