How to Build a Cross-Functional Team

What is a cross-functional team?

Zazwyczaj myślimy o zespołach jako o grupach osób na podobnych stanowiskach — zespół ds. marketingu, dział IT, dział sprzedaży. Jednak zespół interdyscyplinarny to ludzie o różnej wiedzy lub z różnych działów w Twojej organizacji.

Zespół interdyscyplinarny może mieć członków o różnym stażu pracy. Może również mieć szczególne uprawnienia decyzyjne. Na przykład zespół przedstawia swój plan dotyczący projektu bezpośrednio dyrektorowi generalnemu, zamiast przechodzić przez zwykły proces zatwierdzania.

O zespołach interdyscyplinarnych jest dziś głośno, ale nie są żadną nowością. Są z powodzeniem stosowane w różnych branżach, od ubezpieczeń, przez przemysł samochodowy, aż po technologię.

What are the challenges of cross-functional teams?

Zważywszy wszystkie te informacje, pewnie się zdziwisz na wieść, że około 75% zespołów interdyscyplinarnych jest dysfunkcyjnych. Co się więc z nimi dzieje?

Czasami zespół interdyscyplinarny ma rozmytą lub źle zdefiniowaną misję. Zespół może nie otrzymać kluczowych parametrów (lub może nie zdecydować o nich wystarczająco szybko), takich jak czas, w jakim musi osiągnąć swój cel, a także ile środków może wydać. Bez wyraźnego celu i bez drogi do niego zespół utknie na dobre.

Innym ważnym powodem, dla którego zespoły interdyscyplinarne schodzą z obranego kursu, jest to, że jego członkowie mają sprzeczne priorytety lub obowiązki. Koncentrują się na zainteresowaniach własnych lub swojego działu zamiast na celu zespołu.

That's not the only personnel issue that can derail cross-functional teams. When a team includes members with at different levels, power dynamics can get tricky.

And then there's the simple fact that cross-functional teams are extra work for members who are also part of a departmental team. That creates stress, pressure and frustration, especially if some on the team are falling short.

But even if a team is working efficiently and professionally, it can end up being ineffective if it lacks the authority to take action and gets hung up waiting on approvals or decisions from organization leaders.

Who should be on your cross-functional team?

When you know your team's goals, then you can figure out who should be on the team. Here are a few criteria to consider:

• Jakiego rodzaju wiedzy potrzebujesz? Kto w Twojej organizacji może ją zapewnić?
• Oprócz konkretnych umiejętności członkowie zespołu powinni mieć również cechy osobnicze, które uczynią ich wartościowymi współpracownikami. Czy mają wcześniejsze doświadczenia ze współpracą interdyscyplinarną? Czy potrafią pracować samodzielnie i wydawać zalecenia lub decyzje?
• Don't forget about the more political practicalities. If your team is focused on launching a project or making a decision, who are the stakeholders? Each stakeholder group should be represented on your team.

Choosing a leader

Twój zespół interdyscyplinarny nie musi mieć lidera, ale mając go, będzie działał o wiele lepiej. Kim więc powinna być ta osoba?

Lider zespołu interdyscyplinarnego musi być w stanie prowadzić dyskusje, delegować zadania i pociągać innych członków do odpowiedzialności. Musi być w stanie to zrobić, nawet jeśli niektórzy członkowie zespołu zajmują wyższe stanowisko w hierarchii korporacyjnej. Innymi słowy, czy może skłonić ludzi do zrobienia czegoś, nawet jeśli nie ma formalnej władzy, aby powiedzieć im, co mają robić? Czy może używać wpływów i perswazji, aby kierować innymi?

Setting the ground rules for a cross-functional team

Gdy w zespole jest lider, jedną z pierwszych rzeczy, które powinien zrobić, jest współpraca z pozostałymi członkami zespołu w celu ustalenia podstawowych zasad dotyczących tego, jak będą załatwiane sprawy. Jest to coś, co naprawdę warto zrobić, gdy zespół rozpoczyna pracę, ale nigdy nie jest na to za późno.

Po pierwsze, jasno określ, czego oczekujesz od wszystkich. Każdy członek musi zrobić to, co do niego należy, aby nikt nie czuł się nadmiernie obciążony obowiązkami.

Oprócz jasnych oczekiwań dotyczących wkładu, Twój zespół potrzebuje również konkretnego określenia pożądanych zachowań. Członkowie zespołu muszą czuć się bezpiecznie, zabierając głos, nawet jeśli się nie zgadzają. W zespołach interdyscyplinarnych chodzi o szukanie lepszych rozwiązań poprzez wspólną pracę różnych ludzi. Natomiast osiągnięcie tych rozwiązań będzie nie możliwe, jeśli członkowie zespołu nie będą mogli sobie poradzić z różnicami między sobą.

Wreszcie, każdy powinien jasno określić sposób, w jaki Twój zespół będzie podejmował decyzje. Czy wszyscy będą się wypowiadać na każdy temat? Kiedy lider zespołu może działać jednostronnie?

Another fundamental step for building a successful cross-functional team is choosing the right communications tools. You will probably not see one another every day, so you'll be using these tools a lot. And if you have members across different locations, your communications tools will be the primary way you collaborate. Think creatively here. For example, instead of sending lots of emails, perhaps a shared blog would work well for your team.

Besides your communications channels, you might need other tools and resources. Consider questions like these:

• Does everyone on the team have the hardware and software they need to work together?
• Do you need physical or virtual space to store resources and materials for your work? Can everyone on the team access this space?
• If your team has in-person meetings, where will they happen?

Meetings for cross-functional teams

Keep your cross-functional team on track

Niezależnie od tego, czy pomagasz powołać nowy, czy udoskonalasz istniejący zespół interdyscyplinarny, mamy nadzieję, że ten artykuł rozwieje Twoje wątpliwości i pozwoli Ci zwiększyć tempo działań. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:

• Regularly monitor your team's progress. This is where having those well-defined goals comes in. Are you meeting the milestones you set? Try using the team health monitor to get to the heart of the matter with the team health monitor Confluence templates to get started.
• Stay adaptable. If you're not meeting milestones, what should you do differently? You may also have to respond to other changes in your plans. For example, the CEO may change your deadline, or unexpected layoffs could claim some of your team members.
• Remember, you don't have to go it alone. Confluence has resources to help you handle the challenges of cross-functional teams, from goal-setting to meetings to decision-making.