6 modi per potenziare la collaborazione ai progetti
Sincronizzazione e successo in team
Immagina di avere in mano un gruppo di palloncini. Ogni palloncino rappresenta un membro di un team. Se lasci semplicemente andare i palloncini, il vento delle aspettative e delle scadenze porterà ognuno di questi palloncini in direzioni diverse, o li farà atterrare su un albero irraggiungibile.
In alternativa, se leghi i palloncini tra loro e li tieni stretti, anche i venti di un uragano faranno fatica a staccarli dalla tua presa. Non puoi controllare il vento, ma puoi assicurarti che il team rimanga unito, qualunque sia il tempo.
Gestione del progetto e collaborazione al progetto: sono sorelle, non gemelle
Quando senti parlare di "collaborazione di progetto" e "gestione di progetto" ti sembra di sentire un'eco? Sebbene ci sia una certa sovrapposizione tra le due espressioni, ci sono alcune differenze sostanziali.
La gestione del progetto è svolta dai team per stabilire i flussi di lavoro e raggiungere gli obiettivi del progetto, tenendo conto di eventuali vincoli di risorse o di tempo. È il processo che va dal punto A al punto B: decidere di portare i palloncini a destinazione e poi farlo.
La collaborazione di progetto si concentra sul modo in cui le persone lavorano insieme per portare a termine il lavoro. Si tratta di legare i fili per garantire che non si perda la presa. La collaborazione di progetto è incentrata sul "noi".
Quando i team lavorano all'unisono e con la convinzione di un bene superiore, si crogiolano nei vantaggi che hanno creato in termini di efficienza. Qui di seguito sono elencate solo alcune delle straordinarie potenzialità della collaborazione.
Ti vedo
Lontano dagli occhi non significa lontano dal cuore. Con la grande quantità di lavoro che si svolge online, una buona collaborazione è più che mai necessaria. I team che vivono e respirano la collaborazione sono in grado di comunicare meglio attraverso i fusi orari e di rimanere sincronizzati con i cambiamenti che inevitabilmente si verificano in ogni progetto.
Ascolta l'opinione di tutti
Per le persone che si sentono al centro dell'attenzione, lavorare all'interno di un gruppo può essere una rete di sicurezza e un'opportunità di crescita. Chi lavora in team altamente collaborativi si esercita maggiormente a condividere liberamente le proprie competenze e a ricevere feedback.
Aumenta l'efficienza del team
I team con una forte abitudine alla comunicazione riescono a seguire i progetti e a rimanere in contatto con le persone più importanti e sanno quando chiamare i rinforzi.
6 segni che la collaborazione è in secondo piano
Senza dubbio, nella tua organizzazione ci sono team motivati e competenti che portano continuamente a termine un progetto dopo l'altro. Ma ce ne sono altri che avrebbero bisogno di maggiore unità. Ecco alcuni segnali che indicano che alcuni team della tua azienda hanno bisogno di un legame più stretto.
Troppi muri
Alcuni team hanno più difficoltà a unirsi in spazi di lavoro in cui alcuni membri sono lontani, su piani diversi o in edifici diversi, soprattutto se la collaborazione non è nei loro modelli.
Ci sono poi i silos che si sviluppano senza alcuna barriera fisica. Questi gruppi raramente comunicano o si confrontano con altre parti dell'organizzazione e spesso tengono nascoste informazioni che potrebbero essere utili ad altri team. Smantellare gli ambienti di lavoro isolati è un passo importante verso la creazione di un ambiente completamente collaborativo.
Alcune aziende hanno optato per ambienti di lavoro completamente aperti per combattere questa sfida (l'impatto sulla collaborazione e sulla produttività varia), ma la cosa migliore è instillare l'idea della collaborazione nella cultura. Ecco come avviene in Atlassian.
Niente noi, soltanto io
C'è una differenza tra lavorare a testa bassa e dare la priorità ai propri task e mettere tutta l'energia a disposizione per una vittoria di squadra. Ogni team ha bisogno di persone che agiscono, ma la presenza di troppi solisti all'interno dei team rende difficile la collaborazione tra progetti.
Obiettivi in competizione
Avere troppe scadenze è spesso alla base della mentalità solista. Se gli obiettivi di una persona sono separati e/o in conflitto con quelli del team, è ovvio che il lavoro più importante non viene preso in considerazione. Senza obiettivi chiari e unificati, qualsiasi progetto può andare a velocità massima nella direzione sbagliata. Questo è un chiaro segno che il team non è predisposto per una collaborazione di successo.
Troppi chef ai fornelli
Hai mai provato a ordinare una pizza per un pranzo di gruppo per poi ritrovarti con la fame perché nessuno riesce a mettersi d'accordo sui condimenti? Frustrante, vero? Quando ci sono troppi decisori, si crea il caos. Dopo aver girato in lungo e in largo, il team si blocca o qualcuno deve prendere una decisione rapida e non ponderata che, col senno di poi, si è rivelata sbagliata.
