Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

Zaplanuj projekt jak zawodowiec

Twój niezawodny sposób na planowanie

Przeglądaj tematy
Ludzie kreślący plany

Czym jest planowanie projektu? Planowanie projektu to proces ustalania kosztów, zakresu i harmonogramu, nadawania priorytetów i przydzielania obowiązków. Dzięki planowaniu projekt powinien być ukończony na czas i bez przekraczania budżetu.

Załóżmy, że chcesz upiec gofry. To nie pierwszy raz, więc wszystko masz praktycznie w małym palcu. (I za to oczywiście należy Ci się pochwała.) Wiesz, że potrzebna będzie mąka, jajka, cukier, mleko, masło i gofrownica. Ale dla kogo pieczesz te gofry? Dla siebie? Dla czterech osób, z których jedna ma nietolerancję laktozy, a inna nietolerancję glutenu?

Nawet coś tak z pozoru prostego jak upieczenie gofra — nie mówiąc o skomplikowanych zadaniach, takich jak budowa aplikacji, przeniesienie siedziby firmy czy modyfikacja procesu sprzedaży — wymaga nieco wstępnego planowania. Trzeba na chwilę przystanąć i zastanowić się, co dokładnie należy zrobić, jak, kiedy i dlaczego.

Czym jest planowanie projektu?

Planowanie projektu polega na przemyśleniu i zorganizowaniu wszystkich potrzebnych elementów, aby wykonać zadanie możliwie najszybciej i najdokładniej. Począwszy od określenia celu, zakresu, zadań i zasobów, aż po ustalenie budżetu i harmonogramu. Są to wszystkie działania podejmowane na samym początku projektu, aby mieć pewność, że jego realizacja przebiegnie bez żadnych problemów.

Jest to jeden z etapów procesu zarządzania projektem, czyli nadzorowania go od rozpoczęcia aż do zamknięcia. Zarządzanie projektem obejmuje pięć etapów: inicjacji, planowania, wykonania, monitorowania i zamknięcia.

Istnieje również termin „planowanie strategiczne”, jednak „planowanie projektu” jest szerszym pojęciem. Planowanie strategiczne zazwyczaj odbywa się na najwyższym szczeblu i obejmuje określenie celów i priorytetów firmy, ustalenie sposobów usprawnienia działalności oraz zapoznanie pracowników z misją, wizją i wartościami firmy.

Jednak niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie strategiczne czy o planowanie projektu, potrzebny jest przejrzysty plan działania, łatwo dostępny i zrozumiały dla wszystkich osób w firmie.

Jak stworzyć plan projektu

Notatnik z listą

Pewnie wszyscy zaraz zgłodniejemy, ale wróćmy na chwilę do naszego przykładu z goframi. Wiemy, już że jesteś mocnym zawodnikiem w kuchni, ale nawet najlepsi szefowie kuchni potwierdzą, że oprócz samych składników spożywczych istnieje wiele innych elementów, które tworzą wyśmienite doznania kulinarne.


To właśnie te pozostałe elementy i ich szczegóły (tworzenie listy zakupów, wybór zastawy, zapraszanie gości) składają się na plan projektu. Pełni on rolę jednego źródła rzetelnych informacji na temat działań podejmowanych w ramach projektu. I choć jego stworzenie nie jest trudne, wymaga namysłu i czasu.

1. Kto, co i jak

Plan to coś więcej niż spis zadań i terminów. Dobry plan zaczyna się od zapisania odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:

  • Jakie cele i zadania trzeba zrealizować?
  • Kim są zainteresowanie strony projektu?
  • Jaki budżet jest do dyspozycji?
  • Jakie końcowe rezultaty chcę dostarczyć?
  • Kto wchodzi w skład zespołu projektowego i jaką rolę będzie odgrywać każda osoba?
  • Jaki jest ostateczny termin realizacji i czy po drodze są inne kamienie milowe?
  • Kto opiniuje i ostatecznie zatwierdza końcowe rezultaty?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą sformułować ogólne założenia i oczekiwania dotyczące całego przebiegu projektu.

