3 errori di collaborazione in team che non puoi permetterti di fare
Pensa alla progettazione di un sistema di collaborazione tra team come all'uso di un tornio. Certo, puoi gettare un pezzo di argilla sulla ruota, procedere velocemente e ottenere qualcosa che assomiglia a un vaso. Tuttavia, osservando attentamente troverai delle imperfezioni. Noterai delle crepe che lasciano fuoriuscire l'acqua. Le crepe e le perdite d'acqua indeboliscono il vaso. Un giorno hai quello che sembra un vaso perfettamente funzionante e il giorno dopo hai tra le mani (e probabilmente sul pavimento) i pezzi di un recipiente mal progettato.
Se cerchi di assemblare frettolosamente un sistema per la collaborazione in team, probabilmente commetterai degli errori comuni. Quando questi errori inizieranno a manifestarsi, sarà molto più costoso rimediare a un tentativo fallito.
Dai un'occhiata a questi errori comuni di collaborazione tra team e scopri come evitarli per costruire un ambiente di lavoro più forte e collaborativo.
Errore n. 1: distribuire la collaborazione su più strumenti
Quando si passa continuamente da uno strumento all'altro, non si collabora, ma ci si sente frustrati. Passare da uno strumento all'altro per trovare documenti, nozioni del team e aggiornamenti del progetto richiede tempo e confusione, oltre ad essere costoso.
Un dipendente medio trascorre solo 3 minuti su un task prima di passare a un altro; si tratta di un notevole spreco di tempo e concentrazione. Il cambio di contesto assorbe fino al 40% del tempo di lavoro produttivo, quindi non solo affatica il cervello delle persone, ma anche il team e l'azienda, in termini di tempo e lavoro.
Inoltre, senza una risorsa centralizzata per la condivisione delle informazioni, nessuno può essere sicuro di cosa sia aggiornato e cosa no. Fatima del marketing potrebbe progettare una campagna basata sulle specifiche del prodotto, ricavate dalle note della riunione della scorsa settimana, ignorando completamente che José dello sviluppo prodotto ha apportato modifiche a quelle specifiche proprio il giorno prima. La campagna di Fatima potrebbe essere obsoleta quanto le specifiche del prodotto che sta utilizzando. Per una collaborazione efficace tra team, tutti devono trovarsi sulla stessa linea, sia in senso letterale che figurato.
La soluzione: creare una knowledge base dinamica
Quando crei un'unica origine di riferimento, eviti che i membri del team facciano riferimento a informazioni obsolete o svolgano lavori paralleli. La centralizzazione delle informazioni mantiene l'intero team allineato, il che è particolarmente importante in questo momento: il 97% dei dipendenti che hanno scelto il lavoro da remoto nel 2020 vuole lavorare da remoto almeno una parte del tempo in futuro. Sia che il tuo team lavori esclusivamente da remoto, sia che lavori in modo ibrido o in ufficio, la collaborazione è più facile con un'unica origine di riferimento.
Riduci il cambio di contesto e il passaggio da uno strumento all'altro rendendo Confluence il punto di intersezione di tutta la collaborazione e la condivisione delle informazioni. Crea spazi che comprendano più team e progetti e usa le pagine per organizzare le note. Quando tutto si trova in un unico spazio condiviso, non c'è bisogno di rovistare nelle cartelle dei file, cercare nelle caselle di posta o inviare messaggi di posta elettronica per trovare le informazioni.
Errore n. 2: dare la precedenza alle riunioni
Soluzione: optare per la collaborazione asincrona
Non stiamo dicendo che devi cancellare tutte le tue riunioni. Tuttavia, se organizzi meno riunioni, avrai più tempo e spazio mentale per la collaborazione in team.
Inizia con le riunioni ricorrenti. Se hai mai pensato "questa riunione poteva svolgersi via e-mail", sostituiscila con la collaborazione asincrona di Confluence. Tutte le idee, le discussioni, le decisioni e le note importanti possono convivere in uno spazio condiviso e i membri del team possono contribuire quando hanno tempo.
Prima di programmare una riunione, collega i membri del team pertinenti nelle pagine di Confluence e utilizza modifiche e commenti in linea per discutere dell'argomento in questione. Lascia alle persone il tempo di riflettere e di pensare ai propri contributi. Potresti anche scoprire che i tuoi colleghi più silenziosi sono più disposti a collaborare. Demetrius afferma che la riduzione della dipendenza del suo team dalle riunioni ha portato a conversazioni più ricche in cui le persone parlano con maggiore sicurezza.
Quando vi incontrate, condividete gli ordini del giorno della collaborazione con uno o due giorni di anticipo. In questo modo le persone hanno il tempo di prepararsi e la riunione vera e propria è più efficiente. Quando crei gli ordini del giorno in Confluence, puoi sfruttare la modifica in tempo reale durante la riunione per mantenerla sempre aggiornata.
La soluzione: usare strumenti di collaborazione per tenere traccia dei progetti
Il micromanagement non è sempre intenzionale, ma gli effetti negativi sono gli stessi. Se utilizzi strumenti di collaborazione per monitorare i progetti e l'assegnazione dei task, puoi mantenerti aggiornato senza stare col fiato sul collo ai membri del team.
Fai sempre riferimento alla tua unica origine di riferimento. Fai in modo che i dipendenti sappiano che la collaborazione del team avviene in Confluence, in modo che tu possa monitorare i progressi esaminando gli aggiornamenti della pagina di Confluence invece di passare dalla loro scrivania o di inviare loro un messaggio di posta elettronica, interrompendo il lavoro.
Confluence inserisce notifiche, annunci e note attive direttamente nella tua home feed. La prossima volta che ti viene voglia di fare il micromanager, apri Confluence e scorri i feed. Puoi anche esaminare la cronologia delle versioni dei documenti, le note delle riunioni e i commenti per avere un contesto più ampio. Se incoraggi i dipendenti a utilizzare Confluence come punto centrale per la collaborazione in team, tutti (compreso te) possono lavorare in modo autonomo e sicuro.
