Close

Transform teamwork with Confluence. See why Confluence is the content collaboration hub for all teams. Get it free

资源规划如何使项目顺利运行

避免压力、瓶颈和冲突的秘诀

资源规划是确定完成项目需要哪些资源(例如人员、软件、设备和预算),然后分配这些资源以实现最高效率的流程

您的团队想举行一次即兴的头脑风暴会议。您拿起笔记本电脑,前往办公室的大会议室。糟糕!大会议室里已经有人在开会了。

您沿着走廊走到一个较小的房间,这里也有一支团队。他们是不是在里面待了好几个小时了?感觉要待到天荒地老了。

好吧,很好。整个团队漫步到休息室旁的桌子旁,但是有太多的人在加热午餐或喝咖啡。您还在继续前往办公室的每个角落进行观光。

如果这听起来像是一场熟悉的斗争(我们敢打赌确实如此),那么您已经了解了在没有相应的规划和管理资源时会发生什么。最好的情况是只令人感觉沮丧,最糟糕的呢?它可能会使您的项目完全脱轨。

带有 X 的放大镜

什么是资源规划?

输入:资源规划在项目管理中的重要性。资源规划涉及确定项目需要什么,这样您就可以有效地保护和分配这些物品。

尽管提到“资源”一词,人们可能想到的是硬材料,但值得注意的是,团队成员甚至金钱等物品也算作项目资源。

通常,资源包括以下存储桶:

  • 人员
  • 预算
  • 工具和软件
  • 设备和空间

开始做一个项目之前,您需要弄清楚完成项目所需的一切。然后,您不仅要确保可以获得这些资源,而且可以准确地在需要时获得它们。

资源规划的重要性

深吸气,然后缓慢呼气,下面我们要重温一下令人抓狂的会议室示例。

当您的团队准备好坐下来全神贯注地参加快速协作会议时,您错过了一个关键资源:空间。您已经准备好工作了,但无处可去。

这给本来应该很简单的事情带来了很多障碍。我们来看看忽视资源规划时会发生的一些隐患(透过窗户偷看那些会议室垄断者除外)。

1. 制定准确的项目计划

您的项目计划将详细说明完成项目需要采取哪些步骤,以及何时采取每个步骤。如果您不知道自己有哪些资源可用,就无法规划好里程碑。

例如,如果您的项目计划说需要在本周末之前完成演示文稿的图形,但您没有意识到平面设计师在下个月底之前都需要负责另一个项目,该怎么办?

如果未能考虑资源可用性,项目计划就不准确,截止时间只能算是猜测,凭运气并希望自己能得到需要的东西,这会增加很多不必要的压力。

2. 避免瓶颈

规划资源还有助于避免不必要的延迟。如果有大量人员或项目同时需要相同的资源,您不一定就是获得资源的人。

当然,您可能会先获得资源,但也可能不会。如果您没能先获得资源,那整个项目时间线就需要推迟。

试想一下:如果您提前预订了会议室,那就可以避免在办公室里奔走、窥视会议室,而是可以直接开始富有成效的头脑风暴。

3. 管理能力

4. 交付更多成功的项目

这给我们带来了最大的好处:更多的成功项目。

项目管理协会 (PMI) 的一份报告发现,资源依赖关系和资源占用是项目失败的两个常见原因。他们甚至领先于其他问题,例如缺乏经验的项目经理和团队成员的拖延。

规划您需要什么、何时需要以及如何使用意味着您和您的团队能够顺利完成项目,同时减轻压力。

资源规划流程:如何在需要时获得所需的东西

您无法预测未来,这使得资源规划变得有点困难。您怎么可能知道自己的项目需要的一切?

