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Cómo crear planes de proyecto sencillos y eficaces

Los buenos planes de proyecto son algo más que una lista de lo que hay que hacer y cuándo hacerlo

Blueprint

¿Qué es un plan de proyecto? Un plan de proyecto es el resultado del proceso de planificación del proyecto, en el que un gestor de proyectos decide, prioriza y asigna las tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto. Los planes de proyectos designarán a los miembros de un equipo, las herramientas y materiales necesarios y los pasos que hay que dar para lograr el éxito.

Cuando la mayoría de las personas escuchan "plan de proyecto", se imaginan algún tipo de planificación (como una lista kilométrica de tareas pendientes y cuándo hacerlas), pero eso es solo una parte diminuta de ello.

Un buen gestor de proyectos desarrolla un plan que abarca todos los aspectos del proyecto: desde el problema que pretendes resolver hasta el alcance del proyecto, las entregas, los riesgos y las dependencias; y luego traza una ruta para llevarlo a cabo con éxito.

Sin un plan de proyecto, los miembros del equipo carecen de una visión general de cómo y cuándo se hará todo. Se pierden en una selva de problemas y necesidades y, a menudo, no saben por dónde empezar. O peor todavía: tiran hacia delante con lo que imaginan que deben aportar, sin entender del todo cómo (o cuándo) encaja su trabajo.

Creación de un plan de proyecto paso a paso

Seguir un proceso paso a paso para crear un plan de proyecto (que en sí mismo es un proceso paso a paso) parece una tarea un poco metarreferencial, pero es la clave para crear un plan sólido y exitoso.

Antes de empezar a trazar un plan, plantéate todo lo que sabes sobre tu equipo, tu organización, tus recursos y lo que pretendes conseguir. Es importante que desarrolles unos conocimientos comunes en tu equipo en cuanto comience la planificación.

Paso 1: Concibe el plan como el mapa de tu proyecto

A medida que vayas trazando el mapa, te ayudará a preguntarte lo siguiente:

  • ¿Cuál es el destino? ¿Cómo sabrás cuándo ha terminado el proyecto?
  • ¿Quiénes son las personas que siguen este mapa?
  • ¿Qué hitos superarán por el camino y cuál es la distancia aproximada que los separa?
  • ¿Qué obstáculos podrían encontrarse? ¿Existen rutas alternativas?

Paso 2. Dedica tiempo a conocer a los integrantes

Analiza los hechos conflictivos de la política organizativa, las personalidades difíciles y los posibles puntos de debate que pudieran repercutir sobre el proceso de gestión del proyecto. Larry W. Smith, PMP y gestor de proyectos en el Software Technology Support Center, recalca la importancia de realizar un análisis de las partes interesadas. Según Smith, todas las personas involucradas quieren que el proyecto tenga éxito, pero olvidarse de satisfacer las necesidades de una sola parte interesada influyente podría arruinarlo todo para todos.

Smith recomienda dedicar tiempo a lo siguiente:

  • Aclarar quiénes son las partes interesadas del proyecto
  • Entender sus expectativas y su nivel de influencia
  • Decidir cómo incorporarás el feedback de los compañeros y las partes interesadas a medida que el proyecto avance
  • Relacionar todas las necesidades y expectativas con la planificación de riesgos y las actividades de respuesta ante el riesgo
  • Planificar concienzudamente todas las estrategias de comunicación del proyecto

El componente comunicativo nunca se recalca lo suficiente. Bernie Ferguson, un mago del liderazgo de proyectos aquí en Atlassian, empieza a comunicarse con las partes interesadas incluso en las primeras etapas de un proyecto, y afirma lo siguiente: "Empleamos la técnica del cartel de proyecto para desarrollar una percepción común entre los miembros del equipo y las partes interesadas. ¿Qué vamos a hacer? ¿Qué valor aportamos a los clientes y a la empresa? ¿Por qué pensamos que esta es la solución adecuada? Recibimos feedback sobre las respuestas a todas estas preguntas antes de que entre nada en la hoja de ruta del equipo".

