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了解项目管理阶段

除了“待办事项”和“完成”外,还有更多的事情要做

项目生命周期分为五个项目管理阶段:启动、规划、执行、监控、结束。这些阶段是您和团队征服复杂项目的路线图。

人物测量图

认识一下 Sofia,她领导公司的人力资源团队,他们即将完成彻底改革员工入职流程的巨大项目。

我们大多数人(包括 Sofia)都认为项目分为两个阶段:先启动项目,然后完成项目。

其实要比这多得多,可以把它想象成烤蛋糕,您不可能直接将一堆随机食材变成一件美味、精致的美食。需要经过很多购物、准备、混合和口味测试的过程。

项目管理阶段代表您从开始到完成所采取的不同步骤。了解它们将帮助您制定更准确的项目计划,估算更现实的时间线,并以战略和有组织的方式征服项目。

以 Sofia 和她的团队为例,我们来看看典型的项目生命周期及其组成阶段。

什么是项目生命周期?

“生命周期”这个词听起来像是高中生物课上的东西,但这个概念其实很简单。项目生命周期是项目从头到尾经历的一系列阶段。您可以按顺序经历各个阶段,将项目从想法转变为已完成的交付成果。

比起胡乱处理一个项目,先完成容易实现的目标,通过了解项目管理生命周期,团队能够:

  • 以有条理和战略性的方式将项目从头推向结束
  • 监控项目进度和状态
  • 更快地完成项目,因为可以更准确地规划项目,减少不可预见的障碍

将所有这些好处加在一起,您将获得最大的好处:团队可以更快地交付更成功的项目。

根据项目管理协会 (PMI)的数据,每投资 10 亿美元,就会因项目绩效不佳而浪费 1.22 亿美元。

利用项目生命周期来发挥自己的优势意味着您不会把钱花在无法达到最初目标的项目上。

好吧,您应该明白了,项目生命周期有很多优点。现在,您需要哪些阶段来推动项目?

项目管理知识体系 (PMBOK) 将项目管理生命周期分为五个不同的阶段:

  1. 倡议
  2. 规划
  3. 执行
  4. 监控
  5. 结束

现在您已经有了鸟瞰图,是时候深入研究了。

项目管理生命周期的五个步骤

五个阶段可能看起来像是一项繁重的工作(特别是如果您习惯于只从“开始”和“结束”的角度来考虑项目)。在推动项目取得最佳结果方面,每个阶段都有不同的目的。

就像字母表一样,这些阶段是连续的。为了获得项目管理生命周期的好处,您需要按顺序完成这些阶段。

阶段 1:项目启动

Sofia 和她的团队渴望为员工的入职流程提供急需的重启。认为第一步是制定计划和时间线?没那么快。

规划不是项目生命周期的第一步,启动才是。

在此阶段,该项目实际上并未获得批准和启动。Sofia 的团队保持广泛性,从较高层面对其进行定义,目标是确定该项目是否值得在第一个案例中继续进行。为此,他们要弄清楚:

  • 该项目的业务案例
  • 完成它的好处(即它支持什么更广泛的业务目标?)
  • 主要交付成果
  • 怎样才算成功

仔细考虑了这些要素后,Sofia 和她的团队成员决定:

  • 业务案例:Sofia 所在公司的员工流失率一直较高,大多数员工在就业后的 12 个月内就会离职。
  • 好处:修订后的入职流程将提高员工在公司工作的最初几个月的清晰度、沟通和参与度,并有望让他们长期待在公司工作。
  • 交付成果:人力资源团队需要一个记录在案的程序来参考和管理,还需要一个在线仪表板供员工在工作的最初几周内完成。
  • 成功指标:到第四季度末,员工保留率提高了 15%,并且至少有 85% 的新员工给出了正面反馈。

所有这些元素都可以提取到项目海报中,Sofia 的团队可以在需要缩小范围并更高层次地了解项目时参考该海报。

一旦团队研究了所有这些因素,他们应该问:该项目可行且值得追求吗?

如果答案是肯定的,他们将获得项目的批准(如有必要),然后进入下一阶段。如果不是?不用惊慌。团队将重新开始,看看是否有其他方法可以解决他们面临的问题,比如使用项目海报模板

阶段 2:项目规划

现在 Sofia 已经在广泛层面上定义了这个项目,现在是她深入了解细节的时候了。在此阶段,她和她的团队将制定一项计划,以实际完成该项目。

即使您渴望着手实际工作,也不要在规划阶段偷工减料。有效的规划可以防止项目失败的许多主要原因,包括愿景和目标不足、沟通不畅以及时间估算不准确。

规划还需要一些时间和艰苦工作,因此请确保在项目开始时留出充足的时间。

Sofia 和她的团队将在此阶段回答的问题包括:

  • 这个项目的目标是什么?
  • 关键绩效指标 (KPI) 是什么?
  • 范围是什么?
  • 预算是多少?
  • 有哪些风险?
  • 哪些团队成员参与其中?
  • 涉及哪些任务?
  • 需要达到哪些里程碑?

