프로젝트 관리를 위한 완전한 가이드

프로젝트 팀의 주요 구성원

모든 프로젝트는 역할 및 책임을 파악하는 것으로 시작해야 합니다. 자신의 역할을 미리 알면 프로젝트 기한을 모두가 성공적으로 지킬 수 있습니다. 잠재적인 프로젝트 역할은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 매니저: 전체 프로젝트를 감독하고 프로젝트 성공을 책임지는 담당자입니다.
• 프로젝트 후원자: 프로젝트를 지지하고 프로젝트 매니저와 긴밀하게 협력하는 선임 관리자입니다.
• 팀원: 프로젝트 작업을 적극적으로 수행하는 구성원입니다.
• 공급자: 프로젝트에 상품 또는 서비스를 제공합니다.
• 이해관계자: 프로젝트에 관심이 있는 관계자입니다. 이해관계자는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
  • 주 이해관계자: 실제로 업무를 수행하고 프로젝트에 적극적으로 참여하는 관계자입니다.
  • 보조 이해관계자: 회의에 참여하고 작은 역할을 맡을 수도 있지만 프로젝트에서 주요 의사 결정권자는 아닌 관계자입니다.
• 관심 있는 이해관계자: 프로젝트에 개입하지만 적극적으로 참여하지 않거나 영향력이 크지 않은 관계자입니다.
• 클라이언트: 내부 프로젝트가 아닌 클라이언트 대상 프로젝트일 경우 최종 프로젝트를 받는 관계자입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 평가 시 확인해야 할 사항

올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기란 까다로울 수 있습니다. 팀이 프로젝트 관리 도구를 최대한 활용하려면 다음과 같은 기능을 제공하는 솔루션을 찾는 것이 좋습니다.

• 공유 캘린더를 만들어 프로젝트 마일스톤 및 기한을 추적
• 쉽게 액세스하고 공동 작업할 수 있도록 파일 및 문서 공유
• 작업 목록을 만들고 팀원에게 작업을 할당
• 프로젝트 진행률을 추적하고 보고서 생성
• 팀원 및 이해 관계자 간 커뮤니케이션을 지원하고 간소화
• 프로젝트 기간 및 예산 추정
• 팀원이 작업에 댓글을 추가하고 피드백을 제공하도록 허용
• 자동 리마인더 및 알림 생성
• 프로젝트 템플릿을 설정하여 프로젝트 만들기 간소화
• 리소스 및 워크로드 관리
• 이슈 및 위험 추적
• 변경 요청 관리
• 자세한 보고서 만들기
• 프로젝트 성과 모니터링

프로젝트 관리에 Confluence를 사용하는 이유

Confluence는 최대한의 유연성과 규모를 위한 수천 개의 템플릿, 플레이, 통합을 통해 프로젝트 관리를 강화하는 공동 작업 지식 허브로 자리매김합니다.

Confluence를 사용하면 지식, 작업, 프로젝트 관리를 팀 공동 작업과 결합할 수 있습니다. Sprout Social과 같은 칸반 스타일 프로젝트 관리에 Trello 보드를 포함하세요. 또는 프로젝트 관리에 대한 애자일 접근 방식을 위해 Castlight Health와 같이 Confluence와 Jira Work Management를 통합하세요. Jira로 프로젝트를 손쉽게 계획, 추적 및 관리할 수 있고 Confluence로 투명성을 강화하고 프로젝트 관련 대화 및 리소스를 중앙 집중식으로 처리할 수 있습니다.

팀 및 회사 성장에 따라 규모 조정

Confluence는 기술 팀 및 비즈니스 팀은 물론 소규모 기업, 원격 팀, 엔터프라이즈급 회사의 프로젝트 관리를 지원합니다. 무제한 인스턴스로 확장하여 조직에 자율성을 제공하거나 보안상의 이유로 데이터를 분리하거나 환경을 사용자 지정하세요. 또한 Confluence는 보장된 SLA 가동 시간, 미국/EU/호주/독일 내 데이터 보존, GDPR/SOC2 인증 등을 포함하여 엔터프라이즈 지원에 필요한 보안, 컴플라이언스, 성능, 신뢰성을 갖추고 있습니다.

팀원이 회사를 떠나면 그들이 하던 작업도 함께 사라지나요? Confluence는 팀원이 회사를 떠나더라도 프로젝트 작업이 손실되지 않도록 보호해 줍니다. 권한을 만들고 제어를 설정하고 관리자 역할을 할당할 수 있습니다.

측정할 수 없는 것은 관리하기 어렵습니다. Jira Work Management Management와 함께 사용하면 진행률을 추적하고 활동을 모니터링하고 보고서를 생성하여 프로젝트 프로세스 및 워크플로를 최적화할 수 있습니다.

프로젝트 관리는 팀 생산성을 높이는 원동력입니다. 하지만 모든 프로젝트 관리 솔루션이 똑같지는 않습니다. 85,000개 이상의 회사가 Confluence를 사용하는 이유를 알아보세요.

