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Come organizzare riunioni collaborative ed evitare chiamate inutili

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Quando il tuo calendario sembra una partita a Tetris il tempo scarseggia, ma vorresti almeno che tutto il tempo trascorso in riunione venga utilizzato in modo proficuo. Purtroppo, dalle nostre ricerche emerge che il 50% delle riunioni è considerato una perdita di tempo.

Non tutte le riunioni sono inutili, ma la maggior parte manca di intenzione. Ecco perché le riunioni collaborative sono più produttive: richiedono una preparazione. Le riunioni collaborative sono discussioni interattive che coinvolgono più persone che lavorano in tempo reale per raggiungere un obiettivo comune. Iniziando la conversazione prima di collegarsi come team, i partecipanti possono partecipare alla riunione con idee e obiettivi ben definiti. Questa preparazione dà vita a una riunione più partecipata.

Ecco come il tuo team può utilizzare strumenti e strategie di collaborazione per evitare riunioni inutili e collaborare in modo più efficace.

Fai in modo che le riunioni siano collaborative e brevi

cronometro

Nelle riunioni, l'attenzione cala dopo 15-20 minuti. Blocca la sagra dello sbadiglio prima ancora che inizi, trasformando le riunioni di 15-30 minuti nella norma.

Prima di esercitarti a parlare velocemente fermati, collabora e ascolta. Puoi organizzare riunioni più brevi e produttive collaborando con il tuo team prima di prendere parte a una chiamata. Gli strumenti di collaborazione come Confluence Pages ti consentono di discutere i punti principali della riunione in modo asincrono. Lavorare in anticipo offre alle persone la possibilità di condividere idee, commentare i contributi reciproci e modificare i punti all'ordine del giorno secondo il proprio ritmo, invece di cercare di sistemarli durante una chiamata dal vivo. Quando arriva dunque il momento di incontrarsi, tutti hanno idee più precise, il che significa meno divagazioni e riunioni più brevi.

Chiamate più efficienti non sono solo vantaggiose per la produttività, ma anche per i ricavi dell'azienda. Secondo il calcolatore dei costi delle riunioni di HBR, una singola riunione di un'ora con cinque persone che guadagnano 60.000 $ ciascuna costa all'azienda 210 $. Il nostro studio dimostra che le persone trascorrono in media 31 ore al mese in riunioni improduttive. Con uno stipendio di 60.000 $, si tratta di 1.302 $ al mese per persona, il tutto per riunioni inutili.

Fai brainstorming asincrono per prepararti alle riunioni collaborative

Fumetti della chat

Le riunioni convocate per fare brainstorming sulla "prossima grande idea" sono inefficaci perché sono ostacolate dalla paura di essere rifiutati e di proporre un'idea "stupida". Inoltre, il brainstorming in tempo reale spesso porta fuori strada, impedendo così di ottenere risultati concreti. La collaborazione asincrona che avviene prima delle riunioni collaborative permette ai partecipanti di sviluppare e organizzare in anticipo le proprie idee, facendoli sentire più sicuri di condividerle in tempo reale.

HBR riporta che più del 65% delle riunioni viene organizzata per "condividere informazioni", "dare input al gruppo" o "discutere in gruppo", un modo elegante per dire che la maggior parte delle riunioni potrebbe tranquillamente ridursi a un'e-mail. Tuttavia, se è vero che raramente le riunioni di gruppo consentono di impiegare bene il tempo dei partecipanti, neanche l'e-mail è la soluzione migliore.

In poche parole, le e-mail non sono adatte a facilitare un efficace brainstorming di gruppo. Le discussioni si trasformano rapidamente in un labirinto di allegati e risposte, lasciando ai partecipanti il compito di decifrare le informazioni più aggiornate e pertinenti, come ad esempio ciò che deve essere fatto (e da chi). Invece di diventare un trampolino di lancio per una riunione collaborativa e produttiva, gli ordini del giorno dividono il team e fanno deragliare la riunione prima ancora che inizi.

