Prima di riunire l'intero tuo team per discutere delle capacità, assegna a tutti i membri dei compiti da svolgere individualmente. Chiedi di scrivere tutto ciò che fanno in una settimana tipica, insieme al numero stimato di ore settimanali che dedicano a ciascun task. È utile che i membri del team svolgano questo esercizio prima della riunione affinché possano fare riferimento ai propri calendari, caselle di posta in arrivo, canali chat e ticket per avere un quadro quanto più possibile preciso.

Dopo aver concesso a tutti una quantità di tempo adeguata per descrivere la propria settimana media, convoca una riunione del team. Inizia fornendo alcune informazioni di contesto sui motivi per i quali parlerai delle risorse. Stai pianificando un nuovo progetto? Stai cercando di capire come inserire un nuovo membro del team? Vuoi definire meglio gli ambiti di competenza? Fai in modo che lo scopo sia chiaro affinché tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda riguardo all'obiettivo. Questo contesto consentirà loro di essere molto più sinceri sui propri orari e sulla disponibilità (senza temere ripercussioni negative).

A questo punto i membri del team devono utilizzare i risultati dell'esercizio e sommare le ore individuali totali. Devono essere incluse tutte le attività, da quelle amministrative alle pause caffè. Il tuo obiettivo è comprendere le ore di lavoro totali di ciascun membro del team. 

Successivamente, dovrai capire che percentuale di tempo i membri del team dedicano ai progetti effettivi dividendo il numero di ore dedicate ai progetti per il numero di ore totali che hanno appena indicato. 

Esaminate un po' questi numeri. Sono quelli che ti aspettavi? Queste percentuali sono in linea con gli obiettivi del tuo team? Oppure il tempo dedicato ad altri task (ad esempio le attività amministrative) è notevolmente maggiore di quello previsto? Questa conversazione aperta ti aiuterà a individuare alcune aree dove potresti introdurre dei miglioramenti e ottimizzare il tempo a disposizione del team.

Nella tabella, indica il ruolo e il nome di ogni membro del team e il tempo dedicato ogni settimana ai progetti, in percentuale e in ore totali. 

Per avere un quadro complessivo della capacità del team, raggruppa ruoli simili in modo da sommare le ore per quella posizione ed elenca il totale nella colonna per ottenere una somma per ruolo. Saprai così qual è il tempo totale che gli ingegneri, ad esempio, dedicano ai progetti.

Ora che hai un quadro più chiaro di come il tuo team usa il tempo e le risorse a disposizione, devi utilizzare queste informazioni per prendere decisioni ponderate sulla scelta delle persone alle quali assegnare i progetti in corso o futuri. Questo ti aiuterà ad allineare le competenze dei membri del team a task specifici, abbinare i task agli obiettivi generali del team ed evitare le situazioni di stress che si verificano quando si sovraccarica di lavoro una persona già al limite delle proprie possibilità.