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성공적인 프로젝트 관리를 위한 단계별 가이드

스트레스를 덜 받으며 더 많은 프로젝트 완료하기

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프로젝트 관리란? 프로젝트 관리는 목표에 부응하는 프로젝트를 완료할 수 있도록 프로세스, 도구, 팀원, 기술을 조정하는 것입니다.

여러분과 팀원은 중요한 프로젝트를 해낼 준비를 마쳤습니다. 마치 긴 도미노가 펼쳐져 있는 것에 비유할 수 있습니다. 성공한다면 굉장히 멋지겠지만 한 조각이라도 어긋나면 크게 낙담할 것입니다.

이 유형의 프로젝트를 만나면 벅차고 설레어서 최대한 빨리 시작하고 싶은 마음이 들 수 있습니다. 손가락을 한번 튕기면 모든 것이 마법처럼 딱 맞아 떨어지도록 기다리겠습니까? 요술 램프를 문지르며 지니가 나와서 소원을 들어주길 기다리겠습니까?

이렇게 해서 해결된다면 얼마나 좋을까요? 그러나 크고 까다로운 프로젝트를 완료하는 현실적인 비법은 효과적인 프로젝트 관리입니다.

위치 핀

프로젝트 관리란 무엇이며 왜 중요한가요?

프로젝트 관리란 목표에 부합하고 요구 사항을 충족하는 프로젝트를 수행하기 위해 프로세스, 도구, 팀원, 기술을 조정하는 일입니다.

프로젝트 성공은 하늘에서 뚝 떨어지는 게 아닙니다. 실제로 대부분 조직에서 프로젝트 실패율이 약 70%입니다. 즉, 처음에 목표를 잡은 대로 프로젝트를 완료하지 못하는 것입니다.

프로젝트를 관리하면 성공률이 높아집니다. 팀은 명확한 목표를 중심으로 결집하고 투명성과 가시성을 높이며 커뮤니케이션을 간소화하고 프로젝트 범위를 설정하여 프로젝트를 완료할 수 있습니다.

매우 강력하네요. PwC 연구에서 97%의 조직이 프로젝트 관리가 비즈니스 성과에 매우 중요하다고 여긴다는 결과를 보면 크게 놀랍지 않습니다.

프로젝트 관리 방법론

"달걀 요리법은 여러 가지"라는 말이 있습니다. 기막힌 프로젝트를 완료하기 위한 단 한 가지 전략이란 없습니다. 프로젝트 관리 방법론은 바로 이 부분에서 도움이 됩니다. 프로젝트 관리를 위한 일련의 규칙, 원칙 및 프로세스입니다.

간단한 예로 신발끈을 묶는다고 생각해 보세요. 매듭 한 번으로 묶을 수도 있고 귀여운 토끼 귀 모양으로 묶는 걸 더 좋아할 수도 있습니다. 어떻게 해도 신발끈은 묶이지만 원하는 모양을 만들기까지 거쳐야 하는 단계는 다릅니다.

프로젝트 관리 방법론도 이것과 상당히 유사합니다. 주목해야 할 점은 많은 팀과 회사가 한 가지에만 의존하기보다는 여러 가지를 조합하여 사용한다는 것입니다. 방법론이 형식적으로 들릴 수도 있지만 여기에는 혁신 가능성이 있습니다.

워터폴 프로젝트 관리

기존의 순차적 프로젝트 관리를 생각하면 워터폴 프로젝트 관리가 떠오를 것입니다. 이 방법을 사용하면 프로젝트를 여러 단계로 나눌 수 있습니다. 한 단계가 끝나면 다음 단계가 시작되며 두 단계 사이에 겹치는 부분은 없습니다.

이 방법이 유용한 경우: 단일 타임라인에 맞춰 순차적으로 진행해야 하는 장기 프로젝트에 적합합니다.

일반적으로 사용되는 분야: 건설입니다. 집이나 구조물을 지으려면 연속적인 주문이 필요합니다. 예를 들어 기초 공사를 시작하지 않으면 지붕을 올릴 수 없습니다.

애자일 프로젝트 관리

애자일 프로젝트 관리는 반복적인 접근 방식이고 워터폴 프로젝트 관리보다 훨씬 더 유연합니다. 프로젝트를 짧은 버스팅('스프린트'라고 함)으로 처리되는 청크로 나누는 DevOps 모범 사례입니다. 스프린트가 끝날 때마다 팀은 수행 중인 작업을 재평가하여 필요한 사항을 변경하고 목표에 집중하고 있는지 확인합니다.

이 방법이 유용한 경우: 아직 제대로 정의되지 않았고 적응력이 많이 필요한 프로젝트에 적합합니다.

