La tua guida dettagliata per una gestione ottimale dei progetti

Cos'è la gestione dei progetti e perché è importante?

La gestione dei progetti consiste nel coordinare processi, strumenti, membri del team e competenze per realizzare progetti che soddisfino obiettivi e requisiti.

I progetti di successo non cadono semplicemente dal cielo. In effetti, la maggior parte delle organizzazioni ha un tasso di fallimento dei progetti stimato del 70% , il che significa che i progetti non raggiungono gli obiettivi originali.

La gestione dei progetti aumenta la tua percentuale di successo. Consente al tuo team di completare i progetti definendo obiettivi chiari, aumentando la trasparenza e la visibilità, semplificando la comunicazione e stabilendo l'ambito del progetto.

È roba forte, vero? Non c'è da stupirsi che uno studio di PwC abbia rilevato che il 97% delle organizzazioni ritiene che la gestione dei progetti sia fondamentale per le prestazioni aziendali.

Gli aspetti positivi: vantaggi della gestione dei progetti

Ma perché la gestione dei progetti merita tutto questo tempo e impegno? Affrontare il lavoro in questo modo strategico e metodico presenta molti vantaggi, tra cui:

1. Elimina la confusione

Quando ti butti subito nel tuo progetto senza alcuna conversazione o pianificazione precedente, le cose vanno male molto rapidamente. Le persone non sono sicure di chi stia facendo cosa, ci sono problemi di comunicazione sulla tempistica del progetto e tutti sono confusi sugli obiettivi.

Se questo suona familiare, non sei solo. Un sondaggio condotto da Geneca ha rilevato che solo il 55% degli intervistati riteneva che gli obiettivi aziendali del proprio progetto fossero chiari.

Tutto questo porta a frustrazione e a sprecare molte risorse. Ci siamo trovati tutti in situazioni in cui avevamo bisogno di rivedere o rifare le nostre attività una volta ottenute maggiori informazioni o una migliore comprensione.

Fortunatamente, la gestione dei progetti fornisce al tuo team obiettivi ben definiti e sistemi comprovati per completare il lavoro. Questo rende molto più facile per tutti rimanere sulla stessa pagina e collaborare in modo coerente senza dover cambiare il proprio lavoro più e più volte.

2. Gestisce l'ambito e il budget

Gli sforamenti dei progetti sono spaventosamente comuni. Solo nel settore IT, McKinsey ha scoperto che, in media, i grandi progetti IT superano il budget del 45% e il tempo del 7%.

Accidenti! Questi tipi di eccedenze riducono al limite il tuo budget e la tua larghezza di banda. Per fortuna, una gestione efficace dei progetti aiuta a garantire una certa flessibilità.

Le prime fasi del processo di gestione dei progetti (avvio e pianificazione) richiedono di definire budget, tempistiche e ambiti realistici prima di iniziare effettivamente qualsiasi attività del progetto. Questo ti aiuta a generare un piano di progetto radicato nella realtà.

Il difficile: le sfide della gestione dei progetti

Ma perché la gestione dei progetti merita tutto questo tempo e impegno? Affrontare il lavoro in questo modo strategico e metodico presenta molti vantaggi, tra cui:

1. Maggiore investimento di tempo

La tua squadra è impaziente e abituata a lavorare dal primo momento. La gestione dei progetti aggiunge un livello che richiederà più tempo.

Questo perché il processo di gestione dei progetti prevede numerose fasi (che tratteremo presto), un paio delle quali avvengono prima che il tuo team inizi a dedicarsi al lavoro vero e proprio.

La cosa può essere inizialmente strana per un team abituato a capire le cose man mano.

2. Aspettative più rigide

Una gestione efficace dei progetti significa avere obiettivi, tempistiche, ruoli e altri fattori chiaramente definiti.

Questo aumenta la responsabilità, che in definitiva è una buona cosa (in particolare se si considera che il 94% dei dipendenti afferma di non ritenere responsabili i propri colleghi).

Tuttavia, avere questo tipo di aspettative consolidate può anche sembrare alquanto limitante e rigido. I team creativi, in particolare, non sono abituati a lavorare con questi vincoli e potrebbero avere difficoltà ad adattarsi.

Gestione a cascata dei progetti

Quando pensi alla gestione tradizionale e sequenziale dei progetti, ti immagini la gestione a cascata. Con questo metodo, suddividi il tuo progetto in diverse fasi. Quando una fase finisce, inizia quella successiva: non ci sono sovrapposizioni.

Quando usare questo metodo: per progetti lunghi che richiedono un'unica sequenza temporale e un ordine molto sequenziale.

Usato comunemente in: edilizia. Costruire una casa o una struttura richiede un ordine sequenziale. Non puoi costruire un tetto prima di aver creato le fondamenta, per esempio.

