3 fouten in teamsamenwerking die je je niet kunt veroorloven
Denk bij het ontwerpen van een systeem voor teamsamenwerking aan een pottenbakkersschijf. Natuurlijk, je kunt een klomp klei op de schijf gooien, het proces versnellen, en dan krijg je iets dat op een vaas lijkt. Maar als je goed kijkt, zie je van alles dat niet klopt.. Je ziet scheuren waardoor water naar buiten lekt. Door de scheuren en het lekkende water wordt de vaas minder sterk. De ene dag heb je iets wat lijkt op een volledig functionele vaas, en de volgende dag heb je alleen wat losse onderdelen van een slecht ontworpen vaas in je handen (en waarschijnlijk op je vloer).
Als je overhaast een systeem probeert samen te stellen voor teamsamenwerking, ga je waarschijnlijk veelgemaakte fouten maken. En als die fouten zichtbaar worden, is dat veel duurder om op te lossen dan een mislukt pottenbakkersexperiment.
Kijk eens naar deze veelvoorkomende fouten bij teamsamenwerking en leer hoe je ze kunt vermijden, zodat je een sterkere, beter samenwerkende werkplek kunt creëren.
Fout 1: samenwerking over meerdere tools verspreiden
Als mensen voortdurend tussen tools schakelen, dan werken ze niet samen, maar raken ze gefrustreerd. Schakelen tussen tools om documenten, kennis van het team en updates van project te vinden, is tijdrovend en zorgt voor verwarring. Het is ook duur.
De gemiddelde werknemer besteedt slechts 3 minuten aan de ene taak voordat hij overschakelt naar een andere. Dat is veel verloren tijd en concentratie. Het schakelen tussen context kost tot 40% van de productieve werktijd, dus het belast niet alleen de gedachten van mensen, maar ook het team en het bedrijf, in tijd en arbeid.
Bovendien kan niemand zeker weten wat actueel is en wat niet zonder een centrale bron voor het delen van informatie. Fatima van marketing zou een campagne kunnen ontwerpen op basis van productspecificaties uit de notulen van vorige week, zonder te weten dat José van de productontwikkeling gisteren pas wijzigingen heeft aangebracht in die productspecificaties. De campagne van Fatima is misschien net zo achterhaald als de productspecificaties die ze gebruikt. Voor een effectieve teamsamenwerking moet iedereen letterlijk en figuurlijk op op één lijn zitten.
Oplossing: maak een levende kennisdatabase
Wanneer je één bron van waarheid maakt, voorkom je dat teamleden verwijzen naar verouderde informatie of parallel werken. Gecentraliseerde kennis houdt het hele team op één lijn, wat tegenwoordig extra belangrijk is. Maar liefst 97% van de werknemers die in 2020 op afstand zijn gaan werken, wil in ieder geval een deel van de tijd op afstand werken. Of je team nu volledig op afstand, hybride of volledig op kantoor werkt, teamsamenwerking is makkelijker met één bron van waarheid.
Zorg ervoor dat er minder tussen context en tools hoeft te worden geschakeld door Confluence de centrale plek te maken voor alle samenwerking en het delen van kennis. Maak spaces voor meerdere teams en projecten en gebruik pagina's om notities te organiseren. Als alles op één gedeelde plek is, hoef je niet in bestandsmappen of inboxen te zoeken of berichten te sturen om informatie te vinden.
Fout 2: standaard vergaderingen inplannen
Oplossing: maak gebruik van asynchrone samenwerking
We zeggen niet dat je al je vergaderingen moet annuleren. Als je minder vergadert, blijft er echter meer tijd en mentale ruimte over voor teamsamenwerking.
Begin met je terugkerende vergaderingen. Als je ooit hebt gedacht 'deze vergadering had een e-mail kunnen zijn', vervang die dan door asynchrone samenwerking in Confluence. Al die ideeën, discussies, beslissingen en belangrijke notities kunnen in een gedeelde space worden opgeslagen. Teamleden kunnen dan een bijdrage leveren wanneer ze tijd hebben.
Voordat je een vergadering inplant, moet je relevante teamleden op Confluence-pagina's met elkaar in contact brengen en inline wijzigingen en opmerkingen gebruiken om het onderwerp te bespreken. Geef mensen tijd om erbij stil te staan en na te denken over hun bijdragen. Misschien blijkt zelfs dat je stillere teamgenoten meer bereid zijn om samen te werken. Demetrius zegt dat nu ze ervoor heeft gezorgd dat haar team minder afhankelijk is van vergaderingen, ze nu zinvollere gesprekken hebben waarin mensen met meer vertrouwen spreken.
Als je elkaar ontmoet, deel de samenwerkingsagenda's dan één tot twee dagen van tevoren. Zo hebben mensen de tijd om zich voor te bereiden, zodat de daadwerkelijke vergadering efficiënter is. Wanneer je agenda's aanmaakt in Confluence, kun je profiteren van realtime bewerking tijdens de vergadering om de vergadering op schema te houden.
Oplossing: gebruik samenwerkingstools om projecten te volgen
Micromanagement gebeurt niet altijd met opzet, maar de negatieve effecten zijn hetzelfde. Wanneer je samenwerkingstools gebruikt om projecten en taakopdrachten te volgen, kun je op de hoogte blijven, zonder daarbij je teamleden in de nek te hijgen.
Ga altijd terug naar jouw enige bron van waarheid. Maak werknemers duidelijk dat teamsamenwerking plaatsvindt in Confluence, zodat je de voortgang kunt volgen door updates op de Confluence-pagina te bekijken in plaats van naar hun bureau te lopen of hen een bericht te sturen, waardoor hun werk wordt verstoord.
In Confluence zie je meldingen, aankondigingen en actieve notities meteen in je feed. De volgende keer dat je de behoefte voelt om te micromanagen, open je Confluence en blader je door je feed. Je kunt ook de versiegeschiedenis van het document, notulen en opmerkingen bekijkenotulen voor meer context. Als je je werknemers aanmoedigt om Confluence te gebruiken als hun centrale punt voor teamsamenwerking, kan iedereen (ook jij) autonoom en met vertrouwen werken.
