완벽한 프로젝트 계획

계획은 작업과 날짜를 나열한 것 그 이상입니다. 좋은 계획은 몇 가지 중요한 질문을 하고 답을 문서화하는 것에서 시작됩니다.

• 목표와 목적은 무엇인가?
• 이해 관계자는 누구인가?
• 예산은 얼마나 되는가?
• 산출물은 무엇인가?
• 프로젝트 팀은 누구이며 어떤 역할을 맡는가?
• 최종 기한은 언제이며 다른 마일스톤이 있는가?
• 누구가 산출물에 대한 피드백을 제공하고 최종 승인을 하는가?

질문에 대한 답을 보면 프로젝트가 진행됨에 따라 모두 무엇을 기대해야 할지에 대한 개략적인 보기를 갖게 될 것입니다.

다음 단계는 작업을 완수하기 위해 무엇을 해야 하는지 결정하는 것입니다. 각 작업에 얼마나 많은 노력을 기울일 것인지, 누가 이끌 수 있는지 생각해보는 것으로 시작하세요. 회사 외부에서 활용할 수 있는 리소스나 공급업체를 고려해 보세요. 검토 과정과 제공 전에 누구의 피드백과 승인이 필요한지 잊지 마세요.

당연해 보일 수도 있지만 어둠 속에서 계획을 세우지 마세요! 모든 팀원과 공급업체에 연락하여 프로젝트를 검토하고 승인을 받고 과제를 완수하겠다는 이들의 약속을 확인하세요. 모두가 각자의 역할을 수행하도록 하면 불필요한 좌절과 스트레스를 많이 피할 수 있습니다.

계획 초안을 작성하기 전에 모든 정보를 파악해야 합니다. RFP, 작업 범위 또는 프로젝트 개요를 읽고 메모를 작성하세요. 그리고 철저하게 수행하세요. 결정을 문서화하고 다음과 같은 미해결 질문을 명확히 설명하세요.

• 목표 및 목적
• 고객(또는 프로젝트 스폰서)의 기대치
• 프로젝트 팀 구성 및 의사 결정 과정
• 추가 이해 관계자 및 기대치

이때 잠재적인 장애물이나 우려 사항을 파악하는 것도 중요합니다.

• 팀이 과거에 비슷한 프로젝트를 진행한 적이 있는가? 추가 지원이나 훈련이 필요한가?
• 프로젝트 기한은 언제인가? 최종 제공에 영향을 미칠 수 있는 문제가 있는가?
• 고객이나 프로젝트 스폰서의 반응이 얼마나 신속한가? 이들의 일정이 전체 시기에 영향을 미치는가?

물어보기 어려운 질문인 경우가 많지만 미리 살펴보면 나중에 스트레스가 되는 예기치 못한 상황을 피할 수 있습니다.

잠깐 시간을 내서 목표를 실제로 달성할 수 있는 방법도 생각해 보세요. 프로젝트를 제공하는 것 외에 프로젝트를 그 이상으로 이끌기 위해 어떤 일을 할 수 있습니까? (와플 위에 누텔라Ⓡ를 바릅니다. 싫어할 사람은 없을 것입니다.)

프로젝트 계획을 세우고 나면 팀원들과 함께 시식하듯이 테스트해 보세요. 팀원들은 제공 방법을 아는 전문가이므로 팀원의 의견을 물어보는 것이 중요합니다.

아이디어를 제시하고 팀원에게 아이디어를 더 발전시키도록 도전을 장려할 기회입니다. 더 빠르고 창의적으로 할 수 있는 방법이 있습니까? 승인 절차를 간소화할 수 있습니까? 추가로 필요한 것이 있습니까?

팀이 얻는 또다른 이점은 프로젝트에 피드백을 환영하는 열린 분위기가 조성된다는 것입니다. 또한 신뢰가 쌓이고 팀이 공동의 목표를 향해 함께 일하는 것에 흥미를 느끼게 됩니다.

