Un guide de conception de projets dans le domaine de la gestion de projets

Qu'est-ce que la conception de projet ?

La conception de projet consiste à planifier les objectifs, la structure, les tâches et les livrables d'un projet et à s'accorder sur la définition de « Terminé ». Les chefs de projet exécutent le processus de conception avant la mise en œuvre afin d'aligner les équipes sur les objectifs du projet.

Le développement de modèles alternatifs permet aux parties prenantes de choisir le meilleur plan d'exécution. Une conception de projet bien gérée peut garantir l'adhésion des parties prenantes. Il est important d'obtenir l'adhésion des parties prenantes le plus tôt possible afin d'éviter de recevoir leurs commentaires en fin de processus, ce qui peut constituer un obstacle.

Comment fonctionne la conception de projet

La conception de projet se fait dès le début des cinq phases de la gestion de projet sous la forme d'un modèle général avant toute planification plus détaillée du projet.

La conception d'un projet utilise des diagrammes de Gantt et des diagrammes de flux pour fournir une vue d'ensemble du projet. Elle explique le plan, le calendrier et la feuille de route du projet, établissant ainsi une base de référence pour l'équipe et les parties prenantes. Un modèle de plan de projet décrit la conception du projet.

Pourquoi la conception de projet est-elle importante ?

La conception de projet garantit la viabilité et le succès d'un projet et contribue à communiquer la valeur du projet aux parties prenantes. Par exemple, vous pouvez montrer aux parties prenantes quelles sont vos plans et définir des attentes pour l'ensemble du projet.
Parmi ses autres avantages, citons les suivants :

• Garantir la réussite d'un projet : si vous ne faites pas le point sur le périmètre et les ressources potentielles d'un projet au préalable, vous construirez un plan de projet à l'aveugle.
• Minimiser les risques : la conception de projet tiendra compte des obstacles potentiels. Ainsi, vous pourrez trouver des moyens de les contourner en les anticipant.
• Optimiser l'utilisation des ressources : une fois le projet conçu, vous saurez quelles ressources sont disponibles et comment mieux les utiliser.

La phase de conception de projet détermine les ressources nécessaires et garantit une utilisation efficace des ressources.

Étapes du processus de conception de projet

Les sept étapes du processus de conception de projet sont importantes pour les équipes Agile pour simplifier le processus de gestion de projet Agile et planifier le déroulement du projet.

Pour concevoir un projet de manière efficace, les équipes doivent suivre les sept étapes suivantes :

Définissez des objectifs

Les objectifs du projet doivent être clairs et réalisables, sans jamais dépasser les capacités des membres de l'équipe.

Les objectifs doivent correspondre à la finalité du projet et aux objectifs métier. En tant que chef de projet, vous devez vous demander si les objectifs de votre projet ajoutent de la valeur aux produits et aux clients de votre entreprise.

Le système SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini), est une méthode éprouvée pour établir des objectifs. Vous pouvez utiliser le modèle de Confluence pour vous aider. L'utilisation de ce modèle permettra à votre équipe de se fixer des objectifs spécifiques et mesurables.

Déterminez des résultats

Décrivez les résultats attendus du projet et alignez-les sur les objectifs de votre projet. Les résultats doivent permettre de résoudre les problèmes liés au produit pour vos utilisateurs, tels que la fonctionnalité et l'ergonomie. En résumé, ils doivent permettre d'améliorer davantage votre produit. Par exemple, le résultat peut être d'améliorer le flux de vente du produit.

Il est important de noter que les résultats ne sont ni des livrables ni la production. Ils déterminent plutôt la manière dont les clients utiliseront les produits livrables et leur valeur pour les clients et l'entreprise.

La description des résultats du projet permet de mesurer le succès et de fournir une définition de « Terminé ». À partir de ces résultats, vous pouvez mieux évaluer leur impact.

Identifiez les risques

La gestion des risques est essentielle à la conception de projet. En tant que chef de projet, votre travail consiste à anticiper les problèmes. Vous devrez identifier les obstacles potentiels, tels que la capacité actuelle de développement, et déterminer leur impact sur le projet.

Les risques comprennent des ressources limitées, des coûts élevés ou une dérive des objectifs. Par exemple, une fois que vous avez identifié la dérive des objectifs comme un risque potentiel, vous pouvez atténuer ce risque en créant des paramètres de projet clairs et en identifiant et en respectant les résultats attendus.

