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Cómo crear una cultura de intercambio de conocimientos

Ponle coto al acaparamiento de información y allana el camino para una comunicación abierta.

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Personajes metiendo una llave en un candado

¿Trabajas en un equipo realmente abierto? ¿O compiten los empleados de tu empresa entre sí para ver quién puede recopilar y acaparar más información?

El intercambio de conocimientos en el lugar de trabajo es el proceso de crear un espacio para la comunicación abierta sobre las victorias, las pérdidas y las lecciones que los empleados están experimentando colectivamente. Sin un entorno cómodo en el que los compañeros de equipo puedan compartir abiertamente, se pone en peligro el resultado real.

El intercambio eficaz de conocimientos se produce cuando la cultura y la infraestructura técnica de una empresa están en consonancia con la comunicación abierta.

Irónicamente, estos entornos fluidos y abiertos se consiguen mediante la implementación de procesos; el intercambio eficaz de conocimientos se produce cuando la cultura y la infraestructura técnica de una empresa están en consonancia con la comunicación abierta. Por eso, a la hora de implementar las mejores prácticas de intercambio de conocimientos, es importante desarrollar una estrategia que incluya tanto la infraestructura cultural como la técnica.

Simplificar la cultura empresarial para intercambiar conocimientos

Aunque puede llevar tiempo cambiar la cultura empresarial, la incorporación de las prácticas de intercambio de conocimientos adecuadas en la forma de trabajar de los equipos, la dirección y los empleados individuales te pondrá en la dirección correcta.

¿Qué relación tiene tu empresa con la información?

Entender cómo se relaciona tu empresa con la información es un primer paso esencial a la hora de poner en práctica el intercambio de conocimientos. Pregúntate lo siguiente:

  • ¿Se anima a los equipos a ser reservados o generosos con lo que aprenden?
  • ¿Desempeña la política de la oficina un papel importante a la hora de decidir quién tiene acceso a qué conversaciones o a qué información?

Estas son las diferencias entre un enfoque del conocimiento cerrado y uno abierto, y es importante que determines dónde se sitúa tu empresa.

En Atlassian, nuestros equipos comparten abiertamente lo que aprenden. Esto incluye revelar las victorias y los fracasos de los experimentos, intercambiar datos de las iniciativas de investigación del equipo y mantener la transparencia sobre los resultados buenos y malos de las campañas o los lanzamientos de productos para que todo el mundo pueda crecer y beneficiarse de los conocimientos que el equipo está reuniendo.

Cómic de Dilbert sobre el acaparamiento de conocimientos

¿Son tus empleados acaparadores de información?

A medida que vayas conociendo la cultura de equipo, es fundamental que determines si se anima a los empleados a ser generosos o codiciosos con la información. Si los miembros del equipo consideran ventajoso acaparar información, lo más probable es que se trate de un comportamiento reforzado por la cultura de la empresa o del equipo. Puedes contrarrestarlo desarrollando prácticas que fomenten la generosidad de los empleados a la hora de compartir.

El reconocimiento y la promoción frecuentes del trabajo de los miembros de tu organización pueden ser un factor de motivación importante a la hora de intercambiar más conocimientos. Además, dar a los miembros del equipo un sentido de propiedad y responsabilidad sobre sus proyectos demuestra que se confía en ellos y les permite compartir lo que necesitan y lo que están aprendiendo.

Prueba esto: Identifica un proyecto o una tarea habitual que sepas que un miembro del equipo está dispuesto a asumir y que complementa sus puntos fuertes. Asegúrate de comunicar que esta persona es ahora quien se encarga de la iniciativa y que está capacitada para tomar decisiones. Crea una comunicación abierta animándoles a compartir las victorias, las derrotas, los progresos y también los contratiempos. Esto normaliza la idea de compartir la responsabilidad y el conocimiento, a la vez que capacita al empleado para dar el siguiente paso en su desarrollo.

Si los miembros del equipo consideran ventajoso acaparar información, lo más probable es que se trate de un comportamiento reforzado por la cultura de la empresa o del equipo.

¿Qué tipo de ejemplo da tu modelo de liderazgo?

La transparencia empieza por el liderazgo. Es importante que los líderes comprendan que su forma de actuar será inevitablemente imitada, para bien o para mal, por aquellos a los que dirigen. Ser consciente de cómo te considera tu equipo te ayudará a informar sobre las áreas en las que debes mejorar. No es posible desarrollar un intercambio de conocimientos eficaz sin modelar los comportamientos y prácticas necesarios.

