Categorie

Modello Pianificazione capacità

scritto da Atlassian

Dati realistici sulle risorse del team

Usa modello
Modello Pianificazione capacità

Pianificare i progetti e gestire i carichi di lavoro del team può sembrare un processo complicato di tentativi ed errori. Quando si cerca di capire qual è il suo spazio di manovra, spesso si brancola nel buio e questo può causare un utilizzo inefficiente delle risorse, frustrazione e persino situazioni di stress. Utilizza il modello Pianificazione della capacità per ottenere un quadro preciso delle risorse disponibili, in modo da eliminare le congetture e avere un team soddisfatto e adeguatamente supportato.

Come usare questo il modello pianificazione della capacità

Passaggio 1. Assegna dei compiti al team

Prima di riunire l'intero tuo team per discutere delle capacità, assegna a tutti i membri dei compiti da svolgere individualmente. Chiedi di scrivere tutto ciò che fanno in una settimana tipica, insieme al numero stimato di ore settimanali che dedicano a ciascun task. È utile che i membri del team svolgano questo esercizio prima della riunione affinché possano fare riferimento ai propri calendari, caselle di posta in arrivo, canali chat e ticket per avere un quadro quanto più possibile preciso.

Passaggio 2. Convoca una riunione del team

Dopo aver concesso a tutti una quantità di tempo adeguata per descrivere la propria settimana media, convoca una riunione del team. Inizia fornendo alcune informazioni di contesto sui motivi per i quali parlerai delle risorse. Stai pianificando un nuovo progetto? Stai cercando di capire come inserire un nuovo membro del team? Vuoi definire meglio gli ambiti di competenza? Fai in modo che lo scopo sia chiaro affinché tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo all'obiettivo. Questo contesto consentirà loro di essere molto più sinceri sui propri orari e sulla disponibilità (senza temere ripercussioni negative).

Passaggio 2. Convoca una riunione del team

Passaggio 3. Fai qualche semplice calcolo

A questo punto i membri del team devono utilizzare i risultati dell'esercizio e sommare le ore individuali totali. Devono essere incluse tutte le attività, da quelle amministrative alle pause caffè. Il tuo obiettivo è comprendere le ore di lavoro totali di ciascun membro del team. 

Successivamente, dovrai capire che percentuale di tempo dedicano ai progetti effettivi dividendo il numero di ore dedicate ai progetti per il numero di ore totali che hanno appena identificato. 

Esaminate un po' questi numeri. Sono quelli che ti aspettavi? Queste percentuali sono in linea con gli obiettivi del tuo team? Oppure il tempo dedicato ad altri task (ad esempio le attività amministrative) è notevolmente maggiore di quello previsto? Questa conversazione aperta ti aiuterà a individuare alcune aree dove potresti introdurre dei miglioramenti e ottimizzare il tempo a disposizione del team.

Passaggio 4. Compila la tabella Capacità del team

Nella tabella, indica il ruolo e il nome di ogni membro del team e il tempo dedicato ogni settimana ai progetti, in percentuale e in ore totali. 

Per avere un quadro complessivo della capacità del team, raggruppa ruoli simili in modo da sommare le ore per quella posizione ed elenca il totale nella colonna per ottenere una somma per ruolo. Saprai così qual è il tempo totale che un determinato ruolo, ad esempio quello degli ingegneri, dedica ai progetti.

Passaggio 4. Compila la tabella Capacità del team

Passaggio 5. Prendi decisioni ponderate

Ora che hai un quadro più chiaro di come il tuo team usa il tempo e le risorse a disposizione, devi utilizzare queste informazioni per prendere decisioni ponderate sulla scelta delle persone alle quali assegnare i progetti in corso o futuri. Questo ti aiuterà ad allineare le competenze dei membri del team a task specifici, abbinare i task agli obiettivi generali del team ed evitare le situazioni di stress che si verificano quando si sovraccarica di lavoro una persona già al limite delle proprie possibilità.


Atlassian è una società di software enterprise che sviluppa prodotti per sviluppatori software, project manager e gestione dei contenuti.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Brainstorming

    Pianifica, conduci e registra una sessione di brainstorming da remoto per far emergere la prossima idea brillante.

    Usa modello Scopri di più
  • Decision template

    Atlassian

    Decisione

    Usa questo modello per guidare in maniera efficace il tuo team, aiutandolo a prendere decisioni di gruppo consapevoli

    Usa modello Scopri di più
  • Disruptive brainstorming template

    Atlassian

    Disruptive brainstorming

    Usa le tecniche e il modello del Disruptive brainstorming per trovare nuove idee con il tuo team.

    Usa modello Scopri di più