프로젝트 관리 단계의 이해
“할 일”과 "완료" 외에도 많은 것이 있습니다
프로젝트 수명 주기는 시작, 계획, 실행, 모니터링, 종료라는 다섯 가지 프로젝트 관리 단계로 구분됩니다. 이 단계는 여러분과 팀이 복잡한 프로젝트를 완수할 때 따르는 로드맵입니다.
Sofia의 사례를 살펴보겠습니다. Sofia가 회사에서 이끌고 있는 HR 팀은 곧 직원 온보딩 프로세스를 정비하는 대규모 프로젝트를 맡을 예정입니다.
Sofia를 비롯하여 우리 중 대부분은 프로젝트를 시작과 완료라는 두 가지 단계로 생각합니다.
하지만 그보다 훨씬 더 많은 것이 있습니다 케이크를 만든다고 상상해 보세요. 섞어 놓은 재료가 바로 맛있는 걸작으로 바뀌지는 않습니다. 그 과정에서 장을 보고 준비하고 재료를 혼합하고 맛을 보는 일도 많이 들어갑니다.
프로젝트 관리 단계는 시작부터 완료까지 밟아야 하는 여러 단계를 나타냅니다. 단계를 이해하면 더 정확한 프로젝트 계획을 세우고 더 현실적인 일정을 예측하고 전략적이고 체계적인 방식으로 프로젝트를 완수할 수 있습니다.
Sofia와 그 팀을 예로 들어서 일반적인 프로젝트 수명 주기와 이것을 구성하는 단계를 살펴보겠습니다.
프로젝트 관리 수명 주기의 5단계
5단계라고 하면 부담스러울 수 있습니다(프로젝트를 “시작”과 “끝”으로만 생각하는 데 익숙한 경우 더욱 그렇습니다). 단계마다 최상의 결과를 향해 프로젝트를 진행시키는 데 각각의 목적을 가지고 있습니다.
알파벳과 아주 비슷하므로 이 단계는 순서를 따릅니다. 프로젝트 관리 수명 주기의 이점을 누리려면 단계를 순서대로 진행해야 합니다.
1단계: 프로젝트 개시
Sofia와 그 팀은 직원의 온보딩 프로세스에 절실히 필요한 정비를 하고 싶어 합니다. 첫 번째 단계는 계획과 타임라인을 짜는 것이라고 생각하십니까? 아직은 아닙니다.
프로젝트 수명 주기의 첫 단계는 계획이 아니라 개시입니다.
이 단계에서는 프로젝트가 실제로 승인되어 진행 중인 것이 아닙니다. Sofia의 팀은 프로젝트를 애초에 추진할 가치가 있는지 판단하는 것을 목표로 광범위한 관점에서 개략적으로 정의하고 있습니다. 그렇게 하기 위해 다음과 같은 사항을 알아냅니다.
- 프로젝트의 비즈니스 사례
- 프로젝트 완료 시의 이점(예: 어떤 광범위한 비즈니스 목표를 뒷받침합니까?)
- 주요 산출물
- 성공의 모습
이 요소를 살펴본 후 Sofia와 팀원들은 다음과 같이 결정했습니다.
- 비즈니스 사례: Sofia의 회사는 직원들이 빈번하게 이직하여 어려움을 겪고 있습니다. 직원 대다수가 입사 후 첫 12개월 이내에 퇴사합니다.
- 이점: 개편된 온보딩 프로세스는 직원이 회사와의 첫 몇 개월 동안 명확성, 커뮤니케이션, 참여도를 높여주고 바람직하게는 장기적인 직원 유지를 유도합니다.
- 산출물: HR 팀에는 참조 및 관리를 위한 문서화된 절차와 직원이 입사 첫 주 동안 작업할 수 있는 온라인 대시보드가 필요합니다.
- 성공 메트릭: 4분기 말까지 직원 유지율이 15% 증가하고 신규 직원의 85% 이상으로부터 긍정적인 피드백 점수를 받습니다.
모든 요소를 프로젝트 포스터로 가져와서 Sofia의 팀이 더 폭넓은 관점으로 더 개략적인 수준에서 프로젝트를 이해해야 할 때마다 참조할 수 있습니다.
팀이 모든 요소를 검토한 후에는 다음과 같은 질문을 해야 합니다. 프로젝트가 실현 가능하고 추진할 가치가 있는가?
