Capaciteitplanningsjabloon
door Atlassian
Bepaal eindelijk eens de bandbreedte van je team

Projecten plannen en workloads beheren voor je team kan als een grote gok aanvoelen. Soms moet je gewoon maar gissen hoeveel ruimte er is en dit kan tot inefficient gebruik van je hulpmiddelen, frustratie en zelfs een burnout leiden. Gebruik dit capaciteitplanningsjabloon om duidelijk te bepalen wat de bandbreedte van je team is, zodat je niet meer hoeft te gissen en bovendien een tevreden en goed ondersteund team krijgt!
Het Capaciteitsplanning-sjabloon gebruiken
Stap 1. Geef je team huiswerk
Voordat je je hele team bij elkaar roept om je capaciteit te bespreken geef je iedereen individueel wat huiswerk mee. Vraag iedereen op te schrijven wat hij of zij in een standaardweek doet en een schatting van hoeveel uren per week aan iedere taak worden besteed. Het is handig als je team dit doet voordat ze samenkomen, zodat ze hun agenda's, e-mail, chatkanalen en tickets kunnen raadplegen om een zo nauwkeurig mogelijk beeld te schetsen.
Stap 2. Beleg een teammeeting
Nadat je iedereen voldoende tijd hebt gegeven om hun gemiddelde week te beschrijven, breng je iedereen samen voor een vergadering. Begin met het geven van wat context waarom je de bandbreedte bespreekt. Maak je een planning voor een nieuw project? Bepaal je hoe je een nieuw teamlid wilt aannemen? Wil je betere grenzen stellen? Maak dit duidelijk, zodat iedereen weet wat je doel is. Deze context zorgt ervoor dat iedereen veel eerlijker is over hun eigen uren en beschikbaarheid (in plaats van zich zorgen te maken dat ze er problemen mee kunnen krijgen).
Stap 3. Doe wat eenvoudig rekenwerk
Het is tijd dat iedereen zijn of huiswerk erbij pakt en hun totale aantal uren voor zichzelf optelt. Alle activiteiten, van administratief werk tot koffie halen, moeten worden meegenomen. Het is jouw doel om de totale werkuren van ieder teamlid in beeld te brengen.
Vervolgens probeer je erachter te komen welk gedeelte van de tijd ze aan feitelijke projecten besteden door hun uren die ze aan projecten werken te delen door het totale aantal werkuren dat ze net hebben opgegeven.
Neem even de tijd om deze cijfers samen door te nemen. Zijn het de cijfers die jullie verwachtten? Sluiten deze percentages aan op de teamdoelen? Of wordt er veel meer tijd dan verwacht besteed aan andere taken (zoals de administratie)? Als je dit open gesprek voert, kun je vlakken ontdekken waarop je kunt aanpassen en kun je de tijd van je team optimaliseren.
Stap 4. Vul de tabel voor de capaciteit van het team in
Noteer in deze tabel van ieder teamlid hun rol, naam, het percentage van de tijd dat ze wekelijks besteden aan projecten en het totaal aantal uren dat ze wekelijks besteden aan projecten.
Om een algemeen beeld te krijgen van de capaciteit van je team voeg je vergelijkbare rollen samen, zodat je de uren voor deze functie op kunt tellen en het totaal kunt weergeven in de kolom voor totaal per functie. Zo weet je bijvoorbeeld hoeveel tijd je engineers aan projecten besteden.
Stap 5. Neem weloverwogen beslissingen
Nu je beter in beeld hebt waar je team z'n tijd aan besteedt en hoeveel bandbreedte ze hebben, moet je deze nieuwe informatie gaan gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over wie er op toekomstige of huidige projecten kunnen worden gezet. Dit helpt je de vaardigheden van je teamleden af te stemmen op specifieke taken, taken op de algemene doelen van je team af te stemmen en de stress en burn-out te voorkomen die kunnen optreden als je iemand die het al druk heeft teveel werk geeft.
Atlassian is een softwarebedrijf dat producten voor softwareontwikkelaars, projectmanagers en contentbeheer ontwikkelt.
Meer Teamwork sjablonen Alles weergeven
-
Meetical
Eén-op-één-vergadering
Organiseer één-op-één-vergaderingen en behoud productieve werkrelaties.
-
Atlassian
Retrospective
Gebruik deze sjabloon om met je team zo'n retrospective te doen.
-
Atlassian
'5 x waarom'-analyse
Gebruik deze sjabloon om een analyse aan de hand van 5 waaromvragen uit te voeren en de oorzaken van teamproblemen te ontdekken.