Zo maak je eenvoudige en strakke projectplannen
Een goed projectplan is veel meer dan een veredeld to-dolijstje
Wat is een projectplan? Een projectplan is het resultaat van het projectplanningsproces, waarbij een projectmanager beslissingen neemt, prioriteiten stelt en de taken en resources toewijst die nodig zijn om een project te voltooien. In het projectplan worden de leden van een team genoemd, welke tools en materialen nodig zijn en welke stappen moeten worden genomen om van het project een succes te maken.
Als de meeste mensen het woord projectplan horen, stellen ze zich een soort schema voor, een waslijst van welke zaken ze wanneer moeten doen. Maar dat is maar een klein deel ervan.
Een goede projectmanager stelt een plan op waar je alles in kunt terugvinden, van het probleem dat je gaat oplossen tot de scope van het project, de resultaten, de risico's en de afhankelijkheden. Vervolgens wordt er een pad uitgestippeld om het project tot een goed einde te brengen.
Zonder een projectplan hebben teamleden geen overzicht van hoe en wanneer alles gedaan moet worden. Ze zien door de bomen het bos niet meer en weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Of erger nog: ze beginnen alvast met waar ze denken dat ze mee bezig moeten zijn, zonder dat ze precies weten welke rol hun taken spelen en wanneer deze moeten worden afgerond.
Stapsgewijs een projectplan opstellen
Het voelt misschien een beetje gek om stapsgewijs te bekijken hoe je een plan moet maken. Je maakt eigenlijk een plan voor een plan. Maar dit is wel van essentieel belang om een goed plan op papier te krijgen.
Voordat je begint met een plan opstellen moet je goed nadenken over alles wat je weet over je team, je organisatie, je resources en wat je probeert te doen. Het is belangrijk dat het team vanaf het begin op één lijn zit.
Stap 1: beschouw het plan als de routekaart van je project
Als je een kaart maakt, stel je jezelf deze vragen:
- Wat is mijn bestemming? Hoe weet ik wanneer het project af is?
- Welke mensen gaan deze kaart lezen?
- Welke mijlpalen komen ze onderweg tegen en wat is ongeveer de afstand hiertussen?
- Welke problemen kunnen ze onderweg tegenkomen? Zijn er alternatieve routes?
Stap 2: de belanghebbenden bepalen
Lees je in over de minder mooie kanten van organisatorische politiek, lastige persoonlijkheden en mogelijke meningsverschillen die misschien invloed kunnen hebben op het projectmanagement.Larry W. Smith, PMP is projectmanager bij het Software Technology Support Center en benadrukt hoe belangrijk het is om je belanghebbenden te analyseren. Volgens Smith willen alle betrokkenen dat het project een succes wordt. Maar als je de gevoelens van één belangrijke belanghebbende krenkt, kan het hele project in de soep lopen.
Smith raadt aan om de tijd te nemen om:
- Op een rijtje te krijgen wie de belanghebbenden zijn;
- Inzicht te krijgen in hun verwachtingen en mate van invloed;
- Te bepalen hoe je feedback van collega's en belanghebbenden tijdens de uitvoering gaat implementeren;
- Rekening te houden met alle behoeften en verwachtingen tijdens risicoplanning en reactie-activiteiten;
- Nauwkeurig alle projectcommunicatiestrategieën te plannen.
Het kan niet vaak genoeg gezegd worden: communicatie is cruciaal. Bernie Ferguson, een expert op het gebied van projectleiderschap bij Atlassian, begint al in de vroegste stadia van een project te communiceren met belanghebbenden. Hij zegt: "We gebruiken de projectpostertechniek om ervoor te zorgen dat alle teamleden en belanghebbenden op één lijn zitten. Wat gaan we doen? Wat is de toegevoegde waarde voor klanten en voor het bedrijf? Waarom denken we dat dit de juiste oplossing is? Zo krijgen we feedback over de antwoorden op al deze vragen, nog voordat er iets op de roadmap van het team staat."
