Collaborazione ai progetti: 6 consigli per un lavoro in team di successo

Cos'è la collaborazione ai progetti e perché è importante?

Nell'ambito generale della gestione dei progetti, la collaborazione ai progetti può significare semplicemente lavoro in team. Tuttavia, poiché le aziende diventano sempre più globali, operando con una forza lavoro dislocata in aree geografiche diverse e dipendenti sempre più lontani, il "come" e il "dove" del lavoro in team cambiano costantemente.

La collaborazione ai progetti si basa su tre elementi: comunicazione efficace, processi coerenti e strumenti di collaborazione adatti. Gli stili di lavoro e le tecnologie sono in rapida evoluzione e questo significa che anche gli strumenti e i metodi di collaborazione ai progetti devono evolversi.

Ci sono diversi motivi per cui una buona collaborazione ai progetti è fondamentale per fare in modo che il lavoro in team proceda in modo fluido:

Miglioramento della comunicazione: la collaborazione promuove una comunicazione aperta e chiara tra i membri del team, che aiuta a eliminare i malintesi e garantisce che tutti lavorino verso il raggiungimento dello stesso obiettivo.

Maggiore efficienza: quando i membri del team collaborano in modo efficace, i task possono essere completati in modo più rapido ed efficiente, poiché le persone sono in grado di condividere le proprie competenze e conoscenze per trovare la soluzione migliore ai problemi. Collaborando, i team possono identificare le aree di potenziale miglioramento ed elaborare strategie per aumentare la produttività. Inoltre, grazie alla collaborazione ai progetti, più persone possono lavorare insieme su un unico task, completandolo quindi più rapidamente e con più efficienza.

Migliore processo decisionale: la collaborazione consente di condividere un ampio ventaglio di prospettive e idee, portando a un processo decisionale e di risoluzione dei problemi migliore. Collaborando, i team possono sfruttare le loro conoscenze ed esperienze collettive per sviluppare soluzioni più creative ai problemi.

Miglioramento della creatività: collaborare con gli altri può far nascere idee e approcci nuovi e innovativi poiché gli individui mettono in gioco le proprie esperienze e competenze uniche. Lavorare insieme come team può avere un impatto positivo anche sul morale e sulla motivazione, portando a prestazioni e risultati migliori.

Maggiore motivazione: lavorare insieme verso un obiettivo comune può aumentare la motivazione e il coinvolgimento, poiché le persone sentono di dare il loro contributo a un obiettivo più grande. Collaborando, i team diventano maggiormente responsabili della riuscita del progetto e possono identificare più facilmente eventuali problemi potenziali.

Miglioramento della qualità: la collaborazione rende possibili controlli della qualità più completi ed efficaci poiché i membri del team esaminano a vicenda il lavoro svolto e forniscono feedback costruttivi. La collaborazione può contribuire ad assicurarsi che i progetti siano completati secondo gli standard più elevati e con i migliori risultati possibili.

Nel complesso, una buona collaborazione ai progetti è essenziale per garantire che un team sia in grado di collaborare senza intoppi e raggiungere i propri obiettivi in modo efficiente ed efficace.

Ti vedo

Lontano dagli occhi non significa lontano dal cuore. Con la grande quantità di lavoro che si svolge online, una buona collaborazione è più che mai necessaria. I team che vivono e respirano la collaborazione sono in grado di comunicare meglio attraverso i fusi orari e di rimanere sincronizzati con i cambiamenti che inevitabilmente si verificano in ogni progetto.

Ascolta l'opinione di tutti

Per le persone che si sentono al centro dell'attenzione, lavorare all'interno di un gruppo può essere una rete di sicurezza e un'opportunità di crescita. Chi lavora in team altamente collaborativi si esercita maggiormente a condividere liberamente le proprie competenze e a ricevere feedback.

Aumenta l'efficienza del team

I team con una forte abitudine alla comunicazione riescono a seguire i progetti e a rimanere in contatto con le persone più importanti e sanno quando chiamare i rinforzi.

6 segni che la collaborazione è in secondo piano

Senza dubbio, nella tua organizzazione ci sono team motivati e competenti che portano continuamente a termine un progetto dopo l'altro. Ma ce ne sono altri che avrebbero bisogno di maggiore unità. Ecco alcuni segnali che indicano che alcuni team della tua azienda hanno bisogno di un legame più stretto.

Troppi muri

Niente noi, soltanto io

C'è una differenza tra lavorare a testa bassa e dare la priorità ai propri task e mettere tutta l'energia a disposizione per una vittoria di squadra. Ogni team ha bisogno di persone che agiscono, ma la presenza di troppi solisti all'interno dei team rende difficile la collaborazione tra progetti.