대답이 '예'라면 프로젝트에 대해 승인(필요한 경우)을 받고 다음 단계로 넘어가게 됩니다. 하지만 그렇지 않아도 당황할 필요가 없습니다. 팀은 계획판으로 돌아가서 직면한 문제를 해결하는 데 예를 들어 프로젝트 포스터 템플릿 사용과 같은 그 외의 방법이 있는지 알아봅니다.
2단계: 프로젝트 계획
이제 Sofia가 프로젝트를 광범위한 수준에서 정의했으니 세부 사항을 다룰 차례입니다. 이 단계에서 Sofia와 팀은 프로젝트를 실제로 완료하기 위한 계획을 세웁니다.
실제 업무를 빨리 시작하고 싶더라도 계획 단계에서 급하게 하지 않는 것이 중요합니다. 효과적인 계획은 잘못된 비전과 목표, 좋지 못한 커뮤니케이션, 부정확한 시간 추정을 포함하여 프로젝트 실패의 주요 원인을 많이 예방할 수 있습니다.
계획하는 데에도 시간이 걸리고 많은 노력이 필요하므로 프로젝트를 시작할 때 계획에 충분한 시간을 확보해야 합니다.
이 단계에서 Sofia와 팀이 대답해야 할 질문은 다음과 같습니다.
- 프로젝트 목표가 무엇인가?
- 핵심 성과 지표(KPI)는 무엇인가?
- 범위는 어떻게 되는가?
- 예산은 얼마나 되는가?
- 어떤 위험이 있는가?
- 관련된 팀원은 누구인가?
- 관련된 작업은 무엇인가?
- 달성해야 할 마일스톤은 무엇인가?
가장 좋은 방법은 SMART 목표 프레임워크를 사용하여 프로젝트의 목표를 정의하는 것으로 시작하는 것입니다. SMART는 Specific(구체적), Measurable(측정 가능), Achievable(달성 가능), Relevant(연관성 있는), Time-bound(시간이 정해진)의 약자입니다.
그 두문자어에 따라 Sofia와 그 팀은 직원 온보딩 프로젝트의 목표를 다음과 같이 정의합니다.
신규 직원을 교육하고 참여시키며 직원 유지율을 15% 높이는 신규 직원 온보딩 프로세스를 만듭니다. 새 프로그램은 2021년 1월 25일까지 시작합니다.
이제 Sofia와 팀은 목표를 파악했습니다. 하지만 바라고 원하기만 해서는 목표에 도달할 수 없습니다. 팀은 실제로 어떤 일이 필요한지 알아내야 합니다.
작업 분류 구조(WBS)를 만들면 유용합니다. 이렇게 하면 프로젝트 전체가 그래픽 형식으로 표시되는 작업으로 나뉘어 모든 관련자가 프로젝트의 작업 항목을 쉽게 볼 수 있습니다. Sofia와 팀에서는 다음과 같은 작업을 식별합니다.
- 기존 직원을 대상으로 설문조사를 실시하여 현재의 온보딩 프로세스에 대한 피드백 받기
- 프로세스에 어떤 것을 포함하고 싶은지 관리자를 대상으로 인터뷰 진행
- 새 온보딩 프로세스/90일 계획의 일반적인 흐름 만들기
- 추가 설명을 위해 직원 대시보드에 포함할 동영상 자습서 녹화
- 디지털 직원 대시보드 만들기
- 신규 직원에게 도움을 요청할 수 있는 포털 개설
- 온보딩 프로세스 절차 및 체크리스트 초안 작성
- 대시보드에 동영상 및 설명서 업로드
팀이 프로젝트에 필요한 것이 무엇인지 파악한 후에는 얼마나 많은 시간이 걸릴지, 어떤 물품이 필요한지, 무엇을 먼저 해야 하는지 알아내는 일이 훨씬 더 간단합니다.
또한 주요 프로젝트 참여자(이 경우에는 HR 팀, 웹 개발 팀, 그래픽 디자이너, 콘텐츠 팀)는 물론 작업과 리소스 종속성도 파악할 수 있습니다. 이 종속성은 서로와 연결되어 있는 프로젝트의 측면입니다.