最好从使用 SMART 目标框架为项目定义目标开始。SMART 代表具体、可衡量、可实现、具有相关性和时限性。

Sofia 和她的团队按照这个缩略语为员工入职项目定义了以下目标:

创建新员工入职流程,培养和聘用新员工,并将员工留存率提高 15%。这项新项目应在 2021 年 1 月 25 日之前启动。

现在,Sofia 和她的团队确定了自己的目标,但是,他们不会通过许愿和希望来实现这个目标。团队需要弄清楚实际需要完成哪些工作。

创建工作分解结构 (WBS) 可以提供帮助。这会将整个项目拆分为以图形格式显示的任务,因此参与其中的每个人都可以轻松查看项目的操作项目。就 Sofia 和她的团队而言,他们确定了以下任务:

  • 调查现有员工,以获取有关当前入职流程的反馈
  • 与经理面谈,了解他们希望在流程中包括什么
  • 制定新入职流程/90 天计划的总体流程
  • 录制视频教程以包含在员工仪表板中,以进一步澄清
  • 构建数字化员工仪表板
  • 启动门户网站,新员工可以在那里寻求帮助
  • 入职流程的程序草案和清单
  • 将视频和文档上传到仪表板

一旦团队知道项目需要什么,他们就更容易弄清楚需要多少时间、需要什么物资以及他们应该先做什么。

他们还能够确定谁是关键的项目参与者(在本例中为人力资源团队、网站开发团队、平面设计师和内容团队),以及任何任务和资源依赖关系。这些依赖关系是项目中与另一个方面相关的方面。

例如,这里有一个任务依赖关系:在仪表板实际存在之前,无法将材料上传到员工仪表板。需要先完成一项任务,然后才能进行下一项任务。或者,也许网站开发团队在完成公司的网站重新设计之前无法为这个项目提供帮助。所需资源并不容易获得,因为它依赖于其他东西。

现在,Sofia 的团队可以牢记这些依赖关系,将项目任务按合理的顺序排列,并为个人待办事项清单上的每个步骤分配截止日期。

完成后,他们就制定了项目计划。应该将其记录下来并存储在整个团队都可以访问的地方(Confluence 是实现此目的的理想场所)。

阶段 3:项目执行

这个阶段是许多艰苦工作实际发生的地方。

这是 Sofia 的团队埋头完成他们确定的项目任务的时候。他们正在起草程序、录制视频、进行面试等等。

当他们继续快速处理这些项目待办事项时,他们还将参与接下来的阶段…

放大镜

阶段 4:项目监控

说回烘焙蛋糕的例子,难道您只看一次食谱,就能做出无比美味的蛋糕了吗?可能不是。

打完鸡蛋,搅拌好黄油后,您可能还需要回头查看食谱,看自己有没有做错。还要不时关注烤箱,确保顶部没有冒烟。您密切关注那块珍贵的蛋糕。

项目的运作方式完全相同,这就是监控阶段的全部内容。它与“执行”阶段同时发生,Sofia 将定期评估项目,以确保团队:

  • 在任务截止时间之前完成
  • 避免范围扩大
  • 坚持预算
  • 坚守目标(执行目标时,您可能会失去更广阔的视野——这是旧的“为树而错过森林”的陷阱)

使用项目管理软件时,监控要容易得多。它提高了整个项目的可见性,并集中了与项目相关的对话和信息。

此外,定期的状态会议有助于整个团队掌握进度。这个每周会议记录模板可以更轻松地记录这些对话中的讨论主题、决策和操作项目。

如果 Sofia 发现事情没有按计划进行,她可以立即纠正路线,也可以调整最初的项目计划以适应这个新方向。

阶段 5:项目结束

团队做到了!他们推出了经过改进的新员工入职流程。他们已经准备通过胜利团队午餐来庆祝,永久的结束这个项目。

但是,在他们将这个项目归结为胜利之前,他们需要经历这个结束阶段,这样才能圆满收场。具体包括:

  • 进行事后分析或回顾,讨论哪些进展顺利,以及哪些方面可以做得更好
  • 准备最终项目报告并在必要时将其提交给利益相关者
  • 将所有项目文档存储在安全的地方,以便日后可以轻松访问和引用(同样,Confluence 可以将所有文档保存在一个井井有条的地方!)

经历了所有艰苦的工作之后,您的项目应该圆满结束。尽管实际的项目任务已经过去,但结束对于正确结束这个项目并为未来的项目成功做好准备非常重要。

项目管理软件如何提供帮助

您认为项目管理软件是那些“好用”的东西之一?请三思。如果您想提高成功率和减轻压力,项目管理软件必不可少。事实上,77% 的高绩效项目使用项目管理软件。

是什么让它在管理项目管理生命周期方面如此出色?这个软件:

  • 提高了透明度和可见性,因为整个团队都可以跟踪生命周期
  • 明确角色和责任,让每个人都知道对他们的期望
  • 通过创建可分配的任务、负责人等,使项目计划更具可操作性
  • 减少不准确之处,因为每个人都知道如何找到正确的信息
  • 提供实时更新,因此没有人使用过时的信息进行操作

不要试图用无休止的电子邮件线程、随机的文档和混乱的电子表格来管理您的项目生命周期。像 Jira 这样的项目管理软件将通过战略和组织帮助您的团队将项目从想法变为现实。

赢得更多项目胜利

项目不只是从 A 点跳到 Z 点。项目管理将指导您完成项目的不同阶段,并帮助您战略性地应对项目。

按顺序完成各个阶段,就像 Sofia 和她的团队一样,您已经准备好自我鼓励,争取另一个项目胜利。我们建议庆祝——当然,是用蛋糕庆祝。

项目管理的规划阶段存在许多思考和艰苦工作。使用我们的项目规划模板简化这个阶段。

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