4 metriche Kanban che ti consigliamo di utilizzare oggi stesso

Le metriche dei KPI sono la linfa vitale di qualsiasi strategia di gestione dei progetti Agile e, quando si tratta di Kanban, quattro metriche chiave possono decidere le sorti del flusso di lavoro. Queste metriche sono denominate lead time, durata ciclo, lavoro in corso e capacità effettiva. Analizziamole per capire come aiutano a tenere traccia delle prestazioni e dell'avanzamento del team.

Lead time

Il lead time misura il tempo che intercorre tra l'aggiunta di un nuovo task di sviluppo software alla board Kanban e il momento in cui il team contrassegna il task come completato. In sostanza, misura il tempo totale impiegato da un task per percorrere l'intero flusso di lavoro Kanban. 

Questa metrica è fondamentale per i project manager perché offre una vista completa della durata dei task all'interno del sistema, consentendo una pianificazione più precisa e un'efficace allocazione delle risorse.

Durata ciclo

La durata ciclo si concentra sulla fase di "lavoro attivo" del sistema Kanban e misura il tempo che trascorre da quando un membro del team inizia un task fino a quando lo completa. Non importa se nessuno ha avviato il task fino a mesi dopo la sua creazione; la durata ciclo inizia solo quando il task passa al flusso di lavoro attivo. 

La durata ciclo può indicare se il tuo team sta lavorando in modo efficiente o se è necessario apportare modifiche alle fasi attive dei task.

Lavoro in corso

Il lavoro in corso rappresenta il numero di task attualmente nelle fasi "attivo" o "in corso" all'interno del sistema Kanban. Misura il volume di lavoro in corso in un dato momento, fornendo una panoramica dei task che non sono né nel backlog né completati. 

Il monitoraggio del lavoro in corso è fondamentale perché aiuta a bilanciare il carico di lavoro del team e a identificare i colli di bottiglia: idealmente, il tuo team lavora ma senza essere multitasking. 

Capacità effettiva

La capacità effettiva quantifica il numero di task o elementi di lavoro che il tuo team completa con successo in un periodo di tempo specifico, ad esempio un giorno o una settimana. Misura la produzione o la produttività del team in quel periodo.

Questa metrica è essenziale perché indica direttamente i livelli di produttività del team, consentendoti di prendere decisioni informate per le future assegnazioni dei task e le tempistiche dei progetti.

Se non conosci Kanban, o anche se sei un project manager esperto, potresti chiederti come misurare queste metriche chiave in modo efficace. In questa sezione approfondiremo i metodi e gli strumenti specifici che puoi utilizzare per misurare queste metriche essenziali, come i grafici di controllo e i diagrammi di flusso cumulativo.

Ma se stai cercando una soluzione completa per misurare queste metriche, Jira ha quello che fa per te. Jira non solo ti aiuta a tenere traccia delle metriche senza sforzo, ma fornisce anche informazioni approfondite utili che agevolano la continuous delivery. C'è una board Kanban in Jira per ogni team di sviluppo software Agile e DevOps. 

Grafici di controllo

Un grafico di controllo è uno strumento diagnostico e di rappresentazione grafica che offre informazioni approfondite sulla stabilità e sulla variabilità del flusso di lavoro. Il grafico riporta i punti dati della durata ciclo in un intervallo di tempo e mostra il tempo medio necessario per completare un task e la variabilità attorno a tale media. Queste informazioni sono preziose perché un'elevata variabilità spesso è un sintomo di un'instabilità nel processo.

Approfondendo un grafico di controllo, è possibile interpretare la story dietro i punti dati. Ecco alcune possibili interpretazioni:

• Un divario crescente tra i limiti di controllo superiore e inferiore del grafico può indicare una crescente imprevedibilità nella durata ciclo. 

• Un raggruppamento di punti lontano dalla linea media potrebbe segnalare un collo di bottiglia in cui i task si bloccano. 

Esaminando questi schemi, puoi identificare in modo proattivo i problemi e implementare le modifiche, rendendo il sistema Kanban più efficiente e reattivo.

Diagrammi di flusso cumulativo

Un diagramma di flusso cumulativo è un altro strumento visivo del toolkit Kanban. A differenza dei grafici di controllo, che si concentrano sulla durata ciclo, il diagramma di flusso cumulativo fornisce una visualizzazione a più livelli di tutte le quattro importanti metriche Kanban contemporaneamente. Il diagramma è composto da più bande colorate, ognuna delle quali rappresenta una fase diversa del flusso di lavoro, sovrapposte nel tempo.

Un diagramma di flusso cumulativo consente di vedere il flusso dei task tra le varie fasi in tempo reale. La larghezza variabile di ogni livello può fornire informazioni immediate. Consideriamo il livello del lavoro in corso:

• Se il livello del lavoro in corso inizia ad espandersi, è un segnale d'allarme che indica che i task si stanno accumulando e potrebbe crearsi un collo di bottiglia. 

• Un restringimento del livello suggerisce che i task si muovono nel flusso di lavoro a una velocità maggiore rispetto all'arrivo di nuovi task e segnala che il team potrebbe avere un po' di larghezza di banda aggiuntiva. 

La possibilità di vedere queste metriche interagire da un'unica posizione rende il diagramma di flusso cumulativo un potente strumento per prendere decisioni rapide e apportare adeguamenti tempestivi al flusso di lavoro.

Le metriche Kanban non sono solo numeri o punti dati: sono gli indicatori dello stato di salute e dell'efficienza dei progetti. Queste metriche sono come una bussola e ti aiutano a prendere decisioni informate su questioni come l'allocazione delle risorse e la definizione delle scadenze.