Gestione dei progetti Agile

Lagestione agile dei progetti è un approccio iterativo ed è molto più flessibile della gestione dei progetti a cascata. È una best practice DevOps che suddivide i progetti in blocchi da affrontare in brevi intervalli (chiamati sprint). Dopo ogni sprint, il tuo team rivaluta il lavoro in corso per apportare le modifiche necessarie e assicurarsi di rimanere incentrati sull'obiettivo.

Quando usare questo metodo: per progetti che non sono ancora ben definiti e richiedono molta adattabilità.

Usato comunemente in: sviluppo di software. Questa professione è stata pioniera dell'agilità e questo approccio consente agli sviluppatori di creare software di qualità superiore perché sono in grado di testare e revisionare a intervalli regolari.

Gestione snella dei progetti

Se hai sentito parlare della produzione snella, questi stessi principi si applicano alla gestione snella dei progetti. L'obiettivo di questa metodologia è aumentare la produzione e il valore riducendo al contempo gli sprechi. Per usarla, dovrai mappare un flusso di valori, che è la sequenza delle attività del progetto. Quindi, ti concentrerai su quel flusso per identificare ed eliminare il lavoro che non aggiunge valore. Ciò significa che il processo del tuo progetto sarà il più snello, ottimizzato ed efficiente possibile.

Quando usarla: per progetti che devono essere consegnati rapidamente.

Usata comunemente in: settore manifatturiero Quando produci beni fisici, desideri ridurre al minimo gli sprechi per diminuire le spese e massimizzare i profitti. Ecco perché questo approccio è popolare nel settore manifatturiero, soprattutto nel settore automobilistico.

Fasi di gestione dei progetti

Immagina di iniziare un progetto da zero. La gestione dei progetti non entra in gioco solo quando inizi effettivamente a delineare le attività: devi prima gettare le basi.

Detto questo, il Project Management Institute (PMI) ha stabilito cinque fasi distinte di gestione del progetto.

Fase #1: Inizio

Pensi che la prima fase del processo di gestione dei progetti sia la pianificazione? Non è così. Prima di poter delineare una strategia per il tuo progetto, devi comprenderlo a un livello più ampio. In questa fase, dovresti rispondere a domande come:

• Qual è il business case di questo progetto?
• Questo progetto è fattibile?
• Dovremmo portarlo avanti?

In parole povere, in questa fase stai cercando di decidere se valga la pena affrontare questo progetto prima di investirci troppo.

Fase #2: Pianificazione

Se decidi di andare avanti, passerai alla fase di pianificazione. È qui che ti concentrerai a sviluppare un piano di progetto dettagliato che tutto il tuo team seguirà. Le domande a cui rispondere in questa fase includono:

• Qual è l'obiettivo del progetto?
• Quali sono gli indicatori di prestazioni chiave (KPI)?
• Qual è l'ambito di applicazione?
• Qual è il budget?
• Quali sono i rischi?
• Quali membri del team sono coinvolti?
• Quali sono i task da svolgere?
• Quali milestone devono essere raggiunte?

Questo passaggio serve a garantire che tu e il tuo team abbiate aspettative condivise prima di iniziare. Se pensi di star dedicando troppo tempo ai dettagli, non ti preoccupare. Scavare così a fondo vale decisamente la pena, in quanto migliora l'allineamento del tuo team.

Fase #3: Esecuzione

Prenditi un caffè e il cavo di alimentazione, perché è ora di andare. È qui che tu e il tuo team vi rimboccherete le maniche e inizierete a portare a termine le attività del progetto con il vostro piano come guida. In questa fase, dovrai:

• Assegnare le risorse necessarie
• Assicurarti che gli assegnatari svolgano i propri compiti
• Organizzare riunioni sullo stato
• Configurare sistemi di tracciamento

La maggior parte del lavoro avviene in questa fase, ed è anche da qui che inizierai a vedere il tuo progetto realizzarsi davvero. Vedi? È valso la pena pianificare tutto.

Fase #4: Monitoraggio

Solo perché hai un piano di progetto non significa che le cose funzioneranno da sole senza intoppi. È come stabilire un budget per te stesso: averlo non serve a niente se non tieni d'occhio il modo in cui gestisci il tuo denaro.

Ecco perché devi monitorare l'avanzamento del progetto per assicurarti che le cose rimangano sulla buona strada. Dovresti valutare il tuo progetto rispetto ai KPI che hai stabilito in fase di pianificazione.

Cosa devi fare se il tuo progetto sembra fuori strada o riscontri ambiti eccessivi? Prenditi del tempo per rivalutare le cose. Puoi decidere se riallineare il tutto o se modificare il piano originale. Questo è il bello del monitoraggio: hai dei checkpoint regolari che ti permettono di correggere la rotta.

