Trabaja mejor y más deprisa con plantillas
Las plantillas ayudan a los equipos a evitar la procrastinación, definir expectativas y allanar el camino hacia la consecución de los objetivos
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En cierto modo, los proyectos más importantes son los más difíciles de abordar, aunque el trabajo sea interesante o ameno (y, sobre todo, si no lo es). Cuando cuesta avanzar, no sirve de mucho dar la culpa a la inactividad por falta de voluntad o motivación. Hay muchos impedimentos que pueden dificultar tu progreso. Algunos pueden ser problemas psicológicos, como la ansiedad, el perfeccionismo, el miedo al error, la fatiga de las decisiones y el síndrome del impostor. Sin embargo, también es posible que no puedas avanzar porque no hay objetivos definidos, o que pierdas la concentración porque tienes muchísimas otras tareas y distracciones. No es de extrañar que un estudio de la American Psychiatric Association haya revelado que la procrastinación afecta de manera crónica a un 15-20 % de los adultos.
En el trabajo, a menudo también tienes que lidiar con otro factor nocivo para la productividad: las expectativas poco claras. La ambigüedad puede impedir que veas con claridad cómo debes avanzar; si actúas, puede que acabes perdiendo el tiempo y la energía, ya que tal vez el resultado no sea el que esperabas o necesitabas. Esta situación crea tanto estrés en los empleados que un estudio de Gallup sugiere que, si las empresas plantearan las expectativas con mayor claridad, se podría reducir la rotación de personal en hasta un 22 %.
Un estudio de Gallup sugiere que, si las empresas plantearan las expectativas con mayor claridad, se podría reducir la rotación de personal en hasta un 22 %.
Una plantilla para cada necesidad
Confluence ya tiene más de 100 plantillas personalizables, desde clásicos como las notas de reunión o las retrospectivas hasta un gran número de plantillas que cubren necesidades habituales. Hay plantillas diseñadas para los objetivos básicos de equipos específicos, desde RR. HH. hasta desarrolladores y TI, que se ajustan a las necesidades de todo tipo de empresas, desde startups hasta grupos internacionales.
Además, desarrollamos nuevas plantillas continuamente. Consulta de forma periódica las novedades. Por ejemplo, en diciembre de 2021 añadimos las plantillas indicadas arriba y tres docenas más. Cabe destacar que tenemos asociaciones con grandes empresas, como Figma o MURAL, que nos permiten incorporar sus prácticas recomendadas en plantillas de creación conjunta que pueden aumentar la productividad y la capacidad de resolución de problemas. Por ejemplo, si quieres saber cómo crear una única fuente de información sobre las versiones de prueba de tus productos, consulta la plantilla de planificación y resultados del experimento de Optimizely. ¿Necesitas cubrir una vacante? Sigue el proceso de Indeed a través de sus plantillas de descripción del trabajo y proceso de contratación.
Si no encuentras ninguna plantilla que responda a tus especificaciones concretas, no pasa nada. Es fácil crear plantillas propias que puedes usar repetidamente para simplificar procesos como la colaboración en proyectos, la lluvia de ideas, la gestión de las partes interesadas y todos los aspectos del seguimiento del progreso de un proyecto. Y, si te gusta mucho una página de otro equipo, puedes duplicarla para convertirla en plantilla. Solo tienes que ir a la página en cuestión, hacer clic en el menú de acciones (•••) de la esquina superior derecha y, después, hacer clic en "Copiar". Así de fácil.
Estas son algunas de nuestras plantillas favoritas, que pueden ayudarte a hacer avanzar todo tipo de proyectos:
Plantillas para la planificación de proyectos
Para abordar un proyecto de grandes dimensiones, utiliza una plantilla de hoja de ruta o de planificación para determinar cada paso y, después, definir los plazos y las personas que se encargarán de ejecutar cada parte. Opciones como plan de proyectos y lanzamiento de productos son páginas todo en uno para aclarar funciones, asignar responsabilidades, planificar hitos y definir fechas límite.
También puedes profundizar en aspectos concretos de la planificación y la colaboración de proyectos. La plantilla de planificación de la capacidad te ayuda a ser realista respecto a lo que cada miembro del equipo puede abarcar para que puedas gestionar las cargas de trabajo de forma eficiente, mientras que la plantilla de objetivos, señales y medidas estimula la colaboración en los proyectos recordando a cada empleado los objetivos conjuntos.
Plantillas para la lluvia de ideas
Las nuevas ideas son el motor de un negocio. Para conseguir que fluya la creatividad y logres buenos resultados, prueba las plantillas de lluvia de ideas y lluvia de ideas disruptiva. A continuación te sugerimos cómo puedes usarlas:
- Prepara la plantilla y envíala con antelación. Vincúlala a los recursos e insiste a los miembros del equipo que la revisen por su cuenta antes de una reunión para conseguir la máxima creatividad cuando estéis todos juntos.
- Durante la sesión, usa las plantillas para definir los objetivos y las expectativas, así como para explorar distintos marcos de trabajo que te ayuden a obtener grandes ideas. Registra y comparte las ideas insertando Jira, Trello y plantillas visuales de terceros.
- Más tarde, las personas que no han podido asistir a la reunión podrán añadir sus ideas a la plantilla. Puedes invitar a revisores, gestores y otros colaboradores de diferentes equipos.
Si necesitas una plantilla de lluvia de ideas para una tarea o departamento concretos, ¡estás de suerte! Con el cartel de proyecto de TI, por ejemplo, los equipos tecnológicos podrán encontrar la solución que tenga un mayor impacto, en lugar de quedarse con la más obvia. Tras identificar el problema, los usuarios hacen una lluvia de ideas para encontrar posibles soluciones, cuestionan sus suposiciones y validan sus ideas hasta llegar a la mejor solución.
Plantillas para ejecutar el trabajo
Si la ambigüedad y las incógnitas están paralizando un proyecto, las plantillas pueden salvarte. En lugar de tener que averiguar los pasos que debes seguir en un proyecto, con una plantilla dispones de un modelo y vas rellenando los datos. Aunque esta sea la parte más difícil, el trabajo resulta mucho más sencillo si no tienes que estar pensando en lo que debes hacer.
Si estás encallado en el lanzamiento de un producto, prueba la plantilla de campaña de marketing para crear un plan eficaz. Decide los objetivos, busca formas de lograrlos con una lluvia de ideas, define fechas límite, reparte el presupuesto y asigna las tareas a los miembros del equipo. Así, todos verán qué se ha hecho y qué queda aún por hacer.
Las plantillas también pueden ser una ayuda inestimable para la comunicación del equipo, un elemento fundamental para que la planificación y la ejecución de un proyecto sean eficaces. Mantén coordinados e informados a los subalternos directos y los equipos interdisciplinares mediante la plantilla de objetivos y resultados clave mientras llevas a cabo las tareas necesarias para lograr las metas que te has fijado. Y prepara a los nuevos empleados para que consigan desempeñar sus cargos satisfactoriamente con un plan de 90 días personalizado que facilita el acceso a los recursos clave y da visibilidad a los hitos. Así las nuevas incorporaciones podrán ponerse al día rápidamente y contribuir a la productividad del equipo.