일반적으로 사용되는 분야: 소프트웨어 개발입니다. 이 직종은 애자일을 개척했고 개발자는 이 접근 방식을 통해 정기적으로 테스트하고 검토할 수 있으므로 더 좋은 품질의 소프트웨어를 만들 수 있습니다.

Scrum

Scrum project management is one of the most popular Agile methodologies used by project managers. Like Agile, it is centered around continuous improvement. You can use a framework like scrum to help you start thinking in a more Agile way and practice building Agile principles into your everyday communication and work.

When to use: For projects that aren’t yet well-defined and require a lot of adaptability. 

Commonly used in: Software development. This profession pioneered agile, and this approach allows developers to build higher-quality software because they’re able to test and review at regular intervals.

린 프로젝트 관리

린 제조에 대해 들어봤다면 린 프로젝트 관리에도 같은 원칙이 적용됩니다. 이 방법론의 목표는 최대한 낭비하지 않고 생산성 및 가치를 높이는 것입니다. 이 방법론을 사용하려면 일련의 프로젝트 활동인 가치 흐름을 매핑해야 합니다. 그런 다음 흐름을 자세히 살펴보고 가치가 없는 업무를 파악하여 제거합니다. 이렇게 하면 최대한 간소화되고 최적화되고 효율적인 프로젝트 프로세스가 됩니다.

이 방법이 유용한 경우: 빠르게 제공해야 하는 프로젝트에 적합합니다.

일반적으로 사용되는 분야: 제조업입니다. 실제 제품을 생산할 때는 지출을 최소화하고 수익을 최대화하기 위해 가능한 한 낭비를 줄이고자 합니다. 따라서 이 접근 방법은 제조업, 특히 자동차 산업에서 많이 사용합니다.

Kanban

Kanban is a specific implementation of Lean project management. Project tasks are represented visually on a Kanban board, allowing team members to see the state of every piece of work at any time.

When to use: For projects that need to be delivered quickly. 

Commonly used in: Manufacturing. When you’re producing physical goods, you want as little waste as possible to minimize spend and maximize profit. That’s why this approach is popular in manufacturing, especially in the automotive industry.

프로젝트 관리 단계

처음부터 프로젝트를 시작한다고 상상해 보세요. 프로젝트 관리는 실제로 작업을 점검하기 시작할 때에만 적용되는 것이 아니라 먼저 기반을 다져야 합니다.

이 점을 고려하여 Project Management Institute(PMI)에서는 프로젝트 관리를 5단계로 구분했습니다.

1단계: 시작

프로젝트 관리 프로세스의 첫 단계는 계획이라고 생각합니까? 그렇지 않습니다. 프로젝트 전략을 세우려면 먼저 더 넓은 수준에서 전략을 이해해야 합니다. 이 단계에서는 다음과 같은 질문에 답할 수 있어야 합니다.

  • 이 프로젝트의 비즈니스 사례는 무엇인가?
  • 이 프로젝트는 실현 가능한가?
  • 이 프로젝트를 계속 추진해야 하는가?

즉, 이 단계에서는 지나친 힘과 노력을 쏟기 전에 이 프로젝트에 뛰어들 가치가 있는지 판단해야 합니다.

2단계: 계획

진행하기로 정했다면 다음 단계로 넘어가 계획을 세워야 합니다. 이 단계에서는 좋은 일에 집중하고 팀 전체가 따를 상세한 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다. 이 단계에서 답해야 할 질문은 다음과 같습니다.

  • 프로젝트 목표가 무엇인가?
  • 핵심 성과 지표(KPI)는 무엇인가?
  • 범위는 어떻게 되는가?
  • 예산은 얼마나 되는가?
  • 어떤 위험이 있는가?
  • 관련된 팀원은 누구인가?
  • 관련된 작업은 무엇인가?
  • 달성해야 할 마일스톤은 무엇인가?

이 단계는 프로젝트를 시작하기 전에 여러분과 팀 전체가 같은 기대를 공유하기 위한 것입니다. 지나치게 사소한 일에 매달리고 있다는 생각이 든다면 그렇지 않다고 말씀드리고 싶습니다. 깊게 파고들수록 팀이 더 잘 맞춰지므로 그 이상의 가치가 있습니다.

3단계: 실행

커피 들고 충전기를 챙기세요. 이제 나설 시간입니다. 이제부터 여러분과 팀은 프로젝트 계획에 따라 소매를 걷어붙이고 프로젝트 작업에 제대로 뛰어들 것입니다. 이 단계에서는 다음이 필요합니다.

  • 필수 리소스 할당
  • 담당자가 각자 작업을 수행하도록 확인
  • 상태 미팅 주최
  • 추적 시스템 설정

이 단계에서 대부분의 업무가 이루어지며 프로젝트가 제대로 진행되는지 확인할 수도 있습니다. 이제 잘 아실 것으로 믿습니다. 이전의 모든 계획은 그만한 가치가 있었습니다.

