如何使用 RACI 图表来增强项目责任感和团队协作
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每个人遇到过这样的情况 —— 经理的办公桌上收到一个新的重大项目，团队聚在一起想出完成项目的方法。但是您要从哪里着手呢？由谁负责哪些事项？以及如何一起到达终点？
RAPID、DACI 与 RACI 比较
您可能会说：“我是不是以前没听说过这个模型？”这很有可能——它在 Scrum 大师和敏捷开发经理中很受欢迎。但是，也有一些类似的模型会与 RACI 混淆，尤其是 RAPID 和 DACI，它们是关于决策和群体共识的。
框架名称 | 定义 | 用途 |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | 定义 推荐、同意、执行、输入和决定 | 用途 制定决策 |
| Framework name DACI | 定义 推动者、审批者、贡献者和通知 | 用途 制定决策 |
| Framework name RACI | 定义 担责、负责、征求意见、通知 | 用途 项目管理 |
有什么区别？RAPID 和 DACI 设计作为群组在开始行动之前采取的步骤，而 RACI 是设定谁将采取该行动的计划。
为什么 RACI 图表对项目管理很重要？
2. 集中沟通
您的团队正在努力通过杂乱无章的电子邮件线程、直接的即时消息 ping 以及乱成一堆的评论进行沟通。
这对项目来说是个坏消息，同时也会浪费大量时间。许多研究表明，沟通是项目失败最常见和最多见的原因之一。如果团队成员有太多地方需要查看信息，就会出现相互交叉、错过截止时间、遗忘任务以及混乱加剧的情况。
项目管理软件将您的所有沟通（从时间线和状态更新到反馈和问题）保存在一个所有人都可以轻松访问的单一位置。这就打破了孤岛，这样每个人不仅可以共享知识，还可以有效地管理共享知识的方式和地点。
了解 RACI 模型
什么时候应该使用 RACI 矩阵？在诸如查看电子邮件或接听客户电话等日常任务中建立 RACI 时，不要感到有压力。但是，当一个项目有投资的利益相关者并有可能产生长期影响时，例如改善应用用户界面或推出新产品，RACI 图表可以让您从一开始就保持一致。
让我们深入探讨 RACI 矩阵的四个角色：担责、负责、征求意见和通知。
担责：执行任务
模型中的“R”担任执行者的角色。责任人将责任委派给担责人，例如“设计主页线框图”，并且担责人必须在商定的参数和商定的截止日期内完成该责任。一项任务可以有多个担责人；一定要适当地平衡这一点，并明确谁应该在流程的每个阶段做什么工作。
负责：监督项目
“A”是负责人，其工作是确保所有担责成员完成任务。与担责不同，不应委派责任；将这项任务只交给一个负责人，其在整个项目中担任决策者和领导者，确保任务以可接受的标准完成。
征求意见：提供信息
“C”或向其征求意见的人，是团队中的知识掌握者。他们可以为任务提供帮助、额外背景信息和建议。假设您负责设计线框图。您可能需要咨询您的网站管理员，以确保您拥有对内容管理系统的完全访问权限，并且不会因为您的新 CSS 想法而破坏任何内容。
在您继续执行任务之前，意见征求对象将为您提供所需的全部信息和访问权限。根据不同的任务及其复杂性，您可能要征求一人或最多三人的意见；尽早确定这些人，这样就可以让他们参与到项目及其工作流中。
通知：获取状态更新
您的“I”是通知的批准者或利益相关者，他们想要或需要有关项目的信息。“I”可以是很多人，比如领导团队，也可以是正在向上交付项目的部门主管。这提高了内部透明度，还确保了两件事：1）确认项目在预期范围内按时完成；2）保证项目获得批准并符合利益相关者的意图。
创建 RACI 图表
现在我们知道了什么是 RACI 图表以及它的设计目的，让我们一起构建一个图标。假设我们的项目正在为新的服务线建一个网页。项目完成过程中谁处理哪些任务？
第 1 步：确定任务和工作量
在实现项目目标的过程中，需要做些什么？让我们确定项目中的一些核心任务，例如启动一个新网站：
- 设计主页线框图
- 创建平面设计和动画
- 识别 SEO 关键字
- 设置网域和服务器
- 撰写主页文案
在这些主要任务中，您可能需要执行更小的子任务，例如批准线框图或是设置网域主机的账单信息。您应该与团队合作确定这些子任务，避免过程中出现可能干扰工作流并延误成果交付的意外情况。
第 2 步：确定角色
平面设计师不会开展 SEO 关键字研究，而文案撰稿人不会设置网域主机。您应该本着协作的理念，与团队耐心沟通，以确定这些角色。例如，您的平面设计任务和子任务可能如下所示：
构建平面设计和动画 — Ariel
- 创建网站的主图 — Natalie
- 审核并批准网站主图 — Tessa
- 为主图制作动画效果，并将其转换为 .mp4 文件 — Anji
- 将最终完成的主图放到线框图中 — Ariel
在所有这些子任务中，Natalie 和 Anji 负责完成有助于实现构建设计和动画这一目标的各项任务。在审核和批准初始图片，确保其符合品牌准则时，需向 Tessa 征求意见。Ariel 为另外三个人的工作担责，并确保将最终设计成果置入线框图。