2. Ustal, czego potrzebujesz

Żarówka

Następnym krokiem jest ustalenie, co będzie potrzebne do wykonania planu. Warto zacząć od zastanowienia się, ile wysiłku wymaga każde zadanie i kto może je wykonać. Uwzględnij ewentualne zasoby lub dostawców spoza firmy, którzy mogą się przydać podczas projektu. Pamiętaj o procesie weryfikacji: czyje opinie i zatwierdzenia będą potrzebne?

Być może są to oczywiste sprawy, ale planować należy naprawdę starannie! Skontaktuj się ze wszystkimi członkami zespołu i dostawcami, aby omówić z nimi projekt, uzyskać ich poparcie i potwierdzić zobowiązanie do realizacji poszczególnych zadań. Upewnienie się, że każdy dokładnie zna swoją rolę w projekcie, pozwala uniknąć później niepotrzebnej frustracji i stresu.

3. Znaczenie wstępnej analizy

Przed opracowaniem planu zapoznaj się ze wszystkimi faktami. Przeczytaj dokument zapytania ofertowego, zakresu prac lub opisu projektu i sporządź notatki. Zrób to dokładnie. Dokumentuj wszystkie decyzje i wyjaśnij wszelkie ewentualne wątpliwości, w tym:

  • Cele i zadania
  • Oczekiwania klienta (lub sponsora projektu)
  • Skład zespołu projektowego i proces decyzyjny
  • Dodatkowe zainteresowane osoby i ich oczekiwania


Na tym etapie warto również zidentyfikować wszelkie potencjalne przeszkody lub problemy:

  • Czy zespół wykonywał już podobny projekt w przeszłości? Czy potrzebuje dodatkowego wsparcia lub szkolenia?
  • Jaki jest termin realizacji projektu i czy przewidywane są jakiekolwiek problemy, które mogą wpłynąć na datę jego ukończenia?
  • Jak szybko przebiegają interakcje z klientem lub sponsorem projektu i czy jego własny harmonogram wpłynie na terminy?

Czasem odpowiedzi na te pytania mogą ujawnić potencjalne problemy, dlatego zajęcie się nimi z wyprzedzeniem pozwala uniknąć niemiłych niespodzianek na późniejszych etapach.

Warto poświęcić też chwilę na zastanowienie się nad jak najbardziej spektakularnym sposobem realizacji celu. Co jeszcze można zrobić — oprócz przekazania gotowego projektu — aby wywrzeć piorunujące wrażenie? (To jak posmarowanie naszych gofrów NutelląⓇ. Nikt nie będzie Ci miał tego za złe!)

4. Przygotowanie konspektu

Po wykonaniu wstępnych analiz i znalezieniu odpowiedzi na wszystkie ważne pytania czas na przygotowanie ogólnego zarysu planu projektu. Taki początkowy konspekt będzie mieć prostą konstrukcję, jednak powinien zawierać następujące elementy:

  • Końcowe rezultaty i powiązane zadania
  • Ramy czasowe
  • Potrzebne zasoby
  • Wszelkie przyjęte założenia
  • Proces zatwierdzania

5. Mobilizacja zespołu

Dymki wiadomości

Po naszkicowaniu planu projektu przeprowadź konsultacje z członkami zespołu. Pamiętaj: członkowie Twojego zespołu to eksperci, którzy wiedzą, jak wykonywać swoje obowiązki, więc ułatw sobie pracę i zapytaj ich o zdanie.

To okazja, by przedstawić swoje pomysły i poprosić zespół o ich ulepszenie. Czy istnieje szybszy lub bardziej kreatywny sposób na realizację projektu? Czy można uprościć proces zatwierdzania? Czy o niczym nie zapomnieliśmy?

Kolejnym plusem zwrócenia się do zespołu z prośbą o opinie jest pokazanie, że podczas realizacji projektu mile widziana jest otwartość i wyrażanie swojego zdania. Dzięki temu można również zbudować zaufanie i pozytywnie nastawić zespół do pracy nad wspólnym celem.

