Zo maak je eenvoudige en strakke projectplannen
Een goed projectplan is veel meer dan een veredeld to-dolijstje
Onderwerpen zoeken
Als de meeste mensen het woord projectplan horen, stellen ze zich vaak een schema voor, een waslijst van welke zaken ze wanneer moeten doen. Maar dat is maar een klein deel ervan. Een goede projectmanager stelt een plan op dat niet alleen betrekking heeft op het probleem dat je gaat oplossen, maar ook op de scope, resultaten, risico's en afhankelijkheden van het project.
Als er geen projectplan is, kunnen teamleden verdwalen in een doolhof van complexiteiten. Ze weten misschien niet waar ze moeten beginnen, of erger nog, ze storten zich op taken zonder goed te begrijpen hoe en wanneer hun werk in het grotere geheel past.
Wat is projectplanning?
Bij projectplanning worden de doelstellingen, scope en activiteiten gedefinieerd die nodig zijn om een project te voltooien. Het is een essentieel aspect van projectmanagement waarbij duidelijke doelen worden gesteld, middelen worden geïdentificeerd, uitgaven worden ingeschat en een stappenplan wordt ontwikkeld om het project tot een succes te maken.
Projectplanning legt de basis voor een effectieve uitvoering, monitoring en controle. Dankzij dit proces kunnen projectmanagers en teams hun werkzaamheden en middelen op elkaar afstemmen, zodat de onzekerheid afneemt en er meer kans is dat een project op tijd en binnen het budget wordt opgeleverd.
Wat is een projectplan?
Een projectplan is het tastbare resultaat van het projectplanningsproces. Het omvat een uitgebreid document met de belangrijkste aspecten van het project, zoals de doelen en doelstellingen, scope, planning, benodigde middelen, risico's en afhankelijkheden.
Een projectplan dient als roadmap voor alle belanghebbenden en geeft een duidelijk inzicht in het doel, mijlpalen en verwachte resultaten van het project. De teamleden worden genoemd, de benodigde hulpmiddelen voor projectplanning worden gespecificeerd en de stappen die nodig zijn om het project tot een goed einde te brengen, worden in detail beschreven.
Een goed onderbouwd projectplan is niet alleen een leidraad voor de uitvoering van een project, maar dient ook als communicatiemiddel om iedereen tijdens de hele levenscyclus van een project op de hoogte en op één lijn te houden.
Voordelen van projectplanning
- Duidelijkheid en afstemming: Projectplanning zorgt voor een gedeeld inzicht in de doelstellingen en scope van het project, waardoor alle teamleden en belanghebbenden op één lijn zitten. Deze duidelijkheid vermindert misverstanden en tegenstrijdige verwachtingen.
- Toewijzing van middelen: Dit helpt bij het identificeren en toewijzen van de benodigde middelen, of dat nu menselijke, financiële of materiële middelen zijn. Op die manier wordt het gebruik van bronnen geoptimaliseerd en voorkomt het overallocatie.
- Risicomanagement: Projectplanning is een manier om potentiële risico's te identificeren en te beoordelen. Door risico's te plannen, kan het projectteam ze proactief aanpakken en beperken.
- Tijdmanagement: Een goed opgebouwd projectplan bevat een tijdlijn met mijlpalen en taakafhankelijkheden, waardoor het gemakkelijker wordt om projectschema's te beheren en deadlines te halen.
- Kostenbeheersing: Door al tijdens de planningsfase van een project de projectkosten te bepalen, kunnen organisaties de uitgaven effectiever bijhouden en beheersen.
- Verbeterde communicatie: Het projectplan dient als communicatiemiddel dat alle belanghebbenden op de hoogte houdt, zodat iedereen weet hoe het project vordert en welke wijzigingen en problemen er zich voordoen.
- Kwaliteitsborging: In de planning kunnen kwaliteitsnormen en -processen worden opgenomen om er zeker van te zijn dat het project resultaten van hoge kwaliteit oplevert.
- Meer verantwoording: In de projectplannen worden taakeigenaren aangewezen, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke activiteiten. Dit bevordert de controleerbaarheid.
- Efficiënte besluitvorming: De planning helpt bij het definiëren van besluitvormingsprocessen, waardoor het gemakkelijker wordt om problemen aan te pakken en belangrijke beslissingen te nemen wanneer deze zich tijdens het project voordoen.
