Word een pro in projectplanning

Een plan maken bestaat uit meer dan alleen taken en data. Een goed plan begint met het stellen van een paar belangrijke vragen en het vastleggen van de antwoorden:

• Wat zijn de doelen?
• Wie zijn de belanghebbenden?
• Wat is het budget?
• Wat zijn de te leveren producten?
• Wie zit er in het projectteam en wie heeft welke rol?
• Wat is de uiteindelijke deadline en zijn er nog andere mijlpalen?
• Wie geeft feedback over en definitieve goedkeuring van de te leveren producten?

De antwoorden op deze vragen geven iedereen een goed beeld van de verwachtingen naarmate het project vordert.

De volgende stap is beslissen wat je nodig hebt om het allemaal voor elkaar te krijgen. Ga eerst na hoeveel moeite het kost om elke taak uit te voeren en wie het voortouw kan nemen. Houd rekening met alle externe resources of leveranciers die je kunt inschakelen. Vergeet het beoordelingsproces niet en wiens feedback en goedkeuring je als allerlaatste nodig hebt.

Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar plan nooit op basis van aannames. Neem contact op met alle teamleden en leveranciers om het project te bespreken, peil hun reacties en zorg voor toezegging dat iedereen de taken gaat uitvoeren. Je voorkomt veel onnodige frustratie en stress als je ervoor zorgt dat iedereen zijn steentje bijdraagt.

Zet alle feiten op een rijtje voordat je begint met een plan opstellen. Lees de offerteaanvraag goed door, controleer de scope van het werk of het projectoverzicht en maak aantekeningen. Ga doortastend te werk. Leg alle beslissingen vast en zorg dat je alle onduidelijkheden opheldert:

• Doelen
• De verwachtingen van de klant (of de projectsponsor)
• De samenstelling van het projectteam en het besluitvormingsproces
• Andere belanghebbenden en hun verwachtingen

Dit is ook het geschikte moment om alle potentiële obstakels of moeilijkheden aan te stippen:

• Heeft het team al eens eerder gewerkt aan een soortgelijk project? Is er extra ondersteuning of training nodig?
• Wat is de deadline voor het project en zijn er problemen die van invloed kunnen zijn op de uiteindelijke levering?
• Hoe snel reageert de klant of de projectsponsor? Heeft hun planning invloed op de algehele planning?

Dit zijn vaak moeilijke vragen om te stellen, maar als je hier al vroeg de antwoorden op weet, voorkom je onaangename verrassingen.

Neem ook even de tijd om na te denken over hoe je je doelen kunt bereiken en misschien zelfs kunt overtreffen. Hoe kun je ervoor zorgen dat het project nóg beter wordt? (Smeer eens wat NutellaⓇ op je wafels. Daar wordt iedereen blij van.)

Zodra je het projectplan hebt gemaakt, roep je het team weer bij elkaar om de reacties te peilen. Je mag niet vergeten dat je teamleden experts zijn die precies weten hoe ze moeten presteren. Hun mening is dus erg belangrijk.

Dit is je kans om je ideeën te laten horen en je team als klankbord te gebruiken. Is er een snellere of creatievere manier om iets te doen? Kunnen we het goedkeuringsproces vereenvoudigen? Hebben we nog iets anders nodig?

De reactie peilen van je team heeft nog een voordeel. Je creëert hiermee een open sfeer en laat zien dat feedback altijd welkom is. Het schept ook vertrouwen en maakt het team enthousiast om samen te werken aan een gezamenlijk doel.

Nadat je de aantekeningen van je team hebt genoteerd, is het tijd om het gedetailleerde projectplan op te stellen. (Pro tip: gebruik een online tool voor projectplanning.) Zorg dat deze zaken erin staan:

• Alle relevante projectinformatie, zelfs als die voor de hand liggend lijkt: naam van de klant, naam van het project, versienummer en leverdatum
• Te leveren producten met begin- en einddatum
• Wie verantwoordelijk is voor welke taak
• Duur van taken en afhankelijkheden
• Taakgegevens en eventuele opmerkingen om zaken op te helderen
• Risico's of mogelijke blokkades

Naarmate jij en je team meer vertrouwd raken met het proces, wordt de projectplanning efficiënter en worden je projectplannen effectiever. Oefening baart kunst, en dat geldt ook voor het maken van projectplanningen.

