Procédure d'utilisation des graphiques RACI pour améliorer la prise en charge des projets et la collaboration en équipe

Qu'est-ce qu'un graphique RACI ?

Un graphique RACI permet de définir les rôles des membres de l'équipe dans le cadre d'un projet donné : responsable, consulté et informé.

Un graphique RACI est également connu sous le nom de matrice d'attribution des responsabilités (MAR) ou matrice d'affectation de projet (MAP). Le graphique RACI est un simple tableau qui permet d'identifier qui doit faire quoi dans le cadre d'un projet ou d'une campagne.

À l'aide de frameworks de gestion de projet tels que le modèle de graphique RACI, vous pouvez créer un flux de travail au cours duquel chacun a son mot à dire et se l'approprie du début à la fin.

Comprendre le modèle RACI

Quand dois-je utiliser une matrice RACI ? Ne vous sentez pas obligé(e) de mettre en place la matrice RACI pour vos tâches quotidiennes, comme consulter ses e-mails ou répondre aux appels des clients. Mais lorsqu'un projet est associé à des parties prenantes partenaires et est susceptible d'avoir un impact à long terme comme, par exemple, en améliorant l'interface utilisateur d'une application ou en lançant un nouveau produit, le graphique RACI peut vous permettre de maintenir le cap dès le départ.

Examinons les quatre rôles de la matrice RACI : Responsible (responsable), Accountable (personne d'autorité), Consulted (consulté), Informed (informé).

Responsable : exécuter les tâches

Au sein de votre modèle, le « R » incarne le rôle de l'exécutant. La personne responsable se voit déléguer une responsabilité, telle que « concevoir la maquette fonctionnelle de la page d'accueil », par la personne d'autorité, et elle doit s'acquitter de cette responsabilité dans le respect des paramètres et des délais convenus. Vous pouvez avoir plusieurs personnes responsables pour une même tâche ; veillez à trouver un juste équilibre et à indiquer clairement qui doit faire quoi à chaque étape du processus.

Personne d'autorité : superviser le projet

Le « A » correspond à la personne d'autorité chargée de s'assurer que la tâche a été terminée par tous les membres concernés. Contrairement aux responsabilités précédentes, celles-ci ne doivent pas être déléguées ; confiez cette mission à une seule personne d'autorité, qui agira en tant que décideur tout au long du projet, en veillant à ce que la tâche soit accomplie dans le respect des normes acceptables.

Consulté : fournir des informations

Le « C », c'est-à-dire la personne consultée, représente le détenteur des connaissances au sein de l'équipe. Cette personne se tient à votre disposition pour vous apporter l'aide nécessaire, du contexte supplémentaire et des conseils relatifs à la tâche à accomplir. Supposons que vous soyez responsable de la conception d'une maquette fonctionnelle. Vous pourriez avoir envie de consulter l'administrateur de votre site Web pour vous assurer d'avoir un accès complet au système de gestion du contenu et de ne rien perdre avec vos nouvelles idées de CSS.

La personne auprès de laquelle vous prenez conseil vous fournira toutes les informations et les accès dont vous avez besoin avant de poursuivre la tâche. En fonction de la tâche et de sa complexité, vous pouvez consulter une à trois personnes ; dès le départ, identifiez-les afin de pouvoir les intégrer au projet et à son flux de travail.

Informé : cette personne reçoit les mises à jour relatives au statut

Votre « I » est l'approbateur informé ou la partie prenante informée qui souhaite ou a besoin d'informations relatives à votre projet. Le « I » peut être incarné par de nombreuses personnes, comme une équipe de direction ou un chef de département chargé de la mise en œuvre du projet. Cela permet de favoriser la transparence interne et de garantir deux choses : 1) la reconnaissance du fait que le projet est terminé dans les délais et conformément aux attentes ; 2) la garantie que le projet est approuvé et correspond aux intentions des parties prenantes.

Création d'un graphique RACI

Maintenant que nous savons ce qu'est un graphique RACI et à quoi il est destiné, créons-en un ensemble. Supposons que notre projet consiste à créer une page Web pour une nouvelle gamme de services. Qui s'occupe de quelles tâches liées à la fin du projet ?

Étape 1 : Identifier les tâches et la charge de travail

Que faut-il faire pour atteindre l'objectif de notre projet ? Identifions certaines tâches essentielles d'un projet, comme le lancement d'un nouveau site web :

• Conception d'une maquette fonctionnelle de page d'accueil
• Création de graphismes et d'animations
• Détection de mots clés dans le cadre du SEO
• Configuration du domaine et du serveur
• Rédaction d'un texte de page d'accueil

Dans le cadre de ces tâches principales, il est possible que vous ayez de petites sous-tâches à effectuer, comme l'approbation des maquettes fonctionnelles ou la configuration des informations de facturation pour l'hôte du domaine. Collaborez avec votre équipe pour savoir quelles sont ces sous-tâches et ainsi éviter toute surprise susceptible d'interférer avec votre flux de travail et de retarder les livrables.