6. Dopracowanie szczegółów

Po uwzględnieniu uwag swojego zespołu można przygotować szczegółowy plan projektu. (Przydatna wskazówka: wypróbuj narzędzie online do planowania projektów). Umieść w nim następujące elementy:

  • Wszystkie istotne informacje o projekcie (nawet jeśli wydają się oczywiste): nazwa klienta, nazwa projektu, numer wersji i termin realizacji
  • Końcowe rezultaty wraz z datą rozpoczęcia i zakończenia
  • Osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania
  • Czas realizacji zadań i wszelkie zależności między nimi
  • Szczegóły każdego zadania i ewentualne wyjaśnienia
  • Zagrożenia lub potencjalne przeszkody

W miarę jak Ty i Twój zespół będziecie coraz lepiej poznawać cały proces, planowanie projektów będzie stawać się coraz wydajniejsze, a wasze plany projektu — coraz bardziej skuteczne i niezawodne. Praktyka czyni mistrza. Podobnie jest z tworzeniem planów projektów!

7. Udostępnienie i uzyskanie ostatecznego zatwierdzenia

Wszystko gotowe? Koniec tego etapu jest już tak blisko. Teraz wystarczy już tylko udostępnić ostateczną wersję planu wszystkim członkom zespołu i dostawcom, aby jeszcze raz sprawdzili swoje obowiązki i terminy. Jest to też moment na potwierdzenie, że pozostałe zainteresowane osoby zgadzają się z przedstawionymi ogólnymi celami, końcowymi rezultatami, terminami i budżetem.

Wszystko się zgadza? Jeśli tak, czas przejść do etapu wykonania. Dzięki starannym i przemyślanym przygotowaniom nie masz się czego obawiać.

Planowanie na dużą skalę, czyli planowanie strategiczne

Plan

Zagłębmy się teraz we wspomnianą wcześniej ideę planowania strategicznego. Chociaż nie każdy plan projektu wymaga planowania strategicznego na wyższym szczeblu, czasami podejście stosowane w planowaniu strategicznym pomaga odkryć świeże pomysły i wyraźniej zobaczyć rozwiązania. Zostając przy kulinarnych porównaniach, to jak uporządkowanie kuchennego blatu przed rozpoczęciem gotowania.

Deklaracja wizji i misji

Pierwszym krokiem w planowaniu strategicznym jest opracowanie deklaracji wizji i misji. Deklaracja wizji określa nadrzędny cel danej organizacji. Umiejętnie stworzona deklaracja wizji nie tylko opisuje podstawową działalność organizacji, ale także jej najważniejsze osiągnięcie, które chce zrealizować. Powinna inspirować i pokazywać pracownikom, jak ważna jest ich praca.

Oto kilka przykładów dobrze sformułowanych deklaracji wizji:

  • Atlassian: Pomagać zespołom przyczyniać się do postępu ludzkości dzięki używaniu naszego oprogramowania.
  • Alzheimer's Association: Świat bez Alzheimera.
  • Tesla: Stworzyć najbardziej fascynującą firmę motoryzacyjną XXI wieku, napędzającą przejście świata na pojazdy elektryczne.

Z drugiej strony jest misja, która stanowi bardziej konkretny i praktyczny opis, co i jak robi dana organizacja. Deklaracja misji opisuje szczegóły, odpowiadając na pytania „kto,” „co” i „dlaczego”.

Oto kilka przykładów bardzo trafnych deklaracji misji:

  • Make-A-Wish: Misją Make-A-Wish International jest spełnianie życzeń dzieci cierpiących na potencjalnie śmiertelne choroby, aby dawać ludziom nadzieję, siłę i radość.
  • Starbucks: Inspirować i rozwijać ludzi w każdej chwili: jeden człowiek, jedna kawa, jedno miejsce.
  • Southwest Airlines: Misją Southwest Airlines jest zapewnianie najwyższej jakości obsługi klienta, stanowiącej wyraz naszej serdeczności, życzliwości, indywidualnej dumy i ducha firmy.

