Wat zijn Gantt-grafieken?

Een overzicht van Gantt-grafieken en hoe deze kunnen helpen bij het beheren van agile projecten.

Eddie Meardon Door Eddie Meardon
Onderwerpen zoeken

Samenvatting: een Gantt-grafiek is een tool voor projectmanagement die het werk laat zien dat gedurende een bepaalde periode is voltooid in verhouding tot de tijd die gepland stond voor het werk. Een Gantt-grafiek kan de begin- en einddatums bevatten van taken, mijlpalen, afhankelijkheden tussen taken, uitvoerders en meer.

In het begin van de 20e eeuw maakte Henry Gantt grafieken die de voortgang van werknemers bij een taak vastlegden. Zo konden supervisors snel zien of de productieschema's achter- of voorliepen of op schema lagen. Gantt-grafieken zorgde voor een revolutie op het gebied van projectmanagement en hielpen bij het beheer van grote bouwprojecten zoals de Hoover Dam en het snelwegennet. In het begin werden Gantt-grafieken op stukjes papier geschreven, maar met de opkomst van computers in de jaren '80 werden de Gantt-grafieken steeds complexer en uitgebreider. Tegenwoordig zijn Gantt-grafieken nog steeds een van de meest gebruikte tools voor projectmanagement.

Wat is een Gantt-grafiek?

Een Gantt-grafiek is een tool voor projectmanagement die het werk laat zien dat gedurende een bepaalde periode is voltooid in verhouding tot de tijd die gepland stond voor het werk. De grafiek bestaat meestal uit twee delen: links een overzicht van taken en rechts een tijdlijn met planningsbalken die werk visualiseren. De Gantt-grafiek kan ook de begin- en einddatums bevatten van taken, mijlpalen, afhankelijkheden tussen taken en uitvoerders.

Tegenwoordig worden Gantt-grafiektools vaak roadmaptools genoemd. Om aan de eisen van moderne softwareontwikkeling te voldoen, bevatten roadmaptools zoals Jira Software functies als een inklapbare taakstructuur en panelen voor resourcebeheer. Dit helpt teams om een samenhangende projectstrategie aan te houden, ondanks het iteratieve karakter van het softwareontwikkelingsproces. Jira bevat twee roadmap tools om Gantt-grafieken voor je projecten te maken: Roadmaps, waarmee plannen worden gemaakt rond Jira-issues die aan een team zijn toegewezen, en Advanced Roadmaps, die hetzelfde doet tussen teams en organisaties.

Screenshot van Jira Basic Roadmaps

Roadmaps

Screenshot van Jira Advanced Roadmaps

Advanced Roadmaps

Waar wordt een Gantt-grafiek voor gebruikt?

Projectmanagers gebruiken Gantt-grafieken om drie belangrijke redenen:

Een uitgebreid project samenstellen en beheren

Gantt-grafieken visualiseren de bouwstenen van een project en ordenen het in kleinere, beter beheersbare taken. De resulterende kleine taken worden gepland op de tijdlijn van de Gantt-grafiek, samen met afhankelijkheden tussen taken, uitvoerders en mijlpalen.

Logistiek en taakafhankelijkheden bepalen

Gantt-grafieken kunnen worden gebruikt om de logistiek van een project in de gaten te houden. Taakafhankelijkheden zorgen ervoor dat een nieuwe taak pas kan starten als een andere taak is voltooid. Als een taak vertraging oploopt (dit kan de beste overkomen), worden afhankelijke issues automatisch opnieuw ingepland. Dit kan vooral handig zijn bij het plannen in een omgeving met meerdere teams.

De voortgang van een project volgen

Terwijl teams tijd loggen voor issues in een plan, kun je de status van je projecten volgen en indien nodig aanpassingen doen. Een Gantt-grafiek kan releasedatums, mijlpalen of andere belangrijke statistieken bevatten om de voortgang van een project bij te houden.

De voordelen van het gebruik van een Gantt-grafiek

Er zijn twee belangrijke redenen dat Gantt-grafieken geliefd zijn in de wereld van projectmanagement. Ze maken het gemakkelijker om ingewikkelde plannen te maken, vooral die plannen waarbij meerdere teams betrokken zijn en deadlines steeds veranderen. Gantt-grafieken helpen teams om werk rond deadlines te plannen en middelen op de juiste manier toe te wijzen.

Projectplanners gebruiken Gantt-grafieken ook om overzicht te houden van hun projecten. Ze laten onder andere de relatie zien tussen de begin- en einddatums van taken, mijlpalen en afhankelijke taken. Moderne programma's voor Gantt-grafieken, zoals Jira Software met Roadmaps en Advanced Roadmaps, vatten informatie samen en illustreren hoe keuzes van invloed zijn op deadlines.