Ferma con rapidità i colli di bottiglia

Se la durata ciclo del team si sta improvvisamente allungando e la produttività sta diminuendo, probabilmente il team ha incontrato un collo di bottiglia. Queste tendenze sono un segnale di allarme che indica che una determinata fase del processo potrebbe rallentare l'intero flusso di lavoro.

I colli di bottiglia possono portare a ritardi nelle consegne, all'aumento dei costi e possono stressare i membri del team. Individuandoli precocemente, puoi riallocare immediatamente le risorse o semplificare la fase problematica, migliorando l'efficienza e l'efficacia dell'intero flusso di lavoro. 

Migliora le previsioni

Nel campo della gestione dei progetti, la possibilità di fare previsioni precise è come avere una sfera di cristallo. Questa competenza estremamente preziosa aiuta con l'allocazione delle risorse, le aspettative dei clienti e le consegne puntuali, tutti elementi fondamentali per mantenere un vantaggio competitivo.

Metriche come il lead time e la durata ciclo possono essere i tuoi migliori alleati in questo contesto. Monitorandoli, puoi valutare quanto tempo sarà necessario per svolgere un task dall'inizio alla fine. Ciò aiuta a fissare scadenze e aspettative realistiche per il team e gli stakeholder. Allo stesso modo, il monitoraggio della capacità effettiva fornisce una panoramica dell'efficienza del team in modo da poter modificare le previsioni se necessario.

Massimizza l'efficienza in tutti i progetti

La vera magia avviene quando inizi a usare queste metriche Kanban tutte insieme. Puoi valutare la durata dei task monitorando il lead time e la durata ciclo, mentre seguire il lavoro in corso ti aiuterà a evitare che il team vada in sovraccarico. L'aggiunta della capacità effettiva fornisce una visione completa della capacità del tuo team nel tempo.

Quando integri queste metriche nelle tue pratiche di gestione quotidiane, non ti stai solo occupando delle emergenze o risolvendo i colli di bottiglia, ma stai perfezionando l'intero processo per i progetti futuri. Questo approccio proattivo ti consente di migliorare, adattare continuamente e, soprattutto, offrire più valore in meno tempo.

Se stai cercando di implementare il monitoraggio e la creazione di report di Kanban in modo semplice e senza interruzioni, allora il software specializzato è il tuo miglior alleato. Tra le migliori scelte c'è Jira, una piattaforma praticamente sinonimo di gestione Agile dei progetti. 

Jira consente di identificare facilmente le tendenze, seguire lo stato dei progetti di ogni team e prevedere le prestazioni future con decine di report Agile preconfigurati. Gli approfondimenti contenuti nel backlog e nella board aiutano i team a imparare e migliorare continuamente il loro modo di lavorare. E se sei appena agli inizi, con il modello di board Kanban di Jira diventare operativi è incredibilmente facile.

Nella gestione Agile dei progetti, le metriche su cui ti concentri sono cruciali per il tuo successo. E, quando occorre tracciare queste metriche senza interruzioni, in Jira puoi trovare tutto ciò di cui necessiti. Scelto da milioni di team software ad alte prestazioni, Jira dispone di una solida selezione di funzionalità di gestione dei progetti capaci di supportare qualsiasi metodologia Agile, semplificando l'organizzazione del lavoro, l'allineamento e la creazione di prodotti migliori. Oltre a monitorare importanti metriche Kanban, Jira fornisce al team dati per migliorare l'efficienza e dare priorità ai risultati rispetto agli output. Se vuoi eccellere nei tuoi progetti, rendendoli più snelli, efficienti e di maggiore impatto, Jira è la soluzione migliore.

È facile perfezionare il metodo Kanban?

Sì, il perfezionamento del metodo Kanban è molto semplice. È l'ideale per il miglioramento incrementale, il che significa che puoi utilizzarlo senza interrompere i processi in corso. Grazie alla sua adattabilità è semplice da perfezionare nel corso del tempo e ti consente di migliorare continuamente il flusso di lavoro. 

Per maggiori informazioni, puoi fare riferimento alla guida completa Kanban di Atlassian.

Come capire se è il caso di passare al metodo Scrum?

È opportuno passare al metodo Scrum quando il tuo progetto richiede un framework più strutturato, con ruoli prestabiliti e iterazioni limitate nel tempo. 

Kanban offre flessibilità, Scrum una struttura rigida che può incidere positivamente su determinati progetti. Molti team optano per un approccio ibrido, combinando elementi di Kanban e Scrum per soddisfare le loro esigenze specifiche. 

Leggi la guida di Atlassian e scopri di più sulle differenze tra Kanban e Scrum.

Quali sono i principi chiave del metodo Kanban?

Il metodo Kanban si basa su dei principi fondamentali, progettati per migliorare il flusso di lavoro e l'efficienza. Ecco un riepilogo:

• Inizia con ciò che hai a disposizione: comincia dal flusso di lavoro esistente, sarà più semplice implementare Kanban senza interrompere le operazioni in corso.

• Adotta un cambiamento incrementale ed evolutivo: favorisci piccole modifiche incrementali che si evolvono nel tempo per ridurre i rischi dovuti alle modifiche improvvise.

• Rispetta i processi, i ruoli, le responsabilità e i titoli attuali: quando introduci miglioramenti, rispetta i ruoli e i processi attuali dell'azienda.

• Incoraggia le azioni di leadership a tutti i livelli della tua azienda: consenti a tutti di prendere l'iniziativa e contribuire al miglioramento dei processi.