4단계: 모니터링

프로젝트 계획을 세웠다고 해도 일이 저절로 순조롭게 진행되지는 않습니다. 개인 예산을 세우는 것과 같습니다. 스스로 돈을 어떻게 관리하는지 주의 깊게 들여다보지 않으면 예산만 있는 것은 아무 소용이 없습니다.

따라서 일을 순조롭게 진행하려면 프로젝트 진행률을 모니터링해야 합니다. 계획 단계에서 설정한 KPI를 기준으로 프로젝트를 평가해야 합니다.

프로젝트가 다른 길로 새거나 범위 초과의 희생물이 된 것처럼 느껴진다면 어떻게 해야 할까요? 차분히 재평가해 보세요. 일을 다시 조정해야 할지, 아니면 원래 계획을 변경해야 할지 정해야 합니다. 모니터링의 장점은 흐름을 바로 잡을 수 있는 정기적인 체크포인트가 있다는 것입니다.

5단계: 마무리

마무리 단계는 미진한 부분을 잘 마무리하는 것입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 프로젝트 평가를 위한 사후 검토 또는 회고 진행
  • 최종 프로젝트 보고서 준비
  • 필요한 프로젝트 문서를 수집하여 안전한 곳에 보관(Confluence와 같은 공동 작업 중심의 설명서 스페이스가 적합).

이렇게 하면 팀원이 프로젝트에서 공식적으로 손을 뗄 수 있을 뿐만 아니라 필요할 때 다시 참조하기도 더 수월합니다.

프로젝트 관리 모범 사례

위 단계를 모두 수행하더라도 효과적인 프로젝트 관리는 계획만 세우고 잊어버려도 되는 시나리오가 아닙니다. 프로젝트를 최대한 원활하게 진행하기 위해 구현할 만한 모범 사례가 몇 가지 더 있습니다.

프로젝트 킥오프 미팅 주최

프로젝트 킥오프 미팅은 목표를 세우고 타임라인을 세분화하고 일반적으로 모두가 프로젝트에 대해 같은 정보를 공유하는 것입니다.

일을 시작하려는 팀이 아무리 들떠 있어도 이 자리는 절대로 빠뜨리지 마세요. 혼란을 사전에 해소하고 공유 목표를 위해 팀이 힘을 합칠 수 있습니다.

작업 및 리소스 종속성에 유의

불안정하게 세워진 도미노와 같은 프로젝트에 대한 이야기를 기억하십니까? 규모가 크고 부서 간 프로젝트인 경우 특히 그렇습니다. Joel이 콘텐츠 초안을 작성하기 전까지는 Daisy가 그래픽 제작 업무를 시작하지 못할 것입니다(작업 종속성). 또는 Derek이 공유 라이선스를 사용하는 동안 Choua는 소프트웨어를 사용하지 못할 것입니다(리소스 종속성).

프로젝트 작업은 외부와 단절하고 진행할 수 없으므로 이 종속성을 고려해야 합니다. PMI의 2018년 Pulse of the Profession에 따르면 리소스 종속성은 프로젝트 실패의 26%에 기여하고 작업 종속성은 프로젝트 실패의 12%에 기여한 것으로 나타났습니다.

모든 작업과 리소스가 연결되어 있다면 서로 어떻게 맞물리는지 이해해야 합니다. 그렇지 않으면 도미노 줄 전체가 무너지는 것을 공포에 떨며 지켜보게 될 수도 있습니다.

중요한 경로 파악

중요한 경로를 파악하는 것은 일정 오버런을 방지하는 좋은 방법입니다. 액션 영화에서나 나올 법한 말처럼 들릴 수도 있지만 중요한 경로는 종속 프로젝트 활동을 잇는 가장 긴 줄입니다. 그 경로에서 난관에 부딪히거나 지연되면 전체 프로젝트가 지연될 위험이 있다는 뜻입니다.

중요한 경로를 찾으면 일정에 여유가 있는 부분과 타임라인에 최대한 맞춰야 하는 부분이 어디인지 알 수 있습니다.

모래시계

현실적인 타임라인 작성

계획 오류에 대해 들어본 적이 있습니까? 작업 완료에 소요되는 시간을 과소평가하는 현상이며 프로젝트 타임라인에 심각한 타격을 줄 수 있습니다.

이전 프로젝트 타임라인을 다시 참조하여 스스로 잘 제어하세요. 시간 추적 소프트웨어가 있는 경우 참조하여 일반 작업에 걸리는 시간을 확인하고 팀에 타임라인을 다시 확인하도록 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 사용

팀원이 필요한 것을 찾기 위해 끝없는 이메일 스레드나 폴더를 파헤쳐야 한다면 프로젝트는 뒤쳐질 수밖에 없습니다.

