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像老板一样进行项目规划

当您需要计划时,您的超级元计划

人物画出蓝图

什么是项目规划?项目规划是确定和分配按时在预算范围内完成项目所需的成本、范围和进度以及安排这些因素的优先顺序的流程。

假设您想做华夫饼,您以前做过华夫饼,非常熟练。(不要低估制作这种美味所需要的工作。)您知道自己需要面粉、鸡蛋、糖、牛奶、黄油和煎锅。但是,您是为谁做这个?为自己?为四个人,包括一个乳糖不耐和一个麸质不耐的人?

即使是像早餐这样的日常事情——没关系像构建应用、搬迁办公室或修改销售流程这样复杂的事情——也可能需要一些预先规划。您需要实际行动,不仅要弄清楚需要做什么,还要弄清楚如何、何时和为什么。

什么是项目规划?

项目规划就是仔细考虑和组织您需要的一切,以尽可能快和彻底地完成工作。它涉及从确定目标、范围、任务和资源到设定预算和时间线的所有方面。这些都是您在项目一开始就要做的事情,以确保项目顺利进行。

这是项目管理的一个阶段,从项目启动到结束。项目管理包括五个阶段:启动、规划、执行、监控和结束。

您可能还听说过“战略项目规划”,它不同于更广泛的“项目规划”。战略项目规划通常在最高级别进行,包括设定公司目标和优先事项、改善运营以及指导员工完成公司的使命、愿景和价值观。

无论是战略规划还是项目规划,您都需要一个清晰、易于访问且易于理解的路线图,公司中的任何人都可以遵循。

如何制定项目计划

带列表的剪贴板

冒着让我们所有人都非常饥饿的风险,我们回到制作华夫饼的测试场景。我们知道您是一名料理铁人,但即使是 Bobby Flay 也会同意,除了食物外,还有许多元素可以带来精致的用餐体验。


所有这些其他元素和具体细节(制定购物清单、挑选餐桌设置、邀请客人)构成了您的项目计划。它是您的项目活动的唯一数据源。虽然制定清单并不难,但确实需要一些时间和周到的体验。

1. 确定谁、内容和方式

计划不仅仅是任务和日期。一个好的计划首先要问一些关键问题并记录答案:

  • 目标和目的是什么?
  • 谁是利益相关者?
  • 预算是多少?
  • 有哪些交付成果?
  • 谁在项目团队中,他们将扮演什么角色?
  • 最后的截止时间是什么时候?还有其他里程碑吗?
  • 谁对交付成果提供反馈和最终批准?

这些问题的答案将使每个人都能从总体上了解项目进展时的期望。

2. 弄清楚您需要什么

灯泡

下一步是决定您需要什么才能完成。首先要考虑每项任务需要付出多少精力以及谁可以带头。考虑您可以从公司外部获得的任何资源或供应商。不要忘记审核流程以及交付前需要谁的反馈和批准。

这可能看起来很明显,但不要盲目计划!联系所有团队成员和供应商,仔细研究项目,获得他们的支持,并确认他们对完成任务的承诺。通过确保每个人都尽自己的一份力量,您可以避免很多不必要的挫折感和压力。

3. 研究、研究、研究

起草计划之前,要了解所有事实。通读 RFP、工作范围或项目概述并做笔记,要全面彻底。记录决定并明确所有悬而未决的问题,包括:

  • 目标和目的
  • 客户(或项目发起人)的期望
  • 项目团队的组成和决策流程
  • 其他利益相关者及其期望


在这一点上,确定任何潜在的障碍或问题也很有价值:

  • 团队过去有没有经历过这样的项目?他们需要额外的支持或培训吗?
  • 项目截止时间是什么时候?是否有任何问题会影响最终交付?
  • 客户或项目发起人的反应如何,他们的时间表会影响总体时间安排吗?