Paso 3: No lo veas todo siempre de color rosa y traza un cronograma

Uno de los errores más habituales que cometen los gestores de proyectos a la hora de planificar es su excesivo optimismo. En vez de presuponer la mejor situación posible, date un poco de tiempo para considerar los problemas que pudieran surgir y cómo podrían afectar al cronograma de gestión del proyecto. Asegúrate de aplicar la diligencia debida básica. Organiza un taller de análisis pre mortem o ten una serie de reuniones individuales con los actores y las partes interesadas más importantes.

Puedes esbozar un cronograma preguntándoles a otros gestores de proyectos cuánto tiempo tardaron en planificar proyectos similares. Puedes reunirte con los equipos con los que sabes que trabajarás para hacerte una idea del tiempo que te llevarán determinadas tareas. Si tienes una herramienta de gestión de proyectos, revisa los archivos para ver las planificaciones de proyectos anteriores.

Después, comunica, comunica y sigue comunicando. Informa de los detalles a todas las partes interesadas. Al fin y al cabo, ¿a ti no te gustaría saberlos? Utilizar diagramas de Gantt simplificados es una forma común y eficaz de visualizar el cronograma de forma que todos lo entiendan con facilidad.

"Timeline" (Cronograma)

Paso 4: Haz unos cuantos amigos

Como gestor de proyectos, de ti depende entregar el plan del proyecto (y, en última instancia, el proyecto), pero no se trata de que te encierres en un cubículo a redactarlo. A medida que vayas desarrollando el plan del proyecto, es absolutamente vital que impliques a todas las partes interesadas más importantes durante todo el proceso. Mantén un contacto casi constante y te darás cuenta de que son unos recursos excelentes.

Si escuchas lo que tu equipo tiene que decirte y desarrollas ideas de forma conjunta con ellos, puedes llegar a conclusiones inteligentes en el momento oportuno. Este tipo de colaboración produce un plan más adecuado y reúne apoyos para el proyecto en general.

En Atlassian, usamos plantillas para reducir los gastos generales asociados al proceso de planificación y para suscitar los tipos de debates esenciales en las prácticas recomendadas de planificación de proyectos. Las plantillas de planes de proyectos constituyen una forma excelente de hacer que las personas piensen en aspectos de la gestión de proyectos que tal vez no hayan planteado antes.

Al fin y al cabo, una cosa es tener un buen discurso de ventas para tu proyecto, pero crear un plan sólido es otra muy distinta. Utilizar una plantilla te obliga a pensar detenidamente lo que vas a hacer y garantiza que no se te olvide nada. Además, afrontémoslo: reflexionar sobre las dependencias y los riesgos no es algo divertido, por lo que salvo que haya algún tipo de función que te obligue, es demasiado fácil que se te pasen por alto esos detalles en el plan.

Consejo: Nuestra plantilla para planes de proyectos es gratuita y está disponible para que cualquiera pueda usarla. Ni siquiera te pediremos el correo electrónico. Descárgate el PDF aquí.

Plantilla del plan de proyectos

Paso 5: Reflexiona sobre los objetivos y el alcance

Elabora un planteamiento del problema que exponga, en términos concretos, qué es lo que pretendes solucionar exactamente. Acto seguido, desarrolla una hipótesis que plasme lo que piensas que debería suceder a resultas del proyecto. Después, esboza una explicación del contexto en el que se enmarca el proyecto, con todos los datos o conocimientos que lo respalden. Asimismo, determina las métricas que utilizarás para medir el éxito; que probablemente fundamenten varios aspectos de tu plan.

Pregúntate a ti y a los miembros de tu equipo qué es lo que debéis tener con respecto a lo que os vendría bien tener o, simplemente, no necesitáis. Ponerse de acuerdo sobre el alcance del proyecto desde el principio (incluido sobre lo que no está dentro del alcance) reduce las probabilidades de que se produzcan errores de comunicación entre las partes interesadas. Sabes cuánto tiempo debes pedirles al resto de las personas que colaboran contigo en el proyecto. Además, podrás identificar con facilidad los cambios en el alcance.

La corrupción del alcance es un problema real. La clave está en equilibrar el alcance, el cronograma y los recursos para que ninguno de estos aspectos se complique.