Projectplanningsproces (met stappen)
Het lijkt misschien onnodig om een stapsgewijze aanpak te gebruiken voor het maken van een projectplan. Toch is het bouwen van een solide en succesvolle strategie van cruciaal belang. Voordat je aan het planningsproces begint, moet je de tijd nemen om je team, organisatie, beschikbare middelen en projectdoelen te overdenken. Het is van groot belang om vanaf het begin van de projectplanningsfase een gedeeld begrip met je team te kweken.
Stap 1: Je projectplan beschouwen als een kaart
Als je een kaart maakt, stel je jezelf deze vragen:
- Wat is mijn bestemming?
- Hoe weet ik wanneer het project af is?
- Welke mensen gaan deze kaart lezen?
- Welke mijlpalen bereiken ze gaandeweg?
- Welke problemen kunnen ze onderweg tegenkomen?
Zijn er alternatieve routes beschikbaar?
Stap 2: de belanghebbenden bepalen
Lees je in over de organisatorische politiek, lastige persoonlijkheden en mogelijke meningsverschillen die misschien invloed kunnen hebben op het projectmanagementproces. Larry W. Smith, PMP, projectmanager bij het Software Technology Support Center benadrukt hoe belangrijk het is om je belanghebbenden te analyseren. Volgens Smith willen alle betrokkenen dat het project een succes wordt. Maar als je de behoeften van één belangrijke belanghebbende niet tegemoet komt, kan zelfs het beste plan in de soep lopen.
Smith raadt aan om de tijd te nemen om:
- Op een rijtje te krijgen wie de belanghebbenden zijn;
- Inzicht te krijgen in hun verwachtingen en mate van invloed;
- Te bepalen hoe je feedback van collega's en belanghebbenden tijdens de uitvoering gaat implementeren;
- Rekening te houden met alle behoeften en verwachtingen tijdens risicoplanning en reactie-activiteiten;
- Nauwkeurig alle projectcommunicatiestrategieën te plannen.
Het belang van duidelijke communicatie kan niet genoeg benadrukt worden. Daarom begint Bernie Ferguson, de vaste expert op het gebied van projectleiderschap bij Atlassian, al in de vroegste stadia van een project met communiceren met belanghebbenden:
"We gebruiken de projectpostertechniek om ervoor te zorgen dat alle teamleden en belanghebbenden op één lijn zitten. Wat gaan we doen? Wat is de toegevoegde waarde voor klanten en voor het bedrijf? Waarom denken we dat dit de juiste oplossing is? Zo krijgen we feedback over de antwoorden op al deze vragen, nog voordat er iets op de roadmap van het team staat." —Bernie Ferguson, Atlassian
Stap 3: maak een tijdlijn met je beide benen op de grond
Projectmanagers maken vaak de fout alles te rooskleurig in te zien. In plaats van zich te richten op het best mogelijke resultaat, moeten PM's de tijd nemen om na te denken over alle problemen die ze misschien gaan tegenkomen en hoe deze van invloed kunnen zijn op de tijdlijn van het projectmanagement.
Het uitvoeren van essentiële due dilligence, het houden van een 'pre-mortem'-workshop, of het voeren van één-op-ééngesprekken met de belangrijkste belanghebbenden is een geweldige manier om potentiële obstakels te identificeren.
Probeer een tijdlijn schetsen door andere projectmanagers te vragen hoelang het duurde om soortgelijke projecten te plannen. Plan een bijeenkomst met je team, zodat je een beeld krijgt van hoeveel tijd bepaalde taken in beslag nemen. Gebruik projectmanagementtools en controleer of er oude projectplanningen in het archief staan.
Benadruk het belang van communicatie door de het belang ervan te herhalen. Geef de projectdetails door aan alle betrokken partijen, want die willen natuurlijk op de hoogte blijven. Vereenvoudigde Gantt-diagrammen zijn een effectieve manier om de tijdlijn van een project te visualiseren. Zo ziet iedereen snel en makkelijk waar het om gaat.
Stap 4: Vrienden en collega's werven
Als projectmanager is het aan jou om het projectplan (en uiteindelijk het project) op te leveren. Maar dat betekent niet dat je je op je kantoortje moet opsluiten en je eigen ding doet. Bij de ontwikkeling van het projectplan moet je alle belangrijke belanghebbenden betrekken. Je moet eigenlijk continu in contact blijven. Dan kom je er waarschijnlijk achter dat ze enorm waardevol zijn.
