La guida completa alla gestione dei progetti
Porta più progetti fino al traguardo (con meno stress)
Cos'è la gestione dei progetti? La gestione dei progetti è il coordinamento dei tuoi processi, strumenti, membri del team e competenze in modo da poter realizzare progetti che superino i tuoi obiettivi.
Tu e il tuo team vi state preparando a gestire e portare a termine un grande progetto. È come un domino: è fantastico quando funziona, ma diventa un'enorme delusione se anche un solo pezzo è leggermente fuori posto.
Questi tipi di progetti possono essere sia scoraggianti che entusiasmanti e potresti essere tentato di iniziare il prima possibile. Incroci le dita perché tutto vada magicamente a posto? Strofini una lampada e speri che arrivi un genio a esaudire i tuoi desideri e darti una mano?
Sarebbe davvero bello (e facci sapere se la cosa riesce!). Ma, in realtà, il segreto del successo dei tuoi grandi e ardui progetti è una gestione efficace.
7 suggerimenti per una gestione efficace dei progetti
Anche se segui tutti i passaggi precedenti, una gestione efficace dei progetti non è uno scenario scontato. Ci sono alcune altre best practice che vorrai implementare per aiutare il tuo progetto a funzionare nel modo più fluido possibile.
Organizza una riunione di avvio del progetto
La riunione per l'inizio del progetto è il momento in cui stabilisci gli obiettivi, analizzi la timeline e in genere aggiorni tutti sullo stato del progetto. Il nostro modello dell'ordine del giorno della riunione del team può aiutarti!
Indipendentemente da quanto sia entusiasta il tuo team di mettersi al lavoro, non saltare questo incontro. Eliminerai in modo proattivo la confusione e radunerai la tua squadra attorno a un obiettivo condiviso.
Presta attenzione alle dipendenze tra task e risorse
Ti ricordi quando abbiamo parlato di progetti simili a un domino? Questo è particolarmente vero per i progetti interfunzionali di grandi dimensioni. Ad esempio, Sara non può iniziare a creare grafica finché Paolo non avrà redatto il contenuto (questa è una dipendenza di task). O forse Michela non può usare un software mentre Sandro sta usando la licenza condivisa (questa è una dipendenza di risorsa).
I task del progetto non avvengono nel vuoto, quindi è importante tenere conto di queste dipendenze.
Quando tutte le tue attività e le tue risorse sono collegate, devi capire come si combinano, altrimenti correrai il rischio di veder cadere quel domino.
Identifica il tuo percorso critico
Identificare il tuo percorso critico è un ottimo modo per prevenire gli sforamenti delle programmazioni. Anche se potrebbe sembrare uscito da un film d'azione, il tuo percorso critico è solo la serie più lunga di attività legate al progetto. Se incontri un intoppo o un ritardo su quel percorso, saprai che è l'intero progetto a rischiare di subire ritardi.
Individuare il tuo percorso critico ti permette di sapere dove hai un certo margine di manovra nella programmazione e dove devi invece attenerti il più possibile alla timeline.
Sii realistico con la tua timeline
È comune sottovalutare il tempo necessario per completare i task e ciò può essere un vero danno per la timeline del progetto.
Tieniti aggiornato facendo riferimento alle timeline dei progetti precedenti. Consulta il tuo software di monitoraggio del tempo (se ne hai uno) per vedere quanto tempo richiedono le attività tipiche e chiedi al tuo team di controllare le proprie programmazioni.
Usa un software di gestione dei progetti
Se i membri del tuo team devono scavare tra infiniti thread e-mail o cartelle per trovare ciò di cui hanno bisogno, il tuo progetto è destinato a subire parecchi ritardi.
Ecco perché è utile utilizzare un software di gestione dei progetti (come Jira) per archiviare la documentazione e organizzare il progetto in un software di gestione delle conoscenze (come Confluence). Questo software aumenta la visibilità su tutte le fasi e i task del progetto, centralizza la comunicazione e offre al team di progetto un'unica origine di riferimento.
Stabilisci ruoli e responsabilità ben definiti
Per ottenere il massimo risultato dal tuo team, le persone devono sapere esattamente perché sono coinvolte. Qual è il loro ruolo e qual è il loro contributo?
Questo non solo darà uno scopo al lavoro dei membri del team di progetto infondendo loro un senso di responsabilità, ma impedirà loro anche di pestarsi i piedi l'un l'altro e ti permetterà di sfruttare i punti di forza di tutti. Un framework RACI è un modo molto diffuso per assegnare ruoli e responsabilità. L'acronimo RACI sta per Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Confluence modifica leggermente questo framework chiamandolo DACI, dove la "D" sta per "Driver".