En Atlassian, los fundadores y los gerentes de todos los niveles comparten información relacionada con los anuncios de la empresa, los cambios en los equipos y la implementación de productos. La dirección también hace un esfuerzo conjunto para celebrar el trabajo que los equipos han realizado durante el trimestre anterior. Esta cultura de compartir y celebrar en el ámbito de la dirección infunde confianza y transparencia en toda la empresa, lo que permite a los empleados hacer lo mismo.

Prueba esto: Al final del siguiente trimestre, planifica una reunión general para toda la empresa en la que des información actualizada y destaques los éxitos de algunos equipos. Si eres gestor de proyectos, reserva un momento al final de tu próximo gran proyecto para poner al día a los miembros del equipo sobre los resultados de su trabajo, y destaca las victorias.

Diseñar la infraestructura de la empresa para el intercambio de conocimientos

La infraestructura puede resumirse como los sistemas (tanto digitales como físicos) que conforman directa e indirectamente nuestro comportamiento, por lo que es importante diseñar entornos que muevan a las personas hacia la apertura en lugar de alejarlas de ella. A continuación, se indican tres áreas prácticas en las que la infraestructura de una empresa puede ayudar a alinear a los equipos para que intercambien mejor sus conocimientos:

Selecciona las herramientas adecuadas

Uno de los pilares fundamentales de la infraestructura de una empresa son las herramientas técnicas en las que se apoya para realizar su trabajo. Esto significa encontrar la combinación adecuada de software para orientar a la empresa hacia el intercambio de conocimientos. Las dos herramientas en las que nos apoyamos para el intercambio de conocimiento son Confluence (¡sorpresa!) y Slack.

Página de Confluence titulada “Resultados de nuestra primera campaña de marketing localizado”

Confluence

Utilizamos Confluence para crear blogs internos, compartir información, crear documentos de estrategia y planificación y actualizarnos mutuamente sobre las victorias, las derrotas y los aprendizajes en toda la empresa. Mantenemos todo nuestro trabajo abierto de forma predeterminada en lugar de bloquear el acceso con permisos automáticos, por lo que todos los empleados tienen acceso al conocimiento colectivo de la empresa.

Slack

Al combinar Slack con Confluence, hemos eliminado la dependencia del correo electrónico (que a menudo ralentiza o detiene los procesos de comunicación abierta). El intercambio de ideas puede tener lugar en Slack y, luego, los comentarios posteriores se contextualizan en Confluence para la posteridad. Utilizar Slack como nuestra principal herramienta de chat nos permite intercambiar conocimientos de forma inmediata, y sintetizar esa información en Confluence garantiza que nunca se pierda.

Estas son las herramientas que funcionan de forma eficaz en Atlassian. Encontrar las herramientas que mejor funcionen para ti es fundamental para la productividad de tu equipo.

Transforma las reuniones para promover la conexión humana

Las reuniones son una realidad en cualquier lugar de trabajo, pero hay algunas formas prácticas de rediseñar las estructuras de las reuniones para promover la conexión, el intercambio y la apertura. Te recomendamos que empieces siempre las reuniones con una conversación informal: no pasa nada por hablar de lo que hicisteis el fin de semana anterior o del nuevo restaurante al que habéis ido a cenar.

El desarrollo de este tipo de prácticas permite a los miembros del equipo reconocer el lado humano del trabajo conjunto. El hecho de compartir a un nivel personal se reflejará en el estilo de trabajo del grupo y en su grado de comodidad.

Prueba esto: Reserva 10 minutos para implementar una estrategia para romper el hielo al principio de la reunión. Permitir que el equipo se ría y aprenda algo sobre los demás ayuda a que los empleados se sientan más relajados y cómodos para la posterior conversación de trabajo.

Organiza el espacio de tu oficina para fomentar el intercambio

Una de las cosas más prácticas que puedes hacer para apoyar el intercambio de conocimientos es pensar en el espacio físico. ¿Es incómodo, cerrado o restrictivo? Esto podría afectar a la capacidad de las personas para conectar e intercambiar conocimientos de forma significativa.

Te recomendamos que reorganices o diseñes el espacio de tu oficina teniendo en cuenta la apertura. Esto permite a los empleados celebrar reuniones rápidas en espacios comunes, aprender de personas a las que, normalmente, no estarían expuestos y entablar conversaciones de pie.

Estos pequeños pero impactantes cambios son formas sencillas de mejorar la dinámica de tu equipo y hacer que tus empleados se sientan cómodos. Una gran colaboración comienza con la confianza en tus compañeros de equipo, y una cultura de intercambio de conocimientos garantiza ese éxito.

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