我们总结了一个简单的公式,您可以使用它来有效地规划和管理资源,无需再徒劳地寻找空会议室。

带签名的剪贴板

步骤 1:确定您需要什么资源

首先列出完成项目所需的一切。特别是对于大型的跨职能项目,这可能很难做到。拿出一张纸和一支笔,开始写出显而易见的资源。

把那些简单的事情弄清楚,再考虑一下项目的不同的阶段或部分。例如,您正在创建的在线研讨会将从内容大纲开始,这意味着您需要内容团队的人员和主题专家。继续思索项目的各个阶段,写下各阶段需要哪些资源。

担心您漏掉了什么?让几个其他团队成员查看您的清单,特别是如果他们之前完成过类似的项目,他们将能够找出您忽略的任何资源。

完成大清单后,将它们分为我们前面提到的类别:人员、软件、设备和预算,将混乱局面恢复正常。

步骤 2:了解您有哪些可用资源

您有您所需一切的清单,现在您需要回答这个问题:您已经有什么了?

我们要让这一步变得非常简单,所以拿两个不同颜色的荧光笔吧。用绿色来表示您已经可以获得的东西,粉色来表示您需要得到的东西。

从绿色资源开始。梳理一下您的清单,突出显示您已经拥有的资源。也许您已经订阅了视频会议软件,以便在完成后主持在线研讨会。这可以标成绿色。

下一步?用粉色荧光笔标出您没有获得的。您没有平面设计师来创建演示幻灯片。

重复步骤,直到列表中的所有内容都变成绿色或粉色。

步骤 3:收集所需的资源

我们来仔细看看粉色资源,这些是您的项目所需要的东西,但您还没有获得。

即使是最糟糕的团队也需要调集资源,所以是时候弄清楚如何获得这些资源了。

您知道自己没有内部平面设计师来制作在线研讨会幻灯片。您会把这项工作外包给代理机构或自由职业者吗?还是使用像 Canva 这样的免费工具尽力而为?具体说明您将如何满足每一项需求,并将解决方案写在清单上。

步骤 4:概述资源依赖关系

现在是时候将注意力转向绿色资源了。您可能犯的最大错误之一就是想:“哦,我们有这些!很好。”

您不是唯一一个忙于项目的人,您需要超越资源的存在,并了解资源的可用性。这将帮助您切实地将它们分配给您的项目。

资源可用性并不总是显而易见的,要了解这些,您需要:

  • 与必要的团队成员进行交谈,以了解他们之后的能力(即内容团队要等到下个月才能完成您的在线研讨会大纲)。
  • 与使用相同资源的其他部门联系,了解他们是否已经申请了资源,以及何时申请了资源(即销售团队本月正在使用视频会议软件制作信息视频,但您可以下个月使用)。
  • 了解您的项目范围并预测未来的资源需求,以便您可以建立缓冲区(即您需要网络开发团队在项目结束时创建一个在线研讨会登录页面,但您的项目现在应该加入他们的日程安排中)。

就像掌握任何东西一样,会有一些实验和反复试验。但是,即使您只是尝试规划资源,也能为您和项目减少障碍。

步骤 5:制定项目计划

现在您已经有了全面了解和所有信息,您可以围绕资源的实际访问权限来制定项目计划。请记住,最好的项目计划是围绕您的资源制定的,而不是试图将资源压缩到现有计划中。

您需要开始沟通协调,如果您知道视频会议软件要到下个月才能用,那么您就知道(最早)也要到下个月才能举办在线研讨会。

规划项目计划的步骤时,请在每个步骤下列出该部分所需的资源。指定何时使用该资源也很有帮助,这样其他人就可以制定计划在您之后使用这些资源。

软件如何帮助进行资源规划

我们在上面概述了一种手动程度非常高的资源规划方法。请放心,它非常有效果。

但是,在识别、分配和最大限度地利用资源时,不仅仅只有您和荧光笔,软件也可以提供帮助:

  • 可视化整个组织的项目
  • 识别资源之间的重叠
  • 实时调整项目计划和资源需求
  • 管理团队成员的工作量和带宽
  • 访问数据和报告以制定未来的项目计划和资源需求

无论您喜欢电子表格、软件还是值得信赖的记事本,具体都由您自己决定。但是请注意,资源规划软件确实具有许多优点(并且可以为您省去的手动繁琐流程)。

多个文档
您可能还喜欢

能力规划模板

在进行估算和排定优先级时无需依靠猜测。

项目计划模板

定义和规划下一个项目的里程碑并确定范围。

Enable faster content collaboration for every team with Confluence

Up Next
项目启动会议