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How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

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When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

¿En qué consiste la planificación del proyecto?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

A medida que vayas trazando el mapa, te ayudará a preguntarte lo siguiente:

  • ¿Cuál es el destino?
  • ¿Cómo sabrás cuándo ha terminado el proyecto?
  • ¿Quiénes son las personas que siguen este mapa?
  • What milestones will they pass along the way?
  • ¿Qué obstáculos podrían encontrarse?
  • Are there any alternate routes available?

Paso 2. Dedica tiempo a conocer a los integrantes

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Smith recomienda dedicar tiempo a lo siguiente:

  • Aclarar quiénes son las partes interesadas del proyecto
  • Entender sus expectativas y su nivel de influencia
  • Decidir cómo incorporarás el feedback de los compañeros y las partes interesadas a medida que el proyecto avance
  • Relacionar todas las necesidades y expectativas con la planificación de riesgos y las actividades de respuesta ante el riesgo
  • Planificar concienzudamente todas las estrategias de comunicación del proyecto

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

Paso 3: No lo veas todo siempre de color rosa y traza un cronograma

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.


Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

Marca de verificacióncheckmarkConsejo: Nuestra plantilla para planes de proyectos es gratuita y está disponible para que cualquiera pueda usarla. Ni siquiera te pediremos el correo electrónico. Descárgate el PDF aquí.

Plantilla del plan de proyectos

Step 5: Think through goals and project scope

Create a problem statement that defines, in no uncertain terms, exactly what you’re trying to accomplish. Next, develop a hypothesis that states what you think should happen due to solving your problem. Then, provide a brief overview of the project’s context and any relevant data or insights that support it. Finally, establish the key metrics you will use to gauge the project’s success. These success metrics are likely to influence various aspects of your plan, shaping its direction and focus.

Pregunta a los miembros del equipo qué necesitan de verdad, qué estaría bien tener y qué no hace falta. Si se conoce con claridad el alcance del proyecto desde las primeras etapas de la planificación (también lo que queda descartado de forma expresa), habrá menos riesgo de problemas de comunicación entre las partes interesadas. También sirve para asignar el tiempo de forma adecuada entre las personas que contribuyen al proyecto. Con esta claridad, será más fácil identificar y hacer frente a los cambios en el alcance del proyecto a medida que se produzcan.

Paso 6: Adelántate a las sorpresas

Casi todos los planes de proyecto incluyen datos sobre el presupuesto, la planificación y el alcance, pero un plan adecuado también responde a preguntas esenciales sobre tu proyecto, como estas:

  • Los recursos: ¿Qué tipos de competencias se necesitan? ¿Quién está disponible? ¿Qué presupuesto tienes?
  • Las decisiones: ¿Quién hará las recomendaciones? ¿Quién aprobará o rechazará las solicitudes?
  • La comunicación: ¿Quién debe encargarse de comunicar los avances y los obstáculos?
  • El riesgo: ¿A qué deben estar atentos los miembros del equipo? ¿Cuál es el proceso para registrar y monitorizar los riesgos?
  • Las revisiones: ¿Cómo vas a recopilar el feedback antes de lanzar el proyecto?
  • Las aprobaciones: ¿Quién más tiene que validarlo? ¿A quién le corresponde tomar la decisión final?
  • Los plazos: ¿La planificación de trabajo de los miembros del equipo se ajusta al cronograma del proyecto? ¿Cómo se eligió el plazo?

No hace falta que tu plan entre en demasiados detalles sobre todas y cada una de estas cuestiones, pero sí debería darte la suficiente información para permitirte implementar el proyecto con fluidez, sin muchas sorpresas.

Marca de verificaciónCheckmarkConsejo: Utiliza el método DACI para tomar decisiones sensatas sobre tu proyecto de forma oportuna.

Paso 7: Elige un concepto para la gestión de proyectos

Casi todos los responsables de proyectos eligen entre un concepto de gestión de proyectos en cascada o un concepto de metodología ágil. Un concepto inspirado en la metodología ágil ofrece resultados rápidamente a través de un proceso iterativo que evalúa los planes, los requisitos y los resultados del proyecto de forma continua. En este método, se considera que el tiempo y los recursos son fijos.

El concepto en cascada es un proceso lineal y secuencial que hace avanzar el proyecto etapa por etapa y equipo por equipo. Aquí, se considera que el alcance es fijo, pero los plazos y los recursos son flexibles.

