Domina el proceso de toma de decisiones: una guía completa para un equipo con éxito
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¿Qué tienen en común los equipos con más éxito con los que has trabajado? Es probable que hayan trabajado bien juntos bajo una visión y una idea de equipo compartidas. Y es probable que tomaran buenas decisiones, en apariencia sin esfuerzo. Una toma de decisiones eficaz es fundamental para el éxito del equipo y del proyecto. Pero requiere preparación, confianza y las herramientas adecuadas.
En Atlassian, utilizamos Confluence como herramienta de gestión de conocimientos para respaldar nuestros procesos de toma de decisiones, desde la lluvia de ideas hasta la documentación de la decisión final.
La importancia de una toma de decisiones eficaz
Desde los proyectos hasta la planificación, una toma de decisiones eficaz requiere práctica y sienta las bases del éxito. Si bien las decisiones breves y rápidas ofrecen cierta flexibilidad, las decisiones de mayor impacto no son tan fáciles de revertir. Por ello, la valoración oportuna de las opciones, los riesgos y las oportunidades sería como un músculo que hay que ejercitar y desarrollar.
Independientemente de las técnicas que elijas y de cómo ejerzas tu estilo de liderazgo, también es importante conseguir el compromiso de todo el equipo y asegurarse de haber establecido procesos claros que puedas replicar de forma eficaz en el futuro.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Los cuatro tipos de toma de decisiones
Para saber por dónde empezar en el proceso de toma de decisiones, es útil conocer los cuatro tipos de toma de decisiones y utilizar el que resulte más natural y mejor se adapte a la situación actual. A continuación se describen los cuatro tipos:
- Autocrático: el líder se hace con el control y toma las decisiones. En el proceso de toma de decisiones se debate poco o nada.
- Consenso: el líder no interviene y deja que el equipo llegue a un consenso donde todos estén de acuerdo. El grupo decide por unanimidad en función de sus propias aportaciones y experiencia.
- Democrático: el líder no toma la decisión y deja que el grupo vote una decisión mayoritaria. No todo el mundo estará de acuerdo, pero los miembros del grupo se comprometen a respetar la decisión.
- Consultivo: el líder se sirve de los consejos y las opiniones del grupo para tomar la decisión final. El líder puede seguir los consejos o las sugerencias del grupo.
La elección del proceso de toma de decisiones puede resultar obvia, como una decisión autocrática para determinar el presupuesto de marketing anual. Pero si las decisiones van a tener un impacto en el trabajo diario o a largo plazo del equipo, querrás contar con más información de su parte.
Por ejemplo, la planificación de un evento para un cliente con un plazo y un presupuesto ajustados puede requerir cierta información por parte de tu grupo que quizás tú no tengas. Lo adecuado sería adoptar un enfoque de consenso o consultivo para que la experiencia del grupo pese en la decisión final y todos estén a gusto con el trabajo que deben hacer para conseguirlo.
Puede que tu equipo quiera establecer un día concreto a la semana como día “sin reuniones”. Tu equipo puede debatir y colaborar para llegar a una decisión democrática y respetarla sobre la marcha.
Step 1: Define your project idea
You should first identify the project to test. A brainstorming template can help generate ideas, while a product launch template can help define the need and the market.
It’s important to ask the following questions: What problems will this project solve, and for whom? The product manager should have the required market knowledge to answer these questions.
Step 2: Set your success criteria
After defining the project, decide on the benchmarks to measure the success or failure of the project. If the project is for a client, consult them about how they define success. If not, conduct the necessary research to determine success criteria.
Step 3: List the resources you will need
Build an exhaustive list of tangible and intangible resources the team will need to execute the project. Resources include material goods, technology, tools, and human capital.
Step 4: Determine your timeline
Create a product roadmap that overviews the timeline for the proof of concept from ideation to development. For example, will there be a full launch from the beginning, or will it start small and then scale? If the latter, how quickly will it scale? These details provide an idea of the pace of the project.
Step 5: Develop and test your prototype
Once you have decided on the project scope, you can develop and test your prototype with the target audience. Pay attention to how it addresses their pain points. It may help to bring in other teams and stakeholders to get a fresh perspective. Gather all feedback, both positive and negative.
Step 6: Review and refine
After gathering feedback, evaluate how the prototype performed against the predefined success criteria. Conduct a competitive analysis to evaluate its performance against similar solutions. Use the information from this step to improve on areas that fall short of success.
Step 7: Present your POC
Present your idea to stakeholders for development approval. Provide a clear model of how the idea works—visuals and illustrations can be helpful. Emphasize how it addresses pain points and meets the audience's needs. If the proof of concept meets the success criteria, approval is likely.
Los pasos que debes seguir en el proceso de toma de decisiones
El primer paso que debes dar a la hora de tomar una decisión es identificar el problema que tu equipo tiene que resolver. Crea una página de Confluence en la que puedas visualizar el problema y saber quién se encargará de solucionarlo. Al definir claramente el problema, todos sabrán qué decisión tienen que tomar y por qué. ¿Qué impacto tiene el problema? ¿Qué objetivos confirmarán que tu solución ha tenido éxito?
A continuación, desglosa el problema. Reúne información y datos que definan qué ha causado el problema o qué impide solucionarlo. Se pueden incluir estudios de mercado, datos de la empresa, información personal y noticias de actualidad. Crea una tabla que describa los riesgos y los beneficios de las posibles soluciones para preparar a tu equipo con antelación.
