Bevor du dein gesamtes Team zur Besprechung der Kapazität zusammenrufst, gibst du allen eine Hausaufgabe. Bitte jedes Teammitglied, alle Tätigkeiten aufzuschreiben, die es in einer typischen Arbeitswoche erledigt, und eine Schätzung abzugeben, wie viele Stunden es dafür jeweils benötigt. Es ist hilfreich, wenn deine Teammitglieder dies vor dem Meeting erledigen, damit sie in ihre Kalender, E-Mail-Postfächer, Chat-Kanäle und Tickets schauen und möglichst präzise Angaben machen können.

Wenn alle Teammitglieder ausreichend Zeit hatten, ihre durchschnittliche Arbeitswoche zu skizzieren, setzt du ein Meeting an. Beginne mit etwas Kontext darüber, warum du die Teamkapazität besprechen möchtest. Planst du ein neues Projekt? Versuchst du herauszufinden, wie du ein neues Teammitglied am besten eingliederst? Möchtest du die Grenzen besser abstecken? Verdeutliche deine Absichten, damit sich alle über dein Ziel im Klaren sind. Dieser Kontext wird dafür sorgen, dass alle sehr viel ehrlicher über ihre Arbeitszeiten und Verfügbarkeit sprechen werden (und nicht befürchten müssen, dass sie in Schwierigkeiten kommen könnten).

Nun holen die Teilnehmer ihre Hausaufgaben hervor und rechnen ihre Arbeitsstunden zusammen. Hierbei sollten alle ihre Aktivitäten –von administrativen Aufgaben bis hin zum Kaffeeholen – mit inbegriffen sein. Dein Ziel ist, die gesamten Arbeitsstunden jedes einzelnen Teammitglieds genau zu kennen. 

Als Nächstes ermittelst du, wie viel Prozent der Zeit die Teammitglieder tatsächliche Projektarbeit leisten, indem du ihre den Projekten gewidmeten Arbeitsstunden durch ihre gesamten Arbeitsstunden teilst. 

Nimm dir etwas Zeit, über diese Zahlen zu sprechen. Entsprechen sie deinen Erwartungen? Passt der Prozentsatz zu den Zielen deines Teams? Oder wird viel mehr Zeit für andere Aufgaben vergeudet, als du gedacht hast (z. B. für administrative Tätigkeiten)? Dieses offene Gespräch wird dir dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, die du verändern könntest, um die Zeitnutzung deines Teams zu optimieren.

In der Tabelle gibst du für jedes Teammitglied Rolle, Name, Prozentsatz der wöchentlichen Projektarbeit und Gesamtzahl der dieser Projektarbeit gewidmeten Stunden an. 

Um ein allgemeines Gefühl für die Kapazität deines Teams zu bekommen, fasst du ähnliche Rollen in Gruppen zusammen, addierst ihre Stunden und trägst die Gesamtzahl in die Spalte für die Summe nach Rolle ein. Auf diese Weise erfährst du, wie viel Zeit z. B. deine Entwickler mit Projekten verbringen.

Nachdem du nun ein klareres Bild davon hast, wie dein Team seine Zeit verbringt und wie groß seine Kapazität ist, nutzt du dieses Wissen, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wem du zukünftige oder aktuelle Projekte zuweist. Dies hilft dir, die jeweiligen Fähigkeiten von Teammitgliedern für bestimmte Aufgaben zu nutzen, die Aufgaben an den allgemeinen Zielen des Teams auszurichten und Stress bzw. Burnouts durch die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden.