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Être un champion de la planification de projet

Votre super méga plan pour quand vous avez besoin d'un plan

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Personnes en train de dessiner des plans

Qu'est-ce que la planification de projet ? Il s'agit du processus d'identification, de hiérarchisation et d'affectation des coûts, du périmètre et du planning nécessaires à la réalisation d'un projet dans les délais et le budget impartis.

Vous voulez donc fabriquer des gaufres. Vous avez déjà fait des gaufres et vous pouvez presque improviser la recette. (Attention, je ne veux pas minimiser tous les efforts qu'il faut pour préparer un tel délice.) Vous savez que vous avez besoin de farine, d'œufs, de sucre, de lait, de beurre et d'une plaque de cuisson. Mais, pour qui cuisinez-vous ? Pour vous-même ? Ou bien pour un groupe de quatre personnes, dont une qui est allergique au lactose et une autre qui est intolérante au gluten ?

Même une chose aussi banale qu'un petit-déjeuner peut nécessiter un peu de planification (je ne parle même pas d'une chose aussi complexe que le développement d'une app, le déménagement de bureaux ou la refonte de votre processus commercial). Vous devrez vous éloigner de la table pour réfléchir aux tâches à accomplir, mais également pour déterminer comment, quand et pourquoi.

Qu'est-ce que la planification de projet ?

La planification d'un projet consiste à réfléchir et à organiser tout ce dont vous avez besoin pour accomplir un travail aussi rapidement et aussi rigoureusement que possible. Il s'agit de déterminer l'objectif, le périmètre, les tâches et les ressources, ainsi que de fixer un budget et un calendrier. Ce sont toutes les choses que vous faites au tout début d'un projet pour vous assurer qu'il se déroule sans accroc.

Il s'agit de l'une des étapes de la gestion de projet ; elle consiste à suivre un projet du lancement à la clôture. La gestion de projets comprend cinq étapes : le lancement, la planification, l'exécution, la surveillance et la clôture.

Vous avez peut-être également entendu parler de la « planification stratégique de projet », qui diffère de la « planification de projet », laquelle est plus vaste. La planification stratégique de projet est généralement décidée au plus haut niveau et comprend la définition des objectifs et des priorités de l'entreprise, l'amélioration des opérations et l'orientation des employés en fonction de la mission, de la vision et des valeurs de l'entreprise.

Qu'il s'agisse de planification stratégique ou de planification de projet, vous aurez besoin d'une feuille de route claire, accessible et facile à consulter, que chacun dans votre entreprise pourra utiliser.

Comment créer un plan de projet

Porte-bloc avec liste

Cela risque de nous donner très faim, mais revenons à notre scénario de test de préparation de gaufres. Nous savons que vous êtes un Top Chef, mais même Philippe Etchebest serait d'accord pour dire qu'il y a beaucoup d'autres facteurs que la nourriture qui entrent en jeu dans une expérience gastronomique.


Tous ces autres éléments et détails spécifiques (création d'une liste de courses, choix des couverts, invitations) constituent votre plan de projet. Il s'agit de la source de référence unique pour les activités de votre projet. Elle n'est pas difficile à créer, mais elle demande un peu de temps et de réflexion.

1. Définissez clairement le qui, le quoi et le comment

Un plan ne se limite pas à des tâches et à des dates. Un bon plan commence par une série de questions clés et la recherche des réponses :

  • Quels sont les buts et les objectifs ?
  • Qui sont les parties prenantes ?
  • Quel est le budget ?
  • Quels sont les livrables ?
  • Qui sont les membres de l'équipe de projet et quel rôle joueront-ils ?
  • Quelle est la date limite finale et y a-t-il d'autres étapes importantes ?
  • Qui fournit le feedback et l'approbation finale sur les livrables ?

Les réponses à ces questions donneront à chacun une vue d'ensemble du déroulement du projet.

2. Déterminez les besoins

ampoule

L'étape suivante consiste à décider de ce dont vous aurez besoin pour y parvenir. Réfléchissez tout d'abord aux efforts à fournir pour chaque tâche et aux personnes qui peuvent en assumer la responsabilité. Tenez compte des ressources ou des fournisseurs externes à l'entreprise auxquels vous pouvez faire appel. N'oubliez pas le processus de revue et les personnes qui doivent donner leur feedback et leur approbation avant la livraison.

Cela peut sembler évident, mais vous ne devez pas planifier à l'aveuglette ! Prenez contact avec tous les membres de l'équipe et les fournisseurs pour passer en revue le projet, obtenir leur adhésion et confirmer leur engagement à remplir leurs missions. Vous éviterez beaucoup de frustrations et de stress inutiles en vous assurant que chacun fait sa part.

