Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

Znaczenie dokumentacji (która jest czymś znacznie więcej niż tylko formalnością)

Wyeliminuj gromadzenie informacji na własny użytek i postaw na otwartą komunikację.

Przeglądaj tematy
Ludziki tworzące zawartość na tablecie

Twój zespół zaczyna projekt, który dla wszystkich jest zupełnie nowy. Doszły Cię słuchy, że Twoja firma zrealizowała już coś podobnego kilka lat wcześniej. Jest tylko jeden problem. Nikt z Twojego obecnego zespołu nie pracował jeszcze w tamtym czasie.

Osoby, które znały temat przeniosły się, więc teraz zastanawiasz się, jak wypełnić tę lukę wiedzy. Przypomina to rzut lotką do tarczy z zamkniętymi oczami.

Teraz wyobraź sobie, że masz do dyspozycji zasoby, z których możesz skorzystać. Jak wyglądałaby sytuacja, gdyby poprzedni zespół prowadził szczegółową dokumentację osi czasu i planów projektu, posumowań spotkań, szczegółowych procedur, szkiców, harmonogramów i innych danych?

Gdyby tak było, mielibyście do dyspozycji kopalnię cennych informacji, z której można czerpać. Nawet jeśli ostatecznie zrobicie coś inaczej, będziecie mieć przynajmniej jakiś punkt wyjścia. Nagle ten nowy projekt nie będzie wydawał się tak zniechęcający.

To tylko jeden z wielu przykładów, które świadczą o tym, jak ważna jest dokumentacja w zespole. Jednak mimo tego, że takie stresujące sytuacje jak ta zdarzają się cały czas, wiele organizacji wciąż postrzega dokumentację jako opcjonalną formalność. Według badania przeprowadzonego przez agencję BPTrends zaledwie 4% firm deklaruje, że zawsze dokumentuje swoje procesy.

Zaledwie 4% firm zawsze dokumentuje swoje procesy

Rozumiemy to — dokumentacja wydaje się po prostu kolejną pozycją dołożoną do listy zadań Twojego zespołu. Oferuje ona jednak szereg korzyści, które sprawiają, że warto poświęcić na nią czas i wysiłek.

Czym jest dokumentacja wewnętrzna?

Dokumentacja wewnętrzna oznacza zapisy przechowywane przez Twoją organizację i wykorzystywane do podejmowania świadomych decyzji w firmie. Można udokumentować praktycznie wszystko, od harmonogramów po ważne zasady, co oznacza tony różnego rodzaju dokumentów. Jednak zasadniczo należą one do jednego z trzech głównych rodzajów dokumentacji: dokumentacji zespołu, dokumentacji referencyjnej i dokumentacji projektu.

Znaczenie dokumentacji, czyli dlaczego w ogóle warto o nią dbać

Rozumiemy to. Mając masę rzeczy na głowie, zapisywanie takich informacji, jak decyzje, statusy czy kroki realizacji powtarzalnych zadań, prawdopodobnie nie znajduje się na czele listy zadań do wykonania.

Gdy zaczniesz działać, dokumentacja będzie jedną z tych rzeczy, na którą warto było poświęcić czas. Takie zapisy niezaprzeczalnie okażą się przydatne bez względu na to, czy nieoczekiwanie zabraknie członka zespołu, czy nie do końca wiesz, jak ruszyć z nieznaną Ci zbyt dobrze inicjatywą.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy, aby przekonać swój zespół? Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści, jakie możesz wskazać, aby zilustrować, dlaczego dokumentacja powinna być priorytetem w przyszłości.

1. Pojedyncze źródło rzetelnych informacji to oszczędność czasu i energii

Szacunki pokazują, że przeciętny pracownik wiedzy spędza około dwóch i pół godziny dziennie na wyszukiwaniu potrzebnych informacji. Efektywnie prowadzona dokumentacja zawiera wszystkie niezbędne informacje na temat zadania, projektu lub zespołu (od danych logowania do kont po instrukcje krokowe) w jednym scentralizowanym i uporządkowanym miejscu. Nie musisz już przekopywać się przez pocztę elektroniczną lub pobrane pliki, aby odszukać najnowsze informacje.

Gdy przekazujesz zadanie, planujesz nowy projekt lub potrzebujesz zaangażować innego członka zespołu do jakiegoś zadania, dokumentacja pozwala Ci przystąpić do działania bez poświęcania wielu godzin na szukanie szczegółów, danych logowania, wskazówek i wielu innych informacji.

Zapisanie procesów jest przydatnym sposobem na wykrycie wąskich gardeł i nadmiernie rozbudowanych przepływów pracy, dzięki czemu można jeszcze bardziej usprawnić sposób pracy zespołu.

2. Dokumentacja ma zasadnicze znaczenie dla kontroli jakości i procesów

Zadania można realizować na wiele sposobów, a Ty chcesz zapewnić swojemu zespołowi elastyczność, aby mógł wybrać taki sposób pracy, który będzie mu odpowiadał najbardziej.

