OKR: la tua guida semplicissima per la definizione degli obiettivi
I punti salienti del framework di definizione degli obiettivi
Desideri che il tuo team sia inarrestabile. Oltre ad avere un controllo costante delle tue liste di cose da fare quotidiane, vuoi anche compiere progressi misurabili verso i tuoi obiettivi più importanti.
Come fai? Chiudi gli occhi e batti i talloni insieme per tre volte? Strofini la lampada magica e speri che ne fuoriesca un genio in grado di esaudire i tuoi desideri? Incroci le dita e speri che le cose vadano per il meglio?
Certo, puoi sempre provare questi metodi e vedere se funzionano. Tuttavia, se davvero vuoi che il tuo team faccia dei passi avanti, è probabile che la definizione degli OKR acceleri il tuo percorso verso la meta.
Hai già sentito parlare di OKR? È diventato un termine in voga, insieme a tante definizioni piene di tecnicismi e chiacchiere aziendali.
Ciò di cui hai bisogno sono le informazioni e noi siamo qui per questo. Rispondiamo ad alcune delle domande più comuni sugli OKR in un linguaggio di facile comprensione.
Che cosa sono gli OKR?
OKR è l'acronimo dell'espressione inglese "objectives and key results" (obiettivi e risultati chiave). È una metodologia di definizione degli obiettivi progettata per stimolare il team a impegnarsi per raggiungere i tuoi obiettivi più grandi e aiutarti a monitorare i progressi compiuti nel raggiungerli.
Seguici in questa breve lezione di storia. L'origine degli OKR è radicata nel sistema di "gestione per obiettivi" creato dal consulente e autore Peter Drucker.
Andrew Grove, ex CEO di Intel, ha successivamente rielaborato il sistema in una forma più semplice che rispondeva a due domande fondamentali:
- Qual è la mia meta?
- Che ritmo dovrò seguire per arrivarci?
Dopo aver acquisito tante conoscenze da Grove, un investitore e venture capitalist di nome John Doerr ha presentato questo sistema ai co-fondatori di Google, a cui viene spesso attribuito il merito di aver divulgato gli OKR. Da allora, il loro utilizzo si è affermato in molte organizzazioni di piccole e grandi dimensioni.
Qual è la mia meta?
Che ritmo dovrò seguire per arrivarci?
Che cos'è un obiettivo?
Come indicato dal nome stesso, gli OKR sono divisi in due parti principali: obiettivi e risultati chiave. Parliamo prima della parte sugli obiettivi.
Per semplificare le cose, immagina l'obiettivo come la meta che vuoi raggiungere.
Insieme al tuo team, condurrai una sessione di brainstorming in cui vi chiederete: "Quali sono gli aghi più importanti da spostare in questo trimestre?" Sì, è un indizio: gli OKR vengono generalmente definiti ogni trimestre.
Ricorda che gli obiettivi devono essere dichiarazioni qualitative di alto livello, non attività o risultati dettagliati.
OBIETTIVO DI ESEMPIO: lanciare un nuovo portale per i dipendenti entro la fine del trimestre.
E cosa sono i risultati chiave?
Gli OKR stessi potrebbero non essere intrinsecamente misurabili. Questo compito e dei tuoi risultati chiave, cioè i risultati misurabili che indicano che hai raggiunto il tuo obiettivo.
Non commettere l'errore di confondere i risultati chiave con le attività e le cose da fare. L'obiettivo in questo ambito è quello di identificare i risultati, non le attività che il tuo team deve svolgere. Quindi, assicurati di fare sempre riferimento a un risultato misurabile.
ESEMPIO DI RISULTATO CHIAVE: l'implementazione del portale aumenta del 25% i punteggi di feedback dei dipendenti.
Perché usare gli OKR?
Questo non è un concorso di popolarità, ma se lo fosse vincerebbero gli OKR. Forse avrai sentito che innumerevoli grandi aziende, tra cui Google, Netflix, Ahnheuser-Busch, Adobe, Samsung e persino Atlassian, li utilizzano per fissare degli obiettivi.
Se la lista dei nomi non è sufficiente per convincerti, ci sono tanti altri motivi per usare gli OKR, tra cui:
- Maggiore allineamento: tutti sono sulla stessa pagina per quanto riguarda gli obiettivi e gli indicatori di successo.
- Maggiore flessibilità: poiché gli OKR vengono fissati trimestralmente, hanno cicli obiettivo più brevi che offrono più spazio di manovra.
- Maggiore responsabilità: tutti sanno esattamente come verrà misurato il successo e chi è responsabile della sua realizzazione.