Is ie al klaar? Je bent er bijna. Je hoeft alleen nog maar de definitieve planning met alle teamleden en leveranciers te delen. Dan kunnen zij nog een keer zien wat hun verantwoordelijkheden en deadlines zijn. Controleer of de belanghebbenden het eens zijn met de algemene doelen, de te leveren producten, het tijdschema en het budget.

Staat iedereen in de startblokken? Zodra iedereen toestemming heeft gegeven, kan de uitvoering beginnen. Geen zorgen. Met zo'n uitmuntende voorbereiding kan er niets meer misgaan.

De eerste stap van strategische projectplanning is de ontwikkeling van een visie- en een missieverklaring. Een visieverklaring bevat het uiteindelijke doel van een organisatie. In een goede beschrijving staat niet alleen wat de organisatie van dag tot dag doet, maar ook wat de grootste toegevoegde waarde is voor het bedrijf. Zo weet iedereen precies welke impact elke taak heeft.

Hier zijn een paar goede voorbeelden van visieverklaringen:

• Atlassian: teams overal ter wereld helpen de mensheid verder te helpen met behulp van software.
• Alzheimer's Association: een wereld zonder alzheimer.
• Tesla: het beste autobedrijf van de 21ste eeuw zijn om zo de wereld te inspireren in de overstap naar elektrisch rijden.

Aan de andere kant heb je de missie, een meer praktijkgerichte verklaring die omschrijft wat een organisatie doet en hoe. In de missieverklaring wordt ingegaan op de details en wordt antwoord gegeven op de vragen wie, wat en waarom.

Dit zijn een aantal goede voorbeelden van missieverklaringen:

• Make-A-Wish: de missie van Make-A-Wish International is om kinderen met een levensbedreigende medische aandoening de kans te geven om hun leven te verrijken met hoopgevende en mooie ervaringen.
• Starbucks: de menselijke geest inspireren met heerlijke kopjes koffie in elke wijk.
• Southwest Airlines: de missie van Southwest Airlines is klanten de allerbeste ervaring bieden, vol warmte, gastvrijheid, persoonlijke aandacht en met een sterke bedrijfscultuur.

Naarmate een organisatie groeit en mijlpalen bereikt, kunnen visie- en missieverklaringen worden samengevoegd tot één uitgebreidere, inspirerende verklaring.

Nu je je visie- en missieverklaringen hebt bepaald, is het tijd om erachter te komen hoe je ze in de praktijk gaat brengen. Het is tijd je doelen te stellen.

Het is duidelijk dat doelen van essentieel belang zijn voor het succes van elk bedrijf. Het is immers best lastig om op je bestemming te komen als je niet weet waar je naartoe gaat. Schrijf je missie- en visieverklaringen op post-its en plak ze op je beeldscherm. Zo kun je ze goed in je achterhoofd houden wanneer je bezig bent met je doelen stellen.

Misschien kwam het doel in je op in een voorspellende droom of tijdens een inspirerende brainstormsessie (hier gaan we het later uitgebreid over hebben). In andere gevallen komen doelen voort uit financiële noodzaak of simpelweg een voorgevoel. Je doel kan dus overal vandaan komen. Doelen kunnen daarom erg verschillen. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Verhoog productiviteit
• Lopende kosten verminderen
• Klantenservice verbeteren
• Naamsbekendheid vergroten
• Een compromis sluiten over de temperatuur op kantoor

Zakelijke doelen zijn de meetbare acties die je moet ondernemen om je doelen te bereiken. Zo weten je medewerkers wat van ze wordt verwacht.