Promuovi un processo collaborativo
Gestire un progetto può essere stressante e non devi farlo tutto da solo. Il tuo team avrà molte informazioni dettagliate sul piano del progetto, tra cui le informazioni sulla fattibilità della timeline o se ci sono delle dipendenze che ti stanno sfuggendo. Il brainstorming in team è un ottimo modo per condividere e definire le idee. Ecco alcuni suggerimenti per condurre una sessione di brainstorming efficace.
Anche se fai parte di un team ibrido o remoto, resisti alla tentazione di pianificare i progetti in modo isolato. Coinvolgi il tuo team per elaborare un piano più ragionevole e aumentare il senso di appartenenza al progetto. Il nostro modello di brainstorming può esserti d'aiuto!
Membri chiave di un team di progetto
Ogni progetto deve iniziare con l'identificazione di ruoli e responsabilità. Conoscere il proprio ruolo in anticipo consente a tutti di rispettare le scadenze dei progetti. I potenziali ruoli di progetto includono:
- Project manager: persona che supervisiona l'intero progetto ed è responsabile del suo successo.
- Sponsor del progetto: senior manager che sostiene il progetto e lavora a stretto contatto con il project manager.
- Membro del team: persona che lavora attivamente alle attività del progetto.
- Fornitore: persona che fornisce beni o servizi per un progetto.
- Stakeholder: persona interessata al progetto. Questi possono essere suddivisi in:
- Stakeholder principali: persone che svolgono effettivamente il lavoro e sono coinvolte attivamente nel progetto.
- Stakeholder secondari: persone che potrebbero partecipare alle riunioni e svolgere un piccolo ruolo ma non sono i responsabili decisionali chiave del progetto.
- Stakeholder interessati: persone che sono aggiornate sul progetto ma non svolgono un ruolo attivo o non hanno molta influenza.
- Cliente: persona che riceve il progetto finale, se si tratta di un progetto rivolto al cliente piuttosto che interno.
Aspetti da considerare quando si valuta il software di gestione dei progetti
Scegliere il software di gestione dei progetti giusto può essere complicato. Per assicurarti che il tuo team ottenga il massimo dal suo strumento di gestione dei progetti, ti consigliamo di cercare una soluzione che ti consenta di:
- Creare un calendario condiviso per tenere traccia delle milestone e delle scadenze del progetto
- Condividere file e documenti per accesso e collaborazione facilitati
- Creare elenchi di task e assegnare i task ai membri del team
- Tenere traccia dell'avanzamento del progetto e generare report
- Facilitare e semplificare la comunicazione tra i membri del team e gli stakeholder
- Stimare la durata e il budget del progetto
- Consentire ai membri del team di commentare i task e fornire feedback
- Generare promemoria e notifiche automatici
- Configurare modelli di progetto per semplificare la creazione dei progetti
- Gestire risorse e carichi di lavoro
- Tenere traccia di ticket e rischi
- Gestire le richieste di modifica
- Creare report dettagliati
- Monitorare le prestazioni del progetto
Perché usare Confluence per la gestione dei progetti
Confluence si distingue come hub di conoscenze collaborativo per potenziare la gestione dei progetti con migliaia di modelli, strategie e integrazioni per le massime flessibilità e scalabilità.
Consolida gli strumenti e centralizza il lavoro
Con Confluence hai a disposizione conoscenze, task e gestione dei progetti combinati con la collaborazione in team. Incorpora una bacheca Trello per la gestione dei progetti in stile Kanban, come Sprout Social. Oppure, integra Confluence con Jira Work Management per un approccio Agile alla gestione dei progetti, come Castlight Health. Jira semplifica la pianificazione, il monitoraggio e la gestione dei progetti, mentre Confluence aumenta la trasparenza e centralizza le conversazioni e le risorse relative ai progetti.
Amplia quando il team e l'azienda crescono
Confluence è progettato per facilitare la gestione dei progetti per team tecnici e aziendali, per piccole imprese, team da remoto e compagnie su scala aziendale. Scalabilità con istanze illimitate per fornire autonomia organizzativa, separare i dati e garantire maggiore sicurezza o personalizzare gli ambienti. Confluence offre anche la sicurezza, la conformità, le prestazioni e l'affidabilità necessarie per supportare le aziende, compresi i tempi di operatività garantiti dagli SLA, la residenza dei dati negli Stati Uniti, nell'UE, in Australia o in Germania e le certificazioni con GDPR, SOC2 e altro ancora.
Proteggi il lavoro e le conoscenze
Cosa succede quando un collega lascia la tua azienda, anche il suo lavoro viene perduto? Confluence protegge il lavoro riguardante quel progetto dalla perdita, anche se i colleghi lasciano un'azienda. Puoi creare autorizzazioni, impostare controlli e assegnare ruoli di amministratore.
Analizza e ottimizza le prestazioni
Non puoi gestire ciò che non puoi misurare, giusto? In combinazione con Jira Work Management, puoi tenere traccia dell'avanzamento, monitorare le attività e generare report per ottimizzare i processi e i flussi di lavoro del progetto.