Anima a tu equipo a que revise esa síntesis y proporcione feedback desde el principio para que puedan identificar cualquier laguna u obstáculo existente antes de que desarrolles el problema. Quizás también puedan contribuir a tu investigación y ofrecerte otra información que no has tenido en cuenta.
Evalúa las opciones de tu equipo y utiliza un marco para tomar una decisión. Puede que necesites un esfuerzo conjunto o una evaluación adicional, y ahí es donde tu marco entra en juego. Puede que descubras que el marco que propusiste en un principio (p. ej., un análisis DAFO) no es lo suficientemente exhaustivo para la solución que necesitas. Anima a tu equipo a proponer el marco adecuado a través del cual la decisión sea transparente y que detalle las cargas de trabajo.
Cuando hayas tomado la decisión, utiliza herramientas de gestión de proyectos como Trello o Jira Work Management para implementarlo, probarlo y supervisarlo. Sigue documentando tu progreso en Confluence sobre la marcha para que puedas consultarlo en el futuro y replicar o iterar el rendimiento.
Marcos populares de toma de decisiones
DACI: utiliza este marco para trabajar con un equipo y tomar decisiones en grupo, identificando los roles del proceso, como el impulsor, el aprobador, los contribuidores y los destinatarios de la información. Utiliza los datos y los conocimientos contextuales para respaldar la decisión.
Contextualización de problemas: trabaja con tu equipo para identificar los enunciados que describan una solución concisa al problema de manera clara y colaborativa. Esto ayuda a centrarse en comprender y definir el problema, a la vez que consigues que todo el equipo comparta un mismo planteamiento. Luego, puedes reunir a un grupo selecto de partes interesadas para tomar la decisión correcta.
Concesiones: a veces, tomar la decisión correcta implica hacer concesiones. ¿Qué concesiones harías para tomar la decisión correcta? Trabaja con el equipo para identificar las restricciones, los impedimentos y las prioridades antes de iniciar el proyecto, para poder tomar decisiones antes de que surjan obstáculos.
Objetivos y resultados clave: toma decisiones con un objetivo en mente. Los objetivos y resultados clave están diseñados para un crecimiento continuo y pueden "marcar el norte" para seguir en la dirección adecuada a medida que tomas decisiones individuales durante un proyecto.
Toma de decisiones en Confluence
Independientemente del modelo que elijas, tu equipo puede colaborar para crear y documentar tu marco de toma de decisiones en Confluence. Tenemos plantillas para DACI, el análisis DAFO, una plantilla de decisiones de diseño y una tabla de votación, entre otras.
Técnicas, estilos y enfoques de toma de decisiones
Conocer tu estilo en la toma de decisiones no te impedirá tomar decisiones informadas. Si bien todos confiamos hasta cierto punto en nuestra intuición personal y profesional, la toma de decisiones eficaz se basa en el análisis, la investigación y los hechos. Una encuesta de PwC a altos ejecutivos reveló que las organizaciones basadas en datos tienen tres veces más de probabilidades de ver mejoras en la toma de decisiones que las que confían menos en los datos.
Hay innumerables modelos de toma de decisiones que impulsan las elecciones informadas, y encontrar la técnica correcta depende de la composición del equipo y de tu estilo de liderazgo. Muchos equipos prefieren el análisis DAFO, que describe los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de la decisión para evaluar las ventajas y los riesgos.
Los pasos que debes seguir en el proceso de toma de decisiones
Marcos populares de toma de decisiones
DACI: utiliza este marco para trabajar con un equipo y tomar decisiones en grupo, identificando los roles del proceso, como el impulsor, el aprobador, los contribuidores y los destinatarios de la información. Utiliza los datos y los conocimientos contextuales para respaldar la decisión.
Contextualización de problemas: trabaja con tu equipo para identificar los enunciados que describan una solución concisa al problema de manera clara y colaborativa. Esto ayuda a centrarse en comprender y definir el problema, a la vez que consigues que todo el equipo comparta un mismo planteamiento. Luego, puedes reunir a un grupo selecto de partes interesadas para tomar la decisión correcta.
Concesiones: a veces, tomar la decisión correcta implica hacer concesiones. ¿Qué concesiones harías para tomar la decisión correcta? Trabaja con el equipo para identificar las restricciones, los impedimentos y las prioridades antes de iniciar el proyecto, para poder tomar decisiones antes de que surjan obstáculos.
Objetivos y resultados clave: toma decisiones con un objetivo en mente. Los objetivos y resultados clave están diseñados para un crecimiento continuo y pueden "marcar el norte" para seguir en la dirección adecuada a medida que tomas decisiones individuales durante un proyecto.
Toma de decisiones en Confluence
Independientemente del modelo que elijas, tu equipo puede colaborar para crear y documentar tu marco de toma de decisiones en Confluence. Tenemos plantillas para DACI, el análisis DAFO, una plantilla de decisiones de diseño y una tabla de votación, entre otras.
Toma de decisiones en Confluence
Independientemente del modelo que elijas, tu equipo puede colaborar para crear y documentar tu marco de toma de decisiones en Confluence. Tenemos plantillas para DACI, el análisis DAFO, una plantilla de decisiones de diseño y una tabla de votación, entre otras.