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项目管理中的项目设计指南

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项目经理在管理各种项目组件和资源时常常面临挑战。但是,精心构建的项目设计可以简化项目管理和帮助团队开展协作。它为想法、资源和交付成果奠定基础,并在项目启动之前就安排好清晰的路径。有效的项目设计不仅可以简化您的准备工作,还可以为更高效的项目管理铺平道路。

通过建立连贯的项目设计,团队可以对项目愿景、预期成果和方法达成共识。本指南深入说明项目设计的七个关键步骤,提供了有关使用 Jira Work ManagementConfluence 等工具精确打造设计方案的见解。

什么是项目设计?

项目设计是指规划项目的目标、结构、任务和交付成果以及确定项目完工定义的流程。项目经理在实施项目之前执行设计流程,让各个团队在项目目标上保持一致。

提出备选设计方案有助于利益相关者确定最佳执行计划。管理良好的项目设计可确保赢得利益相关者的支持。尽早赢得利益相关者的支持很重要,这可以避免在流程后期才收到他们的反馈意见(此类意见可能会造成障碍)。

如何进行项目设计

在五个项目管理阶段的早期,通过勾画出大致蓝图的方式进行项目设计,之后再进行进一步的详细项目规划。

项目设计使用甘特图和流程图来提供项目概述。项目设计解释项目的计划、时间线和路线图,为团队和利益相关者建立基线。项目计划模板概述了项目设计。

为什么项目设计很重要?

项目设计确保项目可行和成功,并有助于向利益相关者传达项目价值。例如,您可以向利益相关者展示您的具体计划,并为整个项目设定期望。
项目设计的另外一些好处包括:

  • 确保项目成功:如果事先未评估项目的潜在范围和资源,您将会在一无所知的情况下制定项目计划。
  • 最大限度降低风险:项目设计将会考虑潜在的障碍。这可让您提前设法避开这些障碍。
  • 最大限度利用资源:完成项目设计后,您将知道哪些资源可用,以及如何更好地利用这些资源。

项目的设计阶段将会确定所需的资源,并确保高效利用资源。

项目设计流程中的步骤

项目设计流程包含七个步骤,它们对于敏捷团队简化敏捷开发项目管理流程和制定项目展开计划至关重要。

为了进行有效的项目设计,团队必须遵循以下七个步骤:

定义目标

项目目标应清晰且可实现,不得超出团队成员的能力。

目标应与项目目的和业务目标保持一致。作为项目经理,您应考虑项目目标能否为公司的产品和客户增加价值。

SMART 系统代表具体、可衡量、可实现、相关和有时限,是一种用于确立目标的成熟方法。您可以使用 Confluence 中的模板来获得帮助。使用该模板将使您的团队能够设定具体、可衡量的目标。

明确成果

概述所需的项目成果,并使其与项目目标保持一致。成果应为您的用户解决产品问题,例如功能和可用性。简而言之,成果应能进一步改进您的产品。例如,成果可能是改进产品的销售流程。

值得注意的是,成果并不是交付成果或工作产出,而是决定客户将如何使用交付成果及其给客户和公司带来的价值。

项目成果概述提供了成功衡量标准和完工定义。通过这些成果,您可以更好地评估它们的影响。

识别风险

风险管理对项目设计至关重要。作为项目经理,您需要预测问题。您需要寻找潜在的障碍(例如开发部门的当前能力),并确定其对项目的影响。

风险包括资源紧张、成本高昂或范围蔓延。例如,一旦您将范围蔓延确定为潜在风险,就可以通过创建明确的项目参数以及识别并遵循交付成果来降低这种风险。

创建项目策略

项目策略是项目计划的基础,可确保团队在遵守项目限制的同时实现目标。您应在创建项目概述的同时创建项目策略,以确保执行的准确性。

要创建出色的项目策略,请研究类似的项目并从中学习。这可帮助发现常见的陷阱,使您能够相应做好计划。确定了几种潜在策略后,请考虑每种策略的优缺点,并运用研究结果来确定最佳策略。此流程是持续改进的一部分。

制定预算

下一步是使用在前面步骤中收集的信息制定预算。项目预算将取决于所需的项目资源。免费预算模板(随 Jira Software 提供)对于制定项目预算非常有用。

制定预算有助于降低成本增加和资源分配不当的可能性。利益相关者会对遵守预算的项目经理表示赞赏。

准备应急计划

针对所有已识别的风险制定应急计划非常重要。例如,您可能需要将某项变更告知客户,尤其是在该变更会从根本上影响产品的主要功能时。如果您未正确地将此类变更告知用户,则可能会导致用户流失。因此,应急计划可能要包含引导培训和客户成功培训,以便将任何变更告知客户。

跟踪交付成果

全面的项目设计应包含项目交付成果的详细信息。务必要在项目进行期间监控和跟踪交付成果的进度,以确保团队未偏离目标、未超出预算和遵守截止时间要求。

Jira Software 帮助项目经理使用甘特图或看板来跟踪项目进度,从而跟踪交付成果。

如何构建最佳项目设计

要为业务构建有效的项目设计,需要了解一些重要事项,例如:

  • 有效沟通。沟通和透明度对项目成功至关重要。Jira Work Management 包含用于促进沟通的高级路线图。这些路线图让团队能够开展协作,并直观地查看面板、项目和筛选器,以深入了解项目设计。您可以使用 Confluence 创建项目文档和组织团队。
  • 让利益相关者参与进来。尽快赢得利益相关者的支持可确保项目达到他们的期望。
  • 应对变更。通过审查应急计划并迅速解决出现的问题来快速应对变更。Jira Software 允许您通过预先强调任何可能的障碍来执行计划。Jira Software 与 Confluence 集成,可提供无缝的项目管理体验。

使用 Jira Work Management 出色完成项目设计

现在您已了解项目设计背后的概念,可以运用该流程挑战下一个项目了。有效的项目设计是项目成功的基础,确保按时和按预算交付项目。

Jira Work Management 可帮助您构建有效的项目设计,并帮助您的团队了解项目目标,以及与其他团队成员分享项目目标。使用 Confluence 和 Jira Software 来跟踪您的项目和创建文档。

项目设计:常见问题

如何定义项目范围?

项目范围列出了项目的所有方面,包括截止时间和交付成果。它描述了项目边界,并有助于向关键利益相关者传达项目的确切性质。

项目范围成为帮助团队成员了解项目成果的文档。

项目范围与项目目标有何区别?

项目范围是指项目的总体成果。例如,项目范围将概述该特定项目的所有任务和交付成果。项目目标定义了项目产出和团队想要实现的成果。例如,目标可能是可提高产品性能的交付成果。

项目设计如何促进项目的总体成功?

精心设计的项目计划可以提高效率,最大限度减小风险,并引导项目走向成功。为清晰起见,项目设计汇总了项目细节,让团队充满信心地有效执行项目。

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