Jednocześnie chcesz uzyskać spójne wyniki, zwłaszcza w przypadku zadań, które są wykonywane regularnie. Pewien poziom zgodności jest niezbędny, aby nie sprawiać wrażenia niechlujności i niedoinformowania.

Dokumentacja sprzyja dzieleniu się wiedzą, co umożliwia zespołowi zrozumienie sposobu funkcjonowania procesów i zyskanie typowego obrazu gotowych projektów.

Dysponując takimi zasobami, członkowie Twojego zespołu nie muszą czytać innym w myślach, aby zachować spójność powtarzalnych projektów, takich jak raport miesięczny czy kwartalna prezentacja. Nadal mają swobodę twórczą, a jednocześnie zyskują pewność, że uwzględnili wszystkie niezbędne elementy.

3. Dokumentacja ogranicza dublowanie pracy

Ile razy zdarzyło Ci się rozpocząć nowy projekt tylko po to, aby ostatecznie stwierdzić, że ktoś już go realizował? Firmy, które wykorzystują dokumentację do katalogowania projektów realizowanych w przeszłości, gromadzenia badań i udostępniania decyzji, mogą ograniczyć wielokrotne wykonywanie tych samych prac, a w konsekwencji marnowanie czasu, który można spożytkować gdzieś indziej.

Po co odkrywać koło na nowo, gdy można bazować na pracy, która została już wykonana? Mając do dyspozycji dokumentację, możesz odwoływać się do prac wykonanych w przeszłości i czerpać z nich wnioski, zamiast robić wszystko od nowa z takim samym wynikiem.

4. Proces zatrudniania i onboardingu jest o wiele łatwiejszy

Trudno sobie wyobrazić, że ktoś odchodzi, jednak rzeczywistość biznesowa jest taka, że Twój zespół nie pozostanie z Tobą na zawsze. Ludzie pójdą swoją drogą, a Ty będziesz angażować nowe osoby.

Gdy pojawiają się nowi członkowie zespołu, okres onboardingu może być trudny, zarówno dla samego zespołu, jak i nowego pracownika. Na dodatek, jak wskazują badania przeprowadzone przez agencję Gallup, zaledwie 12% pracowników zdecydowanie zgadza się, że ich organizacja ma dobrze zorganizowany proces onboardingu nowych ludzi.

Chcesz uczyć członków zespołu i dawać im możliwość jak najlepszego wykonywania swojej pracy, a nie rzucać ich wilkom na pożarcie.

Jeśli położysz nacisk na dokumentację, te osoby będą miały do dyspozycji wiele przydatnych przewodników, wskazówek i uwag, z których będą mogły skorzystać podczas wdrażania się do pełnienia nowych ról. Ponadto mogą one korzystać z tych zasobów, aby uzyskać odpowiedzi na pytania i samodzielnie zacząć orientować się w sytuacji, zamiast funkcjonować z poczuciem, że z każdym pytaniem lub wątpliwością muszą zwracać się do kogoś z zespołu.

5. Z pojedynczym źródłem rzetelnych informacji każdy wie więcej

W pracy zazwyczaj traktujemy naszą wiedzę jako walutę. Jeśli jesteśmy osobą, która zna wszystkie odpowiedzi, daje nam to poczucie bezpieczeństwa, jakbyśmy byli najbardziej niezastąpionym członkiem zespołu. Zakładamy, że dzielenie się wiedzą obniża naszą wartość.

Nie zaskakuje zatem fakt, że w trakcie jednego z badań wykazano, że 60% pracowników ma trudności z nakłonieniem współpracowników do podzielenia się informacjami o zasadniczym znaczeniu dla ich pracy.

Dokumentacja zwiększa zakres wiedzy zbiorowej każdej osoby, z którą współpracujesz. Gdy dzielenie się informacjami stanie się w Twoim zespole normą, zwiększy się przejrzystość pracy, a kultura będzie w większym stopniu oparta na współpracy i podejściu strategicznym. Będziesz podejmować bardziej inteligentne decyzje, ponieważ ważne informacje nie będą tkwiły na dysku twardym jednej osoby lub, co gorsza, w jej głowie.

Zaprzyjaźnij się z dokumentacją

Od uporania się z nieoczekiwanym odejściem lub nieobecnością pracownika po opanowanie nieznanego projektu — razem będziecie w stanie pokonać wiele trudnych przeszkód.

Choć może brzmieć to sztywno i oficjalnie, nadanie priorytetu dokumentacji oznacza, że Ty i Twój zespół opracujecie zbiór informacji, na których będziecie polegać.

Przedstaw powyższe zalety członkom swojego zespołu, poszukaj sposobu na zachęcenie ich do uczestnictwa w tworzeniu dokumentacji na temat znanych im zagadnień (ktoś jest chętny na wspólną pizzę?) i śpij spokojnie ze świadomością, że ich wiedza nie jest już pozamykana w ich głowach.

Sprawdź także

Główny szablon dokumentacji projektu

Zapewnij wszystkim dostęp do tych samych danych

Szablony Confluence

Od wymagań produktowych po plany marketingowe — możesz je wszystkie utworzyć w Confluence

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Strategic planning