3. Ne cessez jamais les recherches

Avant d'élaborer un plan, il faut connaître tous les faits. Lisez l'appel d'offres, le périmètre de travail ou l'aperçu du projet et prenez des notes. Il faut être minutieux. Documentez les décisions et clarifiez toutes les questions en suspens, notamment :

  • les buts et objectifs
  • les attentes du client (ou du sponsor du projet)
  • la composition de l'équipe de projet et le modèle de prise de décision
  • les autres parties prenantes et leurs attentes


À ce stade, il est également utile d'identifier tous les obstacles ou problèmes potentiels :

  • L'équipe a-t-elle déjà participé à un projet de ce type dans le passé ? Ont-ils besoin d'un soutien ou d'une formation supplémentaire ?
  • Quelle est la date limite du projet et y a-t-il des problèmes qui pourraient affecter la livraison finale ?
  • Quelle est la réactivité du client ou du sponsor du projet ? Son calendrier aura-t-il une incidence sur le calendrier général ?

Ces questions sont souvent difficiles à aborder, mais le fait d'y réfléchir dès le départ permet d'éviter les mauvaises surprises en cours de route.

Prenez également le temps de réfléchir à la manière dont vous pouvez vraiment atteindre votre objectif. En dehors de la livraison du projet, que pouvez-vous faire d'autre pour que le projet se distingue des autres ? (Tartinez ces gaufres avec du NutellaⓇ. Personne ne vous en voudra.)

4. Élaborez un plan

Une fois que vous avez terminé vos recherches et que vous avez « répondu aux questions importantes », vous êtes prêt à élaborer les grandes lignes de votre plan de projet. Votre plan initial peut être simple, mais il doit inclure les éléments suivants :

  • Les livrables et les tâches associées
  • Les délais
  • Les ressources nécessaires
  • Toutes vos hypothèses
  • Le processus d'approbation

5. Rassemblez l'équipe

Bulles de message

Une fois que vous avez esquissé le plan du projet, demandez leur avis aux membres de l'équipe. N'oubliez pas que les membres de votre équipe sont des experts qui savent ce qu'il faut faire, alors faites-vous une faveur et demandez-leur leur avis.

C'est l'occasion de lancer vos idées et de demander à votre équipe de les améliorer. Existe-t-il un moyen plus rapide ou plus créatif d'y parvenir ? Est-il possible de simplifier le processus d'approbation ? Avons-nous besoin d'autre chose ?

Un autre avantage de demander l'avis de l'équipe est de montrer que le projet est ouvert et propice au dialogue. Cela permet également d'instaurer la confiance et de donner envie à l'équipe de travailler ensemble vers un objectif commun.

6. Faites chauffer le moteur

Une fois que vous avez ajouté les notes de votre équipe, vous êtes prêt à rédiger le plan détaillé du projet. (Conseil de pro : essayez un outil de planification de projet en ligne.) Incluez les éléments suivants :

  • Toutes les informations pertinentes sur le projet, même si elles semblent évidentes : nom du client, nom du projet, numéro de version et date de livraison
  • Les livrables avec les dates de début et de fin
  • La personne responsable de chaque tâche
  • La durée des tâches et les dépendances
  • Les détails des tâches et toute note explicative
  • Les risques ou les obstacles potentiels

Une fois que vous et votre équipe connaîtrez mieux le processus, la planification du projet deviendra plus efficace et vos plans de projet seront plus performants. C'est en forgeant que l'on devient forgeron. Il en va de même pour l'élaboration des plans de projet.

7. Partagez et obtenez le feu vert final

Est-ce que c'est prêt ? Vous y êtes presque. Il vous suffit de partager le plan final avec tous les membres de l'équipe et les fournisseurs afin qu'ils puissent examiner à nouveau leurs responsabilités et leurs échéances. Confirmez que les parties prenantes sont d'accord avec les objectifs généraux, les livrables, le planning et le budget.

C'est bon pour tout le monde ? Une fois que vous avez leur feu vert, il est temps de passer à l'exécution. Mais, grâce à votre travail préparatoire minutieux et réfléchi, vous ne partez pas de rien.

Voyez grand grâce à la planification stratégique de projet

Blueprint

Nous avons déjà abordé l'idée de la planification stratégique de projet, mais nous allons maintenant l'approfondir. Si tous les projets ne nécessitent pas une planification stratégique détaillée, cette approche peut parfois vous aider à trouver de nouvelles idées et à mieux envisager les solutions à vos problèmes. Vous pouvez comparer cela au fait de dégager votre plan de travail avant de commencer à cuisiner.