Stap 3: maak een tijdlijn met je beide benen op de grond
Een van de meest voorkomende fouten die projectmanagers maken tijdens de planning, is dat ze te optimistisch zijn. Je moet niet alles te rooskleurig inzien. Neem de tijd om na te denken over alle problemen die je misschien gaat tegenkomen en hoe deze van invloed kunnen zijn op de tijdlijn van je project. Zorg dat je eerst grondig onderzoek doet. Houd een pre-mortem-workshop of een aantal één-op-éénvergaderingen met belangrijke betrokkenen en belanghebbenden.
Je kunt een tijdlijn schetsen door andere projectmanagers te vragen hoelang het duurde om soortgelijke projecten te plannen. Je kunt een bijeenkomst met je team plannen, zodat je een beeld krijgt van hoeveel tijd bepaalde taken in beslag nemen. Als je een projectmanagementtool hebt, controleer dan of er oude projectplanningen in het archief staan.
En dan: communiceren, communiceren en nog eens communiceren. Geef de details door aan alle betrokken partijen. Want die willen natuurlijk ook op de hoogte blijven.Vereenvoudigde Gantt-diagrammen worden vaak gebruikt en zijn een effectieve manier om de tijdlijn te visualiseren. Zo ziet iedereen snel en makkelijk waar het om gaat.
Stap 4: vergroot je vriendencirkel
Als projectmanager is het aan jou om het projectplan (en uiteindelijk het project) op te leveren. Maar dat betekent niet dat je je op je kantoortje moet opsluiten en je eigen ding doet. Bij het opstellen van het projectplan is het absoluut van cruciaal belang dat je alle belangrijke belanghebbenden op de hoogte houdt. Je moet eigenlijk continu in contact blijven. Dan kom je er waarschijnlijk achter dat ze enorm waardevol zijn.
Als je luistert naar wat je team te zeggen heeft en samen ideeën verder ontwikkelt, kun je snel tot waardevolle conclusies komen. Zo'n soort samenwerking zorgt voor een beter plan en bevordert het enthousiasme voor het project als geheel.
Bij Atlassian gebruiken we sjablonen om de overheadkosten van het planningsproces te verminderen en om discussies te triggeren die een essentieel onderdeel zijn van de best practices van projectplanning.Sjablonen voor projectplannen zijn een handig middel om mensen in aanraking te laten komen met aspecten van projectmanagement waar ze normaal gesproken niet over nadenken.
Want iedereen kan in principe een goede elevator pitch voor een project geven, maar een mooi plan? Dat is andere koek. Als je een sjabloon gebruikt, word je gedwongen om goed na te denken over waar je mee bezig bent en kun je eigenlijk niets meer vergeten. En laten we eerlijk zijn: over afhankelijkheden en risico's nadenken is niet bepaald leuk. Een klein duwtje in de rug is dus erg welkom, anders is de kans groot dat je van alles over het hoofd ziet.
Tip: onze sjabloon voor een projectplan is gratis en kan door iedereen worden gebruikt. Je hoeft niet eens je e-mailadres in te vullen. Download hier de pdf.
Stap 5: denk na over doelen en scope
Maak een probleemstelling waarin je in concrete bewoordingen precies beschrijft wat je probeert op te lossen. Ontwikkel dan een hypothese waarin staat wat er volgens jou zou moeten gebeuren als gevolg van je project. Schets daarna een uitleg van de achtergrondinformatie over het project en alle gegevens of inzichten die je hypothese ondersteunen. Bepaal dan welke statistieken je gaat gebruiken om succes te meten. Deze zijn waarschijnlijk op verschillende aspecten van je plan gebaseerd.
Stel jezelf en je teamleden de vraag: Wat zijn de essentiële benodigdheden? En maak onderscheid tussen die benodigdheden en andere minder essentiële of gewoonweg overbodige zaken.Als de scope meteen aan het begin van het project duidelijk is (wat zit wel en niet in de scope), verklein je de kans op miscommunicatie bij de belanghebbenden. Je weet dan precies hoeveel om hoeveel tijd je moet vragen bij de andere mensen die aan het project werken. Veranderingen aan de scope sluipen er zo veel lastiger in.
