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您无法承受的 3 个团队协作错误

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协作自行车

可以考虑像使用陶轮一样设计团队协作系统。当然,您可以把一块粘土扔到轮子上,加快整个流程,最后得到类似花瓶的东西。但是仔细观察,您会发现缺陷。您会注意到裂缝会漏水,裂缝和漏水会削弱花瓶的力量。有一天您会得到一个看起来功能齐全的花瓶,第二天您手里拿着一个设计不佳的容器的碎片(可能在地板上发现)。

如果您试图匆忙组装一个用于团队协作的系统,那您很可能会犯常见的错误。而且,当这些错误开始显现出来时,修复的成本将比失败的陶器实验昂贵得多。

看看这些常见的团队协作错误,学习如何避免这些错误,这样您就可以建立一个更强大、更具协作性的工作场所。

错误 1:将协作分散到多个工具上

搜索错误

当人们经常在工具之间切换时,他们不是在协作,而是会感到沮丧。在工具之间切换以查找文档、团队知识和项目更新既费时又令人困惑,而且还很昂贵。

普通员工在切换到另一项任务之前只花三分钟完成一项任务,这会浪费大量时间和注意力。情境切换消耗了多达 40% 的生产性工作时间,因此它不仅会占用人们的大脑,还会占用团队和公司的时间和劳动力。

此外,如果没有用于信息共享的中央资源,没有人能确定哪些是最新的、哪些不是最新的。来自营销部的 Fatima 可能正在围绕上周会议记录中的产品规格设计广告,但完全没有意识到产品开发部的 José 昨天才对这些产品规格进行了更改。Fatima 的广告系列可能和她使用的产品规格一样过时。为了实现有效的团队协作,每个人都需要保持同步

解决方案:创建实时知识库

文件

当您创建单一数据源时,可以防止团队成员引用过时的信息或进行并行工作。集中化知识使整个团队保持一致,这一点现在尤其重要——2020 年远程办公的员工中有 97% 希望至少有一部分时间进行远程办公。无论您的团队是完全远程、混合还是全在办公室,只要有单一数据源,团队协作都会变得更加容易。

Confluence 成为所有协作和知识共享的交汇点,从而减少上下文切换和工具跳跃的次数。创建包含多个团队和项目的空间,并使用页面使笔记井井有条。当所有内容都在一个共享位置时,无需浏览文件夹、搜索收件箱或发送 DM 来查找信息。

错误 2:默认为会议

解决方案:倾向于异步协作

Confluence 评论窗口

我们并不是说您应该取消所有会议。但是,减少会议次数会为团队协作留出更多的时间和思维空间。

定期会议开始。如果您曾经考虑过“将这次会议改成电子邮件”,请在 Confluence 中将其替换为异步协作。所有这些想法、讨论、决策和重要笔记都可以存在于共享空间中,团队成员可以在有时间时做出贡献。

安排会议之前,请在 Confluence 页面中联系相关的团队成员并使用行内编辑和评论来讨论当前的主题。让人们有时间坐下来思考,仔细考虑自己的贡献。您甚至可能会发现比较沉默的队友更愿意合作。Demetrius 说,减少她的团队对会议的依赖可以使对话更加丰富,让人们能够更安心地发言。

当您开会时,提前一到两天分享协作议程。这样做可以让人们有时间做好准备,因此实际的会议效率更高。在 Confluence 中创建议程时,您可以利用会议期间的实时编辑来保持会议顺利进行。

错误 3:对您的团队进行微观管理

不幸的是,许多经理进行微观管理只是因为觉得这是了解正在进行的项目的唯一途径。但是,将鼠标悬停在员工身上并不断请求状态更新并不是协作。

微观管理会对团队的心理健康产生负面影响,并导致压力和抑郁症的增加。此外,试图控制人们如何利用时间通常会导致每个人花在谈论工作上的时间多于实际工作的时间。微观管理可以归结为您的团队必须不断从中恢复的一系列中断,平均每天消耗两个小时的精力

解决方案:使用协作工具跟踪项目

工具箱

微观管理并不总是故意的,但负面影响是一样的。当您使用协作工具监控项目任务分配时,您可以随时了解最新情况,而无需紧盯着团队成员。

永远返回到您的单一数据源。向员工明确表示,团队协作发生在 Confluence 中,因此您可以通过查看 Confluence 页面的更新来监控进度,而不是路过他们的办公桌或向他们发送 DM,干扰他们的工作。

Confluence 可将通知、公告和活跃备忘录直接添加到您的主页源中。下次您有微观管理的冲动时,打开 Confluence 然后滚动浏览您的源。您还可以查看文档版本历史记录会议记录评论以获取更多背景信息。当您鼓励员工使用 Confluence 作为团队协作的中心点时,每个人(包括您)都可以安心自主地工作。

使用 Confluence 随时了解团队协作

请记住,设计不当的团队协作系统就像一个随意制作的花瓶——一旦裂缝开始显现出来,最终需要花费大量时间(和金钱)来修补它。花点时间来创造一些经久不衰的东西。

当您在 Confluence 中创建记录所有内容并保持沟通的流程时,团队协作自然会出现。此外,借助我们所有的内置集成和自定义选项,您的团队可以使用 Confluence 作为所有工作的中心连接点。注册一个免费帐户,开始在组织中建立更好的团队协作流程。

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