Fase #5: Chiusura

La fase conclusiva riguarda la chiusura delle questioni in sospeso. Questa fase comprende:

• Organizzare un'analisi successiva o una retrospettiva per valutare il progetto
• Preparare un report finale sul progetto
• Raccogliere e archiviare la documentazione di progetto necessaria in un posto sicuro (uno spazio di documentazione collaborativa come Confluence è ottimo, tra l'altro).

Questo non solo dà al tuo team la possibilità di staccarsi dl progetto, ma rende anche più facile fare riferimento ad esso quando necessario.

Best practice per la gestione dei progetti

Anche se segui tutti i passaggi precedenti, una gestione efficace dei progetti non è uno scenario scontato. Ci sono alcune altre best practice che vorrai implementare per aiutare il tuo progetto a funzionare nel modo più fluido possibile.

Organizza una riunione di avvio del progetto

La riunione di avvio del progetto è il momento in cui stabilirai gli obiettivi, analizzerai la tempistica e in genere aggiornerai tutti sullo stato del tuo progetto.

Indipendentemente da quanto sia entusiasta il tuo team di mettersi al lavoro, non saltare questo incontro. Eliminerai in modo proattivo la confusione e radunerai la tua squadra attorno a un obiettivo condiviso.

Presta attenzione alle dipendenze tra task e risorse

Ti ricordi quando abbiamo parlato di progetti simili a un domino? Questo è particolarmente vero per i progetti interfunzionali di grandi dimensioni. Ad esempio, Sara non può iniziare a creare grafica finché Paolo non avrà redatto il contenuto (questa è una dipendenza di task). O forse Michela non può usare un software mentre Sandro sta usando la licenza condivisa (questa è una dipendenza di risorsa).

Le attività del tuo progetto non avvengono in un vuoto, quindi è importante tenere conto di queste dipendenze. Pulse of the Profession 2018 di PMI ha mostrato che le dipendenze dalle risorse hanno contribuito al 26% dei fallimenti dei progetti, mentre le dipendenze di task hanno contribuito al 12%.

Quando tutte le tue attività e le tue risorse sono collegate, devi capire come si combinano, altrimenti correrai il rischio di veder cadere quel domino.

Identifica il tuo percorso critico

Identificare il tuo percorso critico è un ottimo modo per prevenire gli sforamenti delle programmazioni. Anche se potrebbe sembrare uscito da un film d'azione, il tuo percorso critico è solo la serie più lunga di attività legate al progetto. Se incontri un intoppo o un ritardo su quel percorso, saprai che è l'intero progetto a rischiare di subire ritardi.

Individuare il tuo percorso critico ti permette di sapere dove hai un certo margine di manovra nella tua programmazione e dove devi attenerti il più possibile alla tua timeline.

Sii realistico con la tua timeline

Hai sentito parlare della fallacia della pianificazione? È un fenomeno che ci induce a sottovalutare gravemente il tempo necessario per completare le attività e può essere un vero danno per la tempistica del tuo progetto.

Tieniti aggiornato facendo riferimento alle timeline dei progetti precedenti. Consulta il tuo software di monitoraggio del tempo (se ne hai uno) per vedere quanto tempo richiedono le attività tipiche e chiedi al tuo team di controllare le proprie programmazioni.

Usa un software di gestione dei progetti

Se i membri del tuo team devono scavare tra infiniti thread e-mail o cartelle per trovare ciò di cui hanno bisogno, il tuo progetto è destinato a subire parecchi ritardi.

Ecco perché è utile utilizzare un software di gestione dei progetti (come Jira) per archiviare la documentazione e organizzare il progetto in un software di gestione della conoscenza (come Confluence). Esso aumenta la visibilità di tutte le fasi e le attività del progetto, centralizza la comunicazione e offre al team di progetto un'unica origine di riferimento.

Stabilisci ruoli e responsabilità ben definiti

Una ricerca condotta da Gallup ha rilevato che solo circa la metà dei dipendenti concorda fermamente sul fatto di sapere cosa ci si aspetta da loro sul lavoro.

Per ottenere il massimo risultato dal tuo team, le persone devono sapere esattamente perché sono coinvolte. Qual è il loro ruolo e qual è il loro contributo?

Questo non solo infonderà un senso di scopo e responsabilità nei membri del team di progetto, ma impedirà loro di pestarsi i piedi l'un l'altro e ti permetterà di sfruttare i punti di forza di tutti.

Promuovi un processo collaborativo

Gestire un progetto può essere stressante e non devi farlo tutto da solo. Il tuo team avrà molte informazioni dettagliate sul piano del tuo progetto, ad esempio sulla fattibilità della timeline o se ti stai dimenticando le dipendenze. E ricorda che li hai coinvolti in questo progetto perché sai che sono brillanti e ti fidi della loro esperienza.

Non pianificare progetti da solo. Coinvolgi il tuo team per elaborare un piano più ragionevole e aumentare il loro senso di appartenenza al progetto.