La importancia de la coordinación y el seguimiento de metas en la gestión de proyectos

Sin una alineación adecuada, incluso los equipos más talentosos pueden trabajar unos contra otros. Un departamento puede optimizar la velocidad mientras que otro prioriza la precisión, creando así fricciones que ralentizan todo el proceso.

Los proyectos comienzan, se detienen y se reinician a medida que las prioridades cambian sin una comunicación clara. Sin embargo, las empresas con equipos alineados tienen más probabilidades de lograr sus objetivos estratégicos porque todos avanzan hacia la misma dirección.

Cuando los equipos entienden el "por qué" de sus tareas, toman mejores decisiones, resuelven los problemas de forma más creativa y se hacen responsables de los resultados.

Los riesgos de desalineación son reales y costosos. Los equipos duplican esfuerzos, no cumplen con los plazos porque están trabajando en las prioridades equivocadas y se desgastan al tener que cambiar constantemente de directrices.

Lo que es peor aún, los equipos que no están alineados suelen ofrecer soluciones técnicamente perfectas que nadie necesita realmente.

Piensa en lo que ocurre cuando las ventas prometen funciones que el equipo de producto no ha priorizado o cuando el equipo de marketing lanza campañas para aprovechar funciones que el equipo de ingeniería aún no ha desarrollado. Estas desconexiones hacen perder tiempo y dañan las relaciones con los clientes y la moral del equipo.

Las ventajas de una buena alineación de los objetivos van más allá de completar los proyectos a tiempo. Si se implementa correctamente, la alineación de metas mejora las operaciones del equipo a todos los niveles.

Crear una alineación de las metas empresariales en toda la organización no es algo que se consiga de la noche a la mañana, pero seguir un enfoque estructurado hace que el proceso sea más manejable. Así es como las empresas exitosas crean alineación en toda su organización:

El éxito en la alineación de metas depende de lo bien que implementes y mantengas el sistema a lo largo del tiempo. Las prácticas que diferencian a las empresas que mantienen la alineación de las que tienen dificultades se centran en la implicación, la visibilidad y las expectativas realistas.

• Involucra a los equipos a la hora de establecer las metas: incluye a tus equipos en el proceso de definición de metas, en lugar de limitarte a imponerles objetivos desde arriba. Cuando las personas participan en la definición de sus metas, se comprometen más con su consecución y pueden aportar información importante sobre su viabilidad.
• Mantén los objetivos visibles: haz que las metas sean fáciles de encontrar y haz referencia a ellos con regularidad en reuniones, sesiones de planificación y evaluaciones de rendimiento. Utiliza paneles, espacios de equipo y comunicación regular para mantener las prioridades en primer plano, asegurándote de que todos comprendan cómo sus actividades se alinean con los objetivos generales.
• Alinearse con los valores, no solo con las métricas: conectar las metas con los valores y la cultura de la empresa, no solo con los objetivos financieros. Esto genera una motivación más significativa y ayuda a los equipos a tomar mejores decisiones de compensación cuando hay múltiples prioridades que compiten por la atención.
• Establece expectativas realistas: evita metas demasiado ambiciosas que los equipos no puedan alcanzar, ya que estas generan cinismo y reducen la motivación. Céntrate en objetivos desafiantes pero alcanzables que los equipos puedan lograr con un esfuerzo concentrado.

Las herramientas y plantillas adecuadas pueden facilitar mucho la implementación y el mantenimiento de la alineación de las metas empresariales. En lugar de empezar desde cero, aprovecha los marcos probados que otros equipos exitosos ya han probado y perfeccionado.

Jira y Confluence ofrecen varias plantillas diseñadas específicamente para optimizar la alineación de metas y mejorar la transparencia entre los equipos. Estas plantillas ofrecen estructura y flexibilidad para que se puedan adaptar a las necesidades de tu organización y, al mismo tiempo, mejorar la transparencia y la colaboración mediante marcos compartidos para definir metas.

Pongamos un ejemplo de coordinación de metas para ayudarte a entender cómo funciona:

Una empresa de software quiere aumentar la retención de clientes en un 25 % en seis meses. En lugar de pedirle al equipo de producto que "aumente la satisfacción de los clientes", coordinarían las metas de varios departamentos.

• Los altos cargos establecerían el objetivo general de retención y lo conectarían con objetivos específicos de obtención de ingresos y crecimiento.
• El departamento de gestión de productos lo desglosaría en prioridades de funciones centradas en la incorporación y la implicación de personas.
• El equipo de ingeniería se comprometería a cumplir plazos de entrega específicos para estas funciones.
• El personal de éxito de clientes desarrollaría programas para llegar a los clientes con cuentas en riesgo de forma proactiva.
• El equipo de marketing crearía contenido para ayudar a los clientes a sacar mayor partido a las funciones existentes.

Cada dos semanas, los representantes de cada grupo podrían reunirse para hablar del progreso, identificar obstáculos y coordinar esfuerzos. Este proceso puede promover hábitos duraderos de colaboración y responsabilidad compartida y, en última instancia, mejorar el rendimiento en proyectos posteriores.

Entre las conclusiones clave se incluyen establecer objetivos claros y mensurables, dividir las metas de la empresa en objetivos de equipo factibles, comunicarse con regularidad para coordinarse y capacitar a los equipos para que tomen decisiones en el marco de las metas que tienen en común.

Jira proporciona la estructura y la visibilidad que los equipos necesitan para mantener coordinadas sus metas durante todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos. En lugar de depender de hojas de cálculo o herramientas desconectadas, Jira crea una única fuente de información fiable en la que los equipos pueden ver cómo su actividad se relaciona con objetivos más amplios.

La función Metas de Jira permite a los equipos vincular tareas y proyectos individuales directamente con los objetivos de la empresa, lo que facilita el seguimiento del progreso y evita incidencias importantes antes de que surjan. Los equipos pueden ver rápidamente qué actividad es más importante, qué corre el riesgo de quedarse atrás y dónde deben centrar sus esfuerzos.

Los paneles personalizados permiten ver en tiempo real el progreso hacia la consecución de las metas coordinadas, mientras que los informes automatizados mantienen informadas a las partes interesadas sin necesidad de actualizaciones manuales. Esta transparencia genera confianza y permite una toma de decisiones más rápida cuando las prioridades deben cambiar.

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