Obiettivi in competizione

Avere troppe scadenze è spesso alla base della mentalità solista. Se gli obiettivi di una persona sono separati e/o in conflitto con quelli del team, è ovvio che il lavoro più importante non viene preso in considerazione. Senza obiettivi chiari e unificati, qualsiasi progetto può dirigersi a tutta velocità nella direzione sbagliata. Questo è un chiaro segno che il team non è predisposto per una collaborazione ai progetti di successo.

Troppi chef ai fornelli

Hai mai provato a ordinare una pizza per un pranzo di gruppo per poi ritrovarti con la fame perché nessuno riesce a mettersi d'accordo sui condimenti? Frustrante, vero? Quando ci sono troppi decisori, si crea il caos. Dopo aver girato in tondo, o il team si blocca o qualcuno deve prendere una decisione rapida e non ponderata che, col senno di poi, si rivela sbagliata.

È una pratica comune nella tua organizzazione? Impegnati per creare pratiche decisionali formali per favorire la collaborazione dei team.

Uno è poco, due sono troppi

Quanto è frustrante rendersi conto di aver dedicato ore a un progetto solo per scoprire che qualcun altro sta facendo lo stesso? Gli sforzi ridondanti sono una spia che indica che il tuo team non sta collaborando come dovrebbe. Sta sprecando tempo, risorse e competenze preziose facendo un doppio lavoro. Queste situazioni richiedono una migliore coordinazione.

Dove stiamo andando?

Anche con obiettivi articolati, alcuni team potrebbero non sapere come raggiungerli. Per le organizzazioni più grandi che hanno team all'interno dei team, mentre gli obiettivi a livello aziendale sono chiari come il sole, le milestone e le modalità di realizzazione possono essere del tutto oscure. Se ci sono unità di lavoro che sembrano girare in tondo invece di marciare in avanti, potrebbero aver bisogno di aiuto per coordinarsi.

Suggerimenti per una migliore collaborazione ai progetti

Torniamo ai palloncini. Legare insieme un fascio di palloncini sembra abbastanza facile, ma in realtà c'è una tecnica per assicurarsi che non volino via. Lo stesso vale per la collaborazione. In alcuni team, dire al team di vendita che stai per dare il via a un nuovo design del marchio conta come collaborazione, ma in realtà si tratta solo di una conversazione (e per di più unilaterale). Prova le tecniche che seguono per creare delle vere e proprie collaborazioni all'interno del tuo team.

Metti in grassetto, in corsivo e in evidenza i tuoi obiettivi

Dillo, poi ripetilo e poi ribadiscilo. Se hai fatto bene, ogni membro del tuo team dovrebbe essere stanco di sentire i tuoi obiettivi. Nel caso in cui i tuoi obiettivi dovessero cambiare, rendi chiaro il cambiamento e ripeti spesso i nuovi obiettivi.

Brainstorming

Chiedi idee e feedback

In ogni fase del progetto, durante il brainstorming, la pianificazione e le riunioni, chiedi l'opinione del team ed eventuali feedback. Ricorda di dare la parola ai membri più solitari o meno eloquenti del team. Potrebbero essere più propensi a parlare se sapranno di non essere soffocati dai loro colleghi più decisi.

Possiamo parlare?

Ovviamente, una comunicazione coerente e articolata è fondamentale per la collaborazione ai progetti (è l'aria nel palloncino). Tuttavia, tutti noi ci destreggiamo tra una miriade di strumenti, dalle e-mail, alle chat, alla messaggistica, ai commenti nei documenti. Il modo in cui ti connetti con il tuo team è prezioso quasi quanto la comunicazione stessa; quante volte ti è capitato di bloccare un progetto perché non sapevi che l'approvazione era nascosta in un thread di Slack? All'inizio del progetto o, meglio ancora, quando si forma il team, concorda modalità e frequenza di condivisione di aggiornamenti e commenti.

Tag tag, sei tu

Decidi e documenta chi deve inserire cosa nella lista delle attività da svolgere e documenta anche la lista (potresti anche chiamarlo piano del progetto). Questo permette a tutti di sapere quale sia il proprio ruolo all'interno del progetto ed evita qualsiasi intoppo come la perdita di un task o la presenza di due persone che lavorano sullo stesso elemento di azione.

Condividere migliora l'attività

La mole di idee create da un team collaborativo che lavora a pieno ritmo potrebbe far sì che le migliori rimangano sepolte in una pila di post-it. Prendere note della riunione formali è sempre una buona idea. L'utilizzo di uno strumento di collaborazione moderno, online e consultabile può essere un'idea ancora migliore. Ti permetterà di catturare i punti salienti delle riunioni, di condividerli a livello generale e di chiedere un feedback in un'unica posizione.