使用 Confluence 存储和跟踪文档
不再需要搜寻，直接找到您需要的文档
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如果您有多个采用远程工作方式的部门，那么文档存储和跟踪至关重要。这些功能会直接影响组织、客户和供应商的安全和隐私。
Forrester 的数据显示，72％ 的组织会混合使用纸质文档和数字流程，而在数字化程度更高的组织中，有 13% 仅使用数字流程。无论贵公司的文档跟踪流程如何，您都需要确保文件管理实践能保护易受攻击数据。
无论您是想彻底改变不一致或过时的文档做法，还是希望在新员工入职时能够高效地传授知识，Confluence 都能满足您的需求。了解 Confluence 的文档存储和文档跟踪解决方案与技巧。
控制谁可以访问文档
您的跨职能团队会在其工作流程中处理大量的项目文档。从合同到提案再到创意简报和策略，您的团队每天都会访问各种重要和机密的信息。因此，您需要控制谁可以存储、查看和编辑这些文档。有了 Confluence，您便可以做到这一点。
使用页面限制和权限时，您可以控制谁可以访问您的 Confluence 空间、页面以及任何嵌入文件或附加文档。但是，页面限制与权限不同。
- 页面限制：默认情况下，Confluence 页面可以供查看和编辑。但是，如果需要，可以限制查看和/或编辑。管理员可以在单个页面级别或父页面级别变更限制，而子页面将继承这些限制。
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权限：权限发生在全局或空间级别。Confluence 管理员负责分配全站范围的全局权限。这些权限包括诸如团队成员能否创建空间甚至登录等方面。空间权限决定不同群组和个人用户的访问设置。这些权限包括诸如在空间内查看、添加、变更和删除内容的权限等方面。
可以把 Confluence 空间想象成一座房子。您可以给任何人一把您前门的钥匙（权限），但这并不一定意味着他们可以进入您房子里的所有房间（页面限制）。
当使用 Confluence 作为文档跟踪系统时，您可能会发现自己为不同用户限制了许多页面。您可能需要锁定和保护文档以符合 HIPAA 要求，或保护预算或员工评价等文档。如果您发现自己在文档管理系统中为不同的页面用户设置了一系列不同的限制，则可能需要考虑专门为这些敏感文件创建一个新的空间。创建新的受限空间后，您就可以只向需要访问该空间的利益相关者授予权限，而无需限制单个用户。
跟踪文档变更和修订
借助 Confluence 中的页面历史记录和页面比较视图，您可以获得最佳的文档跟踪以及页面变更的审计线索。系统还会向关注该页面的任何人发送后续通知。
通过 Confluence 的页面历史记录，您可以跟踪和比较不同页面版本之间的变更和修订，并在必要时还原以前的页面版本。这种级别的版本控制不仅能让您轻松查看和进行变更，还能为访问页面的每个人提供一定程度的透明度。
在查看 Confluence 页面的特定版本时，可以使用以下功能：
- 当前版本：查看页面的最新版本。
- 与当前页面比较：比较页面的最新版本与您正在查看的页面之间的差异。
- 还原此版本：恢复页面先前版本的内容。
- 查看页面历史记录：查看页面修订和版本列表。
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上一个和下一个版本：查看页面的上一个或下一个版本。
虽然您无法查看允许每个人对特定页面所做的各个变更，但可以查看对页面的特定版本有所贡献的人员的姓名。
轻松找到您正在查找的内容
McKinsey 研究表明，员工每天有 20% 的时间用于搜索和收集信息（另见：浪费）。这些时间本可以用来做更有成效的任何事情。
Confluence 的主要功能之一是由 Atlassian Intelligence (AI) 提供支持的内置搜索功能。Confluence 中的 AI 搜索功能不仅仅是让用户找到相关文档，它能从您的组织中学习。独特的项目名称或首字母缩略词都会成为可搜索数据库的一部分。而且，借助全面的权限启用功能，可以随心所欲地将所有内容设为可访问或不可访问。
当用户在 Confluence 中搜索时，平台会在所有工作空间（包括个人空间）、空间描述、个人资料、邮件和页面中查找内容。搜索和跟踪功能还会扫描一些附件文件的内容，如 PDF、Microsoft Word 文档、PowerPoint 演示文稿和 Excel 电子表格。用户看到的结果基于他们各自的 Confluence 权限，因此他们只能看到允许他们看到的内容。
用户可以使用交互式筛选器来优化搜索范围。他们可以使用以下参数在相应范围内搜索：
- 在空间内：默认情况下，团队成员当前所在的空间将显示在顶部，但用户也可以在其他空间或空间列表中查找内容。
- 按特定人员：通过“贡献者”筛选器，用户可以查找个人修改（创建、评论或更新）的内容。当用户开始键入用户名时，Confluence 会实时显示可能的结果。
- 按内容类型：“类型”筛选器仅会显示特定内容类型的结果，例如页面、评论、用户个人资料或博客文章。
- 在设定的时间范围内：“日期”筛选器仅会显示在指定时间段内最后一次修改（创建、评论或更新）的内容。
- 具有特定标签：“标签”筛选器仅会显示具有特定标签的内容。要使用此文件跟踪功能，团队成员可以开始键入标签名称并从可能的匹配项列表中进行选择。
在空间类别内：空间管理员可以将空间按团队成员的位置、主题和部门进行分类。用户可以浏览空间目录中的可能类别，也可以开始键入类别名称以在一组相关空间中查找文档。
您还可以使用 Confluence 的高级搜索选项添加更多筛选器，例如日期范围、创建者、标题或祖先页面。如果您正在寻找一款用户友好的文档跟踪软件解决方案，Confluence 的搜索功能将是一个不错的起点。
获取一款可以做更多事情的文档跟踪和存储工具
您的公司需要应对许多不断变化的事务（个人、群组、项目和文件），而您需要一个与时俱进的团队工作空间有了 Confluence，您获得的不仅仅是一个知识和协作平台，还是一个全面的文档跟踪和存储工具。
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