Énoncés de vision et de mission

La première étape de la planification stratégique d'un projet consiste à élaborer un énoncé de vision et de mission. Un énoncé de vision définit l'objectif ultime d'une organisation. Un bon énoncé décrit non seulement ce que l'organisation fait au quotidien, mais également les plus grandes réussites de l'entreprise. Il doit être une source d'inspiration pour tous ceux qui souhaitent que leur travail ait le plus grand impact possible.

Voici quelques exemples d'énoncés de vision pertinents :

  • Atlassian : aider les équipes du monde entier à faire progresser l'humanité grâce à la puissance des logiciels.
  • Association Alzheimer : un monde sans Alzheimer.
  • Tesla : créer l'entreprise automobile la plus séduisante du XXIe siècle en encourageant la transition mondiale vers les véhicules électriques.

La mission, quant à elle, est un énoncé plus concret et plus orienté vers l'action. Elle décrit ce que fait une organisation et comment elle le fait. Un énoncé de mission entre dans le vif du sujet en clarifiant le « qui », le « pourquoi » et le « quoi » d'une entreprise.

Ces énoncés de mission cochent toutes les cases :

  • Fondation Make-A-Wish : la mission de Make-A-Wish International est d'exaucer les vœux d'enfants atteints de maladies potentiellement mortelles afin d'enrichir l'expérience humaine par l'espoir, la force et la joie.
  • Starbucks : inspirer et nourrir l'esprit humain – une personne, une tasse, un quartier, un bon moment.
  • Southwest Airlines : la mission de Southwest Airlines est de fournir un service client de la plus haute qualité, avec un sentiment de chaleur, de convivialité, de fierté individuelle et d'esprit d'entreprise.

Lorsqu'une organisation se développe et franchit des étapes importantes, les dirigeants peuvent combiner les énoncés de vision et de mission en un seul énoncé plus ambitieux et source d'inspiration.

Objectifs

Une fois que vous avez défini vos énoncés de vision et de mission, vous devez déterminer ce qu'il faut faire pour les concrétiser. C'est le moment de définir les objectifs !

Les objectifs sont bien évidemment essentiels à la réussite de toute entreprise ; vous aurez du mal à arriver à destination si vous ne savez pas où vous allez. Lorsque vous créez vos objectifs, inscrivez vos énoncés de mission et de vision sur un post-it collé à votre écran afin de ne pas oublier de regrouper tous ces énoncés dans une démarche cohérente.

Votre objectif est peut-être le fruit d'un rêve que vous caressez depuis que vous savez lacer vos chaussures, d'un brainstorming stimulant (nous y reviendrons), d'un besoin financier ou d'une intuition. En fait, cela peut être n'importe quoi. Ils peuvent donc varier considérablement, mais certains sont plus répandus :

  • Améliorez la productivité
  • Réduction des dépenses courantes
  • Amélioration du service client
  • Notoriété accrue de la marque
  • Consensus sur la température du bureau

Objectifs métier

Les objectifs métier sont les actions mesurables que vous devez entreprendre pour atteindre vos buts. Ils aident vos employés à comprendre ce que vous attendez d'eux.

Par exemple, si l'amélioration du service client est un but, les objectifs peuvent être de renforcer le personnel du service client ou d'implémenter une nouvelle politique garantissant aux clients un retour d'appel dans un délai déterminé.

Lorsque vous définissez des objectifs d'entreprise clairs et fermes, chacun peut fixer ses propres objectifs pour les atteindre. Les employés peuvent ainsi travailler dans la même direction tout en suivant des étapes différentes pour arriver à la même ligne d'arrivée.

Vous devez ensuite transformer les buts et objectifs en un plan d'action. Cela signifie que vous devrez décomposer les objectifs à long terme en étapes spécifiques et réalisables. De là, vous pouvez créer une feuille de route plus détaillée qui indique les activités quotidiennes auxquelles vous devez donner la priorité.

Un bon plan d'action comprend tous les éléments dont votre entreprise a besoin pour accomplir des tâches précises, tels que :

  • Qui dirige les travaux
  • Quelles équipes sont impliquées
  • Tâches et responsabilités
  • Investissements nécessaires
  • Étapes importantes

Les détails peuvent changer et évoluer au cours du projet, mais la mise en place d'un plan concret est un gage de clarté et d'orientation, tant pour l'équipe chargée du travail que pour l'ensemble de l'organisation.

Prise de décision

Ne trouvez-vous pas détestable d'être gonflé à bloc lorsque vous lancez un projet et de vous retrouver coincé en raison d'un problème d'approbation ? Nous avons tous été confrontés à des obstacles qui consistaient simplement à attendre que quelqu'un (n'importe qui !) nous dise : « Allons-y ». Vous pouvez éviter ces bloqueurs dans votre entreprise en passant le relais à différents niveaux de l'organisation. Vous leur accorderez l'autorité nécessaire pour prendre rapidement des décisions et faire avancer le travail.

