De volledige projectmanagement-handleiding
Meer projecten afronden (met minder stress)
Wat is projectmanagement? Projectmanagement is de coördinatie van je processen, tools, teamleden en vaardigheden, zodat je projecten kunt uitvoeren die je doelen overtreffen.
Jij en je team maken je klaar om een groot project te voltooien. Het is net een lange rij dominostenen — het is zo cool als het werkt, maar het is een grote teleurstelling als één enkel stuk niet op de juiste plaats staat.
Dit soort projecten kunnen zowel ontmoedigend als spannend zijn en de verleiding is groot om er zo snel mogelijk mee te beginnen. Hoop je dat alles op magische wijze op zijn plaats valt? Wrijven over een toverlamp en hopen dat er een geest tevoorschijn komt die de wens vervult?
Dat zou tof zijn, niet? (En houdt ons vooral op de hoogte als je een manier vindt om ze te laten werken!) Maar in werkelijkheid is effectief projectbeheer het geheim achter het succes van je grote, veeleisende projecten.

Belangrijke leden van een projectteam
Voor elk project moeten eerst rollen en verantwoordelijkheden worden vastgesteld. Als je van tevoren weet wat je rol is, is iedereen voorbereid om succes te behalen door op schema te blijven om projectdeadlines te halen. Mogelijke projectrollen zijn onder andere:
- Projectmanager: Degene die toezicht houdt op het hele project en verantwoordelijk is voor het succes ervan.
- Projectsponsor: Senior manager die het project leidt en nauw samenwerkt met de projectmanager.
- Teamlid: Medewerker die actief aan de projecttaken werkt.
- Leverancier: Degene die goederen of diensten voor het project levert.
- Belanghebbende: Degene die belang heeft bij het project. Er zijn verschillende soorten belanghebbenden:
- Primaire belanghebbenden: Personen die het werk daadwerkelijk doen en actief betrokken zijn bij het project.
- Secundaire belanghebbenden: Personen die mogelijk naar vergaderingen komen en een kleine rol spelen, maar geen belangrijke besluitvormers in het project zijn.
- Geïnteresseerde belanghebbenden: Personen die op de hoogte zijn van het project, maar geen actieve rol spelen en niet veel invloed hebben.
- Klant: Degene die het eindproject ontvangt, indien het een klantgericht project betreft in plaats van een intern project.
Waar moet je op letten bij het beoordelen van projectmanagementsoftware
Het kiezen van de juiste projectmanagementsoftware kan lastig zijn. Om ervoor te zorgen dat je team alles uit hun projectmanagementtool haalt, raden we je aan om een oplossing te zoeken die de volgende mogelijkheden biedt:
- Maak een gedeelde agenda aan om de mijlpalen en deadlines van projecten bij te houden
- Deel bestanden en documenten voor eenvoudige toegang en samenwerking
- Maak takenlijsten aan en wijs taken toe aan teamleden
- Volg de voortgang van projecten en genereer rapporten
- Stimuleer en stroomlijn communicatie tussen teamleden en belanghebbenden
- Schat de duur en het budget van projecten in
- Stel teamleden in staat om opmerkingen te plaatsen bij taken en feedback te geven
- Genereer automatische herinneringen en meldingen
- Ontwikkel projectsjablonen om het aanmaken van projecten te stroomlijnen
- Beheer bronnen en workloads
- Volg issues en risico’s
- Beheer veranderingsaanvragen
- Maak gedetailleerde rapporten aan
- Bewaak projectprestaties
Waarom raden wij Confluence aan voor projectmanagement?
Confluence onderscheidt zich als kennishub voor samenwerking om projectmanagement een boost te geven met duizenden sjablonen, spellen en integraties voor maximale flexibiliteit en schaalbaarheid.
Consolideer tools en centraliseer werk
Met Confluence heb je kennis-, taken- en projectmanagement gecombineerd met samenwerking binnen teams. Integreer een Trello-bord voor Kanban-projectmanagement, zoals Sprout Social. Daarnaast kun je Confluence met Jira Work Management integreren voor een Agile benadering van projectmanagement, zoals Castlight Health. Met Jira wordt het gemakkelijk om je projecten te plannen, te volgen en te beheren, terwijl je met Confluence de transparantie verhoogt en projectgerelateerde gesprekken en middelen centraliseert.
Schaal mee met de groei van je team en het bedrijf
Confluence is ontworpen om projectmanagement mogelijk te maken voor technische teams en zakelijke teams, maar ook voor kleine bedrijven, teams op afstand en grote ondernemingen. Schaalbaar met een onbeperkt aantal installaties om organisatorische autonomie te bieden, gegevens te scheiden vanwege veiligheidsredenen of omgevingen aan te passen. Confluence beschikt ook over de beveiliging, conformiteit, prestaties en betrouwbaarheid die nodig zijn om bedrijven te ondersteunen, waaronder gegarandeerde SLA-uptimes, gegevenslocatie in de VS, EU, Australië of Duitsland, en certificeringen volgens GDPR, SOC2 en meer.
Werk en kennis beveiligen en beschermen
Wat gebeurt er als een teamgenoot je bedrijf verlaat? Verdwijnt hun werk dan ook? Confluence beschermt projectwerk tegen verlies, zelfs als teamgenoten een bedrijf verlaten. Je kunt rechten aanmaken, controles instellen en beheerdersrollen toewijzen.
Prestaties analyseren en optimaliseren
Je kunt niet beheren wat je niet kunt meten, toch? In combinatie met Jira Work Management kun je de voortgang volgen, activiteiten monitoren en rapporten genereren om projectprocessen en -workflows te optimaliseren.
