Orientación sobre establecimiento de objetivos para los líderes de proyectos y los aspirantes a malabaristas por igual

Pregunta sorpresa: ¿por qué es importante el establecimiento de objetivos? Mucho más que una tarea pendiente o un trámite por el que pasar, el establecimiento de objetivos ofrece muchas ventajas. Estas son solo algunas de ellas:

No es difícil pensar en las cosas que tú y tu equipo queréis lograr. En un día determinado, es posible que quieras mostrar quién manda en la lista de tareas pendientes de ese día, organizar una gran lluvia de ideas con tu equipo y decidir cuál es el disfraz grupal que va a ganar el concurso de disfraces de la empresa.

Tu cerebro está repleto de las cosas que te gustaría hacer. Sin embargo, los problemas empiezan cuando se quiere hacer posibles todas esas cosas.

Ahí está lo bonito del establecimiento de objetivos. Te hace pensar en lo que necesitas y crear un cronograma para sacar todo adelante. Con esta base, puedes enfocar tus esfuerzos y tu energía en las cosas que más quieres lograr.

En nuestra definición de establecimiento de objetivos, verás que usamos la palabra "proceso". Esto se debe a que el establecimiento de objetivos no es algo que se debe hacer al azar, pues requiere un enfoque estructurado.

Se supone que la mayoría de los marcos de trabajo y teorías deben ser específicos, tener en cuenta métricas importantes, establecer una fecha de finalización y sentar las bases para hacer posible tu objetivo.

Esta estructura te permite controlar tu progreso y seguir por el camino correcto más que si tuvieras alguna ambición rondándote la cabeza.

Establecer un objetivo brinda una sensación mucho más permanente y definida que el sencillo pensamiento de "Vaya, espero que lo consigamos..."

De eso se trata. El establecimiento de objetivos aumenta la responsabilidad para ti y tu equipo, lo que significa que estás mucho más inspirado para seguir adelante.

Motívate compartiendo ese objetivo con alguien en quien confíes (sí, los miembros de tu equipo cuentan). En un estudio de la Dominican University, el 70 % de los participantes que establecieron un objetivo y enviaron actualizaciones del progreso a un amigo tuvieron éxito.

También quieres saborear la victoria, ¿verdad? Esto es lo que tienes que hacer.

De alguna manera, establecer un objetivo podría ser tan sencillo como descargar un podcast para un viaje. Si sigues un marco de trabajo, te asegurarás de que todas las piezas encajan sin problemas. Estos son solo algunos puntos a tener en cuenta:

• Objetivos SMART: SMART son las siglas en inglés de "específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales". Al trabajar con SMART, tus objetivos marcan todas estas casillas. Obtén más detalles sobre los objetivos SMART, así como algunos ejemplos de esto objetivos para empezar.
• Objetivos y resultados clave: cuando establezcas los objetivos y resultados clave, propondrás metas de alto nivel, cualitativas y ambiciosas (recuerda que los objetivos y resultados clave deben ser elevados) y asignarás un resultado y un propietario para cada una. A continuación, utilizarás la puntuación de objetivos y resultados clave en intervalos regulares para comprobar tu progreso, detectar objetivos en riesgo de no cumplirse y cambiar el rumbo según sea necesario.
  
  En Atlassian hacemos uso de esta metodología de establecimiento de objetivos e incluso disponemos de una plantilla de objetivos y resultados clave que puedes usar para hacerlo tú mismo. También puedes consultar este manual de estrategias para conocer más prácticas recomendadas y ejemplos de objetivos y resultados clave.
• Indicadores clave de rendimiento (KPI): a menudo, se confunde los KPI con los OKR (objetivos y resultados clave). Sin embargo, los vamos a comparar para ver cómo difieren. A diferencia de los objetivos y resultados clave, los KPI exigen asignar un objetivo mensurable a un proyecto o proceso existente. Por ejemplo, quieres mejorar la eficacia de tu equipo de atención al cliente. Puedes asignar un KPI de un número específico de tickets de cliente resueltos a la semana. Además, los KPI utilizan elementos denominados "indicadores principales" e "indicadores rezagados" para predecir el éxito futuro en comparación con demostrar el éxito pasado en el logro de resultados.

