Effectuez les bonnes tâches plus rapidement grâce aux modèles
Les modèles aident les équipes à surmonter la procrastination, à définir des attentes et à ouvrir la voie à la réalisation de leurs objectifs
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D'une certaine façon, les livrables les plus importants sont les plus difficiles à réaliser, même si le travail est intéressant ou agréable (et surtout s'il ne l'est pas). Lorsque vous avez du mal à progresser, cela ne sert à rien d'imputer l'inaction à un manque de volonté ou de motivation. Toute une série de bloqueurs peuvent entraver votre avancement. Les coupables peuvent inclure des troubles psychologiques tels que l'anxiété, le perfectionnisme, la peur de l'échec, la fatigue décisionnelle et le syndrome de l'imposteur. Mais ce sont peut-être des objectifs mal définis qui vous empêchent de progresser, ou encore un million d'autres tâches et distractions qui détournent votre attention. Il n'est pas étonnant qu'une étude de l'American Psychiatric Association ait révélé que la procrastination touche de façon chronique 15 à 20 % des adultes.
Au travail, nous devons aussi souvent faire face à un autre frein à la productivité : les attentes peu claires. En raison de l'ambiguïté, vous pouvez ne pas toujours savoir comment faire avancer le travail ; si vous agissez, cela peut entraîner une perte de temps et d'efforts, car le résultat peut ne pas correspondre à ce qui était souhaité ou nécessaire. Cette situation crée un tel stress chez les employés qu'une étude Gallup a établi que des attentes plus claires des employeurs pourraient réduire le roulement au sein de l'entreprise jusqu'à 22 %.
Une étude Gallup a établi que des attentes plus claires des employeurs pourraient réduire le roulement du personnel jusqu'à 22 %.
Nous avons un modèle pour cela
Confluence propose déjà plus de 100 modèles personnalisables, en commençant par des classiques tels que les notes de réunion ou les rétrospectives, jusqu'à une multitude de besoins standard. Il existe des modèles conçus pour les résultats clés d'équipes spécifiques, des RH aux équipes de développement/informatiques, qui répondent aux besoins des organisations, des start-ups aux groupes mondiaux.
De plus, nous développons constamment de nouveaux modèles, alors revenez souvent pour découvrir ce qui vient d'être publié. Par exemple, en décembre 2021, nous avons ajouté les modèles ci-dessus et une trentaine d'autres ! N'oubliez pas que nous travaillons en partenariat avec des entreprises exceptionnelles, comme Figma ou MURAL, pour transmettre leurs bonnes pratiques dans des modèles co-créés qui permettent de booster la productivité et de résoudre plus facilement les problèmes. Par exemple, si vous souhaitez savoir comment créer une source de référence unique pour vos essais produit, consultez le modèle de plan d'expériences et de résultats d'Optimizely. Vous cherchez à pourvoir un poste vacant ? Tirez parti du processus d'Indeed via ses modèles de descriptif de poste et de processus de recrutement.
Si aucun modèle ne correspond exactement à vos spécifications, pas de problème. Vous pouvez facilement créer vos propres modèles à utiliser encore et encore pour simplifier les processus, de la collaboration sur un projet au brainstorming, en passant par la gestion des parties prenantes et tous les aspects du suivi de l'avancement des projets. Et si une autre équipe possède une page que vous aimez, vous pouvez simplement la dupliquer pour en faire un modèle. Il suffit d'aller sur la page, de cliquer sur le menu d'actions (•••) en haut à droite, puis sur « Copy » (Copier). Un véritable jeu d'enfants.
Voici quelques-uns de nos modèles préférés pour vous aider à mener à bien toutes sortes de projets :
Modèles pour la planification de projet
Pour aborder un projet de grande envergure, utilisez une feuille de route ou un modèle de planification afin de déterminer chaque étape, puis définissez le calendrier et la personne qui exécutera chaque partie. Les options telles que le plan de projet et le lancement de produit sont des pages tout-en-un permettant de clarifier les rôles, d'assigner des responsabilités, de définir des étapes importantes et de fixer des échéances.
Vous pouvez également explorer des aspects spécifiques de la planification et de la collaboration sur un projet. La planification de la capacité vous aide à comprendre la capacité de chaque membre de l'équipe afin que vous puissiez gérer efficacement les charges de travail, tandis que les objectifs, signaux et mesures stimulent la collaboration sur un projet en rappelant à chacun des objectifs communs.
Modèles pour le brainstorming
Proposer de nouvelles idées est la pierre angulaire de chaque entreprise. Pour vous aider à faire preuve de créativité et à en récolter tous les fruits, essayez les modèles de brainstorming et de brainstorming disruptif. Voici comment vous pourriez les utiliser :
- Préparez le modèle et envoyez-le à l'avance. Créez des liens vers des ressources et demandez à votre équipe de les examiner avant une réunion afin d'optimiser le temps de créativité lorsque vous êtes tous ensemble.
- Au cours de la session, utilisez les modèles pour définir des objectifs et des attentes, et pour explorer différents frameworks qui vous aideront à formuler de bonnes idées. Consignez et partagez les idées en intégrant des modèles visuels Jira, Trello et autres.
- Plus tard, tous ceux qui n'ont pas pu être présents pourront ajouter leurs idées au modèle. Vous pouvez inviter des réviseurs, des responsables et d'autres collaborateurs de différentes équipes.
Si vous avez besoin d'un modèle de brainstorming pour une tâche ou un département spécifique, vous avez de la chance ! L'affiche de projet informatique, par exemple, aide les équipes techniques à trouver la solution la plus efficace au lieu celle la plus évidente. Après avoir identifié le problème, les utilisateurs réfléchissent à des solutions potentielles, remettent en question leurs hypothèses et valident leurs idées jusqu'à ce qu'ils parviennent à la meilleure solution.
Modèles pour l'exécution du travail
Si l'ambiguïté et les inconnues paralysent un projet, les modèles peuvent vous sauver. Au lieu de vous battre pour comprendre les différentes parties d'un livrable, un modèle vous en donne un aperçu, et vous n'avez qu'à le remplir. (OK, c'est le plus dur. Mais c'est beaucoup plus facile si vous ne vous demandez pas ce dont vous avez besoin.)
Lorsque vous êtes au point mort lors d'un lancement, essayez le modèle de campagne marketing pour élaborer un plan génial. Décidez de vos objectifs, réfléchissez aux moyens de les atteindre, fixez des échéances, répartissez le budget et assignez leurs tâches aux membres de l'équipe. Ensuite, tout le monde peut voir ce qui a été fait et ce qui reste à faire.
Les modèles peuvent également être une aubaine pour la communication d'équipe, un élément clé pour une planification et une exécution efficaces de projet. Faites en sorte que la multitude de subordonnés directs et d'équipes transverses soient en phase et informés des OKR alors que vous vous efforcez de les atteindre. Et préparez les nouvelles recrues à la réussite grâce à un plan sur 90 jours personnalisé qui met les ressources clés à portée de main et fait apparaître les étapes importantes. C'est ainsi qu'un débutant peut être rapidement opérationnel pour accroître la productivité de votre équipe.
