资源规划如何使项目顺利运行
避免压力、瓶颈和冲突的秘诀
资源规划是确定完成项目需要哪些资源（例如人员、软件、设备和预算），然后分配这些资源以实现最高效率的流程
您的团队想举行一次即兴的头脑风暴会议。您拿起笔记本电脑，前往办公室的大会议室。糟糕！大会议室里已经有人在开会了。
您沿着走廊走到一个较小的房间，这里也有一支团队。他们是不是在里面待了好几个小时了？感觉要待到天荒地老了。
好吧，很好。整个团队漫步到休息室旁的桌子旁，但是有太多的人在加热午餐或喝咖啡。您还在继续前往办公室的每个角落进行观光。
如果这听起来像是一场熟悉的斗争（我们敢打赌确实如此），那么您已经了解了在没有相应的规划和管理资源时会发生什么。最好的情况是只令人感觉沮丧，最糟糕的呢？它可能会使您的项目完全脱轨。
资源规划流程：如何在需要时获得所需的东西
您无法预测未来，这使得资源规划变得有点困难。您怎么可能知道自己的项目需要的一切？
我们总结了一个简单的公式，您可以使用它来有效地规划和管理资源，无需再徒劳地寻找空会议室。
步骤 1：确定您需要什么资源
首先列出完成项目所需的一切。特别是对于大型的跨职能项目，这可能很难做到。拿出一张纸和一支笔，开始写出显而易见的资源。
把那些简单的事情弄清楚，再考虑一下项目的不同的阶段或部分。例如，您正在创建的在线研讨会将从内容大纲开始，这意味着您需要内容团队的人员和主题专家。继续思索项目的各个阶段，写下各阶段需要哪些资源。
担心您漏掉了什么？让几个其他团队成员查看您的清单，特别是如果他们之前完成过类似的项目，他们将能够找出您忽略的任何资源。
完成大清单后，将它们分为我们前面提到的类别：人员、软件、设备和预算，将混乱局面恢复正常。
步骤 2：了解您有哪些可用资源
您有您所需一切的清单，现在您需要回答这个问题：您已经有什么了？
我们要让这一步变得非常简单，所以拿两个不同颜色的荧光笔吧。用绿色来表示您已经可以获得的东西，粉色来表示您需要得到的东西。
从绿色资源开始。梳理一下您的清单，突出显示您已经拥有的资源。也许您已经订阅了视频会议软件，以便在完成后主持在线研讨会。这可以标成绿色。
下一步？用粉色荧光笔标出您没有获得的。您没有平面设计师来创建演示幻灯片。
重复步骤，直到列表中的所有内容都变成绿色或粉色。
步骤 3：收集所需的资源
我们来仔细看看粉色资源，这些是您的项目所需要的东西，但您还没有获得。
即使是最糟糕的团队也需要调集资源，所以是时候弄清楚如何获得这些资源了。
您知道自己没有内部平面设计师来制作在线研讨会幻灯片。您会把这项工作外包给代理机构或自由职业者吗？还是使用像 Canva 这样的免费工具尽力而为？具体说明您将如何满足每一项需求，并将解决方案写在清单上。
步骤 4：概述资源依赖关系
现在是时候将注意力转向绿色资源了。您可能犯的最大错误之一就是想：“哦，我们有这些！很好。”
您不是唯一一个忙于项目的人，您需要超越资源的存在，并了解资源的可用性。这将帮助您切实地将它们分配给您的项目。
资源可用性并不总是显而易见的，要了解这些，您需要：
- 与必要的团队成员进行交谈，以了解他们之后的能力（即内容团队要等到下个月才能完成您的在线研讨会大纲）。
- 与使用相同资源的其他部门联系，了解他们是否已经申请了资源，以及何时申请了资源（即销售团队本月正在使用视频会议软件制作信息视频，但您可以下个月使用）。
- 了解您的项目范围并预测未来的资源需求，以便您可以建立缓冲区（即您需要网络开发团队在项目结束时创建一个在线研讨会登录页面，但您的项目现在应该加入他们的日程安排中）。
就像掌握任何东西一样，会有一些实验和反复试验。但是，即使您只是尝试规划资源，也能为您和项目减少障碍。
步骤 5：制定项目计划
现在您已经有了全面了解和所有信息，您可以围绕资源的实际访问权限来制定项目计划。请记住，最好的项目计划是围绕您的资源制定的，而不是试图将资源压缩到现有计划中。
您需要开始沟通协调，如果您知道视频会议软件要到下个月才能用，那么您就知道（最早）也要到下个月才能举办在线研讨会。
规划项目计划的步骤时，请在每个步骤下列出该部分所需的资源。指定何时使用该资源也很有帮助，这样其他人就可以制定计划在您之后使用这些资源。
软件如何帮助进行资源规划
我们在上面概述了一种手动程度非常高的资源规划方法。请放心，它非常有效果。
但是，在识别、分配和最大限度地利用资源时，不仅仅只有您和荧光笔，软件也可以提供帮助：
- 可视化整个组织的项目
- 识别资源之间的重叠
- 实时调整项目计划和资源需求
- 管理团队成员的工作量和带宽
- 访问数据和报告以制定未来的项目计划和资源需求
无论您喜欢电子表格、软件还是值得信赖的记事本，具体都由您自己决定。但是请注意，资源规划软件确实具有许多优点（并且可以为您省去的手动繁琐流程）。