No existe un solo marco de trabajo adecuado para elegir. Se trata de lo que necesitas y de lo que fácilmente te lleva a ese estado en el que podrías estar practicando esquí acuático mientras haces malabares con un aro en llamas.

Independientemente del marco de trabajo en el que acabes, es importante que sepas específicamente qué estás intentando lograr. Es difícil trabajar con objetivos imprecisos como "dar un mejor servicio a nuestros clientes" y "ser un equipo más feliz", y aún más difícil es realizar un seguimiento del progreso hacia esos indefinidos objetivos.

Por ello, necesitas ponerte como reto profundizar y concentrarte en un final específico. Pregúntate: "¿cómo es realmente ser un equipo más feliz?". Puede que signifique tener más tiempo para crear un vínculo entre nosotros fuera del trabajo. Vale, ¿y cómo? Con quedadas habituales en bares y eventos de equipo.

Si continúas yendo al grano, podrías acabar con un objetivo mucho más claro, como "planificar actividades periódicas en equipo", lo que resulta mucho más específico que "ser un equipo más feliz".

Has dicho lo que quieres lograr, pero ahora tienes que aprender cuándo es el momento de felicitarte. Debes saber cómo es el éxito.

Volvamos al ejemplo de crear vínculos en equipo. ¿Qué significa organizar esas quedadas "periódicamente"? ¿Con qué frecuencia? Pon un número al que puedas atenerte para poder hacerte responsable.

Cuando lo hayas hecho, tu objetivo podría ser algo como "planificar al menos una actividad en equipo al mes".

Ya sabes exactamente lo que esperas de ti y de tu equipo. Pero recuerda que no debes abandonarlo cuando lo hayas hecho la primera vez. Tienes que continuar e ir viendo cómo lo estás haciendo. En el equipo de Confluence utilizamos señales y medidas para seguir de cerca el progreso de nuestro objetivo. Puedes obtener más información sobre estas en este manual de estrategias.

Los objetivos como tal no suelen alargarse hasta el infinito: o bien llegan a su fin o evolucionan.

Aquí es donde entran los plazos, especialmente para objetivos que no requieren esfuerzo diario. Fija una fecha límite para saber exactamente cuánto tiempo tienes para lograr tu objetivo.

Esta fecha límite puede ser una fecha, un periodo, una gran celebración en el futuro o los tres. Por ejemplo, cuando se trata de salir con el equipo, poner una fecha límite cambia tu objetivo a algo como: "planificar al menos una actividad en equipo al mes y compartir el calendario de los próximos eventos el primer jueves de cada trimestre".

Con esa fecha límite establecida, puedes mantenerte en el buen camino porque no vas a tener todo el tiempo del mundo para lograr tu objetivo.

Coge ese objetivo en el que has trabajado tanto, escríbelo en un papel y colócalo en un lugar donde lo vayas a ver todos los días. Pégalo al monitor de tu ordenador o en el espejo del baño. Añádelo a tu calendario o al asistente inteligente de tu teléfono. O bien pídele a tu equipo que te ponga al día de las novedades para estar al tanto.

Obviamente, escribir tu objetivo en un papel no es legalmente vinculante ni nada parecido. Sin embargo, te sorprendería que, incluso sin la amenaza de una acción legal, puedes aumentar tus posibilidades de lograr lo que te proponías.

En ese mismo estudio de la Dominican University, los participantes tendían más a lograr sus objetivos si los escribían, incluso si no los compartían con nadie. Según otro estudio de Harvard Business, el 3 % de los graduados de su Máster en Administración de Empresas que habían escrito sus objetivos terminaron ganando 10 veces más que todo el 97 % restante, solo 10 años después de la graduación.

Cuando escribas tu objetivo, querrás tener todos los detalles en un solo lugar: la fecha límite, el plan de acción y cualquier recurso de apoyo (piensa en cosas como las instrucciones de un truco de cartas o un registro de tu tiempo de práctica) que te pueda hacer falta. El uso de Confluence es una manera excelente de documentar tus objetivos, supervisar tu progreso y recopilar esa información de apoyo, ya que te ofrece flexibilidad y crecimiento a medida que evoluciona tu objetivo.