这些问题通常很难提出,但提前调查可以避免将来出现意外。

另外,花点时间思考一下如何才能真正超越目标。除了交付项目外,您还能做些什么来使项目超越预定目标?(在华夫饼上放上 NutellaⓇ,没有人会讨厌这个。)

4. 制定大纲

在您查看了研究结果并“回答了清单上的重大问题”后,您就可以起草项目计划大纲了。您的初始大纲可能很简单,但应包括以下内容:

  • 交付成果和相关任务
  • 时间范围
  • 您需要什么资源
  • 您做的任何假设
  • 审批流程

5. 与团队重组

消息气泡

草拟出项目计划后,请与团队成员一起进行口味测试。请记住:您的团队成员都是知道如何交付的专家,所以请征求他们的意见,这会对您很有帮助。

这是您提出想法并挑战团队让它们变得更好的机会。有没有更快或更具创造性的方法来完成这项工作?我们可以简化审批流程吗?还有其他需要吗?

重返团队的另一个好处是:它为项目树立了开放和欢迎反馈的基调。它还可以建立信任,让团队对共同努力实现共同目标感到兴奋。

6. 把它加热

添加团队的备注后,您就可以起草详细的项目计划了。(专业提示:试试在线项目规划工具。)具体包括如下内容:

  • 所有相关的项目信息,即使看起来很明显:客户名称、项目名称、版本号和交付日期
  • 带有开始和结束日期的交付成果
  • 每项任务的负责人
  • 任务和依赖关系的持续时间
  • 任务详情和任何澄清说明
  • 风险或潜在障碍

随着您和团队对流程越来越熟悉,项目规划将变得更加高效,您的项目计划将变得更加有效和强大。熟能生巧,写项目计划也一样。

7. 分享并获得最终签署

准备好了吗?快结束了。您只需要与所有团队成员和供应商共享最终计划,这样他们就可以重新审视自己的职责和截止时间。确认利益相关者已同意总体目标、交付成果、时间安排和预算。

大家都觉得可以?一旦您得到了他们的同意,就可以执行了。但是,多亏了您仔细而周到的准备工作,才能走到这一步。

通过战略项目规划大放异彩

蓝图

我们之前谈到了战略项目规划的想法,现在我们来更深入地探讨一下。尽管并非每个项目计划都需要高层次的战略规划,但有时这种方法可以帮助您提出新的想法,更好地找到应对挑战的解决方案。可以把它看作是在您真正开始做饭之前清理台面的一种方式。

愿景和使命宣言

战略项目规划的第一步是制定愿景和使命宣言。愿景宣言定义了组织的最终目标。一个好的宣言不仅描述了组织的日常工作,还描述了公司最大的胜利。它应该鼓励每个人想象自己工作的最大影响。

以下是一些良好的愿景宣言示例:

  • Atlassian:帮助全球各地的团队借助软件的力量增强人类的福祉。
  • 阿尔茨海默病协会:一个没有阿尔茨海默病的世界。
  • 特斯拉:通过推动世界向电动汽车的过渡,创建 21 世纪最引人注目的汽车公司。

另一面是使命,这是一种更有根据和以行动为导向的宣言,描述了一个组织的行为和方法。使命宣言通过确定公司的“谁”、“为什么”和“什么”来深入其本质。

这些使命宣言包含了所有因素:

  • Make-A-Wish:Make-A-Wish International 的使命为患有危及生命的疾病的儿童实现愿望,为人类带来希望、力量和快乐。
  • 星巴克:激发和孕育人文精神——每人、每杯、每个社区。
  • 西南航空:西南航空的使命是以热情、友善、个人自豪感和公司精神致力于提供高质量的客户服务。

随着组织的成长和里程碑的实现,领导者可以将愿景和使命宣言合并为一个更大、更具启发性的宣言。

目标

确定愿景和使命宣言后,是时候弄清楚该怎么做了。现在是设定目标的时候了!