Als de service verbeteren bijvoorbeeld een doel is, kunnen de doelstellingen zijn om het aantal klantenservicemedewerkers te verhogen of een nieuw beleid in te voeren, zodat klanten binnen een bepaalde tijd worden teruggebeld.

Met de duidelijke bedrijfsdoelen die je zojuist hebt bepaald, kan iedereen zijn eigen doelstellingen bepalen om die te bereiken. Zo staan alle neuzen van werknemers dezelfde kant op, maar neemt iedereen verschillende stappen om uiteindelijk allemaal dezelfde finishlijn te bereiken.

Daarna moet je de doelen en doelstellingen omzetten in een actieplan. Dit betekent dat je langetermijndoelen moet opsplitsen in specifieke, haalbare mijlpalen. Van daaruit kun je een meer gedetailleerde roadmap maken waarin de dagelijkse activiteiten en je prioriteiten staan.

In een goed actieplan staat alles wat je bedrijf nodig heeft om alle taken tot in detail uit te voeren, zoals:

• Wie de taken leidt
• Welke teams betrokken zijn
• Taken en verantwoordelijkheden
• Vereiste investeringen
• Belangrijkste mijlpalen

In de loop van de tijd kunnen de details veranderen en verder worden uitgewerkt, maar een concreet plan biedt duidelijkheid en geeft richting aan zowel het team dat het zware werk doet als voor de hele organisatie.

We kennen het allemaal wel: je kunt niet wachten om te beginnen aan een project, maar je krijgt maar geen goedkeuring. Soms zit iedereen te wachten op één persoon die zegt: oké, beginnen maar! Je kunt deze blokkades in je bedrijf vermijden door het stokje over te dragen aan de verschillende niveaus binnen de organisatie. Zo kan elke afdeling zelf snel beslissingen nemen en aan de slag gaan.

Hoewel de teamleiders vaak de besluitvormers zijn en vaak het laatste woord hebben, moet de rest van de groep eigenlijk ook wat eigen verantwoordelijkheden krijgen. De beste besluitvormers zijn diegenen die samenwerken met het team en vragen om input en advies. Een goede besluitvormer houdt rekening met onverwachte situaties en heeft alvast een plan B en C klaarliggen.

Deze diagrammen worden ook wel visgraatdiagram of Ishikawa-diagram genoemd. Ze helpen je om problemen op te sporen, nog voordat er iets mis kan gaan. Met een oorzaak-en-gevolgdiagram zie je in één oogopslag welke factoren leiden tot een bepaalde situatie. Je ziet dan de belangrijke oorzaken die worden opgedeeld in sub-oorzaken en wat waarschijnlijk de gevolgen zijn.

Oorzaak-en-gevolgdiagrammen zijn erg handig voor risicobeheer, maar ze bevatten geen subjectieve elementen zoals waarschijnlijkheid of ernst. Met deze diagrammen worden alleen de feiten blootgelegd.

Voor grote, gecompliceerde projecten waarbij veel activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden, kan een analyse van belangrijke trajecten erg nuttig zijn. Je vindt je belangrijkste traject door de langste activiteit in je plan aan te wijzen en te bepalen hoelang het duurt om deze volledig af te ronden. Met inzicht in belangrijke en minder belangrijke taken voorkom je dat je in de knoop komt met je planning. Zo'n analyse is een goede techniek om grote projecten met meerdere afhankelijkheden te beheren. Voor kleinere projecten is zoiets niet nodig.

Een Gantt-grafiek is een grafiek met balkjes die het projectplan tonen. Op de verticale as staan de taken en op de horizontale as staan de tijdsintervallen. Zo kun je specifieke taken eenvoudig plannen, coördineren en bijhouden. De grafiek is ook een visuele weergave van de voortgang die je kunt gebruiken in statusrapporten. Een Gantt-grafiek komt bij bijna elk project van pas, omdat je in één oogopslag alle taken van het begin tot het einde kunt zien. Zo wordt het indien nodig ook makkelijker om over schakelen naar plan B.