Scope-creep komt heel vaak voor. Het belangrijkste is om de scope, het tijdschema en de resources in evenwicht te brengen. Zo blijft alles binnen de perken.
Stap 6: bereid je voor op onverwachte situaties (en voorkom ze)
In elk projectplan staan feiten over budget, planning en scope. Maar een goed plan geeft ook antwoord op essentiële vragen over je project, zoals:
- Resources: welke vaardigheden zijn er nodig en wie is beschikbaar? Wat is je budget?
- Beslissingen: wie doet aanbevelingen en wie heeft het laatste woord?
- Communicatie: wie ontvangt updates over het project, wanneer en in welke vorm?
- Risico: waar moeten teamleden op letten en hoe worden risico's vastgelegd en bijgehouden?
- Beoordelingen: hoe wordt feedback verzameld voordat het project van start gaat?
- Goedkeuringen: wie moet het project nog meer goedkeuren? Wie is de uiteindelijke besluitvormer?
- Tijdschema: past je werkschema in de tijdlijn van het project? Waar is je deadline op gebaseerd?
Je plan hoeft niet gedetailleerd in te gaan op al deze kwesties, maar er moet voldoende informatie in staan om het project zonder moeilijkheden en al teveel verrassingen tot een goed einde te brengen.
Tip: gebruik de DACI-methode om snel de juiste beslissingen te nemen voor je project.
Stap 7: kies je projectmanagementstijl
Als projectmanager kun je kiezen tussen een gestage of flexibele aanpak. Een flexibele aanpak levert snelle resultaten op met kleine, herhalende taken en een proces waarbij voortdurend de vereisten, plannen en resultaten worden geëvalueerd. Bij deze methode worden tijd en resources als stationair gezien. Als er iets moet gebeuren, is de scope van het project beperkt tot enkel de onderdelen die je nodig hebt, of tenminste voor dat herhalende deel. Verdere herhalingen kunnen later worden toegevoegd als een soort kers op de taart.
Een gestage aanpak is een meer traditioneel, sequentieel en lineair proces dat het project stap voor stap en team voor team in de juiste richting duwt. In dit geval wordt de scope als stationair beschouwd, terwijl het tijdschema en de resources flexibel zijn.
Stap 8: schrijf en beoordeel je plan
Heb je alle vragen beantwoord, alle discussies gevoerd en hangt je beeldscherm vol post-its? Dan kun je nu je projectplan gaan schrijven. Of het nu gaat om de woorden die je kiest of om de opmaak en het ontwerp: houd het simpel.
Welke draai je ook aan je plan geeft, deze onderdelen moeten erin staan:
- Projectnaam
- Datum van levering
- Budget
- Doelen van het plan
- Belangrijke mijlpalen en verwachte meetbare impact
- Verwachte begin en einde van elke taak
- Kort overzicht van de verantwoordelijken voor afzonderlijke taken
- Taakgegevens en notities, ter verduidelijking van wat er moet gebeuren
- Kort overzicht van risico's en taken (of teams) die afhankelijk zijn van elkaar, ter voorkoming van vertragingen
Is je projectplan af? Dan wil je vast een diepe zucht van opluchting slaken en het hele team een high five geven. Maar er is nog één dingetje dat je eerst moet doen. Vraag iemand die niet betrokken was bij het schrijven om er nog een blik op te werpen.
Tip: als je de omvang van elke taak inschat, moet je niet te ver gaan. Het gaat nog altijd om inschattingen, het gaat niet om secondenwerk.
Stap 9: deel je plan en vooral: zet je schrap 😉
Je projectplan is klaar en proefgelezen. Tijd om 'm te delen met de mensen die aan het project gaan werken en de betrokken belanghebbenden. Nu kan het feest pas echt beginnen met een projectkick-off om alles soepeltjes te laten verlopen. Je gaat gegarandeerd wat veranderingen en uitdagingen tegenkomen, maar hoe je hiermee omgaat, is helemaal aan jou.
Wat er ook gebeurt, houd je aan je plan. Zolang je je blijft richten op de scope en stappen die je hebt bepaald, komt dat project helemaal goed.
