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能力规划模板

作者: Atlassian

了解团队的真实能力

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能力规划模板

为团队规划项目和管理工作负载的感觉就像猜谜游戏。您往往搞不清楚他们有多少余地,这会导致资源得不到有效利用,使团队成员感到挫折甚至倦怠。使用这个能力规划模板可以准确了解团队的能力,不再依靠猜测,让团队拥有良好的氛围,为团队成长提供有力支持。

如何使用 工作量规划 模板

第 1 步:给团队分配一些作业

在召集整个团队来探讨能力之前,先为每个人分配一些作业,让他们单独完成。让每个人简要记录他们在一周内完成的所有事务,并估算每周在每项任务上花费的小时数。这种做法很有帮助,他们可以参考自己的日程表、电子邮件收件箱、聊天渠道以及请求单,尽可能准确地了解整体情况。

第 2 步:召开团队会议

在为每个人提供充足的时间来总结平均每周的工作情况后,召集大家开会。首先提供有关为何要讨论能力的背景信息。是要计划新项目?确定如何对新团队成员开展入职培训?试图设置更好的边界?要清楚说明目的,让每个人对您的目标有同样的认识。这种背景信息有助于每个人更加诚实地描述自己的小时数和忙闲情况,而不是担忧招致麻烦。

第 2 步:召开团队会议

第 3 步:做一些简单的算术

现在让每个人拿出自己的作业,将所有小时数相加。他们的所有活动(从管理时间到帮别人买咖啡的时间)都应该包含在内。您的目标是了解每个团队成员的总工作小时数。 

接着,弄清楚他们花费在实际项目上的时间所占的比例,方法是用项目所用小时数除以他们刚才计算出的总工作小时数。 

花些时间一起探讨这些数字。它们符合您的预期吗?这些百分比跟您的团队目标一致吗?或者,花费在其他任务(比如管理工作)上的时间是不是比您预料的多很多?进行这种开放对话可以帮助您发现一些可以调整的领域并优化团队的时间利用。

第 4 步:填写团队能力表

在表格中,列出他们的角色、姓名、每周用于项目的时间比例以及每周用于项目的总工时。 

为了建立对于团队能力的整体认识,可以将相似角色归为一组,以便对这个职位的工时进行累计,并将总数列示在按角色总计的列中。这样您就能知道某一角色(如工程师)在项目上花费的总工时。

 
第 4 步:填写团队能力表

第 5 步:做出明智决策

现在,您已经更清楚地了解了团队的时间流向以及他们的能力,您需要使用这个新信息做出有关指派谁执行未来或当前项目的明智决策。这样可以帮助您确保团队成员的技能与特定任务相匹配,确保任务与团队的整体目标一致,避免给已经任务缠身的人分配过多工作,进而导致压力和倦怠。


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