La plupart des décideurs sont les chefs d'équipe, surtout lorsqu'il s'agit de prendre la décision finale. Néanmoins, le reste du groupe doit avoir son mot à dire. Les meilleurs décideurs collaborent avec l'expertise et les différentes perspectives de l'équipe et les accueillent favorablement. Ils savent également qu'il faut anticiper les imprévus et prévoir un plan B et un plan C pour que chacun puisse rapidement passer à autre chose si les choses tournent mal.

Voyez grand grâce à la planification stratégique de projet

Outils d'aide à la rédaction

Dans la cuisine, vos outils indispensables peuvent être un mixeur plongeant et un gaufrier. Lorsque vous planifiez un projet, l'organisation d'une session de brainstorming ou la création de diagrammes de Gantt sont probablement plus pratiques. Voici pourquoi.

Brainstorming

Le brainstorming est un exercice de groupe utilisé pour trouver de nouvelles idées ou résoudre des problèmes. Il s'agit d'une méthode collaborative qui encourage les idées spontanées et créatives.

Lors d'une session de brainstorming, faites appel aux meilleurs experts dans leur domaine et aux libres penseurs qui peuvent élaborer des concepts étonnants en un clin d'œil. Avant de laisser libre cours aux idées, fixez des règles de base pour créer une atmosphère d'ouverture : ne jamais critiquer les contributions des autres, s'appuyer sur les suggestions des autres, ou encore privilégier la quantité à la qualité.

L'inconvénient d'une session de brainstorming, c'est que vous pouvez vous retrouver avec des suggestions qui ne sont pas pertinentes ou qui sont trop fantaisistes, et c'est tout à fait normal ! Après la session, regardez les éléments dont vous disposez et choisissez ceux que vous voulez approfondir.

Schémas des causes et effets

Ces diagrammes, parfois appelés diagrammes en arête de poisson ou diagrammes d'Ishikawa, permettent de détecter les problèmes avant qu'il ne soit trop tard. Un diagramme de causes et effets représente la relation entre tous les facteurs qui conduisent à une situation. Il permet d'identifier les causes importantes, de les décomposer en sous-causes et d'indiquer les répercussions probables.

Les schémas de causes et effets sont un excellent outil de gestion des risques, mais ils n'incluent pas d'éléments subjectifs comme la probabilité ou la gravité. Ils se concentrent uniquement sur les faits.

Analyse du parcours critique

Pour les projets importants et complexes comportant de nombreuses activités simultanées, une analyse du parcours critique peut s'avérer très utile. Déterminez votre parcours critique en examinant l'activité la plus longue de votre plan et en mesurant le temps dont vous avez besoin pour la réaliser du début à la fin. Vous pouvez éviter les problèmes de délais et les goulots d'étranglement si vous savez faire la distinction entre les tâches critiques et non critiques. Il s'agit d'une excellente technique pour gérer les gros projets avec de multiples dépendances, mais elle peut être trop complexe pour les petits projets.

Graphiques de Gantt

Un diagramme de Gantt est un type de diagramme à barres qui illustre le calendrier d'un projet. Il répertorie les tâches sur l'axe vertical et les intervalles de temps sur l'axe horizontal pour vous aider à planifier, coordonner et suivre des tâches spécifiques. Il représente également visuellement votre avancement et peut être utilisé dans les rapports d'étape. Un diagramme de Gantt est utile pour la quasi-totalité des projets, car il permet de « voir » facilement l'ensemble du travail, du début à la fin, et de passer au plan B si nécessaire.

Comment un logiciel de planification de projet peut-il vous aider ?

La planification de projet peut être un processus long et manuel. Heureusement, le monde de la technologie a trouvé un moyen de rendre cela beaucoup moins pénible. De nombreuses solutions s'offrent à vous, mais évitez de vous casser la tête et assurez-vous que votre outil de planification de projet comporte les fonctionnalités essentielles suivantes :

  • Des outils performants qui vous aident dans l'organisation, le suivi et la gestion de vos projets
  • Des modèles flexibles pour tout créer, des notes de réunion aux exigences produit
  • Une interface intuitive qui vous permet d'organiser et de partager le travail avec votre équipe
  • Une fonction de recherche qui vous permet de trouver facilement ce dont vous avez besoin
  • Un espace de travail ouvert et partagé qui encourage la collaboration et le feedback

Si vous êtes impatient de commencer à utiliser ces conseils et astuces pour planifier un projet, mais que vous ne savez pas par où commencer, un modèle de plan de projet peut vous guider dans la bonne direction. Téléchargez notre modèle gratuit de plan de projet pour vous aider à définir, gérer et suivre votre prochain projet, tout en tenant les parties prenantes informées.

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