Vergelijking van Gantt-grafieken bij een watervalplanning of een agile planning

Of je nou liever werkt met de waterval- of agile methoden werkt, Gantt-diagrammen kunnen voor beide een krachtig hulpmiddel zijn.

Waterval en Gantt-grafieken

Het watervalmodel van projectplanning volgt een lineaire benadering waarbij de vereisten van belanghebbenden en klanten aan het begin van het project worden verzameld. Projectmanagers stellen vervolgens een sequentieel projectplan op, compleet met mijlpalen en deadlines. Elk onderdeel van het project is afhankelijk van de voltooiing van voorgaande taken. Dit is handig voor teams die zich richten op processen (zoals constructie of productie) en minder op ideeën of probleemoplossing, aangezien de stappen van tevoren moeten worden gepland.

Gantt-grafieken hebben doorgaans de voorkeur van projectmanagers die waterval gebruiken. Ze bepalen een projectplanning door projecten op te splitsen in beheersbare stukken werk en door begin- en einddatums toe te wijzen. De watervalmethode is ook nuttig bij het identificeren van belangrijke mijlpalen in een project. Mijlpalen zijn prestaties die teams vóór of op een bepaalde datum in de planning behoren te realiseren. Ze zijn optioneel, maar worden wel aanbevolen.

Agile en Gantt-grafieken

Het agile model van projectplanning daarentegen wordt gekenmerkt door flexibiliteit en aanpassingsvermogen. In plaats van een volledige tijdlijn met vaste datums op te stellen, splitsen agile teams projecten op in kleinere iteraties (ook bekend als sprints). Aan het begin van een sprint plant een team hun werk aan de hand van de doelen van het project voor de komende twee weken. Zodra die sprint voorbij is, vormen de prestaties en ontwikkelingen van de sprint de basis voor het plan voor de volgende sprint.

Een Gantt-grafiek kan laten zien hoe het wijzigen van één taak potentieel impact op het plan kan hebben. Voor agile teams is dit essentieel aangezien feedback van belanghebbenden een belangrijk deel van de methodologie vormt.

Hoe gebruik je Gantt-grafieken

Jira Software wordt geleverd met twee verschillende functies voor roadmapping, elk met een iets andere focus. Jira Roadmaps is ontworpen om werk bij te houden dat aan één team is toegewezen, terwijl Advanced Roadmaps is ontworpen voor grotere, organisatieoverschrijdende projectplanning.

Project-specifieke grafieken: Jira Roadmaps

Een screenshot van een projectspecifieke Gantt-grafiek in Jira Roadmaps | Atlassian Agile Coach

De screenshot hierboven, afkomstig uit Roadmaps, toont een projectspecifieke Gantt-grafiek die vaak wordt gebruikt op teamniveau of binnen één afdeling. De grafiek laat zien hoe het team de gestelde doelen probeert te halen. De inklapbare structuur van het werk stelt projectmanagers in staat om een goed overzicht te krijgen van de cruciale story's van het project.

Algemeen organigram: Advanced Roadmaps

Roadmaps biedt een snelle en eenvoudige planning waarmee teams hun afhankelijkheden beter kunnen beheren en de voortgang in realtime kunnen bijhouden. Deze roadmaps op project- of teamniveau zijn handig voor het plannen van grote stukken werk op teamniveau.

Advanced Roadmaps stelt teams in staat om op schaal te werken voor het plannen, beheren en volgen van werkzaamheden in meerdere teams of zelfs de hele organisatie.

Screenshot van teamoverschrijdende workflow binnen Jira Advanced Raodmaps

Programma's met teamoverschrijdende workflows bieden geavanceerdere tools zoals capaciteitsbeheer en automatische planningsfuncties om complexere plannen te maken. Ze bieden ook een verscheidenheid aan weergave-instellingen, zodat je een Gantt-grafiek kunt aanpassen om een bepaald aspect van je plan te benadrukken tijdens het presenteren.

Conclusie...

Moderne software voor Gantt-grafieken zoals Jira Software met Roadmaps en Advanced Roadmaps wordt gebruikt door projectmanagers en marktleiders om organisaties te helpen hun doelen te bereiken. Of het nu gaat om het plannen van een complex project of het monitoren van de voortgang van je bedrijf, Gantt-grafiektools zoals deze zijn schaalbaar en even toepasbaar op het portfolio-, grote oplossing-, programma- en teamniveau, volgens SAFe®-richtlijnen.

Meer informatie over hoe Roadmaps en Advanced Roadmaps je kunnen helpen bij het plannen van je volgende project. Je kunt ze uitproberen met een gratis Jira Software Cloud-trial.