따라서 프로젝트 관리 소프트웨어(예: Jira)를 사용하여 설명서를 저장하고 지식 관리 소프트웨어(예: Confluence)에 프로젝트를 체계화하는 것이 유용합니다. 이 소프트웨어는 모든 프로젝트 단계 및 작업의 가시성을 높이고 커뮤니케이션을 중앙 집중식으로 처리하며 프로젝트 팀에 단일 정보 출처를 제공합니다.

역할 및 책임 명확하게 설정

Gallup에서 진행한 조사에 따르면 전체 직원의 절반 정도만 직장에서 자신에게 무엇을 기대하는지 알고 있다는 점에 매우 동의했습니다.

팀이 최고의 성과를 내려면 팀원은 자신이 왜 관여되었는지 정확하게 알아야 합니다. 각 팀원의 역할은 무엇이고 어떤 기여를 해 주기를 기대합니까?

이렇게 하면 프로젝트 팀원에게 목적 의식 및 책임감을 심어 줄 뿐만 아니라 팀원끼리 지나친 간섭으로 감정이 상하는 일 없이 모두 각자의 강점을 발휘할 수 있습니다.

공동 작업 프로세스에 포함

프로젝트를 관리하다 보면 스트레스를 받을 수 있으며 모두 혼자 할 필요는 없습니다. 팀은 타임라인이 현실적인지 또는 종속성을 잊었는지를 비롯하여 프로젝트 계획에 대한 훌륭한 인사이트를 많이 갖게 될 것입니다. 기억하세요. 여러분은 팀원의 명석함을 알고 전문성을 신뢰하기에 이 프로젝트에 투입했습니다.

프로젝트를 단독으로 계획하지 마세요. 팀과 함께 논의하여 더 합리적인 계획을 세우고 프로젝트에 대한 책임 의식을 북돋아 주세요.

프로젝트 관리 역할 및 책임

잠재적인 프로젝트 역할은 다음과 같습니다.

  • 프로젝트 매니저: 전체 프로젝트를 감독하고 프로젝트 성공을 책임지는 담당자입니다.
  • 프로젝트 후원자: 프로젝트를 지지하고 프로젝트 매니저와 긴밀하게 협력하는 선임 관리자입니다.
  • 팀원: 프로젝트 작업을 적극적으로 수행하는 구성원입니다.
  • 공급자: 프로젝트에 상품 또는 서비스를 제공합니다.
  • 이해관계자: 프로젝트에 관심이 있는 관계자입니다. 이해관계자는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
    • 주 이해관계자: 실제로 업무를 수행하고 프로젝트에 적극적으로 참여하는 관계자입니다.
    • 보조 이해관계자: 회의에 참여하고 작은 역할을 맡을 수도 있지만 프로젝트에서 주요 의사 결정권자는 아닌 관계자입니다.
  • 관심 있는 이해관계자: 프로젝트에 개입하지만 적극적으로 참여하지 않거나 영향력이 크지 않은 관계자입니다.
  • 클라이언트: 내부 프로젝트가 아닌 클라이언트 대상 프로젝트일 경우 최종 프로젝트를 받는 관계자입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어가 도움이 될 수 있는 방법

언제나 그렇듯 기술은 여러분 편입니다. 설문 조사에 따르면 성과가 높은 프로젝트의 77%는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니다. 하지만 놀라운 통계에도 불구하고 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 조직은 22%에 불과할 정도로 채택율이 여전히 낮습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 어떤 방식으로 도움이 될까요? 다음과 같이 프로세스를 개선합니다.

  • 가시성 향상 지원: 팀원은 사일로를 허물어 전체 프로젝트, 각 업무의 담당자, 업무별 기한 등을 한눈에 파악할 수 있습니다.
  • 커뮤니케이션 간소화: 필요한 것을 찾느라 시간을 낭비하지 마세요. 프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 프로젝트 커뮤니케이션 및 리소스를 한곳에 중앙 집중식으로 처리합니다.
  • 오류 및 비효율성 감소: 단일 정보 출처가 있어 프로젝트 팀에서 커뮤니케이션 착오 및 문제가 줄어듭니다.
  • 실시간 업데이트 생성: 참조하기 쉬운 이 소프트웨어를 사용하면 모두가 항상 프로젝트 및 진행률에 관한 최신 정보를 확인할 수 있습니다.

Why use Confluence for project management

Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.

Consolidate tools and centralize work

With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources. 

Scale with team and company growth

Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.

Secure and protect work and knowledge

What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.

Analyze and optimize performance

You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.


Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.

Key benefits of project management

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging. 

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle. 

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds. 

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it. 

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem. 

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items. 

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

A dartboard with darts stuck in the bullseye.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth. 

5. Boost efficiency

Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster. 

With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.

Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project. 

Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.

6. Track progress

You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.

Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.

Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.

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