Étape 2 : Identifiez les rôles

Cela n'est pas le rôle de votre graphiste d'effectuer des recherches par mots clés dans le cadre du SEO ni celui de votre rédacteur de configurer votre hébergeur de domaine. Prenez le temps de vous réunir avec votre équipe pour discuter ensemble et identifier ces rôles. Par exemple, votre tâche et vos sous-tâches concernant les graphismes peuvent prendre la forme suivante :

Conception de graphismes et d'animations — Ariel

• Création d'une image de premier plan pour le site Web — Natalie
• Contrôle et approbation de l'image de premier plan pour le site Web — Tessa
• Animation de l'image de premier plan et conversion en fichier .mp4 — Anji
• Disposition de l'image de premier plan finalisée dans une maquette fonctionnelle — Ariel

Pour toutes ces sous-tâches, Natalie et Anji sont les personnes réalisatrices de tâches individuelles qui contribuent à l'objectif de création de graphismes et d'animations. Tessa est la personne consultée dont le rôle est de contrôler et d'approuver l'image initiale, et de s'assurer qu'elle est conforme aux directives de la marque. Ariel est la personne d'autorité chargée de superviser le travail des trois autres et de veiller à ce que le produit final soit livré à la maquette fonctionnelle.

Étape 4 : Analysez votre tableau et mettez le doigt sur les lacunes de responsabilités

Organisez une séance de travail avec votre équipe pour mettre le doigt sur les lacunes ou les chevauchements de responsabilités présents au sein du tableau, à la fois pour éviter les doublons et pour détecter les obstacles avant qu'ils ne se produisent. Suivez quelques directives générales pour déterminer à quoi devrait ressembler votre modèle RACI, qu'il s'agisse de déceler des lacunes et des chevauchements de responsabilités ou d'analyser la répartition du travail entre les différents responsables.

Vous constaterez des chevauchements et des dépendances dans le tableau qui aura été établi. Par exemple, Jenna, la SEO Manager, doit déterminer les mots clés de la page d'accueil avant qu'Edwin ne puisse commencer à rédiger. Donc, pour la tâche d'Edwin, Jenna est la personne consultée, mais pour sa propre tâche, elle devient la personne réalisatrice.

Vous remarquerez également qu'il n'y a qu' une seule personne d'autorité par tâche. Considérez cette personne comme un « responsable du projet » au niveau des tâches, un collaborateur qui mènerait la barque. Or, à bord d'un bateau, il ne peut y avoir plusieurs capitaines qui commandent en même temps.

Vous devez aussi trouver le moyen de limiter le nombre de personnes responsables et consultées. Quand il y a trop d'individus dans la catégorie R, il devient difficile de savoir qui doit faire quoi ; c'est la raison pour laquelle certaines tâches finissent par être abandonnées parce que personne ne les exécute.

Trop d'individus dans la catégorie C, c'est trop d'avis et d'informations contradictoires ; assurez-vous que les personnes responsables reçoivent des consignes claires leur permettant de se repérer tout au long du processus.

Et enfin, un nombre trop faible d'individus faisant partie de la catégorie I indique qu'il n'y a pas assez de communication ascendante ou de transparence au sein de votre organisation. Assurez-vous que les dirigeants et les parties prenantes adhèrent pleinement au projet et le comprennent parfaitement afin qu'il soit approuvé et mis en œuvre sans incident.

Utilisation d'un tableau RACI dans Confluence

Maintenant que vous avez compris les bonnes pratiques qui sous-tendent l'utilisation d'un tableau RACI, il est temps de passer à la mise en pratique et d'en créer un à l'aide de Confluence. Modélisez votre matrice RACI grâce aux documents Confluence afin d'améliorer la communication et le niveau de redevabilité liés au projet.

Voici comment ajouter une matrice RACI dans Confluence :

1. Cliquez sur « Insert » (Insérer) dans la barre d'outils supérieure et sélectionnez « Table » (Tableau) dans le menu déroulant.
2. Dans la boîte de dialogue du tableau, sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes souhaitées pour le tableau RACI. Par exemple, si vous voulez créer un tableau RACI pour un projet comportant quatre tâches, il doit comporter cinq lignes et cinq colonnes.
3. La première ligne doit contenir les en-têtes du tableau RACI, et nous vous suggérons de les nommer comme suit : Task (Tâche), Responsible (Personne réalisatrice), Accountable (Personne d'autorité), Consulted (Personne consultée), Informed (Personne informée)
4. Commencez à remplir le tableau avec les informations adéquates. Pour chaque tâche ou activité, renseignez la cellule correspondante avec le code RACI approprié lié à chaque membre de l'équipe.
   1. Conseil de pro : utilisez des couleurs ou des symboles pour faciliter la lecture du tableau ; par exemple, vert pour la personne réalisatrice, jaune pour la personne consultée, bleu pour la personne informée et rouge pour la personne d'autorité.