Uno strumento di collaborazione tra team può migliorare il processo di brainstorming, facilitando il brainstorming asincrono, che dà alle persone il tempo di concentrarsi sul brief del brainstorming e di pensare in modo più creativo.

Questo processo di brainstorming prolungato con comunicazioni intermittenti viene talvolta chiamato "comunicazione lampo". Si tratta di "comunicazioni rapide, con periodi di silenzio più lunghi tra l'una e l'altra". Pensa a quanto le tue idee ti risultino più chiare quando hai a disposizione lunghi periodi di tempo per lavorare, pensare e prendere in considerazione le sfide rispetto al tentativo di affrontare i problemi man mano che si presentano, come in un'infinita partita a briscola. Non ti sembra che la prima soluzione sia più produttiva e meno stressante?

Assicurati che il tuo team abbia a disposizione un ampio periodo di tempo per il brainstorming (due giorni o più), soprattutto se lavorate con fusi orari diversi. Successivamente, potrai utilizzare le note del brainstorming come punto di partenza per l'ordine del giorno delle tue riunioni.

Crea ordini del giorno chiari e condividili con i partecipanti

Appunti

Il 73% delle persone svolge altre attività durante le riunioni. Ordini del giorno chiari non solo mantengono le riunioni in linea con i tempi, ma favoriscono anche un maggiore coinvolgimento dei partecipanti, facendo capire loro lo scopo della riunione e il loro ruolo all'interno di essa. Tuttavia, gli ordini del giorno sono efficaci solo se tutti vi hanno accesso: le riunioni collaborative richiedono strumenti collaborativi. Utilizza la modalità di modifica collaborativa di Confluence per rendere l'ordine del giorno un documento vivo in cui le persone possono lavorare insieme prima, durante e dopo la riunione.

Ogni ordine del giorno dovrebbe includere:

  • L'obiettivo della riunione
  • Un argomento conciso della riunione
  • La durata della riunione
  • Informazioni di base e risorse pertinenti per il contesto

Se fai fatica a spuntare tutte queste caselle, non sei pronto a gestire una riunione produttiva. Torna al tuo documento di collaborazione per parlare con il tuo team del motivo per cui questa riunione è necessaria e dei risultati che speri di ottenere. Potresti riuscire a risolvere il problema all'interno del documento ed eliminare del tutto la necessità di una riunione. In caso contrario, tu e i membri del tuo team avrete la possibilità di organizzare le vostre idee collettive. In ogni caso, risparmierai molto tempo e frustrazione pensando in modo più strategico prima della riunione reale.

Dedica del tempo alla pianificazione delle azioni da intraprendere

Anche le riunioni collaborative più produttive non hanno esito quando non c'è responsabilità o non si dà seguito alle decisioni e ai task creati durante la riunione stessa.

Dedica sempre gli ultimi cinque minuti delle riunioni alla creazione di un piano d'azione. Ricorda che il tuo ordine del giorno è un documento vivo, quindi fai riferimento alle note della riunione per capire i passaggi successivi. Usa la sezione Elementi di azione del modello di note sulla riunione per assegnare le responsabilità ai partecipanti direttamente sulla stessa pagina.

Flusso di lavoro

Non c'è bisogno di rovistare tra e-mail, appunti e documenti per capire chi deve lavorare su cosa e quando: è tutto lì, in un ambiente centralizzato e accessibile a tutti.

Metti fine alle riunioni inutili

Ogni anno le aziende statunitensi spendono 37 miliardi di dollari in riunioni inutili. Smetti di sprecare denaro in chiamate improduttive e inizia a pensare più consapevolmente a come e perché riunirti con il tuo team. Collaborando in anticipo e spesso, il tuo calendario non assomiglierà più a una brutta partita di Tetris. Anche se probabilmente non potrai eliminare del tutto le riunioni, potrai renderle più efficaci e intenzionali e risparmiare tempo facendo meno riunioni.

Con Confluence puoi gestire facilmente ogni aspetto di una riunione collaborativa, dal brainstorming al completamento dei task. Inizia con il nostro piano gratuito!

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