显然,目标对任何企业的成功都至关重要,如果您不知道要去哪里,就很难到达目的地。制定目标时,请将您的使命和愿景宣言写在便利贴上,贴到显示器上,这样您就会记得将所有宣言整合成一条有凝聚力的前进道路。

您可能是通过儿时的梦想、一个令人振奋的头脑风暴(稍后将详细介绍)、财务需求或直觉实现目标的。所以,有各种因素存在,它们可能差异很大,但常见的包括:

  • 提高工作效率
  • 降低持续开支
  • 改善客户服务
  • 扩大品牌知名度
  • 找一个每个人都能接受的办公室温度

业务目标

业务目标是为实现目标而需要采取的可衡量的行动。它们可以帮助您的员工了解您对他们的期望。

例如,如果将改善客户服务作为目标,则目标可能是增加客户服务人员或实施一项新政策,保证客户在指定时间内收到回电。

有了您刚刚设定的明确而坚定的公司目标,每个人都可以设定自己的目标来实现这些目标。这样,所有员工都朝着同一个方向工作,但要采取不同的步骤才能实现相同的目标。

接下来,您需要将目标和目的转化为行动计划。这意味着您需要将长期目标分解为具体、可实现的里程碑。这时候,您可以制定更详细的路线图,说明您应该优先考虑的日常活动。

一个好的行动计划包括您公司详细完成工作所需的一切,例如:

  • 谁领导这项工作
  • 哪些团队参与其中
  • 任务和责任
  • 所需的投资
  • 关键里程碑

随着时间的推移,细节可能会发生变化和演变,但是制定具体的计划可以为承担繁重工作的团队和更广泛的组织提供清晰度和方向。

决策制定

满怀热情地启动一个项目,却陷入了批准黑洞,难道您不讨厌这种情况吗?我们都遇到了仅仅等待某人(任何人!)说:“我们开始吧。”的障碍。您可以通过将接力棒传递给组织的不同级别,授予他们快速做出决策和完成工作的权力,从而避免公司中的这些障碍。

尽管大多数决策者都是团队负责人,尤其是在做出最后决定时,但小组的其他成员应该有很大的影响力。最优秀的决策者与团队合作,接受团队的专业知识和不同观点。他们还会为意外情况做好计划并制定计划 B 和 C,这样每个人都可以在出现问题时快速切换。

通过战略项目规划大放异彩

编写工具

在厨房里,您的首选工具可能是浸入式搅拌机和华夫饼烙模。进行项目规划时,举行头脑风暴会议或制作甘特图可能会更方便。原因如下。

头脑风暴

因果图

这些图表(有时称为鱼骨图石川图)有助于在为时已晚前发现问题。因果图显示了导致某种情况的所有因素之间的关系。它确定了重要原因,将其分解为次要原因,并指出可能的结果。

因果图是风险管理的绝佳工具,但它们不包含任何主观因素,例如可能性或严重性。他们只看事实。

关键路径分析

对于同时进行许多活动的大型复杂项目,关键路径分析可能非常有用。通过查看计划中最长的活动并测量从头到尾完成该活动所需的时间,找到您的关键路径。了解关键和非关键任务可以防止时间范围故障和流程瓶颈。这是管理具有多个依赖关系的大型项目的绝佳技术,但对于小型项目来说,它可能过于复杂。

甘特图

甘特图是一种说明项目进度的条形图。它在垂直轴上列出任务,在水平轴上列出时间间隔,以帮助您规划、协调和跟踪特定任务。它也是进度的直观表现,可用于状态报告。甘特图几乎对任何项目都很有帮助,因为它可以轻松地从头到尾“查看”整个工作,如果需要,还可以转向计划 B。

项目规划软件如何提供帮助

项目规划可能是一个漫长的手动流程。值得庆幸的是,科技界已经想出了一种减轻痛苦的方法。有许多解决方案可供选择,但要确保您的项目规划工具包含以下基本功能以避免麻烦:

  • 强大的工具可帮助您组织、跟踪和管理项目
  • 灵活的模板可创建从会议记录到产品要求的所有内容
  • 直观的界面允许您组织工作并与团队共享工作
  • 一项搜索功能,可让您轻松找到所需内容
  • 鼓励协作和反馈的开放共享工作区

如果您渴望开始使用这些项目规划技巧和窍门,但又不太确定从哪里开始,那么项目计划模板可以指导您朝着正确的方向前进。下载我们的免费项目计划模板,帮助您定义、管理和跟踪下一个项目,同时让利益相关者了解情况。

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