- Maggiore attenzione: gli OKR sono il frutto di un'attenta riflessione, il che focalizza l'attenzione sugli obiettivi che contano davvero.
Con questi straordinari vantaggi, è facile capire perché gli OKR siano amati da un numero così elevato organizzazioni di successo e in rapida crescita.
Come si impostano gli OKR?
Vuoi entrare a far parte di quei team e di quelle aziende che perseguono incessantemente i propri obiettivi (d'altra parte, a chi non piacerebbe)? Ecco come fare.
Inizia organizzando una sessione di brainstorming con il tuo team per identificare i traguardi più ambiti.
Probabilmente emergeranno tante idee e ci sarà qualche discussione su quali dovrebbero essere gli obiettivi. Questo è un esempio in cui il più non sempre equivale al meglio. Ti consigliamo di individuare non più di tre-cinque obiettivi a trimestre. Inoltre, è importante non assegnare più di tre risultati chiave a ciascun obiettivo in modo da non creare ulteriore confusione.
Infine, tieni presente che gli OKR sono molto più adatti a obiettivi più elevati di lungo termine. Non utilizzare questo sistema per svolgere un'attività della tua lista quotidiana di cose da fare o per un progetto che il team sta per concludere. Sarebbe troppo impegnativo.
Dopo aver visto questi aspetti essenziali, esaminiamo brevemente i passaggi che tu e il tuo team dovrete seguire per definire gli OKR.
Passaggio n. 1: condividi le nozioni di base
Se utilizzi gli OKR per la prima volta, molte di queste informazioni saranno nuove per te e per i membri del tuo team. Investi un po' di tempo all'inizio per insegnare al tuo team il processo e la terminologia affinché siano in grado di apportare un contributo costruttivo alla conversazione.
Passaggio n. 2: stabilisci gli obiettivi
Passaggio n. 3: identifica i risultati chiave
Dopo aver definito gli obiettivi, è il momento di pensare a quali risultati otterresti e misureresti se il team li raggiungesse effettivamente. Questi sarebbero i tuoi risultati chiave. Ricorda di non assegnarne più di tre per ogni obiettivo.
ESEMPIO DI RISULTATO CHIAVE N. 1: Le infografiche migliorano del 10% il tempo trascorso dall'utente nella pagina
ESEMPIO DI RISULTATO CHIAVE N. 2: Le infografiche sono indicate su Pinterest almeno 100 volte ciascuna.
Passaggio n. 4: valuta il tuo operato
Ora che hai posto le basi, è il momento di fare un controllo sommario. Guarda gli obiettivi e i risultati chiave che hai raggiunto. Non sono realistici? Oppure sono troppo facili? O troppo numerosi? O troppi pochi? Questo passaggio ti offre l'opportunità di introdurre le modifiche necessarie prima di finalizzare gli obiettivi.
Passaggio n. 5: programma i controlli mensili
Come qualsiasi altro metodo di definizione degli obiettivi, gli OKR non vengono stabiliti una volta per sempre. Organizza una riunione mensile con il team per monitorare i progressi compiuti nel raggiungimento dell'obiettivo assegnando a ogni risultato chiave un punteggio previsto di fine trimestre. Agli OKR viene assegnato un punteggio incluso in una scala tra 0 e 1 e che indica se hai sbagliato, se ti sei avvicinato o se hai centrato l'obiettivo dichiarato per il risultato chiave. Quindi, ad esempio, se il tempo medio trascorso dall'utente su un singolo post del blog è migliorato solo del 3%, otterresti un punteggio di 0,3 per quel risultato chiave.
In che modo rispetti i tuoi OKR?
Fatto! Hai definito gli OKR. Quindi, il lavoro duro è finito, giusto? Non proprio. Ora tu e il tuo team dovete davvero rispettarli.
È qui che sarebbe utile avere il genio della lampada...
Tuttavia, nel caso in cui non si presenti, ecco alcune strategie che puoi utilizzare per aumentare l'adesione e l'impegno verso questi obiettivi:
- Coinvolgi il tuo team nel processo: se i passaggi precedenti non sono stati utili, la definizione degli OKR dovrebbe essere un processo collaborativo con il tuo team. Questi obiettivi non dovrebbero essere imposti dall'alto.
- Assegna i responsabili: a ogni risultato chiave deve essere assegnato un responsabile, in modo che tutti sappiano chi deve fare cosa. Migliora la chiarezza e aumenta anche il senso di responsabilità.
- Non saltare le sessioni di controllo: man mano le cose si fanno impegnative e preferiresti buttarti subito nel lavoro per raggiungere gli obiettivi invece di occuparti del loro controllo. Resisti alla tentazione! Le sessioni di controllo sono importanti per risolvere in modo proattivo i problemi e monitorare i progressi.