Paso 6: Prevé (y anticípate a) sorpresas

Todos los planes de proyecto incluyen datos sobre el presupuesto, la planificación y el alcance, pero un plan adecuado también responde a preguntas esenciales sobre tu proyecto, entre las que se incluyen las siguientes:

  • Los recursos: ¿Qué tipos de competencias se necesitan y quién está disponible? ¿Cuál es tu presupuesto?
  • Las decisiones: ¿Quién aportará recomendaciones y quién tomará la decisión en última instancia?
  • Las comunicaciones: ¿Quién va a recibir mensajes sobre el proyecto, cuándo lo hará y en qué formato?
  • El riesgo: ¿A qué deben estar atentos los miembros del equipo y cuál es el proceso para registrar y monitorizar los riesgos?
  • Las revisiones: ¿Cómo vas a recopilar el feedback antes de que el proyecto se lance?
  • Las aprobaciones: ¿Quién más tiene que validarlo?¿A quién le corresponde tomar la decisión final?
  • Los plazos: ¿Se ajusta tu planificación de trabajo al cronograma del proyecto? ¿Cómo llegaste a elegir tu plazo?

No hace falta que tu plan entre en demasiados detalles sobre todas y cada una de estas cuestiones, pero sí debería darte la suficiente información para permitirte implementar el proyecto con fluidez, sin muchas sorpresas.

Consejo: Utiliza el método DACI para tomar decisiones sensatas sobre tu proyecto de forma oportuna.

Paso 7: Elige el estilo de gestión de proyectos que más te guste

Como gestor del proyecto, puedes optar por un enfoque en cascada o por uno que siga una metodología ágil para gestionar el proyecto. Un enfoque conforme a una metodología ágil ofrece resultados rápidos con tareas pequeñas y repetitivas, y un proceso que evalúa continuamente los requisitos, los planes y los resultados. En este método, se considera que el tiempo y los recursos son fijos. Si hay que ceder en algo, el alcance del proyecto se reduce solo a los elementos imprescindibles, al menos para esa repetición. Se pueden agregar más repeticiones en el futuro para complementar el alcance con lo que vendría bien tener.

Un enfoque en cascada es un proceso más tradicional, secuencial (parecido a una cascada) y lineal que hace avanzar el proyecto etapa a etapa y equipo a equipo. Aquí, se considera que el alcance es fijo, pero los plazos y los recursos, flexibles.

Paso 8: Redacta y revisa tu plan

En cuanto hayas dado respuesta a todas las preguntas, tenido todos los debates y llenado un almacén de notas adhesivas, habrá llegado el momento de redactar el plan de tu proyecto. Mantén la sencillez, tanto en las palabras que elijas como en el formato y el diseño.

Aquí hay unos cuantos detalles útiles que deberían formar parte de cualquier plan, independientemente del formato:

  • Nombre del proyecto
  • La fecha de entrega
  • Presupuesto
  • Los objetivos del plan
  • Los hitos destacados y el impacto medible previsto
  • Las fechas de inicio y finalización previstas de cada tarea
  • Rótulos en los que se recalquen los propietarios de tareas sueltas
  • Los detalles de las tareas y las notas, para dejar claro lo que debería suceder
  • Rótulos en los que se indiquen el riesgo y las tareas (o equipos) con interdependencias para evitar retrasos

Una vez concluido el plan de tu proyecto, siempre hay un momento de triunfo en el que te pones a bailar por todo el lugar de trabajo chocando los cinco con todo aquel con quien te encuentras. Pero antes de hacer eso, espera un momento. Pídele a alguien que no haya participado en la redacción que le dé un repaso.

Consejo: A la hora de calcular el tamaño de cada tarea, resístete a la tentación de adentrarse en la maleza. Recuerda que estas son estimaciones fundamentadas, no juramentos de sangre.

Paso 9: Comunica tu plan... y agárrate que vienen curvas 😉

El plan del proyecto ya está terminado y revisado. Ahora te toca presentárselo a las personas que trabajarán contigo en el proyecto, así como a las partes interesadas a quienes haya que informar. Entonces, prepárate para la verdadera diversión, empezando por un lanzamiento del proyecto que haga que las cosas avancen de verdad. Recuerda que te enfrentarás a cambios y desafíos: solo tienes que estar listo para gestionarlos.

Pase lo que pase, mantente en contacto con tu plan. Si te centras en el alcance previsto y los pasos acordados, acabarás entregando el proyecto.

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