Créez une stratégie de projet

La stratégie est le fondement du plan de projet et permet à l'équipe d'atteindre ses objectifs tout en respectant les contraintes du projet. Il est conseillé d'élaborer la stratégie en même temps que la vue d'ensemble du projet afin de garantir la précision de l'exécution.

Pour élaborer une excellente stratégie de projet, étudiez des projets similaires et tirez-en des enseignements. Cela vous aidera à déceler les pièges les plus courants et vous permettra de les anticiper. Une fois que vous avez identifié plusieurs stratégies potentielles, examinez les avantages et les inconvénients de chacune d'entre elles et mettez à profit vos recherches pour identifier la meilleure stratégie. Ce processus fait partie de l'amélioration continue.

Fixez un budget

L'étape suivante consiste à créer un budget à partir des informations recueillies lors des étapes précédentes. Le budget du projet dépendra des ressources requises pour le projet. Le modèle de budget gratuit de Jira est très utile pour établir le budget d'un projet.

La création d'un budget contribue à réduire le risque d'augmentation des coûts et de mauvaise allocation des ressources. Les parties prenantes apprécient les chefs de projet qui respectent un budget.

Préparez un plan d'urgence

Il est important de créer un plan d'urgence pour tous les risques identifiés. Par exemple, vous pouvez être amené à communiquer un changement à vos clients, en particulier si ce changement affecte fondamentalement la fonction principale du produit. Ce type de changement pourrait vous faire perdre des utilisateurs si vous ne leur communiquez pas correctement le changement. Votre plan d'urgence pourrait donc inclure une formation à l'intégration et à la réussite des clients, afin de communiquer tout changement aux clients.

Suivez les livrables

Un projet bien conçu inclut des détails sur les livrables du projet. Il est important de surveiller et de suivre l'avancement des livrables pendant le projet afin de s'assurer que l'équipe respecte les objectifs, le budget et les délais.

Jira aide les chefs de projet à suivre les livrables à l'aide de diagrammes de Gantt ou de tableaux Kanban pour suivre l'avancement des projets.

Comment générer la meilleure conception de projet

Pour générer une conception de projet efficace pour votre entreprise, voici quelques points importants à connaître :

• Communiquez efficacement. La communication et la transparence sont essentielles à la réussite du projet. Jira inclut des feuilles de route avancées pour faciliter la communication. Cela permet aux équipes de collaborer et de visualiser des tableaux, des projets et des filtres pour avoir un aperçu de la conception des projets. Vous pouvez utiliser Confluence pour créer la documentation de votre projet et organiser l'équipe.
• Impliquez les parties prenantes. Obtenir l'adhésion des parties prenantes le plus rapidement possible garantit qu'un projet répondra à leurs attentes.
• Adaptez-vous au changement. Réagissez rapidement aux changements en revoyant le plan d'urgence et en résolvant rapidement les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Jira vous permet d'exécuter votre plan en identifiant à l'avance les éventuels obstacles. Jira s'intègre à Confluence pour une expérience de gestion de projet fluide.

Excellez dans la conception de projet avec Jira

Maintenant que vous comprenez le concept qui sous-tend la conception de projet, vous pouvez utiliser le processus pour votre prochain projet. Une conception de projet efficace est la base de la réussite d'un projet, car elle garantit que les projets sont livrés dans les délais et qu'ils respectent les limites budgétaires.

Jira vous aide à générer une conception de projet efficace et aide votre équipe à comprendre les objectifs du projet et à les partager avec les autres membres de l'équipe. Utilisez Confluence et Jira pour suivre votre projet et créer votre documentation.

Comment définissez-vous le périmètre du projet ?

Le périmètre du projet décrit tous les aspects d'un projet, y compris les dates limites et les résultats attendus. Il décrit les limites du projet et permet de communiquer la nature exacte du projet aux principales parties prenantes.

Le périmètre du projet devient un document qui aide les membres de l'équipe à comprendre les résultats du projet.

Quelle est la différence entre le périmètre et les objectifs d'un projet ?

Le périmètre du projet est le résultat global du projet. Par exemple, vous allez décrire toutes les tâches et tous les livrables attendus pour ce projet en particulier. Les objectifs du projet définissent les extrants du projet et ce que l'équipe souhaite réaliser. Par exemple, un objectif peut être un livrable qui améliore les performances du produit.

Comment la conception de projet contribue-t-elle à la réussite globale du projet ?

Un plan de projet bien conçu améliore l'efficacité, minimise les risques et oriente le projet vers la réussite. La conception de projet rassemble les détails du projet par souci de clarté, ce qui donne à l'équipe la confiance nécessaire pour l'exécuter efficacement.