Schnelleres, präziseres Arbeiten dank Vorlagen
Vorlagen helfen Teams dabei, Prokrastination zu vermeiden, Erwartungen zu verdeutlichen und Ziele schneller zu erreichen.
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Oft verleiten gerade die wichtigsten Aufgaben dazu, sie aufzuschieben – sogar, wenn sie interessant sind oder dir leichtfallen (und umso mehr, wenn dies nicht der Fall ist). Wenn du keine Fortschritte erzielst, hilft es nicht, deine Untätigkeit auf einen Mangel an Willen oder Motivation zu schieben. Es gibt eine ganze Reihe von Blockern, die dich am Fortkommen hindern können. Hierzu zählen psychologische Faktoren wie Angstgefühle, Perfektionismus, Versagensängste, Entscheidungsfähigkeit oder das Hochstapler-Syndrom. Vielleicht sind aber auch zu vage definierte Ziele das Problem oder du wirst durch unzählige andere Aufgaben und Störungen abgelenkt. Kein Wunder, dass laut einer Studie der American Psychiatric Association 15 bis 20 % der Erwachsenen zu chronischer Prokrastination neigen.
Bei der Arbeit haben wir es oft mit einem weiteren Produktivitätskiller zu tun: unklaren Erwartungen. Unklarheiten können dich am Handeln hindern. Wenn du aktiv wirst und falsch entscheidest, verschwendest du möglicherweise Zeit und Mühe auf ein letztlich unerwünschtes oder nicht benötigtes Ergebnis. Dieses Phänomen setzt Mitarbeiter so sehr unter Druck, dass laut einer Gallup-Studie klarer formulierte Erwartungen der Arbeitgeber die Mitarbeiterfluktuation um bis zu 22 % verringern könnten.
Laut einer Gallup-Studie könnten klarer formulierte Erwartungen der Arbeitgeber die Mitarbeiterfluktuation um bis zu 22 % verringern.
Für alles die passende Vorlage
Confluence bietet bereits mehr als 100 anpassbare Vorlagen, angefangen bei Klassikern wie Besprechungsnotizen oder Retrospektiven bis hin zu einer Vielzahl von Standardanforderungen. Es gibt Vorlagen, die für die wesentlichen Ergebnisse bestimmter Teams von HR bis Dev/IT entwickelt wurden. Sie sind auf die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Größe (vom Start-up bis hin zum Global Player) abgestimmt.
Darüber hinaus entwickeln wir ständig neue Vorlagen. Es lohnt sich also, öfter vorbeizuschauen. Im Dezember 2021 sind beispielsweise die oben gezeigten Vorlagen und drei Dutzend weitere hinzugekommen. Wir arbeiten mit Partnerunternehmen wie Figma oder MURAL zusammen, die ihre Best Practices in gemeinsam erstellte Vorlagen einfließen lassen, um die Produktivität zu steigern und die Problembehebung zu vereinfachen. Wenn du zum Beispiel wissen möchtest, wie du eine zentrale Informationsquelle für Testversionen deiner Produkte erstellst, sieh dir die von Optimizely entwickelte Vorlage für Planung und Ergebnisse von Experimenten an. Musst du eine offene Stelle besetzen? Indeed hat Vorlagen für Stellenbeschreibungen und den Einstellungsprozess erstellt.
Wenn du keine Vorlage findest, die genau deinen Anforderungen entspricht, ist auch das kein Problem. Du kannst ganz einfach eigene Vorlagen erstellen, um Prozesse zu optimieren – von der Zusammenarbeit an Projekten über das Brainstorming bis hin zum Stakeholder-Management und allen Aspekten der Fortschrittsverfolgung bei Projekten. Wenn dir die Seite eines anderen Teams gut gefällt, kannst du sie einfach duplizieren und ebenfalls als Vorlage nutzen. Navigiere einfach auf die Seite, klicke oben rechts auf das Aktionsmenü (•••) und klicke auf "Kopieren". So einfach ist das.
