Cómo mantener un desarrollo fluido de los proyectos mediante la planificación de los recursos
Tu secreto para evitar el estrés, los cuellos de botella y los conflictos
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La planificación de recursos es el proceso de determinar cuáles son los recursos (tales como el personal, el software, el equipamiento y el presupuesto) que necesitas para llevar a cabo un proyecto y, a continuación, asignarlos para aumentar al máximo la eficiencia.
Tu equipo quiere hacer una sesión improvisada de lluvia de ideas, así que agarráis los portátiles y acudís a la sala de reuniones grande de la oficina. ¡Ay! Parece que allí ya hay gente reunida.
Os dirigís por el pasillo hacia un espacio más reducido y allí también está reunido otro equipo. ¿Cuántas horas llevan? Es como si se hubieran mudado a vivir allí.
Bueno, vale. El equipo se desplaza a las mesas que hay en la sala de descanso, pero hay demasiada gente calentándose la comida o preparándose un café. La visita turística por todos los rincones de la oficina continúa.
Si te resulta familiar esta lucha (y apostamos a que sí), significa que ya has sufrido lo que sucede cuando los recursos no se planifican ni se gestionan como es debido. En el mejor de los casos, es algo frustrante. ¿Y en el peor? Puede hacer que tus proyectos descarrilen por completo.
El proceso de planificación de recursos: cómo conseguir lo que necesitas cuando lo necesitas
Dado que no puedes predecir el futuro, planificar los recursos resulta más que un poco complicado. ¿Cómo puedes saber todo lo que necesitará tu proyecto?
Te lo resumimos en una sencilla fórmula que puedes usar para planificar y gestionar los recursos de manera eficaz. A partir de ahora, dejarás de buscar en vano un espacio de reunión vacío.
Paso n.º 1: Identifica los recursos que necesitas
Para empezar, haz una lista de todo lo que necesitarás para llevar a término el proyecto. En el caso de proyectos gigantescos y multidisciplinares, esta tarea puede ser particularmente ardua. Coge una libreta y un boli, y empieza a anotar los recursos obvios.
Cuando te hayas ocupado de los sencillos, debes pensar en el proyecto como una sucesión de fases o secciones. Por ejemplo, el seminario web que vas a crear comenzará con un resumen del contenido, por lo que necesitas a alguien del equipo de contenido y a un experto en la materia. Continúa avanzando por las fases del proyecto, y ve tomando nota de los recursos que necesitas en ese momento.
¿Te preocupa que se te haya pasado algo por alto? Pídeles a otros miembros del equipo que revisen la lista. Sobre todo en el caso de que hayan realizado proyectos parecidos en el pasado, podrán avisarte de todos los recursos que se te hayan pasado.
Cuando hayas terminado de elaborar esta larga lista, pon un poco de orden en el caos agrupando los elementos en las categorías que hemos mencionado antes: personal, software, equipamiento y presupuesto.
Paso n.º 2: Averigua cuáles son los recursos de los que dispones
Ya tienes la lista de la compra de todo lo que necesitas. Ahora tienes que encontrar la respuesta a la siguiente pregunta: “¿qué es lo que ya tienes?”.
Vamos a simplificar mucho, así que coge dos subrayadores de distintos colores. Vamos a usar el verde para aquello con lo que ya cuentas, y el rosa para lo que te falta.
Empieza por los recursos “verdes”. Repasa la lista y subraya los recursos que ya tengas. Si, por ejemplo, dispones de una suscripción a un programa de videoconferencias para alojar el seminario web cuando lo hayas terminado, marca ese elemento de color verde.
¿Y ahora? Marca los elementos que no estén en verde con un subrayador de color rosa. Por ejemplo, si te falta un diseñador gráfico para crear las diapositivas de la presentación, márcalo en rosa.
Repite el proceso hasta que todos los elementos de la lista estén de color verde o rosa.
Paso n.º 3: Reúne los recursos que necesitas
Echemos un vistazo más de cerca a los recursos marcados en rosa. Se trata de elementos que necesitas para el proyecto, pero a los que aún no puedes acceder.
