Harmonogram projektu mający usprawnić zarządzanie projektami

Czym jest harmonogram zarządzania projektem?

Harmonogram zarządzania projektem to szczegółowe rozplanowanie projektu w czasie, od początkowej idei aż po jego zakończenie. Rozkłada on cały projekt na mniejsze zadania i kamienie milowe z przypisanymi terminami.

Taka oś czasu wyraźnie pokazuje nie tylko, na kiedy trzeba wykonać poszczególne elementy, ale także kiedy przypada termin dostarczenia całego projektu.

1. Ogólny obraz całego projektu

Wszyscy wiemy, jak łatwo pogubić się w gąszczu obowiązków podczas pracy nad projektem. Oś czasu pozwala zespołowi uzyskać szerszy obraz sytuacji, dzięki czemu mogą z dalszej perspektywy zobaczyć, jakie kroki są podejmowane i kiedy. W ten sposób otrzymują kontekst — widzą, jak poszczególne elementy układanki do siebie pasują.

Na oś czasu można też nanieść wszelkie potencjalne przeszkody lub wymagania, które należy spełnić przed rozpoczęciem projektu.

2. Efektywniejsze zarządzanie zasobami

Każdy projekt wymaga zasobów takich jak sprzęt, budżet i czas członków zespołu. Realizacja projektów byłaby bułką z masłem, gdyby wszystko było dostępne dokładnie wtedy, gdy jest potrzebne, ale rzeczywistość wygląda zgoła inaczej.

W ankiecie PMI z 2018 r. 21% respondentów wskazało ograniczone lub nadwyrężone zasoby jako główną przyczynę niepowodzenia projektu.

Świadomość tego, kiedy wykonywane są określone zadania, pomaga efektywniej alokować zasoby projektu i nimi zarządzać. Na przykład jeśli wiadomo, że firmowy grafik nie będzie w stanie pomóc przy przeprojektowywaniu witryny do końca miesiąca, można to odpowiednio uwzględnić w planie projektu.

3. Łatwiejsze zarządzanie wymagającymi projektami

Jak zjeść samolot? Kawałek po kawałku.

Harmonogram sprawia, że olbrzymie projekty są łatwiejsze do przełknięcia. Aby stworzyć oś czasu, trzeba podzielić projekt na mniejsze, wykonalne czynności. W ten sposób zespół otrzymuje plan działań, pozwalający stawiać krok za krokiem, by konsekwentnie posuwać się naprzód bez poczucia przytłoczenia.

Potrzebujesz pomocy? Wszystko możesz zapisać w naszym szablonie listy zadań do wykonania, aby upewnić się, że poszczególne „porcje” nie są za duże.

4. Pozostawanie na właściwym torze

Jedną z największych zalet harmonogramu projektu jest to, że pomaga trzymać się obranego kursu. Rozłożenie całości na mniejsze elementy pozwala dostrzec wszelkie luki lub niespójności i monitorować postęp. Jeśli któryś kawałek nie zostanie wykonany w terminie, od razu wiesz, że całemu projektowi grozi opóźnienie.

Oś czasu zwiększa również poczucie odpowiedzialności wśród członków zespołu, ponieważ każdy wyraźnie widzi, kto ma jakie zadania do wykonania (i na kiedy).

Ma to duże znaczenie, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że 91% pracowników twierdzi, że w swoim miejscu pracy chcieliby zobaczyć skuteczniejsze rozliczanie z nałożonych obowiązków.

Jak stworzyć harmonogram zarządzania projektem

Harmonogram wspiera bezstresową realizację projektu: pokazuje zespołowi, że pracując wspólnie, jego członkowie mogą osiągnąć cel, i pomaga w utrzymaniu porządku.

Jego zalety są oczywiste, jednak wciąż pozostaje ważne pytanie: jak go stworzyć? Poniższe kroki pomogą sporządzić harmonogram projektu, który będzie motywować zespół do wykonania pracy jak najlepiej.

