Peur de manquer quelque chose ou information : gérer la surcharge de notifications
Découvrez comment définir des alertes afin que vous (et votre équipe) puissiez gagner du temps, vous tenir informés et donner chaque jour le meilleur de vous-mêmes.
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Entrer en contact avec des personnes n'a jamais été aussi facile. Il vous suffit de sortir votre téléphone portable pour avoir une infinité de possibilités de donner et de recevoir instantanément des likes, des commentaires et des messages de vos amis, de votre famille et de vos collègues. Plus le travail évolue (télétravail, travail hybride, distribué, en voyage, à la maison avec un enfant malade, ou réponse à un e-mail en allant chercher un café), plus nous cherchons des moyens de rester connectés. C'est ainsi que le travail est bien fait et que les grandes idées naissent.
Bien que la gestion de la communication entre les équipes transverses soit essentielle au partage de connaissances, elle n'est pas toujours efficace. Les notifications sont au cœur de la gestion moderne de la communication. Aujourd'hui, une petite sonnerie ou une petite icône nous sert souvent à prendre une décision. Nous passons d'une notification à une autre alerte et nous émergeons un peu plus tard pour constater qu'une bonne partie de la journée est déjà derrière nous.
À mesure que l'environnement professionnel évolue avec de nouvelles méthodes de travail et des descriptifs de poste entièrement nouveaux, la gestion de nos communications est en constante mutation. Le nombre et la variété des plateformes que nous utilisons pour communiquer, tant sur le plan personnel que professionnel, ne cessent de croître. Nous pouvons laisser les outils nous diriger ou choisir de les contrôler. De toute évidence, l'une de ces options est plus intelligente.
Nous pouvons laisser les outils nous diriger ou choisir de les contrôler. De toute évidence, l'une de ces options est plus intelligente.
Cependant, avec les appareils toujours à portée de main, il devient de plus en plus difficile de définir des limites avec les autres et avec nous-mêmes concernant les notifications. D'un côté, vous ne voulez pas manquer la survenue de quelque chose de vraiment important. De l'autre, le bombardement constant peut vous empêcher de vous concentrer sur le travail qui compte vraiment.
Alors, comment trouver le juste équilibre entre être bien informé et être dépassé ?
Prenez le contrôle de vos notifications
Dans le fond, vous devez combattre la peur de manquer quelque chose pour pouvoir vous concentrer. Parce que, franchement, combien de fois avez-vous vraiment besoin de cette notification maintenant ? À moins que vous ne soyez secouriste, cela peut probablement attendre.
Voici quelques méthodes pour vous permettre de mieux contrôler les interruptions en gérant vos notifications grâce à Confluence :
Astuce nº 1 : Choisissez une plateforme « urgente »
Supposons que vous travaillez sur un projet avec une grande équipe et que chaque fois que quelqu'un modifie une page, vous recevez une alerte. À un moment donné, vous commencez à toutes les ignorer pour pouvoir terminer votre travail. Vous risquez alors de manquer une mise à jour importante et d'avoir l'impression de ne jamais pouvoir ignorer un ping.
La solution ? Commencez par créer un plan de communication avec votre équipe. Acceptez d'utiliser une plateforme spécifique si c'est vraiment urgent, qu'il s'agisse de messages privés sur Slack, de SMS sur votre téléphone ou autre. Utilisez cette méthode de communication uniquement pour les notifications qui nécessitent votre attention immédiate. Vous pouvez alors ignorer les autres plateformes jusqu'à ce que vous soyez prêt à faire le point. Cela devient une décision consciente. Vous allez alors probablement terminer votre travail plus rapidement parce que vous pouvez vous concentrer et parce que vous aurez vraiment envie d'en venir à bout pour pouvoir enfin regarder à nouveau vos notifications (la fameuse boucle de récompense) !