Vous pouvez ensuite vous servir de ce tableau sur n'importe quelle page Confluence pertinente du projet comme Project Charters (Chartes du projet) ou Kick-Off Agendas (Programmes de lancement), par exemple, ou encore dans le cadre de l'ajout de la page en tant que carte Trello ou dans un ticket Jira. Cela permettra aux membres de l'équipe de comprendre leurs rôles et leurs responsabilités, quel que soit l'outil Atlassian qu'ils utilisent. Encourager la communication et la redevabilité contribuera à améliorer les performances de l'équipe, ce qui se traduira par de bons résultats.

Techniques RACI avancées dans Confluence

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, il est possible que votre modèle RACI évolue et prenne de l'ampleur. De ce fait, nous vous conseillons de veiller à ce que le tableau de consignation soit à jour. Voici une liste détaillée de quelques bonnes pratiques :

Révisions et mises à jour régulières

Passez vos tableaux RACI en revue et mettez-les à jour régulièrement pour vous assurer qu'ils reflètent le niveau d'avancement effectif du projet. Vérifiez que les rôles sont à jour, que le statut correspondant aux tâches est « terminé » et que les dépendances sont décrites. Utilisez Confluence pour définir un calendrier de révision et de mise à jour du tableau et désignez un membre de l'équipe responsable pour superviser le processus.

Inclusion des membres de l'équipe dans le processus

Mentionnez tous les membres de l'équipe impliqués dans le projet lorsque vous mettez à jour le tableau. Ainsi, chacun est informé des modifications et peut vérifier qu'il comprend son rôle et les responsabilités qui lui incombent. Pour faire part des mises à jour et des modifications de manière asynchrone aux membres de l'équipe, utilisez la fonction de commentaires ou de messages directs dans Confluence.

Modifications apportées aux documents

Chaque fois que des modifications sont apportées au tableau RACI, elles doivent figurer dans Confluence. Il peut s'agir d'indiquer la date de la modification, son auteur et le motif pour lequel le changement a eu lieu. Grâce à cette documentation, chacun est en mesure de connaître ces modifications et de comprendre les raisons qui les sous-tendent.

La personne auprès de laquelle vous prenez conseil vous fournira toutes les informations et les accès dont vous avez besoin avant de poursuivre la tâche. En fonction de la tâche et de sa complexité, vous pouvez consulter une à trois personnes ; dès le départ, identifiez-les afin de pouvoir les intégrer au projet et à son flux de travail.

Préservez la simplicité,

Le tableau RACI doit être facile à comprendre et à parcourir. Dans Confluence, vous pouvez utiliser des aides visuelles, telles que des couleurs ou des symboles, pour rendre ce tableau plus accessible. De plus, ce dernier doit être concis et se concentrer uniquement sur les tâches et responsabilités les plus importantes. Les sous-tâches peuvent être planifiées dans Trello ou Jira pour un meilleur suivi des projets.

Contrôle des rôles et responsabilités

Lors des mises à jour, passez toujours en revue les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe. À mesure que des tâches sont ajoutées ou ajustées, votre équipe peut vous aider à mettre le doigt sur les lacunes ou les chevauchements de responsabilités. Utilisez les fonctionnalités de gestion des tâches de Confluence pour assigner des tâches et des responsabilités aux membres de l'équipe, puis déléguez davantage dans Trello ou Jira. En outre, les chefs d'équipe peuvent organiser des scénarios autour des rôles et des responsabilités avec leurs équipes afin de clarifier les responsabilités individuelles de chacun et de déceler les lacunes à combler.

Vérification de la cohérence

Maintenant, faites en sorte que vos tableaux et assignations soient cohérents. Établissez des directives claires sur la manière dont le tableau doit être utilisé et assurez-vous que tous les membres de l'équipe sont au courant de ces directives. De plus, vous pouvez utiliser des extensions du marketplace, des modèles ou des macros dans Confluence pour que le tableau soit cohérent entre les différents projets ou équipes.

Au travail

Une fois votre tableau en place, vous pourrez passer à la partie la plus exaltante du projet, à savoir son exécution. Assurez-vous que les rôles et attentes décidés facilitent l'exécution des tâches de votre liste, et veillez également à ce que la communication soit fluide. Associez Confluence et vos applications de communication préférées pour tenir tout le monde au courant de l'état d'avancement de chaque tâche, des dépendances et des obstacles qui peuvent survenir. Et souvenez-vous que tous les processus ne sont pas parfaits dès le départ. Créez et itérez jusqu'à trouver le flux qui convient le mieux à votre équipe. Bon travail !