1. Zapoznaj się z zakresem projektu

Wyobraź sobie, że masz zrobić tost z masłem orzechowym i dżemem. Jak myślisz, ile ci to zajmie? Maksymalnie pięć minut?

Ale nie powiedzieliśmy na początku, że chleb ma być domowej roboty. I że dżem musi pochodzić od konkretnego rzemieślnika, który sprzedaje swoje wyroby na targu organizowanym tylko w niedzielne poranki. I że skórka ma być odcięta, a całość ma mieć kształt gwiazdy. Teraz przygotowanie tego tosta nie wydaje się już tak łatwe, prawda?

Dlatego tak ważne jest dokładne poznanie zakresu swojego projektu. Określa on wszystko, co jest potrzebne do jego ukończenia (w tym zadania, czas i zasoby).

Świadomość wszystkich wymagań od samego początku umożliwia nie tylko stworzenie bardziej realistycznej osi czasu, ale także pomaga aktywnie zapobiegać niekontrolowanemu rozrostowi zakresu poza pierwotne uzgodnienia. Skala tego problemu jest bowiem ogromna i dotyczy aż 52% projektów.

Aby zdefiniować zakres projektu, musisz ustalić:

• Cele: co ma pomóc osiągnąć projekt?
• Końcowe rezultaty: co ma być wynikiem projektu?
• Zadania i działania: jakie kroki należy podjąć, aby uzyskać te końcowe rezultaty?
• Wyłączenia: co nie jest przedmiotem projektu?
• Ograniczenia: z jakimi ograniczeniami musisz sobie poradzić?

Odpowiedzi na powyższe pytania należy następnie uwzględnić w opisie zakresu projektu, do którego Ty i Twój zespół będziecie mogli się odnosić na kolejnych etapach pracy. Opis ten pomoże skupić się na podstawowych elementach projektu i odrzucać składniki spoza zakresu.

2. Zidentyfikuj zadania w ramach projektu

Harmonogram nie polega na ustaleniu jednego terminu ukończenia całego przedsięwzięcia, a na określeniu dat realizacji poszczególnych zadań, stanowiących kamienie milowe projektu.

W terminologii technicznej jest to określane mianem struktury podziału pracy (WBS), której zadaniem jest rozbicie dużego projektu na mniejsze końcowe rezultaty. Dzięki temu wyraźniej widać, które zadania składają się na końcowy rezultat.

Wracając do przykładu tosta z masłem orzechowym i dżemem, końcowym rezultatem jest pyszna, słodka kanapka na toście bez skórki w kształcie gwiazdy. Mniam. Ale żeby to osiągnąć, trzeba najpierw uzyskać kilka innych, pośrednich rezultatów (pamiętaj, nie chcieliśmy chleba ze sklepu!):

• Domowy bochenek chleba tostowego
• Dżem z targu
• Masło orzechowe

Teraz, gdy znamy cząstkowe rezultaty, łatwiej określić zadania, które pozwolą osiągnąć każdy z nich:

Rezultat 1: Chleb tostowy

• Wybrać przepis na chleb.
• Kupić składniki na chleb.
• Upiec chleb.
• Zostawić chleb na godzinę do ostygnięcia.
• Pokroić chleb na kromki.

Rezultat 2: Dżem

• Sprawdzić, o której godzinie i gdzie jest organizowany targ z przetworami.
• Pojechać na targ.
• Kupić dżem.
• Wrócić do domu.

Rezultat 3: Masło orzechowe

• Pójść do sklepu spożywczego.
• Kupić masło orzechowe.
• Wrócić do domu.

Rezultat 4: Gotowa kanapka

• Przygotować nóż i pozostałe materiały.
• Rozsmarować masło orzechowe na jednej kromce chleba.
• Rozsmarować dżem na drugiej kromce chleba.
• Złożyć obie kromki razem.
• Odciąć skórkę.
• Przyciąć kanapkę w kształt gwiazdy
• Umieścić kanapkę na talerzu i podać.

Teraz nie wygląda to już tak prosto, prawda?