Paso 8: Redacta y revisa tu plan

En cuanto hayas dado respuesta a todas las preguntas, tenido todos los debates y llenado un almacén de notas adhesivas, habrá llegado el momento de redactar el plan de tu proyecto. Mantén la sencillez, tanto en las palabras que elijas como en el formato y el diseño.

Estos son algunos detalles útiles que no deberían faltar en ningún plan:

  • Nombre del proyecto
  • La fecha de entrega
  • Presupuesto
  • Los objetivos del plan
  • Los hitos destacados y el impacto medible previsto
  • Las fechas de inicio y finalización previstas de cada tarea
  • Rótulos en los que se recalquen los propietarios de tareas sueltas
  • Los detalles de las tareas y las notas, para dejar claro lo que debería suceder
  • Rótulos en los que se indiquen el riesgo y las tareas (o equipos) con interdependencias para evitar retrasos

Cuando tu plan de proyecto esté terminado, pídele a alguien que aún no haya participado en el proceso de redacción que lo revise. Esta revisión a cargo de otra persona puede servir para detectar los errores humanos naturales.

Marca de verificacióncheckmarkConsejo: A la hora de calcular el tamaño de cada tarea, resiste la tentación de adentrarte en demasiados detalles. Recuerda: son estimaciones fundamentadas.

Paso 9: Presenta tu plan a todo el mundo

Cuando el plan del proyecto esté finalizado y revisado a fondo, es el momento de presentarlo a las personas que participan activamente y a las partes interesadas, que deben mantenerse informadas. Prepárate para una puesta en marcha del proyecto que será emocionante. Es fundamental saber que los cambios y los desafíos son una parte integral de todo proyecto, por lo que es esencial estar preparado para hacerles frente.

Durante todo el ciclo de vida del proyecto, mantén un contacto estrecho con el plan. Céntrate en los elementos principales del proyecto, el alcance previsto y los pasos acordados. Con esta estrategia, seguirás por buen camino y aumentarás las probabilidades de entregar tu proyecto con éxito, aunque haya imprevistos.

Ejemplo de plan de proyecto

Este es un ejemplo simplificado de un plan de proyecto para una campaña de marketing:

Nombre del proyecto: Campaña de lanzamiento de productos de primavera

  • Metas y objetivos del proyecto:
    • Aumentar la visibilidad de la marca en un 20 %.
    • Generar 1000 oportunidades en tres meses.
    • Aumentar los ingresos por ventas un 15 % durante la temporada de primavera.
  • Alcance:
    • Crear una serie de materiales de marketing online y offline.
    • Lanzar una nueva gama de productos.
    • Hacer campañas de publicidad digital.
  • Planificación del proyecto:
    • Fase 1 (meses 1-2): estrategia de la campaña y creación de contenido.
    • Fase 2 (mes 3): lanzamiento y marketing.
  • Recursos:
    • Equipo de marketing (4 miembros).
    • Presupuesto de 50 000 $ para publicidad y materiales.
  • Riesgos:
    • La imprevisibilidad del clima afecta a los eventos al aire libre.
    • La competencia en el mercado lleva a una guerra de precios.
  • Dependencias:
    • Finalización del desarrollo del producto (antes de lanzar la campaña).
    • Disponibilidad del material de marketing (antes de la publicidad).
  • Control de calidad:
    • Sesiones periódicas de revisión y comentarios para garantizar un contenido de gran calidad.
  • Propietarios de las tareas:
    • Estrategia de campaña: Sarah
    • Creación de contenido: John
    • Lanzamiento del producto: Emily
    • Campañas publicitarias: Mark

Este plan de ejemplo cubre los objetivos, el alcance, el cronograma, los recursos, los riesgos, las dependencias y las medidas de calidad del proyecto, lo que lo convierte en una referencia valiosa para las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto durante toda la campaña.

Elaborar planes de proyectos eficaces

En la gestión de proyectos, un plan de proyecto completo y bien estructurado es la brújula que guía a los equipos y a las partes interesadas para que el proyecto culmine en un éxito. Planificar proyectos no solo es hacer una lista de comprobación de tareas, sino un proceso complejo que define los objetivos del proyecto, asigna los recursos, evalúa los riesgos y proporciona una hoja de ruta para lograr resultados.

Con un concepto reflexionado y gradual, los responsables de proyectos pueden fomentar la claridad, la colaboración y la capacidad de adaptación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y, en última instancia, aumentar las posibilidades de entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

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