팀의 메모에 추가했다면 세부 프로젝트 계획 초안을 작성할 준비가 된 것입니다. (전문가 팁: 온라인 프로젝트 계획 도구를 사용해 보세요.) 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 고객 이름, 프로젝트 이름, 버전 번호, 배송 날짜와 같이 당연해 보이더라도 관련된 모든 프로젝트 정보
• 시작일과 종료일이 포함된 산출물
• 각 작업의 책임자
• 작업의 기간 및 종속성
• 작업 세부 사항 및 명확한 설명을 위한 메모
• 위험 또는 잠재적인 장애물

여러분과 팀이 프로세스에 익숙해질수록 프로젝트 계획의 효율성이 높아지고 프로젝트 계획은 더 효과적이고 강력해집니다. 연습을 통해 완벽을 달성할 수 있으며 프로젝트 계획을 작성하는 것도 이것과 다르지 않습니다.

아직 준비가 되지 않았습니까? 거의 다 되었는데 모든 팀원 및 공급업체가 책임과 기한을 다시 살펴볼 수 있도록 최종 계획을 공유해야 합니다. 이해 관계자가 전반적인 목표, 산출물, 시기, 예산을 파악하고 있는지 확인하세요.

아무런 문제가 없습니까? 모두 엄지손가락을 올리고 나면 이제 실행할 시간입니다. 하지만 신중하게 심사숙고하여 사전 작업을 거쳤으므로 충분히 할 수 있습니다.

전략적 프로젝트 계획의 첫 번째 단계는 비전과 미션 선언문을 개발하는 것입니다. 비전 선언문은 조직의 궁극적인 목표를 정의합니다. 바람직한 비전 선언문에는 조직이 매일 하는 일뿐만 아니라 회사의 가장 큰 성과도 설명되어 있습니다. 모두가 자신의 작업이 줄 수 있는 가장 큰 영향을 상상하도록 영감을 줄 것입니다.

완벽한 비전 선언문의 몇 가지 예시는 다음과 같습니다.

• Atlassian: 전 세계의 팀이 소프트웨어의 힘을 통해 인류를 발전시키도록 돕습니다.
• Alzheimer's Association: 알츠하이머병이 없는 세상을 희망합니다.
• Tesla: 전 세계적으로 전기 자동차 전환을 주도하여 21세기의 가장 매력적인 자동차 회사로 만듭니다.

반면 미션은 조직이 하는 일과 활동을 설명하는 좀 더 근거가 있고 행동 지향적인 설명입니다. 미션 선언문은 회사의 “누구”, “왜”, “무엇을”을 명확히 하여 핵심에 도달합니다.

다음과 같은 미션 선언문에는 그 모든 사항이 포함됩니다.

• Make-A-Wish: Make-A-Wish International의 미션은 생명을 위협하는 질병을 가진 어린이들의 소원을 이뤄주어 희망, 힘, 기쁨으로 인간의 경험을 풍요롭게 하는 것입니다.
• Starbucks: 한 번에 한 명, 한 잔, 한 동네씩 영감을 주고 인간적인 정신을 키웁니다.
• Southwest Airlines: Southwest Airlines의 미션은 따뜻함, 친근감, 개인의 자부심, 회사 정신으로 최고 품질의 고객 서비스를 제공하는 데 전념하는 것입니다.

조직이 성장하고 마일스톤에 도달하면 리더는 비전과 미션 선언문을 영감을 주는 더 큰 하나의 진술로 합칠 수 있습니다.

비전과 미션 선언문을 확정했다면 이제 이것을 위해 실제로 무엇을 해야 할지 알아내야 합니다. 목표를 설정할 차례입니다!

어디로 가는지 모른다면 목적지에 도착하기가 꽤 어렵기 때문에 목표는 분명히 모든 비즈니스의 성공에 꼭 필요합니다. 목표를 세울 때는 모든 진술을 화합된 방향으로 정렬하는 것을 잊지 않도록 미션과 비전 선언문을 모니터의 스티커 메모에 적어 두세요.

신발을 묶는 법을 배웠을 때부터 가진 꿈, 활력이 넘치는 브레인스토밍(나중에 더 자세히 설명), 재정적인 요구 사항, 직감을 통해 목표를 찾을 수 있습니다. 목표는 무엇이든 될 수 있습니다. 따라서 크게 다를 수 있지만 일반적인 목표는 다음과 같습니다.

• 생산성 향상
• 진행 비용 절감
• 고객 서비스 개선
• 브랜드 인지도 확대
• 모두가 만족할 만한 사무실 온도 찾기

비즈니스 목적은 목표를 달성하기 위해 취해야 하는 측정 가능한 조치입니다. 직원들이 자신에 대한 기대치를 이해할 수 있습니다.

