Padroneggia il processo decisionale: una guida completa per un team di successo

L'importanza di un processo decisionale efficace

Dai progetti alla pianificazione, prendere decisioni efficaci richiede pratica e getta le basi per il tuo successo. Sebbene decisioni piccole e rapide consentano una certa flessibilità, le decisioni di grande impatto sono più difficili da invertire, quindi saper valutare con successo opzioni, rischi e opportunità è un muscolo che deve essere allenato e rifinito.

Indipendentemente dalle tecniche che scegli e da come rappresenti il tuo stile di leadership, è anche importante ottenere il consenso di tutto il tuo team e assicurarti di aver impostato processi chiari che potrai replicare in modo efficiente in futuro.

Tecniche, stili e approcci decisionali

Conoscere il tuo stile decisionale non ti impedisce di prendere decisioni informate. Sebbene tutti abbiamo un livello di intuito personale e professionale di cui fidarci, un processo decisionale efficace è supportato da analisi, ricerche e fatti. Un sondaggio di PwC tra i dirigenti senior ha individuato che le organizzazioni basate sui dati hanno tre volte più probabilità di vedere miglioramenti nel processo decisionale rispetto a quelle che si affidano meno ai dati.

Esistono innumerevoli modelli decisionali che portano a scelte consapevoli e trovare la tecnica giusta dipende dalla composizione della tua squadra e dal tuo stile di leadership. Molti team preferiscono un'analisi SWOT, che delinea i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della decisione per valutare con precisione benefici e rischi.

Tecniche, stili e approcci decisionali

Conoscere il tuo stile decisionale non ti impedisce di prendere decisioni informate. Sebbene tutti abbiamo un livello di intuito personale e professionale di cui fidarci, un processo decisionale efficace è supportato da analisi, ricerche e fatti. Un sondaggio di PwC tra i dirigenti senior ha individuato che le organizzazioni basate sui dati hanno tre volte più probabilità di vedere miglioramenti nel processo decisionale rispetto a quelle che si affidano meno ai dati.

Esistono innumerevoli modelli decisionali che portano a scelte consapevoli e trovare la tecnica giusta dipende dalla composizione della tua squadra e dal tuo stile di leadership. Molti team preferiscono un'analisi SWOT, che delinea i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della decisione per valutare con precisione benefici e rischi.

1. End-to-end agile project management: Jira Software

Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.

Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.

Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.   

Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.

While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.

2. Cross-team visibility: Jira Work Management

Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.

Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.

3. Knowledge management: Confluence

Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.

Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.

4. Real-time communication: Slack

Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.

Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.

Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.

5. Project collaboration: Confluence

Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.

With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.

6. Task management automation: Jira Software

Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.

Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.

7. Online whiteboard and visual planning: Confluence

Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.

8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery

Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.

With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.

9. Async video messaging: Loom

Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member. 

Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.

Passaggi da seguire nel processo decisionale

Il primo passo che devi fare per prendere una decisione è identificare il problema che il tuo team deve risolvere. Crea una pagina Confluence in cui puoi visualizzare il problema e chi è responsabile della sua risoluzione. Avere il problema chiaramente illustrato garantirà che tutti capiscano quale decisione devono prendere e perché. Qual è l'impatto del problema? Quali sono gli obiettivi che confermeranno il successo della soluzione?

Quindi, suddividi il problema. Raccogli informazioni e dati che definiscano cosa ha causato il problema o impedisce una soluzione. Ciò può includere ricerche di mercato, dati aziendali, approfondimenti personali e notizie di tendenza. Crea una tabella che delinei i rischi e i benefici delle potenziali soluzioni per preparare il tuo team in anticipo.

Incoraggia il tuo team a rivedere lo schema e a fornire feedback nella fase iniziale, in modo che possano identificare eventuali lacune o ostacoli mancanti prima che tu risolva il problema. Potrebbero anche contribuire alla ricerca e fornire ulteriori approfondimenti che non hai preso in considerazione.

Valuta le opzioni del tuo team e utilizza un framework per prendere una decisione. Potresti aver bisogno di un impegno di gruppo o di un'ulteriore valutazione, ed è qui che entra in gioco il tuo framework. Potresti scoprire che il framework originale che hai proposto, come un'analisi SWOT, non è abbastanza completo per la soluzione di cui avrai bisogno. Incoraggia il tuo team a proporre il framework adatto che contribuisca alla trasparenza della decisione e chiarisca anche il loro carico di lavoro.

Una volta presa la decisione, utilizza strumenti di gestione dei progetti come Trello o Jira Work Management per implementarlo, testarlo e monitorarlo. Continua a documentare i tuoi progressi lungo il percorso in Confluence in modo da poterli consultare in futuro per replicare o ripetere le tue prestazioni.

Quadri decisionali più richiesti

DACI: usa questo framework per lavorare in team e prendere insieme le decisioni, identificando i ruoli all'interno del processo tra cui quelli di promotore, approvatore, collaboratore e persona informata. Utilizza i dati e le conoscenze di base per orientare la risoluzione del processo decisionale.

Inquadramento dei problemi: collabora con il tuo team per identificare quali definizioni dei problemi delineano una soluzione rapida in modo comprensibile e collaborativo. In questo modo diventa più facile concentrarsi sulla comprensione e sulla definizione del problema quando coordini il team sull'approccio da adottare. In seguito puoi riunire un gruppo selezionato di stakeholder per prendere la decisione giusta.

Compromessi: a volte bisogna scendere a compromessi per prendere la decisione giusta. A cosa potresti rinunciare per raggiungere questo obiettivo? Collabora con il tuo team per identificare i vincoli, gli ostacoli e le priorità prima di avviare il progetto, in modo da sapere come procedere prima che si verifichino problemi.

OKR: prendi le tue decisioni prefiggendoti un obiettivo. Gli OKR (Objectives and Key Results) sono progettati per una crescita continua e possono funzionare come "stella polare", aiutandoti a rimanere sulla strada giusta ogni volta che prendi una decisione durante un progetto.

Processo decisionale in Confluence

Indipendentemente dal modello che scegli, il tuo team può collaborare per realizzare e documentare il quadro decisionale all'interno di Confluence. Abbiamo modelli per DACI, analisi SWOT, un modello per le decisioni di progettazione, una tabella di votazione e altro ancora.

Processo decisionale in Confluence

Indipendentemente dal modello che scegli, il tuo team può collaborare per realizzare e documentare il quadro decisionale all'interno di Confluence. Abbiamo modelli per DACI, analisi SWOT, un modello per le decisioni di progettazione, una tabella di votazione e altro ancora.