작업 종속성의 예는 다음과 같습니다. 대시보드가 실제로 존재하기 전에는 직원 대시보드에 자료를 업로드할 수 없습니다. 특정한 작업은 그 다음 작업보다 먼저 완료해야 합니다. 아니면 웹 개발 팀이 회사 웹사이트 재설계를 마무리하기 전까지는 이 프로젝트를 도와주지 못할 수 있습니다. 필요한 리소스가 다른 것에 종속되어 있기 때문에 바로 이용할 수 없습니다.
이제 Sofia의 팀은 종속성을 염두에 두고 프로젝트 작업의 순서를 합리적으로 정하고 개별 할 일 목록의 모든 단계에 기한을 정할 수 있습니다.
이 작업을 완료하면 프로젝트 계획을 세운 것입니다. 팀 전체가 액세스할 수 있는 곳에 문서화하고 보관해야 합니다(Confluence가 바로 완벽한 장소입니다).
3단계: 프로젝트 실행
이 단계에서는 대부분의 힘든 작업이 실제로 이루어집니다.
Sofia의 팀이 완전히 집중하고 식별한 프로젝트 작업을 완료하는 단계입니다. 절차의 초안 작성, 동영상 녹화, 인터뷰 진행 등이 있습니다.
프로젝트 할 일을 계속 진행하면서 다음과 같은 단계도 맡게 됩니다.
4단계: 프로젝트 모니터링
케이크 굽기의 예시로 돌아가 보겠습니다. 레시피를 한 번만 보고 세계 최고의 케이크를 완성할 수 있습니까? 아마 아닐 것입니다.
계란을 깨서 반죽을 저어 제대로 하고 있는지 확인하면서 레시피를 다시 참고할 것입니다. 5분마다 오븐을 들여다보고 윗부분이 타지 않는지 확인하며 소중한 케이크를 계속 주시할 것입니다.
프로젝트도 똑같은 방식으로 진행되며 이것은 모니터링 단계의 핵심입니다. 모니터링 단계는 “실행” 단계와 동시에 진행되며 Sofia는 정기적으로 프로젝트를 평가하여 팀이 다음과 같은지 확인해야 합니다.
- 작업 기한을 충족
- 범위 초과를 피함
- 예산을 벗어나지 않음
- 목표에 최선을 다함("나무를 보느라 숲을 보지 못한다"는 옛말의 함정과 같이 실행할 때는 폭넓은 비전이 사라질 수 있음)
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모니터링이 훨씬 쉬워집니다. 전체 프로젝트에 대한 가시성을 높이고 프로젝트 관련 대화와 정보를 중앙 집중식으로 처리해 줍니다.
또한 정기적인 상태 회의를 통해 팀 전체가 진행률을 파악할 수 있습니다. 주간 미팅 메모 템플릿을 사용하면 대화의 토론 주제, 결정, 작업 항목을 더 쉽게 기록할 수 있습니다.
Sofia가 일이 계획대로 진행되지 않는다는 것을 알게 되면 즉시 경로를 수정하거나 새로운 방향을 설명하기 위해 원래 프로젝트 계획을 조정할 수 있습니다.
5단계: 프로젝트 종료
팀이 해냈습니다! 개선된 새 직원 온보딩 프로세스를 롤아웃했습니다. 승리를 기념하는 팀 점심식사를 가지고 프로젝트를 완전히 마무리할 준비가 되었습니다.
하지만 이 프로젝트를 성공으로 간주하기 전에 먼저 이 종료 단계를 거쳐 문제가 있는 경우 해결해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.
- 무엇이 잘 진행되었고 어떤 부분을 개선하면 좋을지 논의하기 위한 사후 검토 분석이나 회고를 진행
- 최종 프로젝트 보고서를 준비하고 필요한 경우 이해 관계자에게 제시
- 나중에 쉽게 액세스하고 참조할 수 있도록 모든 프로젝트 설명서를 안전한 곳에 보관(Confluence를 사용하면 모든 것을 하나의 체계적인 장소에 보관할 수 있습니다!)
모든 힘든 노력 끝에 프로젝트는 즐겁게 마무리되어야 합니다. 실제 프로젝트 작업은 마쳤지만 프로젝트를 제대로 끝내고 향후 프로젝트의 성공을 준비하려면 종료 단계가 중요합니다.