Hasta los equipos más luchadores necesitan conseguir recursos, así que ahora te toca averiguar echarles el guante.
Sabes que te falta un diseñador gráfico interno para crear las diapositivas del seminario web. ¿Externalizarás ese trabajo a una agencia o a un autónomo? ¿Utilizarás alguna herramienta como, por ejemplo, Canva para hacerlas lo mejor que puedas? Concreta cómo satisfarás cada una de estas necesidades y anota la solución en la lista.
Paso n.º 4: Define las dependencias de los recursos
Ahora toca concentrar nuestra atención en los recursos de color verde. Uno de los peores errores que puedes cometer es pensar “¡Eh, estos ya los tenemos! Todo listo”.
No eres la única persona que está afanándose en sus proyectos, y tienes que ir más allá de la existencia de tus recursos y conocer su disponibilidad. Esto te ayudará a asignarlos de forma realista a tu proyecto.
La disponibilidad de los recursos no siempre se puede dar por sentada. Para hacerte con ellos, tendrás que hacer lo siguiente:
- Dialogar con los miembros del equipo necesarios para saber cuál es su capacidad inmediata (por ejemplo, el equipo de contenido no puede hacer el resumen del seminario web hasta el mes que viene).
- Ponerte en contacto con otros departamentos que utilizan los mismos recursos para saber si ya han solicitado un recurso y cuándo (por ejemplo, el equipo comercial va a utilizar el programa de videoconferencias este mes para generar vídeos informativos, pero podrás contar con él después).
- Entender cuál es el alcance del proyecto y prever los recursos que necesitarás en el futuro para poder hacer las previsiones necesarias (es decir, necesitarás al equipo de desarrollo web para que cree una página de destino del seminario web al final del todo del proyecto, pero deberías ir ya a pedirles que te hagan un hueco en su agenda).
Al igual que sucede para dominar cualquier cosa, tendrás que experimentar un poco y hacer un poco de ensayo y error. Ahora bien, tan solo el hecho de que hayas tratado de planificar los recursos supondrá menos problemas para tu proyecto y para ti.
Paso n.º 5: Crea el plan de tu proyecto
Ahora que tienes una imagen de conjunto y toda la información, puedes desarrollar el plan de tu proyecto a partir de un acceso realista a los recursos. Recuerda: para elaborar planes de proyecto, lo mejor es hacerlo en función de los recursos, en vez de intentar embutirlos en un plan existente.
Vas a tener que mover piezas del rompecabezas. Si sabes que el programa de videoconferencias no estará disponible hasta el mes que viene, sabes que hasta entonces (como pronto) no podrás organizar el seminario web de ninguna de las maneras.
A medida que vayas diseñando las fases del plan del proyecto, ve haciendo una lista de los recursos que necesitarás en cada una. También ayuda a especificar cuándo habrás terminado de utilizar cada recurso, de forma que los demás puedan hacer planes para usarlos después de ti.
Cómo puede ayudarte el software a planificar recursos
Hasta ahora, hemos definido las líneas generales de un enfoque bastante manual para la planificación de los recursos. Y puedes tener la confianza de que funciona.
Ahora bien, a la hora de identificar, asignar y aprovechar al máximo los recursos, no hace falta que lo hagas tú con unos subrayadores, sino que el software puede ayudarte a:
- Visualizar proyectos en toda la organización.
- Identificar el solapamiento entre recursos.
- Ajustar los planes de proyecto y los requisitos en tiempo real.
- Gestionar las cargas de trabajo y el ancho de banda de los miembros del equipo.
- Acceder a datos e informes para dar forma a los futuros planes de proyecto y requisitos de los recursos.
La preferencia por una hoja de cálculo, un programa informático o un bloc de notas depende de ti. Ahora bien, ten en cuenta que el software de planificación de recursos ofrece numerosas ventajas (y puede ahorrarte tener que escribir todo el rato).