Hier einige unserer Lieblingsvorlagen, mit denen du Projekte aller Art auf den Weg bringen kannst:
Vorlagen für die Projektplanung
Wenn du ein großes Projekt vor dir hast, lege mit einer Roadmap- oder Planungsvorlage zunächst die einzelnen Schritte fest, und bestimme dann, wann und von wem sie erledigt werden sollen. Optionen wie Projektplan und Produkteinführung sind Seiten, auf denen du alles findest, was du brauchst, um Rollen, Zuständigkeiten, Meilensteine und Fristen festzulegen.
Du kannst auch genauer auf bestimmte Aspekte der Projektplanung und Zusammenarbeit eingehen. Die Kapazitätsplanung hilft dir, die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds optimal zu nutzen, damit du Workloads effizient verwalten kannst. Ziele, Signale & Maßstäbe fördert die Projektzusammenarbeit, indem gemeinsame Ziele verdeutlicht werden.
Vorlagen für Brainstorming
Neue Ideen zu ersinnen, ist für Unternehmen enorm wichtig. Die Vorlagen für Brainstorming und Disruptive Brainstorming helfen eurer Kreativität auf die Sprünge und sorgen dafür, dass kein Vorschlag vergessen wird. So kannst du sie verwenden:
- Bereite die Vorlage vor und versende sie im Voraus. Verlinke Ressourcen und bestehe darauf, dass sich dein Team diese Ressourcen vor dem Meeting ansieht, damit ihr eure gemeinsame Zeit wirklich kreativ nutzen könnt.
- Nutze die Vorlagen während der Sitzung, um Ziele und Erwartungen zu definieren und in verschiedene Frameworks einzutauchen, die euch helfen, großartige Ideen zu entwickeln. Halte die Ideen fest und teile sie später mit anderen. Dazu kannst du Vorlagen für Jira, Trello und Drittanbieter-Grafiken einbetten.
- Gib Beteiligten, die nicht beim Meeting dabei sein konnten, die Gelegenheit, Ideen nachträglich in der Vorlage zu notieren. Du kannst Prüfer, Manager und weitere Mitarbeiter aus verschiedenen Teams einladen.
Wenn du eine Brainstorming-Vorlage für eine bestimmte Aufgabe oder Abteilung benötigst, hast du Glück! Das IT-Projektposter hilft technischen Teams beispielsweise dabei, die wirkungsvollste Lösung zu finden statt nur die offensichtlichste. Sobald die Problemstellung klar ist, suchen die Benutzer per Brainstorming nach Lösungen, hinterfragen ihre Annahmen und validieren ihre Ideen, bis sie die beste Lösung gefunden haben.
Vorlagen für die Umsetzung von Aufgaben
Wenn Unklarheiten und unbekannte Variablen ein Projekt lähmen, können Vorlagen die Rettung sein. So musst du dir nicht mehr den Kopf über die einzelnen Bestandteile einer Leistung zerbrechen, sondern kannst dich an der Vorlage orientieren. (Okay, das ist der schwierige Teil. Aber auch das ist viel einfacher, wenn du nicht darüber nachdenken musst, was benötigt wird.)
Wenn ihr bei einer Produkteinführung nicht weiterkommt, versuche es mit der Vorlage für eine Marketingkampagne. Sie hilft dir, Ziele festzulegen, Möglichkeiten zur Umsetzung zu finden, Fristen vorzugeben, das Budget zu verteilen und Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen. Später kann jeder sehen, was bereits erledigt ist und was noch nicht.
Vorlagen können auch ein Segen für die Teamkommunikation sein, die wiederum entscheidenden Einfluss auf die effektive Projektplanung und -ausführung hat. Mit OKRs, nach denen ihr strebt, hältst du alle Mitarbeiter und funktionsübergreifenden Teams auf demselben Stand. Für neue Mitarbeiter eignet sich ein personalisierter 90-Tage-Plan mit den wichtigsten Ressourcen und Meilensteinen. Er beschleunigt die Einarbeitung, damit Neuzugänge schnell produktiv werden können.