Astuce Confluence : pour des alertes urgentes ou pour communiquer avec des personnes spécifiques, essayez les mentions (p. ex., @sarah) dans Confluence. Chaque mention envoie une notification directement aux personnes que vous avez mentionnées, et non à toutes les personnes qui regardent la page. C'est un bon moyen d'attirer l'attention de quelqu'un. Mieux encore, elles apparaissent en contexte, avec les informations pertinentes de la page. Ainsi, la personne que vous avertissez n'a pas à chercher pour obtenir tout ce qu'elle a besoin de savoir pour pouvoir vous répondre.
Astuce nº 2 : Définissez des limites
Une fois que vous et vos collègues vous êtes mis d'accord sur la façon de vous joindre les uns les autres lorsque c'est vraiment urgent, vous pouvez vous détendre et rester concentré, en sachant que vous recevrez les alertes dont vous avez besoin et que les autres notifications peuvent attendre. Et là, c'est le drame : quelqu'un commence à utiliser la plateforme « urgente » pour des choses qui ne le sont pas. Vous devez fixer des normes pour déterminer ce qui est urgent.
Vous ne serez peut-être pas tous d'accord, mais tant que vous définissez clairement les limites, vous pouvez demander à vos collègues de les respecter. Et si vous n'êtes pas sûr des préférences de notification de quelqu'un d'autre, vous pouvez toujours demander.
Mieux encore, demandez à votre équipe de mettre en place des guides de préférences personnelles, qui éliminent toutes les incertitudes.
Astuce Confluence : grâce à Confluence, vous pouvez désactiver la plupart de vos notifications tout en vous tenant informé. Tous les commentaires de vos collègues apparaîtront sur la page lorsque vous aurez le temps de la consulter. Et si vous utilisez également Jira, les mises à jour concernant les tickets Jira seront également disponibles sur la page et dans votre flux.
Astuce nº 3 : Ajustez les paramètres en fonction de vos besoins
Pour certaines tâches, il se peut que vous receviez encore trop de notifications, même après ces deux étapes. En tant que responsable d'une grande équipe ou chef de projet, par exemple, vous pouvez avoir besoin d'être en permanence informé toute la journée. C'est alors que les paramètres deviennent votre meilleur allié. Quelle que soit la plateforme qui vous submerge d'alertes, vous trouverez généralement des moyens de personnaliser les notifications grâce à des filtres, des regroupements par lots et d'autres astuces pour réduire légèrement les pings. Cherchez des moyens de mettre en valeur les alertes provenant de votre patron ou de marquer un projet sensible comme « important ». Passez quelques minutes à explorer les paramètres des plateformes de communication que vous utilisez le plus, et vous pourriez vous éviter des heures de distraction et de changement de contexte.
Astuces Confluence : plusieurs méthodes pour personnaliser les notifications sont disponibles dans Confluence. En voici quelques-unes parmi nos préférées :
- Sélectionnez « Publish without notifying watchers » (Publier sans en informer les observateurs) lorsque vous effectuez de nombreuses mises à jour sur une page afin d'éviter de spammer vos collègues.
- Choisissez « Only show unread » (Afficher uniquement les messages non lus) pour filtrer facilement les notifications pertinentes du reste.
- Vous pouvez également choisir de recevoir des notifications par lots. Vous recevrez toujours des e-mails immédiats pour les notifications importantes telles que les mentions et les nouvelles pages, mais lorsque de nombreux changements sont apportés dans un délai de dix minutes, vous ne recevrez qu'un seul e-mail.
- Pour recevoir encore moins de notifications, vous pouvez opter pour un résumé quotidien qui vous permettra de vous tenir au courant de toutes les informations importantes de la journée dans un seul et même e-mail.
- Vous pouvez également configurer toutes vos notifications Confluence pour qu'elles soient envoyées dans un canal Slack distinct afin de pouvoir les filtrer et de vous assurer que votre équipe ne reçoit que les mises à jour les plus importantes.