목표를 달성하려면 다른 관계자들과 협력해야 한다는 것은 알지만 대부분의 경우 효과적인 공동 작업은 쉬운 일이 아닙니다. 커뮤니케이션 스타일, 조직 접근 방식 외에도 공동 작업을 어렵게 만드는 요인은 많이 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원이 어떤 작업을 하고 있는지, 기한이 어떻게 설정되어 있는지, 개별 작업이 전체 프로젝트 프로세스에 어떻게 부합하는지 등을 더 잘 파악할 수 있습니다. 이 모든 이점을 통해 프로젝트 관리 소프트웨어의 가장 큰 이점이라고 할 수 있는 프로젝트 공동 작업을 더 효율적이고 쉽게 할 수 있습니다.

팀에서는 체계적이지 않은 이메일 스레드, 다이렉트 인스턴트 메시지 핑, 혼잡한 댓글로 소통하는 데 어려움을 겪고 있습니다.

이것은 시간이 많이 낭비되면서 프로젝트에 좋지 않은 소식입니다. 팀원들이 정보를 너무 많은 곳에서 확인해야 하면 서로를 이해하지 못하고 기한을 놓치고 업무는 잊어버리고 혼란이 생깁니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 타임라인 및 상태 업데이트부터 피드백 및 질문까지 모든 커뮤니케이션을 모두가 쉽게 액세스할 수 있는 한곳에서 관리해 줍니다. 이렇게 하면 사일로가 허물어져 모두가 지식을 공유할 수 있을 뿐만 아니라 지식을 공유하는 방식과 장소를 효과적으로 관리할 수 있습니다.

프로젝트를 제공하려면 팀원이 어떤 작업을 담당하고 언제 완료해야 하는지 알아야 합니다.

그중 큰 부분을 차지하는 것은 명확하지 않은 책임과 관리자의 지시로, 수많은 앱과 도구를 사용하여 일하는 것은 혼란을 가중시킬 뿐입니다.

한 도구에서 팀원에게 작업을 할당했는데 다른 플랫폼에서 보내는 시간이 더 많으면 중요한 알림을 놓치게 될 것입니다. 한 소프트웨어로 프로젝트를 관리하면 허점이 보완되고 가장 어려운 프로젝트라도 개별 단계와 작업 항목으로 나눠집니다.

거기서부터는 팀원이 한 장소에 집계되도록 작업을 기한과 함께 올바른 팀원에게 할당할 수 있으며 팀원에게 새로 할 일이 있으면 알림을 받게 됩니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관련 정보의 리포지토리가 될 것입니다. 문서, 자산, 업데이트, 타임라인, 미팅 메모 등 모든 것을 소프트웨어에 저장해야 합니다. (기록을 위한 편리한 미팅 메모 템플릿은 여기에서 확인하세요!) 그렇게 하면 액세스 가능하고 체계적이며 검색이 가능하도록 보장하게 됩니다. 팀원은 정보를 찾는 데 많은 시간을 낭비하지 않고 필요한 것을 찾을 수 있습니다.

위의 모든 이점을 더하면 팀이 업무를 훨씬 더 빠르게 진행할 수 있다는 최고의 이점을 얻게 됩니다.

프로젝트 관리 소프트웨어가 마련되어 있으면 팀에서는 원활한 커뮤니케이션이 이루어집니다. 자신에게 기대되는 것과 다음에 무엇을 시작해야 할지 파악하고 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

기름칠이 잘 된 기계처럼 함께 일하면 낭비되는 시간이 크게 줄어듭니다. Jira Work Management의 프로젝트 관리 템플릿을 사용하면 팀원들이 새 프로젝트를 만들 때마다 빈 페이지에서 시작하는 대신 검증된 워크플로로 훨씬 더 빠르게 시작할 수 있습니다.

팀은 최상의 결과를 놀라운 속도로 얻는 데 필요한 리소스를 갖추고 있기 때문에 더 이상 작업이 지지부진하지 않습니다.

프로젝트를 아무렇게나 제공하고 싶지는 않을 것이며 예산을 지키고 타임라인을 준수하고 원래 목표를 충족하는 프로젝트를 제공하고 싶으실 것입니다.

프로젝트 작업에 집중하다보면 그러한 중요한 요소를 놓치기 쉬우며 결과에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 한계와 기대치를 면밀하게 주시하지 않으면 일정, 예산 초과, 그리고 프로젝트를 정상으로 되돌리기 위해 팀원들이 작업을 다시 해야 할 때 낭비되는 노력 때문에 어려움을 겪게 될 것입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 작업을 체계화하므로 지출 또는 기한과 같은 요소를 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 목표를 달성하지 못했다는 사실을 너무 늦게 깨닫는 일 없이 앞으로 나아가면서 진행률을 모니터링하는 보고서를 생성할 수 있습니다.

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.