W miarę jak organizacja rośnie i osiąga swoje kamienie milowe, liderzy mogą połączyć deklaracje wizji i misji w jedną większą i jeszcze bardziej inspirującą deklarację.

Cele

Tak stworzone deklaracje wizji i misji trzeba wdrożyć w życie. Pora wyznaczyć cele!

Cele są niezwykle istotne dla powodzenia firmy; trudno gdziekolwiek dotrzeć, jeśli nie wiadomo, dokąd się jedzie. Aby zapewnić spójność tworzonych celów z misją i wizją, obie deklaracje warto wypisać na karteczce samoprzylepnej i przykleić do monitora.

Źródłem pomysłu na cel może być na przykład odwieczne marzenie, burza mózgów (więcej na ten temat w dalszej części), potrzeba finansowa lub czysta intuicja. Zasadniczo wszystko może stanowić inspirację dla sformułowania celu. Dlatego cele mogą obejmować bardzo szerokie spektrum, jednak do typowych przykładów należą:

  • Zwiększenie produktywności
  • Niższe koszty bieżące
  • Poprawa obsługi klienta
  • Zwiększenie świadomości marki
  • Temperatura w biurze, która każdemu odpowiada

Zadania biznesowe

Zadania biznesowe to mierzalne działania, które trzeba podjąć, aby osiągnąć swoje cele. Pomagają pracownikom zrozumieć, czego się od nich oczekuje.

Jeśli celem jest na przykład poprawa obsługi klienta, zadaniem może być zwiększenie liczby pracowników działu lub wdrożenie nowej polityki, która gwarantuje oddzwonienie przez pracownika w określonym czasie.

Jasno i wyraźnie opisane cele firmy pomagają pracownikom określić priorytetowe zadania, prowadzące do ich osiągnięcia. Dzięki temu wszyscy pracują na rzecz wspólnego rezultatu, podejmując różne działania zgodne ze swoją specjalizacją.

Tak sformułowane cele i zadania należy następnie przełożyć na plan działań. Oznacza to, że długoterminowe cele muszą zostać rozbite na konkretne, osiągalne kamienie milowe. Dopiero wtedy można stworzyć bardziej szczegółowy plan działań, która nadaje priorytet czynnościom wykonywanym w ramach bieżących obowiązków.

Dobry plan działań obejmuje szczegóły wszystkich potrzebnych czynności, aby firma mogła zrealizować swoje założenia:

  • Kto przewodzi pracom
  • Które zespoły biorą w nich udział
  • Zadania i obowiązki
  • Wymagane inwestycje
  • Kluczowe kamienie milowe

Z biegiem czasu szczegóły mogą się zmieniać i ewoluować, ale konkretny plan zapewnia przejrzystość i wytycza kierunek działań zarówno zespołu wykonującego dany projekt, jak i całej organizacji.

Podejmowanie decyzji

Każdy, kto był ogromnie zmotywowany do rozpoczęcia realizacji nowego projektu, ale utknął na etapie jego zatwierdzania, rozumie, jak frustrująca jest taka sytuacja. Przeszkoda w postaci czekania, aż ktoś (ktokolwiek, na litość boską!) powie: „do dzieła!”, brzmi dla wielu z nas znajomo. Aby niepotrzebnie nie blokować decyzji i momentu rozpoczęcia pracy, możnanadać uprawnienia decyzyjne różnym szczeblom organizacji.

I choć decydentami są najczęściej liderzy zespołu — zwłaszcza jeśli chodzi o ostateczną decyzję — reszta grupy powinna mieć duży wpływ. Najlepsi decydenci współpracują z całym zespołem, chętnie sięgając po specjalistyczną wiedzę jego członków i słuchając różnych perspektyw. Warto pamiętać też o planach awaryjnych i przygotować opcje B i C, aby szybko wrócić na właściwe tory, gdy coś pójdzie nie tak.