Możesz zacząć od spisania wszystkiego na kartce, aby upewnić się, że nie pominiesz żadnego kroku. Nie ma w tym nic złego, ale pamiętaj, że informacje te trzeba później udostępnić całemu zespołowi.

Do robienia notatek, rozdzielania obowiązków i zapisywania szczegółów użyj przestrzeni roboczej, takiej jak Confluence, która ułatwia dzielenie się wiedzą z pozostałymi uczestnikami. Następnie dodaj zadania do narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Jira lub Trello, aby cały zespół mógł czerpać motywację i satysfakcję z ich odhaczania i obserwowania postępu.

3. Przypisz każdemu zadaniu szacowany czas realizacji

Spisane elementy dostarczane i powiązane z nimi zadania nadal nie tworzą osi czasu, ponieważ nie zostały jeszcze nigdzie uwzględnione terminy.

Właśnie tego dotyczy ten krok: ustalenia, ile czasu zajmie każde zadanie. Przyjrzyj się każdemu zadaniu, które składa się na dany element dostarczany, i jak najlepiej oszacuj czas potrzebny na jego wykonanie.

Zaangażuj w ten proces swój zespół, ponieważ jego członkowie będą w stanie bardziej wskazać, jak długo zajmuje im zazwyczaj wykonanie przydzielonego elementu. Ich opinia pozwoli ustalić realistyczne oczekiwania co do terminów, aby nie paść ofiarą powszechnie występującego błędu planowania (wynikającego z tendencji do zaniżania ilości czasu potrzebnej na ukończenie).

4. Uporządkuj kolejność zadań

Po ustaleniu zadań w projekcie i oszacowaniu czasu ich wykonania trzeba uporządkować ich kolejność, aby otrzymać logiczną sekwencję realizacji w ramach zespołu.

Jest kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas określania kolejności:

• Wzajemna zależność zadań i zasobów: chodzi o zasoby (np. członka zespołu lub określone oprogramowanie), z których nie można korzystać w tym samym czasie, lub o zadania, których nie można wykonać, dopóki nie zostanie wykonane poprzednie. Na przykład nie możesz rozsmarować masła orzechowego, dopóki nie upieczesz i nie pokroisz chleba.
• Równoczesne zadania: są to kroki, które można wykonywać jednocześnie, a ich zidentyfikowanie pomoże zaoszczędzić czas. Może uda się wyskoczyć na targ, gdy stygnie chleb?

Zwrócenie uwagi na te rzeczy pozwala zaplanować realistyczną i skuteczną oś czasu.

5. Stwórz listę terminów

Pamiętaj, że same szacunki nie utworzą harmonogramu. Trzeba wskazać konkretne terminy. Jest bowiem ogromna różnica pomiędzy stwierdzeniem, że coś „powinno zająć trzy godziny” a „to zadanie zostanie ukończone do wtorku”.

Wstępne oszacowanie czasu realizacji służy ustaleniu bardziej realistycznych terminów.

Aby się zabezpieczyć i zbytnio nie ryzykować, warto zachować pewien margines czasowy. Niespodzianki są nieuniknione, dlatego w razie ich wystąpienia przyda się ten wcześniej przewidziany zapas.

Znaczenie ustalenia końcowego terminu realizacji projektu

Los lubi płatać figle — dlatego żaden plan nie jest w stu procentach niezawodny. Jednak opracowanie harmonogramu projektu jest nadal warte zachodu.

Całkowita rezygnacja z osi czasu spowoduje trudności z zarządzaniem obłożeniem pracą poszczególnych członków zespołu i kolejnością wykonywania zadań, zmieniając projekt w prawdziwy koszmar.

Harmonogram nie musi obowiązywać bezwarunkowo; warto zachować pewną elastyczność, aby w razie potrzeby go dostosować. Więc nawet jeśli nie będziesz sztywno trzymać się planu, przygotowanie takich fundamentów wyeliminuje zamieszanie, zwiększy poczucie odpowiedzialności za swoje zadania wśród członków zespołu i pomoże projektowi posuwać się do przodu.