Como buen experto, motivado y centrado, conseguiste tu objetivo. Y eso es todo. ¡Ya has terminado!

Ahora que eres oficialmente un campeón, habrá muchas cosas que quieras lograr en un momento dado. Por desgracia, tú eres tú y lo de clonarse aún no es viable. E intentar sacar adelante demasiadas cosas a la vez será como tratar de practicar esquí mientras haces malabares con aros en llamas (con los ojos vendados, nada menos). Tu atención y tu energía acabarán explotando.

Correrás mejor suerte si ordenas todos tus objetivos por importancia y valor, empiezas por el primero y luego vas pasando a los demás.

Una matriz de priorización puede ser de utilidad. Te ayudará a categorizar tus objetivos en función de su urgencia y su impacto para que puedas asegurarte de que empiezas con tu mayor esfuerzo.

Ojalá el objetivo fuera establecer el objetivo. Eso facilitaría mucho las cosas, pero no llegarás muy lejos con ese enfoque.

Aquí es donde mucha personas y equipos se quedan cortos. Dan por sentado que decirlo es lo mismo que hacerlo. Para no caer en esta trampa, crea un plan de acción.

¿Tu objetivo es tan abrumador que no sabes ni por dónde empezar? Nosotros te ayudamos.

El plan es el siguiente: dividir esa pesada roca en piedras más pequeñas y llevaderas. Por ejemplo, si vas a iniciar el periodo de inscripción de tu empresa para el próximo año, podrías desglosar ese proyecto de la siguiente manera:

• Determinar qué beneficios han cambiado desde el año pasado
• Editar documentos y actualizar gráficos
• Anunciar cambios en la reunión general de la empresa
• Programar y planificar el periodo de inscripción
• Actualizar el sitio web corporativo y los materiales de incorporación

Al dividir un objetivo gigante en miniobjetivos, ponerse en marcha resulta mucho más sencillo y menos intimidante. Asimismo, favorece la motivación gracias a las pequeñas victorias que se suceden a lo largo del camino. Está todo vinculado al principio del progreso, que establece que las pequeñas victorias pueden animarte a seguir avanzando.

¿Qué hace falta para alcanzar cada hito y celebrar tus victorias? ¿Qué suministros, cuánto tiempo y qué habilidades te guiarán en cada paso hacia el objetivo final?

Si quieres prepararte para anunciar los cambios en la próxima reunión general de la empresa, sabes que debes prepararte para el primer jueves del mes siguiente. Eso significa que tienes que ponerte en marcha, sobre todo porque crees que tu equipo va a necesitar al menos una semana solo para averiguar lo que ha cambiado y actualizar toda la documentación.

Describe lo que necesitas ahora mismo para que puedas empezar a planificar y alinear recursos. Con suerte, eso te evitará frustrantes cuellos de botella cuando estés en proceso de trabajar hacia tu objetivo.

Tienes tus hitos y sabes bien lo que necesitas. Sin embargo, tu enfoque sigue siendo un poco impreciso y no tienes claro cómo empezar a trabajar. Es hora de poner tus hitos en un flujo de trabajo.

Tu paso final en el establecimiento de objetivos consiste en colocar esos hitos en un orden que tenga sentido. Eso puede basarse en aspectos como la importancia o la cantidad de tiempo que cada uno necesita, o bien ya hay una secuencia establecida que tus superiores te han pedido que sigas.

Para el periodo de inscripción de tu empresa, sabes que no puedes actualizar el sitio web ni los materiales de incorporación hasta que cambies todos los documentos y gráficos internos y relevantes. No podrás hacerlo hasta que descubras qué es lo que ha cambiado desde el año pasado.

Cuando lo hayas hecho, habrás creado una hoja de ruta que puedes seguir hasta el final. ¡Ya puedes ponerte a trabajar sin problemas!

Ya sea correr una maratón o renovar un proceso de equipo obsoleto, tienes bastantes ambiciones personales y grupales para seguir adelante. Deambular entre unas y otras no ayuda a avanzar.

El proceso de establecimiento de objetivos te ofrece pasos definidos que puedes seguir para establecer un objetivo claro y motivarte a ponerte en marcha.

Sigue los pasos e irás bien encaminado para lograr tus objetivos pendientes. ¡Estamos contigo!