La gestione dei progetti è il motore che alimenta la produttività dei team. Ma non tutte le soluzioni di gestione dei progetti sono uguali. Scopri perché più di 85.000 aziende utilizzano Confluence.
I vantaggi della gestione dei progetti
1. Migliora la collaborazione
Sappiamo di dover lavorare con gli altri per raggiungere i nostri obiettivi, ma una collaborazione efficace non è facile per la maggior parte di noi. Stili di comunicazione diversi, approcci diversi all'organizzazione e tanti altri fattori rendono la collaborazione difficile.
I software di gestione dei progetti offrono ai team una maggiore visibilità sul lavoro dei colleghi, sulle scadenze fissate, sul modo in cui i singoli task si inseriscono nel progetto complessivo e molto altro ancora. Tutto questo costituisce il vantaggio principale dei software di gestione dei progetti: una collaborazione sui progetti più semplice e proficua.
2. Centralizza la comunicazione
Il tuo team fatica a comunicare con thread di e-mail disorganizzati, messaggi istantanei diretti e commenti che si perdono nella confusione.
Questo è un problema (e una grande perdita di tempo) per i tuoi progetti. Quando i membri del team hanno troppi punti di riferimento per trovare informazioni, i fili si intrecciano, le scadenze non vengono rispettate, i task vengono dimenticati e si crea confusione.
Un software di gestione dei progetti consente di mantenere tutte le comunicazioni, dalle timeline agli aggiornamenti di stato, dai feedback alle domande, in un unico spazio facilmente accessibile a tutti. In questo modo si abbattono i silos e tutti possono non solo condividere informazioni, ma anche gestire in modo efficace come e dove condividerle.
3. Semplifica la gestione delle attività
Affinché i progetti vengano portati a termine con successo, i membri del team devono sapere di quali task sono responsabili e quando devono completarli.
Purtroppo, una ricerca di Gallup ha rilevato che solo la metà dei dipendenti sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro.
Se a un membro del team viene assegnato un task in uno strumento, ma passa la maggior parte del tempo su un'altra piattaforma, si perderà una notifica importante. Gestire i tuoi progetti in un unico software rimedia a queste lacune e suddivide i progetti più grandi e impegnativi in singole fasi ed elementi di azione.
Da qui, potrai assegnare questi task ai membri del team competenti fissando una scadenza, in modo che vengano aggregati in un unico spazio e che tutti ricevano una notifica per le nuove attività da svolgere.
4. Crea un'unica origine di riferimento
Il tuo software di gestione dei progetti diventerà il tuo archivio di informazioni relative al progetto. I documenti, le risorse, gli aggiornamenti, le timeline, le note delle riunioni e tutto il resto dovranno essere archiviati nel software. Ecco un pratico modello di note delle riunioni per tenerne traccia. In questo modo avrai la certezza che le informazioni siano accessibili, organizzate e consultabili. I membri del team potranno trovare ciò di cui hanno bisogno senza perdere tempo a cercare la verità.
5. Aumenta l'efficienza
Se aggiungi tutti i vantaggi di cui sopra, otterrai il vantaggio migliore di tutti: il tuo team potrà portare avanti il lavoro più velocemente. Molto più velocemente.
Con un software di gestione dei progetti attivo, il tuo team comunicherà al meglio. Saprà cosa ci si aspetta da loro e quali sono i prossimi progetti da portare avanti. Potrà trovare facilmente le informazioni di cui ha bisogno.
Lavorare insieme come una macchina ben oliata riduce notevolmente le perdite di tempo. Con il modello di gestione dei progetti di Jira Work Management i team possono avviare il lavoro più rapidamente grazie a flussi di lavoro collaudati, invece di ripartire da zero ogni volta che bisogna creare un nuovo progetto.
Ora il lavoro non si trascina più all'infinito, perché il team dispone delle risorse necessarie per ottenere risultati di alta qualità a ritmo sostenuto.
6. Monitora l'avanzamento
Non vuoi consegnare un progetto qualsiasi. Vuoi consegnare un progetto che non superi il budget, rispetti le timeline e raggiunga gli obiettivi iniziali.
È facile perdere di vista questi elementi importanti quando sei immerso in un progetto di lavoro ed è una strada insidiosa. Se non tieni sotto controllo i limiti e le aspettative, rischi di incorrere in ritardi, sforamenti di budget e sprechi di energie nel caso in cui i membri del team debbano rifare il lavoro per rimettere il progetto in carreggiata.
I software di gestione dei progetti organizzano il lavoro in modo che sia più semplice tenere traccia di aspetti come le spese e le scadenze. Inoltre, puoi generare report per monitorare l'avanzamento man mano che procedi, piuttosto che renderti conto troppo tardi di aver mancato l'obiettivo.