第 4 步：分析图表并确定差距
与团队召开一次工作会议，确定图表中的任何差距或重叠之处，不仅可以防止重复工作，还可防患于未然，避免遇到任何障碍。您可以遵循一些有关 RACI 模型理想形式的常规准则，其内容包括确定差距和重叠之处，以及分析经办人之间的平衡情况等。
您会在图表中看到一些重叠之处和依赖关系，例如，在 Edwin 开始撰写文案之前，SEO 经理 Jenna 就需要确定主页的 SEO 关键字。因此，Edwin 在执行任务时要向 Jenna 征求意见，而 Jenna 要对自己的任务负责。
您还会注意到，每项任务只有一名担责人。不妨将这名担责人想象成任务级别掌舵的“项目主管”，您肯定不希望同时有多位掌舵的船长。
您还应该设法减少负责人与意见征求对象的数量。如果负责人 (R) 数量太多，您可能弄不清谁应该负责什么工作，最终会导致无人承担责任，使得任务无法完成。
太多的意见征求对象 (C) 意味着有太多人提供彼此相左的观点和信息；您应该确保负责人获得一份明确的指示，并全程遵循这份指示。
此外，如果通知对象 (I) 不够多，则表示您组织内部的向上沟通不足，也就是说，不够透明。确保您的领导层和利益相关者对项目有充分的认同和理解，这样项目才能顺利获得批准和实施。
在 Confluence 中使用 RACI 图表
现在您已了解使用 RACI 图表的基本最佳实践，接下来请该用 Confluence 构建一个 RACI 图表了。在 Confluence 文档中实施 RACI 矩阵，以改善项目沟通和问责。
在 Confluence 中添加 RACI 矩阵的方法如下：
- 点击顶部工具栏中的“插入”，然后从下拉菜单中选择“表格”。
- 在“表格”对话框中，选择 RACI 图表所需的行数和列数。例如，如果要为包含四个任务的项目创建 RACI 图表，可以创建一个包含五行五列的表格。
- 第一行应包含 RACI 图表的标题。您可以使用以下标题：任务、负责、担责、征求意见、通知
- 开始在表格中填写相应信息。对于每项任务或活动，在相应单元格中为各团队成员填写相应的 RACI 代码。
- 专业提示：合理使用颜色或符号，这能让图表更易于阅读。例如，您可以使用绿色表示负责、黄色表示征求意见、蓝色表示通知、红色表示担责。
然后，您可以在任意相关项目的 Confluence 页面上使用此表格，包括项目图表和启动议程，甚至可以将页面添加为 Trello 卡片，或纳入 Jira 事务。这将有助于确保团队成员了解自己的角色和职责，而无论其使用的是何种 Atlassian 工具。鼓励沟通和问责将有助于提高团队绩效，而所有这些汇总在一起，有助于取得成功的结果。
Confluence 中的高级 RACI 技术
随着项目的推进，您的 RACI 模型可能会发生变更和扩展，因此务必要及时更新图表。以下是一些详细的最佳实践：
定期检查和更新
定期检查和更新 RACI 图表，确保其准确体现项目的当前状态。确保角色为最新、任务标记为已完成，并且依赖关系罗列清晰。使用 Confluence 设置检查和更新图表的时间表，并指派负责的团队成员来监督相应流程。
让团队成员参与流程
在更新图表时，请标记所有参与项目的团队成员。这样一来，可确保所有人都了解所有变更，并确认他们了解自己的角色和职责。在 Confluence 中使用备注或私信向团队成员异步传达更新和变更。
文档变更
对 RACI 图表的每一项变更都应该记录到 Confluence 中。这可能包括变更的日期、变更者以及变更原因。此文档可以确保将任意变更及其背后的原因通知到每个人。
在您继续执行任务之前，意见征求对象将为您提供所需的全部信息和访问权限。根据不同的任务及其复杂性，您可能要征求一人或最多三人的意见；尽早确定这些人，这样就可以让他们参与到项目及其工作流中。
保持简单
RACI 图表应该易于理解和浏览。在 Confluence 中，您可以使用颜色或符号等视觉辅助工具来让图表更加清晰易读。此外，图表应简明扼要，仅关注最重要的任务和职责。可以在 Trello 或 Jira 中理清子任务，以便更好地跟踪项目。
检查角色和职责
在进行任何更新时，请务必检查每一名团队成员的角色和职责。在您添加或调整任务时，团队可以帮您找出职责中的所有差距或重叠之处。使用 Confluence 中的任务管理功能为团队成员指派任务和职责，然后在 Trello 或 Jira 中进一步委派。此外，团队经理可与团队一起开展“角色与职责演习”，以明确个人职责，并确定需要弥补的差距。
确保一致性
接下来，确保图表和任务保持一致。为图表使用方式确定明确的准则，并确保所有团队成员都了解这些准则。此外，您可以使用 Confluence 中的 Marketplace 加载项、模板或宏，保持图表在不同项目或团队之间的一致性。
开始工作
在图表准备就绪后，即可进入项目中非常有趣的部分：执行。请放心，在确定适当的角色和期望后，任务列表的执行将更加顺畅，同时可确保保持良好的沟通。将 Confluence 与您惯用的沟通应用配合使用，让所有人随时了解您可能遇到的每项任务、依赖关系和障碍的状态。请记住，并非每一项流程从一开始就完美无瑕。您需要不断构建和迭代，直到找到最适合您团队的流程。祝您工作顺利！