Planowanie na dużą skalę, czyli planowanie strategiczne

Narzędzia do pisania

W kuchni najchętniej korzystasz z blendera i gofrownicy. Gdy planujesz projekt, przydać się może burza mózgów lub wykres Gantta. Oto dlaczego:

Burza mózgów

Rysunki przyczyn i skutków

Diagramy te — nazywane czasami diagramem ryby lub diagramem Ishikawy — pomagają odkryć problemy, zanim będzie za późno. Diagram przyczynowo-skutkowy pokazuje związek między wszystkimi czynnikami, które prowadzą do określonej sytuacji. Identyfikuje istotne przyczyny, rozbija je na składowe i wskazuje prawdopodobne wyniki.

Diagramy przyczynowo-skutkowe są doskonałym narzędziem do zarządzania ryzykiem, ale nie określają żadnych subiektywnych elementów, takich jak prawdopodobieństwo czy ważność. Opisują wyłącznie fakty.

Analiza ścieżki krytycznej

W przypadku dużych, skomplikowanych projektów, w których wiele działań wykonuje się równocześnie, bardzo pomocna może być analiza ścieżki krytycznej. Aby znaleźć ścieżkę krytyczną, trzeba zidentyfikować najdłuższe działanie w swoim planie i ustalić czas potrzebny na jego ukończenie — od początku do końca. Zrozumienie, które zadania są krytyczne, a które niekrytyczne, zapobiega przesunięciom ram czasowych i powstawaniu wąskich gardeł. Jest to doskonała technika zarządzania dużymi projektami, w których występuje wiele zależności; przy mniejszych projektach może okazać się jednak zbyt skomplikowana.

Wykresy Gantta

Wykres Gantta to rodzaj diagramu słupkowego, który ilustruje harmonogram projektu. Na osi pionowej znajduje się lista zadań, a na osi poziomej przedziały czasowe. Zadaniem wykresu jest ułatwienie planowania, koordynowania i śledzenia określonych zadań. Stanowi on również wizualizację postępów, którą można wykorzystać w raportach o statusie. Wykres Gantta jest pomocny w prawie każdym projekcie, ponieważ daje obraz całej pracy od początku do końca, a w razie potrzeby pomaga przejść do planu B.

Jak może pomóc oprogramowanie do planowania projektów

Planowanie projektu może być długim, ręcznym procesem. Na szczęście dzięki technologii są sposoby na jego ułatwienie. Istnieje wiele rozwiązań, ale od razu podpowiadamy, że narzędzie do planowania projektu powinno zawierać następujące podstawowe funkcje:

  • Niezawodny system ułatwiający organizowanie projektów, zarządzanie nimi i śledzenie postępu
  • Elastyczne szablony do tworzenia wszelkiego rodzaju dokumentów, od notatek ze spotkania po wymagania dotyczące produktu
  • Intuicyjny interfejs, umożliwiający organizowanie i udostępnianie pracy zespołowi
  • Funkcja wyszukiwania, która ułatwia znalezienie potrzebnych informacji
  • Otwarty, współdzielony obszar roboczy, który zachęca do współpracy i przekazywania informacji zwrotnych

Jeśli podobają Ci się te wskazówki dotyczące planowania projektu i chcesz zacząć z nich korzystać, ale nie wiesz, od czego zacząć, szablon planu projektu może podpowiedzieć właściwy kierunek. Pobierz nasz darmowy szablon planu projektu, który pomaga opisać założenia projektu, zarządzać jego realizacją i śledzić postępy oraz na bieżąco informować zainteresowane strony.

Sprawdź także

Plakat projektu — szablon

Opracowana wspólnie jedna strona informacji, która pomaga zachować zgodność prac zespołu projektowego z oczekiwaniami interesariuszy.

Plan projektu — szablon

Definiuj, określaj zakres i planuj kamienie milowe kolejnego projektu

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
Planowanie zasobów