Creación de una próspera red social corporativa

Puede que hayas oído hablar de redes sociales corporativas populares como Yammer, Teams, Jive, Chatter y Jabber. Pero ¿cómo y por qué adquirió importancia este tipo de redes sociales?

A principios de la década de 1990, en los primeros años de la web, la gente empezó a usar Internet para conectarse y formar comunidades en torno a intereses comunes. Sitios como theGlobe.com y Geocities (que cerraron en marzo de 2019 después de casi 25 años) eran ventanillas únicas para compartir contenido en línea. Estas redes sociales crecieron tanto que todos querían participar en ellas, incluidos los anunciantes.

Desde estos primeros sitios, nacieron las modernas plataformas de redes sociales que muchos de nosotros usamos hoy en día, como Facebook, Twitter y LinkedIn. Tomando como referencia la inmensa popularidad que se ve en el mundo del consumidor, las redes sociales de empresas como Yammer y Jabber también comenzaron a aparecer y cobrar fuerza.

Yammer se creó como una red social similar a Facebook, pero para uso empresarial interno. Con ella podías comunicarte con cualquiera de tus compañeros a través de la interfaz intuitiva de la plataforma e incluía una fuente de actividades que mostraba las últimas acciones y contenidos de tu compañero. Las empresas vieron el valor de tener una plataforma a través de la cual comunicarse y colaborar, de modo que resultaba fácil coordinar a todos los empleados. Microsoft adquirió Yammer en 2012 y utilizó su modelo para crear Microsoft Teams.

A menudo, las empresas implementan redes sociales para llenar un vacío de comunicación dentro de su equipo más amplio. En particular, las empresas con equipos distribuidos pueden ver grandes beneficios al usar una red social corporativa. Es más fácil interactuar con compañeros de todo el mundo a través de plataformas de comunicación en línea que mediante llamadas telefónicas y correos electrónicos.

Sin embargo, el uso de una red social corporativa solo para comunicarse y socializar suele ignorar el poder de una red que afecta a toda la empresa. El uso de innumerables herramientas y software diferentes para la colaboración, la gestión de tareas, el uso compartido de documentos, la edición y la administración supone la pérdida de productividad durante el día debido al cambio de contexto.

Tu equipo obtendrá el máximo valor de una red social corporativa cuando la red que elijas pueda integrarse a la perfección con herramientas de colaboración y uso compartido de documentos. Piensa en él como un centro de colaboración y comunicación para tu organización. Nadie quiere perder tiempo averiguando en qué herramienta guardó qué conversación, ya sea sobre un documento o un proyecto.

Y este enfoque está respaldado por la investigación. Harvard Business Review demostró que a los equipos que utilizaban redes sociales corporativas les resultaba más fácil colaborar y compartir conocimientos a través de silos. Les ayudó a tomar decisiones más rápidas, desarrollar ideas más innovadoras y a involucrarse más en su trabajo y empresa.

Volviendo a las redes sociales corporativas, en el mismo año en que Microsoft adquirió Yammer, McKinsey Global Institute publicó un estudio según el cual el 72 % de las empresas utilizaban tecnologías sociales para impulsar sus negocios, pero muy pocas estaban "cerca de alcanzar todo el beneficio potencial".

Estimaron que las empresas tenían la oportunidad de aumentar la productividad de los gerentes y los trabajadores de alta cualificación en un 20-25 % mediante la implementación de una gama de software y tecnologías sociales que mejorarían la comunicación, el intercambio de conocimientos y la colaboración dentro de las empresas y entre ellas. Entonces, ¿eso cómo se hace?

Como hemos comentado anteriormente, uno de los aspectos clave que tener en cuenta al implementar una red social corporativa en toda tu empresa es asegurarte de que se pueda integrar en el trabajo de tus equipos. Muchas redes sociales corporativas cuentan con herramientas de uso compartido de documentos y gestión de tareas dentro de su plataforma, además de la función de chat. Sin embargo, es posible que otras empresas vean que pueden cosechar los beneficios de una red social corporativa a través de un lugar de trabajo colaborativo interno que ya tienen y que incluye capacidades de gestión de proyectos, como Confluence.

Básicamente, Confluence es un espacio de trabajo en el que las organizaciones pueden crear, organizar y compartir el conocimiento del equipo y la documentación del proyecto. Sin embargo, también ofrece capacidades para mantener conversaciones bidireccionales y colaborar en torno a ese contenido. En la fuente popular, una vista de contenido llamativo publicado desde la empresa, los equipos pueden estar al día con los anuncios más recientes de sus compañeros.

Por ejemplo, la organización sin ánimo de lucro Mercy Ships utiliza Confluence como red social corporativa animando a los miembros del equipo a compartir éxitos personales y laborales con el resto de la empresa. Una vez compartidas estas historias, generalmente en forma de blog interno, otros miembros del equipo de la empresa pueden escribir comentarios de ayuda o hacer preguntas de seguimiento de manera que fomente un mayor sentido de conectividad y comunidad.

Antes de implementar una red social corporativa, hazte preguntas como qué persona de tu organización es responsable de mantenerla dentro de esta. Algunas empresas centralizarán la propiedad y la moderación dentro de un equipo como el de TI o RR. HH., pero otras empresas han tenido éxito al ampliar la propiedad en todo el equipo. En el caso de Mercy Ships, lo único que hizo falta fue que el equipo de TI estableciera Confluence de forma interna y luego estableciera algunos principios operativos en torno al uso, la etiqueta y las prácticas recomendadas de comunicación que todos los miembros de la empresa han podido seguir.

Al final, la eficacia de la plataforma que eliges cae o se mantiene con el uso que hace tu equipo de ella. Si es engorrosa de utilizar, la adopción probablemente no será como esperabas. La plataforma adecuada será divertida, fácil de usar y no intrusiva para las necesidades de su equipo en cuanto a comunicarse con la organización, compartir y almacenar documentos, gestionar sus tareas y colaborar. Cuanto menos cambio de contexto tenga que hacer tu equipo, mejor. Será más fácil para él centrarse en los detalles y menos disruptivo para su productividad.