Als je de gedachten van je team verzamelt en samen brainstormt over ideeën, kun je snel tot zinvolle conclusies komen. Door samen te werken in een team wordt een gevoel van gemeenschappelijke steun bevorderd, wat leidt tot betere projectplannen.
Bij Atlassian gebruiken we sjablonen om de overheadkosten van het planningsproces te verminderen en om discussies te triggeren die essentieel zijn voor de best practices van projectplanning. Sjablonen voor projectplannen zijn een handig middel om mensen in aanraking te laten komen met aspecten van projectmanagement die ze misschien nog niet hebben overwogen.
Een goede elevator pitch voor je project is één ding, maar het maken van een krachtig en effectief plan is een heel andere uitdaging. Laten we eerlijk zijn: het in kaart brengen van projectrisico's en -afhankelijkheden is geen pretje. Met de geavanceerde sjablonen en handige aanwijzingen van Atlassian kunnen projectmanagers methodisch nadenken over het maken van projectplannen, wat leidt tot minder fouten en een hogere productiviteit.
Stap 5: Nadenken over doelen en projectscope
Maak een probleemstelling die in concrete bewoordingen precies omschrijft wat je probeert te bereiken. Ontwikkel vervolgens een hypothese waarin staat wat er volgens jou moet gebeuren als je je probleem oplost. Presenteer dan een klein overzicht van de context van het project en eventuele relevante gegevens of inzichten die het project ondersteunen. Bepaal ten slotte de belangrijkste statistieken die je gaat gebruiken om het succes van het project te meten. Deze beïnvloeden waarschijnlijk verschillende aspecten van je plan en bepalen de focus ervan.
Vraag je teamleden wat ze nodig hebben, in plaats van wat prettig is om te hebben of overbodig. Door vroeg in het planningsproces een helder inzicht te krijgen in de projectscope, inclusief wat nadrukkelijk wordt uitgesloten, wordt het risico op misverstanden tussen belanghebbenden geminimaliseerd. Het helpt ook bij het bepalen van de juiste tijdsindeling voor projectmedewerkers. Deze duidelijkheid maakt het makkelijker om eventuele wijzigingen in de projectscope te identificeren en te beheren.
Stap 6: Voorbereiden op onverwachte situaties
In bijna elk projectplan staan details over het budget, de planning en de scope. Maar een goed plan geeft ook antwoord op essentiële vragen over je project, zoals:
- Hulpbronnen: Welke vaardigheden zijn er nodig voor het project? Wie is er beschikbaar? Wat is ons budget?
- Beslissingen: Wie doet aanbevelingen? Wie keurt aanvragen goed of af?
- Communicatie: Wie is verantwoordelijk voor het communiceren van vooruitgang en obstakels?
- Risico: Waar moeten teamleden op letten? Hoe worden risico's vastgelegd en bijgehouden?
- Beoordelingen: Hoe wordt feedback verzameld voordat het project van start gaat?
- Goedkeuringen: Wie moet het project nog meer goedkeuren? Wie is de uiteindelijke besluitvormer?
Tijdschema: Past het werkschema van teamleden in de tijdlijn van het project? Waar is de deadline op gebaseerd?
Je plan hoeft niet gedetailleerd in te gaan op al deze kwesties, maar er moet voldoende informatie in staan om het project zonder moeilijkheden en al teveel verrassingen tot een goed einde te brengen.
Vinkje
Tip: gebruik de DACI-methode om snel de juiste beslissingen te nemen voor je project.
Stap 7: Kies een benadering voor projectmanagement
De meeste PM's kiezen tussen een waterval- of een agile aanpak van projectmanagement. Een agile aanpak levert snel resultaten op via een iteratief proces waarbij de projectplannen, vereisten en resultaten voortdurend worden geëvalueerd. Bij deze methode beschouwen we tijd en middelen als stationair.
De watervalaanpak is een lineair, sequentieel proces dat een project stap voor stap, team voor team, vooruit helpt. Hier beschouwen we de scope als stationair, en het tijdschema en de middelen als flexibel.
Stap 8: schrijf en beoordeel je plan
Heb je alle vragen beantwoord, alle discussies gevoerd en hangt je beeldscherm vol post-its? Dan kun je nu je projectplan gaan schrijven. Of het nu gaat om de woorden die je kiest of om de opmaak en het ontwerp: houd het simpel.
