Estructura de desglose de recursos: qué es y cómo crearla

¿Qué es la estructura de desglose de recursos (EDR)?

Una estructura de desglose de recursos es un marco jerárquico completo que registra y clasifica todos los recursos necesarios para completar un proyecto. A diferencia de las listas de recursos tradicionales, una EDR divide los recursos en niveles cada vez más detallados, de forma similar a cómo una estructura de desglose del trabajo descompone las tareas del proyecto. Este enfoque sistemático garantiza que todos los recursos, incluidos el personal, el equipo, los materiales y los activos tecnológicos, estén contabilizados.

Los gestores de proyectos suelen crear la estructura inicial de desglose de recursos durante la fase de planificación del proyecto, y suelen trabajar junto a los jefes de departamento y las principales partes interesadas. Sin embargo, tratar una EDR como un documento único es un error. Los ejemplos de estructura de desglose de recursos más eficaces muestran cómo esta herramienta evoluciona a lo largo del ciclo de vida del proyecto y refleja los cambios en la disponibilidad de los recursos, el alcance del proyecto y las prioridades organizativas.

Ventajas de utilizar una estructura de desglose de recursos

Las estructuras de desglose de recursos pueden ofrecer numerosos beneficios tangibles que repercuten directamente en el éxito del proyecto. Desde un punto de vista financiero, las empresas suelen ver mejoras importantes en el control presupuestario porque pueden supervisar la utilización de los recursos con mayor precisión.

Por ejemplo, cuando una empresa de fabricación implementa una EDR para su proyecto de desarrollo de productos, puede reducir los sobrecostes relacionados con los recursos en un porcentaje significativo mediante una mejor asignación y previsión.

La transparencia de los proyectos también mejora drásticamente con una EDR bien mantenida. Los equipos interdisciplinares obtienen información clara sobre los recursos disponibles y su utilización, lo que permite una colaboración en los proyectos más eficaz.

La planificación de la capacidad es más sencilla cuando está respaldada por una estructura detallada de desglose de recursos. Los gestores y líderes de proyecto pueden tomar decisiones fundamentadas relacionadas con la asignación de recursos y garantizar que las habilidades y los equipos fundamentales estén disponibles cuando se necesiten.

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Componentes clave de la estructura de desglose de recursos

Antes de crear tu estructura de desglose de recursos, debes conocer sus componentes fundamentales. Estos constituyen la base para organizar y hacer un seguimiento de los recursos a lo largo del proyecto.

• Estructura organizativa jerárquica: desglosa los recursos, desde las categorías con el mayor nivel hasta los componentes individuales, de forma similar a un organigrama. Esto incluye las categorías principales, como recursos humanos, materiales y equipos, cada una de las cuales se divide en subcategorías específicas y recursos individuales.
• Recursos humanos: abarca todos los recursos relacionados con el personal, incluidos los empleados a tiempo completo, los contratistas, los consultores y el equipo de apoyo. En esta categoría se incluyen los conjuntos de habilidades, la disponibilidad y los requisitos específicos de cada rol.
• Recursos materiales: incluye todos los materiales físicos necesarios para completar el proyecto, desde material de oficina hasta materiales de construcción y componentes de fabricación.
• Equipo y maquinaria: incluye todas las herramientas, hardware, vehículos y equipos especializados necesarios para completar las tareas y entregas del proyecto.

• Infraestructura tecnológica: abarca los sistemas de hardware y software, incluidos los ordenadores, las redes, las licencias de software especializadas y las herramientas digitales.

Siempre es buena idea tener un sistema de codificación de recursos para identificar y hacer un seguimiento de los diferentes recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este sistema suele utilizar códigos alfanuméricos para indicar el tipo de recurso, el departamento y los identificadores específicos.

Además, debes tener un marco de categorización de recursos que proporcione directrices claras para agrupar recursos similares. Esto facilitará el seguimiento, la asignación y la gestión de los recursos. También ayudará a prevenir los conflictos de recursos y a garantizar la utilización adecuada de los recursos en los proyectos.

Cómo crear una estructura de desglose de recursos

¿Tienes todo listo para crear tu estructura de desglose de recursos? Repasaremos cada paso y te mostraremos cómo organizar los recursos de tu proyecto de forma eficaz. Confluence hace que sea más sencillo, ya que ofrece a tu equipo un espacio de trabajo centralizado para documentar y actualizar la EDR a medida que tu proyecto evoluciona. A continuación, te mostramos cómo empezar:

Definir el alcance del proyecto

Ten muy claro lo que tu proyecto debe ofrecer. Esto se llama alcance del proyecto. Planifica tus principales entregas, cronogramas y restricciones importantes con las que trabajas. Puede parecer obvio, pero te sorprendería saber cuántos equipos de proyectos se lanzan a la planificación de recursos sin entender lo que están creando.

Identificar los recursos necesarios

Analiza el alcance de tu proyecto y haz una lista de todo lo que necesitas para llevarlo a cabo. Piensa en las personas (¿quién tiene que participar?), los materiales (¿qué material físico necesitas?), equipo (¿qué herramientas y maquinaria?) y la tecnología (¿qué sistemas y software?). Habla con los líderes de tu equipo y con los expertos en la materia para que te ayuden a encontrar los recursos que puedas echar en falta.