- Sii paziente: è possibile che gli OKR non siano subito perfetti. La buona notizia è che li definirai ogni tre mesi, quindi avrai modo di perfezionare tempestivamente la procedura.
Puoi fornire alcuni esempi di OKR?
A volte l'esempio è lo stimolo migliore. Sei fortunato! Di seguito sono riportati alcuni esempi di OKR che si applicano a quattro diversi tipi di team.
Esempio di OKR per i team delle risorse umane
OBIETTIVO: Migliorare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti.
RISULTATO CHIAVE N. 1: Aumentare del 30% la partecipazione agli eventi social mensili organizzati dall'azienda.
RISULTATO CHIAVE N. 2: Aumentare del 15% i punteggi nei sondaggi sul feedback dei dipendenti.
Esempio di OKR per i team di vendita
OBIETTIVO: Aumentare le entrate ricorrenti.
RISULTATO CHIAVE N. 1: Ridurre il tasso di abbandono dei clienti a meno del 5%.
RISULTATO CHIAVE N. 2: Aumentare del 40% gli upgrade dagli account gratuiti agli account premium.
Esempio di OKR per i team di assistenza clienti
OBIETTIVO: Migliorare la soddisfazione dei clienti.
RISULTATO CHIAVE N. 1: Ridurre a 24 ore i tempi di attesa per la gestione dei ticket dell'assistenza clienti.
RISULTATO CHIAVE N. 2: Migliorare i punteggi di feedback nei nostri sondaggi tra i clienti fino a ottenere una valutazione media di quattro stelle.
Esempio di OKR per i team di gestione dei prodotti
OBIETTIVO: Distribuire una versione aggiornata del nostro prodotto principale.
RISULTATO CHIAVE N. 1: Ottenere 2.000 nuove registrazioni di prodotti.
RISULTATO CHIAVE N. 2: Ottenere la pubblicazione delle recensioni dei prodotti su 10 importanti siti Web di settore.
Che osa rende gli OKR diversi dagli altri framework per la definizione degli obiettivi?
Lo ammettiamo: siamo dei grandi sostenitori degli OKR. Sono popolari perché sono efficaci.
Tuttavia, questo non significa che rappresentino l'unico modo per definire gli obiettivi. Pertanto, abbiamo confrontato gli OKR con altri due metodi diffusi per la definizione degli obiettivi: KPI e obiettivi SMART.
OKR e KPI a confronto
Hanno in comune degli acronimi accattivanti, motivo per cui gli OKR e i KPI vengono spesso confusi quando, in realtà, sono molto diversi.
Gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) richiedono l'assegnazione di un obiettivo misurabile a un progetto o processo esistente (a differenza degli OKR, dove la definizione di un nuovo obiettivo è il primo passo).
ESEMPIO DI KPI: immagina di essere già impegnato nel miglioramento dell'efficacia del tuo team di assistenza clienti e di non sapere con esattezza qual è il momento in cui puoi considerare l'obiettivo come raggiunto. Potresti assegnare un KPI di 45 ticket clienti risolti a settimana.
Obiettivi OKR e SMART a confronto
SMART è l'acronimo di Specific (Specifico), Measurable (Misurabile), Achievable (Realizzabile), Relevant (Rilevante) e Time-bound (Vincolato da scadenza). Quando definisci gli obiettivi utilizzando questo sistema, tutti questi criteri devono essere rispettati per avere la certezza di raggiungere i risultati desiderati.
È importante anche notare con gli obiettivi SMART tutti i criteri sono raccolti in un'unica dichiarazione. Non ci sono due elementi distinti come con gli OKR.
ESEMPIO DI OBIETTIVO INTELLIGENTE: Risolvere 45 ticket di assistenza clienti a settimana durante questo mese per migliorare l'efficacia del nostro team di assistenza clienti.
Scegli gli obiettivi
Vuoi che il tuo team continui a perseguire i tuoi obiettivi, ma finora non hai trovato un genio particolarmente generoso o un pozzo dei desideri che ti offra delle garanzie.
Per fortuna, non occorre che il raggiungimento dei tuoi obiettivi sia affidato al caso. Gli OKR sono proprio ciò di cui il tuo team ha bisogno per fissare obiettivi aspirazionali e definire il successo in modo chiaro.
Più risultati con meno frustrazione. A noi sembra un gioco da ragazzi.
Pronto per iniziare a lavorare con gli OKR? Noi pensiamo di sì. Questo modello può essere d'aiuto.