예를 들어 고객 서비스 개선이 목표라면 고객 서비스 직원을 늘리거나 고객이 지정된 시간 내에 전화를 받을 수 있도록 하는 새 정책을 시행하는 것이 목적일 될 수 있습니다.

방금과 같이 명확하고 확고한 회사 목표를 세우면 모두 목적을 달성할 수 있습니다. 이렇게 하면 직원들이 전부 같은 방향을 향해 일하지만 각자 다른 단계를 밟아 같은 결승선에 도달할 수 있습니다.

다음으로 목표와 목적을 작업 계획으로 바꿔야 합니다. 즉, 장기적인 목표를 구체적이고 달성 가능한 일정으로 세분화해야 합니다. 거기서부터 우선시해야 하는 일상적인 활동을 설명하는 더 자세한 로드맵을 만들 수 있습니다.

좋은 작업 계획에는 회사에서 세부적으로 일을 처리하는 데 필요한 모든 것이 포함되며 다음과 같습니다.

• 작업을 이끄는 리더
• 관련 팀
• 작업 및 책임
• 필요한 투자
• 주요 마일스톤

시간이 지나면서 세부 사항은 변하고 발전할 수 있지만 구체적인 계획을 세우면 힘든 일을 하는 팀과 더 넓은 조직 모두에 명확성과 방향을 제시할 수 있습니다.

프로젝트를 시작할 기대로 부풀어 있는데 승인이라는 블랙홀에 갇힌 적이 있지 않으십니까? 우리는 모두 누군가(아무나!) “해 봅시다”라고 말하기를 기다리는 것만으로도 장애물에 직면한 적이 있습니다. 조직의 여러 직급의 관련자에게 지휘봉을 넘겨주고 신속하게 결정을 내리고 일을 완수할 수 있는 권한을 부여하면 회사에서 장애물을 피할 수 있습니다.

대부분의 의사 결정권자는 팀 리더지만 특히 최종 결정을 내릴 때는 나머지 그룹도 큰 영향을 미칩니다. 최고의 의사 결정권자는 공동 작업을 하고 팀의 전문성과 다양한 관점을 환영합니다. 또한 예상치 못한 일에 대비하고 문제가 생기면 모두가 재빨리 전략을 바꿀 수 있도록 플랜 B 및 C를 만드는 것도 잊지 않습니다.

피쉬본 또는 이시카와 다이어그램이라고도 하는 이 다이어그램으로 너무 늦기 전에 이슈를 찾을 수 있습니다. 원인 및 결과 다이어그램은 어떤 상황으로 이어지는 모든 요인 사이의 관계를 보여줍니다. 중요한 원인을 식별하고 하위 원인으로 분류하고 가능한 결과를 가리킵니다.

원인 및 결과 다이어그램은 위험 관리에 훌륭한 도구이지만 발생 가능성이나 심각도와 같은 주관적인 요소는 포함하지 않으며 사실 기반의 정보만 보여줍니다.

많은 활동이 동시에 진행되는 크고 복잡한 프로젝트의 경우 중요 경로 분석이 아주 유용할 수 있습니다. 계획에서 가장 긴 활동을 살펴보고 처음부터 끝까지 완료하는 데 필요한 시간을 측정하여 중요 경로를 찾으세요. 중요한 작업과 중요하지 않은 작업을 이해하면 기간 결함이나 프로세스 병목 현상을 예방할 수 있습니다. 종속성이 여러 개 있는 대규모 프로젝트를 관리하는 데는 뛰어난 기술이지만 소규모 프로젝트에서는 너무 복잡할 수 있습니다.

Gantt 차트는 프로젝트 일정을 보여주는 일종의 막대형 차트입니다. 세로축에는 작업이 나열되고 가로축에는 시간 간격이 나열되어 특정 작업을 계획, 조정, 추적할 수 있습니다. 상태 보고서에 사용할 수 있는 진행률을 시각적으로 표현한 것이기도 합니다. Gantt 차트는 처음부터 끝까지 전체 작업을 쉽게 '확인'하고 필요하면 플랜 B로 전환할 수 있기 때문에 거의 모든 프로젝트에 유용합니다.