Projectmanagement is de motor achter de productiviteit van teams. Niet alle oplossingen voor projectmanagement zijn echter gelijk geschapen. Ontdek waarom meer dan 85.000 bedrijven Confluence gebruiken.
Project management templates
Persona template
The Persona template helps you create detailed profiles of target customers for marketing and product development, complete with persona names, goals, challenges, and information sources.
Customer journey mapping template
Use this template to understand your customer’s experience with your product, including their emotions and pain points.

Disruptive brainstorming template
This Confluence template will help your teeam generate fresh ideas.
DACI template
Use this DACI template to define each person's role in the decision-making process and make the right call sooner.
Project poster template
If project briefs and project charters aren’t your cup of tea, try this template for a project poster instead.
De belangrijkste voordelen van projectmanagement
1. Samenwerking verbeteren
We weten dat we met anderen moeten samenwerken om onze doelen te bereiken, maar effectieve samenwerking is voor de meesten van ons niet eenvoudig. Er zijn verschillende communicatiestijlen, verschillende manieren om te organiseren en nog zoveel andere factoren die samenwerking lastig maken.
Projectmanagementsoftware geeft teams onder andere beter inzicht in waar hun collega's mee bezig zijn, welke deadlines zijn vastgesteld en hoe individuele taken in het totale projectproces passen. Dit alles draagt bij aan het grootste voordeel van projectmanagementsoftware: betere en eenvoudigere projectsamenwerking.
2. Communicatie centraliseren
Je team heeft moeite om te communiceren via ongeorganiseerde e-maildiscussies, chatmeldingen en reacties die verloren gaan in de chaos.
Dat is een groot nadeel voor je projecten en de reden waarom er veel tijd wordt verspild. Als teamleden te veel plekken hebben waar ze informatie kunnen zoeken, is er miscommunicatie, worden deadlines niet gehaald, worden taken vergeten en ontstaat er verwarring.
Projectmanagementsoftware houdt al je communicatie, van tijdlijnen en statusupdates tot feedback en vragen, op één plek die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is. Zo houd je alles centraal, zodat iedereen informatie kan delen en ook effectief kan beheren hoe en waar die wordt gedeeld.
3. Taakbeheer stroomlijnen
Om je projecten succesvol te kunnen uitvoeren, moeten teamleden weten voor welke taken ze verantwoordelijk zijn en wanneer ze moeten worden voltooid.
Onduidelijke verantwoordelijkheden en aanwijzingen van managers zijn daar een belangrijk onderdeel van. De talloze apps en tools zijn als olie op het vuur.
Als een teamlid in de ene tool een taak toegewezen krijgt, maar meer tijd op een ander platform doorbrengt, wordt die belangrijke melding misschien niet gezien. Door je projecten in één softwarepakket te beheren, haal je die gaten weg en verdeel je zelfs de grootste projecten in afzonderlijke stappen en actiepunten.
Van daaruit kun je die taken aan de juiste teamleden toewijzen, met een deadline, zodat ze op één plek zijn samengebracht en mensen op de hoogte worden gehouden van hun nieuwe taken.
4. Eén bron van waarheid maken
Je projectmanagementsoftware wordt de centrale plek voor projectgerelateerde informatie. Documenten, assets, updates, tijdlijnen, notulen van vergaderingen en alle andere zaken moeten in je software worden opgeslagen. (Hier is een handig sjabloon om notulen bij te houden.) Dit zorgt ervoor dat alles toegankelijk, georganiseerd en doorzoekbaar is. Teamleden kunnen vinden wat ze nodig hebben zonder veel tijd te verspillen aan zoeken naar juiste informatie.
5. Efficiëntie verhogen
Tel alle bovenstaande voordelen bij elkaar op, dan kom je bij het ultieme voordeel: je team kan sneller werk verzetten. Veel sneller.
Met projectmanagementsoftware kan je team goed communiceren. Iedereen weet wat er wordt verwacht en waarmee moet worden begonnen. Elk teamlid weet precies waar de informatie staat.
Als je samenwerking als een geoliede machine werkt, gaat er minder tijd verloren. Het projectmanagementsjabloon van Jira Work Management helpt teams sneller aan de slag te gaan met beproefde workflows, in plaats van telkens een blanco pagina te openen wanneer ze een nieuw project aanmaken.
Nu slepen projecten niet eeuwig voort, want je team is uitgerust met de resources die het nodig heeft om in een indrukwekkend snel tempo kwalitatief hoogwaardige resultaten te leveren.
6. Voortgang bijhouden
Je wilt niet zomaar een project leveren. Je wilt een project leveren dat binnen je budget blijft, dat voldoet aan je tijdlijn en dat de oorspronkelijke doelen bereikt.
Die belangrijke elementen kun je makkelijk uit het oog verliezen als je tot over je oren in het werk zit, en het gaat vaak van kwaad tot erger. Als je die beperkingen en verwachtingen niet goed in de gaten houdt, leveren planning, budgetoverschrijdingen en verspilde moeite problemen op wanneer teamleden hun werk opnieuw moeten doen om het project weer op de rails te krijgen.
Projectmanagementsoftware organiseert je werk, zodat het eenvoudiger is om zaken bij te houden, zoals je uitgaven en deadlines. Bovendien kun je rapporten genereren om de voortgang bij te houden naarmate je voortgang maakt, in plaats van te laat te beseffen dat je iets niet goed hebt gedaan.
Key benefits of project management
Jira Software helps teams successfully plan, track, and deliver top-quality products supported by specialized project management apps for Jira.
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
Offering tailored solutions for nonprofits and small businesses