È una pratica comune nella tua organizzazione? Cerca di creare pratiche decisionali formali per aiutare i tuoi team a lavorare meglio insieme.
Uno è poco, due sono troppi
Quanto è frustrante rendersi conto di aver dedicato ore a un progetto solo per scoprire che qualcun altro sta facendo lo stesso? Gli sforzi ridondanti sono una spia che indica che il tuo team non sta collaborando come dovrebbe. Sta sprecando tempo, risorse e competenze preziose facendo un doppio lavoro. Queste situazioni richiedono una migliore coordinazione.
Dove stiamo andando?
Anche con obiettivi articolati, alcuni team potrebbero non sapere come raggiungerli. Per le organizzazioni più grandi che hanno team all'interno dei team, mentre gli obiettivi a livello aziendale sono chiari come il sole, le milestone e le modalità di realizzazione possono essere del tutto oscure. Se ci sono unità di lavoro che sembrano girare in tondo invece di marciare in avanti, potrebbero aver bisogno di aiuto per coordinarsi.
Guida introduttiva alla collaborazione sui progetti
Torniamo ai palloncini. Legare insieme un fascio di palloncini sembra abbastanza facile, ma in realtà c'è una tecnica per assicurarsi che non volino via. Lo stesso vale per la collaborazione. In alcuni team, dire al team di vendita che stai per dare il via a un nuovo design del marchio conta come collaborazione, ma in realtà si tratta solo di una conversazione (e per di più unilaterale). Prova le tecniche che seguono per creare delle vere e proprie collaborazioni all'interno del tuo team.
Metti in grassetto, in corsivo e in evidenza i tuoi obiettivi
Dillo, poi ripetilo e poi ribadiscilo. Se hai fatto bene, ogni membro del tuo team dovrebbe essere stanco di sentire i tuoi obiettivi. Nel caso in cui i tuoi obiettivi dovessero cambiare, rendi chiaro il cambiamento e ripeti spesso i nuovi obiettivi.
Brainstorming
Chiedi idee e feedback
In ogni fase del progetto, durante il brainstorming, la pianificazione e le riunioni, chiedi al team cosa ne pensa e se ha dei feedback. Ricorda di dare la parola ai membri più solitari o meno eloquenti del team. Saranno più propensi a condividere quando sapranno di non essere soffocati dai loro colleghi più decisi.
Possiamo parlare?
Ovviamente, una comunicazione coerente e articolata è fondamentale per la collaborazione a un progetto (è l'aria nel palloncino). Tuttavia, tutti noi ci destreggiamo tra una miriade di strumenti, dalle e-mail, alle chat, alla messaggistica, ai commenti nei documenti. Il modo in cui ti connetti con il tuo team è prezioso quasi quanto la comunicazione stessa; quante volte ti è capitato di bloccare un progetto perché non sapevi che l'approvazione era nascosta in un thread di Slack? All'inizio del progetto o, meglio ancora, quando si forma il team, concorda come e quanto spesso condividerai aggiornamenti e commenti.
Tag tag, sei tu
Decidi e documenta chi deve inserire cosa nella lista delle attività da svolgere e documenta anche la lista (potresti anche chiamarlo piano del progetto). Questo permette a tutti di sapere quale sia il proprio ruolo all'interno del progetto ed evita qualsiasi intoppo come la perdita di un task o la presenza di due persone che lavorano sullo stesso elemento di azione.
Condividere migliora l'attività
La mole di idee create da un team collaborativo che lavora a pieno ritmo potrebbe far sì che le migliori rimangano sepolte in una pila di foglietti adesivi. Prendere note formali delle riunioni è sempre una buona idea. L'utilizzo di uno strumento di collaborazione moderno,online e consultabile può essere una soluzione migliore. Ti permetterà di catturare i punti salienti delle riunioni, di condividerli ampiamente e di chiedere un feedback in un unico punto.
Tocca a te
Più forte è la collaborazione su un determinato progetto, migliore sarà il risultato, sia per i membri del team che per l'organizzazione nel suo complesso.
Gli strumenti tecnologici hanno reso tutto questo molto più semplice. I team dispersi possono utilizzare le tecnologie per le conferenze e le lavagne virtuali per fare brainstorming insieme dagli angoli opposti del mondo. Le app per la gestione dei problemi e dei progetti aiutano i team a gestire le priorità, i leader a pianificare il futuro e gli analisti delle risorse umane ad analizzare i dati.
I team di ogni tipo possono utilizzare knowledge base virtuali e spazi di lavoro collaborativi per trovare informazioni, inviare materiali e portare avanti il progetto. Aggiungi ai preferiti questa guida alla collaborazione per utilizzare al meglio questi strumenti ed evitare imprevisti.