Lees hier nuttige informatie die deel zou moeten uitmaken van elk plan:
- Projectnaam
- Datum van levering
- Budget
- Doelen van het plan
- Belangrijke mijlpalen en verwachte meetbare impact
- Verwachte begin en einde van elke taak
- Kort overzicht van de verantwoordelijken voor afzonderlijke taken
- Taakgegevens en notities, ter verduidelijking van wat er moet gebeuren
Kort overzicht van risico's en taken (of teams) die afhankelijk zijn van elkaar, ter voorkoming van vertragingen
Als je projectplan klaar is, vraag dan even aan iemand die nog niet betrokken is bij het schrijfproces om het door te nemen. Een tweede stel ogen kan helpen om natuurlijke menselijke fouten op te sporen.
VinkjeTip: als je de omvang van elke taak inschat, moet je niet te ver gaan. Het gaat nog altijd om inschattingen.
Stap 9: Deel je plan zodat iedereen het kan zien!
Zodra je projectplan is afgerond en grondig is herzien, is het tijd om het te delen met de personen die actief betrokken zijn en de belanghebbenden die op de hoogte moeten blijven. Bereid je voor op een spannende start van een project dat alles in gang zet. Het is essentieel om je ervan bewust te zijn dat veranderingen en uitdagingen een integraal onderdeel zijn van elk project. Daarom is het cruciaal om voorbereid te zijn om ze te beheren.
Houd gedurende de hele levenscyclus van het project nauw contact met je plan. Blijf gefocust op de belangrijkste projectelementen, de beoogde scope en de overeengekomen stappen. Deze aanpak zorgt ervoor dat je op schema blijft en vergroot de kans dat je je project succesvol afrondt, zelfs als er onverwachte ontwikkelingen zijn.
Voorbeeld van een projectplan
Hier is een vereenvoudigd voorbeeld van een projectplan voor een marketingcampagne:
Naam van het project: campagne voor productlancering in het voorjaar
- Doelstellingen van het project:
- Verhoog de zichtbaarheid van het merk met 20%.
- Genereer 1.000 leads binnen drie maanden.
- Verhoog de verkoopomzet met 15% tijdens het voorjaar.
- Scope:
- Stel een reeks online en offline marketingmateriaal samen.
- Lanceer een nieuwe productlijn.
- Voer digitale reclamecampagnes uit.
- Projectplanning:
- Fase 1 (maand 1-2): campagnestrategie en inhoud aanmaken.
- Fase 2 (maand 3): lancering en uitrol van marketing.
- Bronnen:
- Marketingteam (4 leden).
- Budget van $ 50.000 voor reclame en materiaal.
- Risico's:
- Onvoorspelbaar weer dat invloed heeft op gebeurtenissen in de buitenlucht.
- Marktconcurrentie leidt tot prijzenoorlogen.
- Afhankelijkheden:
- Voltooiing van de productontwikkeling (vóór de lancering van de campagne).
- Beschikbaarheid van marketingmateriaal (vóór reclame).
- Kwaliteitsborging:
- Regelmatige beoordelingen en feedbacksessies om hoogwaardige inhoud te garanderen.
- Taakeigenaren:
- Campagnestrategie: Sarah
- Inhoud aanmaken: John
- Productlancering: Emily
Reclamecampagnes: Mark
Dit voorbeeldplan omvat de doelstellingen, scope, tijdlijn, middelen, risico's, afhankelijkheden en kwaliteitsmaatregelen van het project, waardoor het gedurende de hele campagne een waardevolle referentie is voor belanghebbenden en leden van het projectteam.
Effectieve projectplannen opstellen
Op het gebied van projectmanagement is een uitgebreid en goed gestructureerd projectplan het kompas dat teams en belanghebbenden begeleidt naar een succesvolle afronding van het project. Projectplanning is niet alleen een checklist van taken, maar ook een ingewikkeld proces dat de projectdoelstellingen definieert, middelen toewijst, risico's beoordeelt en een roadmap voor succes biedt.
Door middel van een doordachte, stapsgewijze aanpak kunnen projectmanagers gedurende de hele levenscyclus van het project zorgen voor duidelijkheid, samenwerking en aanpassingsvermogen. Zo wordt uiteindelijk de kans vergroot dat projecten op tijd en binnen het budget worden opgeleverd.