Clasificar los recursos

Ahora, agrupa tus recursos de forma que tenga sentido para tu proyecto. La mayoría de los equipos los organizan por tipo (recursos humanos, equipo, materiales) o fase del proyecto. Elige un enfoque que facilite a todo el mundo encontrar lo que necesita. Las categorías deben ser sencillas y lógicas.

Incluir el coste, las habilidades y otra información

Es hora de completar tu lista de recursos con información importante. Toma nota de las habilidades y la disponibilidad de los miembros del equipo. Incluye las especificaciones y los planes de mantenimiento del equipo. En cuanto a los materiales, añade las cantidades y los plazos de entrega. Cuanta más información des, mejor. Céntrate solo en los detalles que importan para tu proyecto.

Revisar y validar con las partes interesadas

Comparte el borrador de tu EDR con las principales partes interesadas y los líderes del equipo. Te ayudarán a detectar brechas, señalar ls posibles incidencias y asegurar que no has pasado por alto nada importante. No te saltes este paso. Recibir la opinión de quienes utilizan estos recursos puede ahorrarte un gran quebradero de cabeza más adelante.

Aprovecha la plantilla gratuita de comunicación con las partes interesadas cuando compartas tu EDR.

Prácticas recomendadas para crear una EDR

Crear una EDR sólida es solo el primer paso. Estas prácticas recomendadas te ayudarán a mantener y utilizar tu estructura de desglose de recursos de forma eficaz durante todo el proyecto:

• Busca la sencillez y la escalabilidad: no compliques en exceso tu estructura con muchos niveles o categorías demasiado detalladas. Empieza con los recursos básicos y añade detalles solo cuando aporten un valor claro. Tu EDR debe poder crecer con el proyecto sin volverse difícil de manejar.
• Haz que las actualizaciones periódicas formen parte de tu rutina: programa revisiones semanales o quincenales de tu EDR para mantenerla al día. A medida que tu proyecto evolucione, también lo harán tus necesidades de recursos. La información desactualizada sobre los recursos conduce a una mala planificación y a un incumplimiento de los plazos.
• Usa convenciones de nomenclatura claras: crea nombres coherentes y fáciles de entender para tus recursos y categorías. Evita las siglas o la jerga técnica que puedan confundir a los miembros del equipo de diferentes departamentos.
• Consigue la visibilidad que necesitas: estructura tu EDR para que cualquiera pueda encontrar con rapidez la información necesaria. Esto puede significar organizarla por departamento, fase del proyecto o tipo de recurso, lo que tenga más sentido para tu equipo.
• Incluye las dependencias de los recursos: ten en cuenta qué recursos dependen de otros. Por ejemplo, si se requieren determinadas licencias de software antes de que los desarrolladores puedan empezar a trabajar, deja clara esta conexión.

• Documenta las restricciones de recursos: toma nota de cualquier limitación en la disponibilidad de recursos, como miembros del equipo que solo estén disponibles a tiempo parcial o equipos que necesiten compartirse entre proyectos.

Empieza con la plantilla de planificación de recursos de Confluence. Esta plantilla lista para usar te permitirá poner en marcha tu EDR y eliminar la necesidad de crear una desde cero. Proporciona una estructura comprobada que puedes personalizar para que se adapte a las necesidades de tu proyecto y, al mismo tiempo, mantener las prácticas recomendadas de organización de los recursos.

Ejemplo de una estructura de desglose de recursos

Veamos cómo funciona todo el proceso con este ejemplo de estructura de desglose de recursos:

• Recursos principales: en la parte superior, tienes los principales recursos de tu proyecto, es el punto de partida de todo lo que necesitas para completar tu proyecto.
• Categorías: el siguiente nivel se divide en cuatro categorías principales de recursos; recursos humanos (el personal), recursos técnicos (tecnología y sistemas), recursos físicos (elementos y espacios tangibles) y recursos externos (ayuda y proveedores externos).

• Subcategorías: en cada una de estas categorías encontrarás subcategorías más específicas. Por ejemplo, los recursos humanos se dividen en roles de liderazgo, equipos de proyectos principales y personal de apoyo. Los recursos técnicos se dividen en tus necesidades de hardware, software e infraestructura. Los recursos físicos se dividen en instalaciones, equipos y materiales. Los recursos externos se dividen en proveedores y contratistas.

A partir de ahí, cada subcategoría es aún más específica. Por ejemplo, en Hardware, enumerarías todas tus necesidades específicas de equipamiento. En Instalaciones, detallarías tus requisitos de espacio.

Leer esta estructura es sencillo. Empieza desde arriba y sigue en orden hasta cualquier recurso sobre el que necesites información.

Aprovecha Confluence para crear estructuras de desglose de recursos eficaces

Mantén tu EDR organizada en un solo lugar con Confluence. Gracias a Confluence, los equipos pueden trabajar juntos para crear y actualizar la información de los recursos. Además, todo el mundo puede ver los cambios a medida que se producen. Se acabó rebuscar en correos electrónicos u hojas de cálculo antiguos: todos los detalles de tus recursos están en un solo lugar fácil de acceder y actualizar.

La plantilla de planificación de recursos de Confluence te ayuda a empezar cuanto antes. Puedes conectar tu EDR a otras herramientas y documentos del proyecto para mantener todo vinculado y organizado. Los equipos pueden editar juntos en tiempo real, añadir comentarios y hacer un seguimiento de los cambios, lo que facilita la gestión de los recursos y mantiene a todo el mundo en sintonía.

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