Transformeer teamwerk met Confluence. Ontdek waarom Confluence de hub voor contentsamenwerking is voor alle teams. Probeer het gratis

Zo organiseer je een brainstormsessie

Die daadwerkelijk goede ideeën oplevert.

Onderwerpen zoeken

How does brainstorming on a Confluence whiteboard work?

Hoewel brainstormen op het moment zelf spannend is, kun je het beste binnen de grenzen van je bedrijfsdoelstellingen blijven. Je moet alleen een brainstormsessie organiseren als a.) er iets specifieks is dat je probeert te bereiken en b.) je bereid bent om actie te ondernemen op basis van de aangedragen ideeën. Vat je doel samen in een of twee zinnen, zoals 'bepaal hoe we sneller op tickets van klanten kunnen reageren' of 'plan drie belangrijke marketingcampagnes voor het volgende kwartaal'.

Deel je doel met iedereen die aan de bijeenkomst deelneemt. Maak een agenda voor de brainstormsessie met een samenvatting en een flexibel schema voor het gesprek. Laat iedereen op tijd (niet de ochtend van tevoren) weten waar de vergadering over gaat, zodat ze zich kunnen voorbereiden.

How to

No more switching tabs, devices, or computers, trying to slap software solutions together with too many confusing logins and usernames. Confluence syncs with Jira, our issue-tracking software, to ensure each whiteboard isn’t just a place to dump ideas. Your whiteboard will be a real, live project management tool to organize how work gets done.

When you run your whiteboards through Confluence, you’ll get some immediate project management benefits:

  • A single source of truth, connecting ideas, tasks, and workflows in one centralized hub for anyone on your team to view. Collaborate visually while allowing team members to add context directly to the board via attachments.
  • Access for the entire team, creating transparency in each project and allowing people to submit their ideas for brainstorming sessions.
  • Immediate cost savings through tool consolidation; if you signed up for Confluence, you can already use Confluence whiteboards. 
  • Enhancing virtual collaboration for greater organization-wide impact. With Confluence whiteboards, every worker is included in critical brainstorming meetings or workflow data to wonder where they fit in the jigsaw puzzle of each project. You can also use Confluence to ensure teamwide access to the whiteboard for easy updates.

2. Breng het juiste team samen

Bewaar de creativiteit van je collega's voor het brainstormen zelf, niet door ze zich te laten afvragen waarom ze deelnemen aan de vergadering. Uit een enquête onder meer dan 800 teams bleek dat te veel mensen in één ruimte kan leiden tot 'social loafing' of ertoe kan leiden dat een paar sterspelers al het werk doen en anderen weinig tot niks bijdragen. Hoe meer mensen in je vergadering niet weten waarom ze er zijn, hoe slechter de resultaten van het brainstormen zijn.

Je kunt je collega's beter hun vrije tijd laten behouden, tenzij je iets specifieks kunt aanwijzen waarvan je hoopt dat ze het ter tafel zullen brengen. Dit is vooral belangrijk als ze niet verantwoordelijk zullen zijn voor een deel van het resultaat.

Vermeld niet alleen het doel van de bijeenkomst, maar zorg er ook voor dat iedereen die wordt uitgenodigd precies weet waarom je ze daar wilt hebben.

Use Confluence whiteboards to structure and organize ideas

Whiteboard sessions can be critical creative time, true. A brainstorming session should set your team loose, giving everyone the bandwidth they need to pop out ideas without any fear of being shot down.

But creative ideation exercises will only get you so far. Whiteboards can be great for structuring a loose collection of ideas into a campaign, a project, or a new initiative. 

The problem with traditional whiteboards is this can require a lot of erasing, modifying, and editorial back-and-forth. Confluence whiteboards, on the other hand, offer some digital assistance when it comes to organizing your ideas. 

  • You can illustrate the relationship between ideas with stickies, lines, and sections—just like you could if you were standing at a whiteboard with a marker in your hand
  • Start assigning Jira tasks and sub-tasks to individual team members so that you come away from a brainstorming session with more than just ideas—you come away with a team to-do list

Create templates and dedicated pages for brainstorming and creative ideation exercises

A physical whiteboard is just that: a board with a lot of white space. But Confluence whiteboards can pre-populate with best-practice templates, giving you a head start for any brainstorming session:

  • Brainstorming templates will populate with notes for kicking off those game-changing “what-if” questions.
  • Retrospective templates help you conduct exit interviews on old projects: the good, the bad, and the ugly.
  • Prioritization matrixes split up the whiteboard into a grid so you can organize (and therefore prioritize) the decisions your team is facing.
  • Team formation guides are great for assigning users to specific projects within your organization, which can lead to separate brainstorming sessions via Confluence.
  • Concept maps can be critical for mapping out team resources, workflows, and planning multiple projects simultaneously.

There aren’t any features you’d lose from moving to a digital whiteboard. Sticky notes? You can use them. Stamps? Use those to react and vote for your favorite ideas. Everything you can do with a physical whiteboard, you can do with a Confluence whiteboard, all while crossing time zones with ease. It’ll be as if you’re all in the same room.

Brainstorming whiteboard templates

Synchronize a team’s inspiration from a single source of truth

Company-wide collaboration is the name of the game. If you can’t have your whole team in the room with a single whiteboard, you may feel you’ve left critical team members out. The result: you’re not getting the inspiration from multiple angles and backgrounds asking key questions during a brainstorming session.

But Confluence changes all that. You can automatically sync new updates to your Confluence Homepage, or add project-specific updates to a Confluence whiteboard. We’re also planning on introducing features like “@” mentions to ensure colleague discussions are easy to reference and redirect.

In a traditional whiteboard setting, you might have someone taking minutes. With Confluence whiteboards, you can have a virtual brainstorming session and proceed across time zones as if you never missed a beat.

There’s also a neat feature for integrating these whiteboards with Jira. 

You can use Confluence whiteboards to group a specific set of tasks, ideas, or assignments. Smart sections ensure you don’t have to make updates to Jira issues after planning sessions. You and your team can move work forward without having to go back and revise in Jira. Essentially, you can set up sections with configured Jira actions, which then apply to all current Jira tickets in the sections. Use this feature to mass-update fields like priority, assignee, story points, and more.

And it works two ways, as well. Team members can upload their notes or web links to the whiteboard so everyone can reference them. The result: your virtual brainstorming sessions seamlessly segue into a to-do list, much like a project management tool.

Embed images and links to help illustrate your ideas and make them more engaging

At a certain point, the “analog” whiteboard runs out of features. You can paste sticky notes to a whiteboard, maybe even print off an image and tape it to the thing. But once you have videos, webinars, and conference calls that need to be part of the project, no whiteboard will help.

Well, there’s one. 

The Confluence whiteboard can embed images to illustrate your ideas. Rather than a whiteboard full of long swaths of text, images can get ideas across much more quickly. That’s especially relevant for visual and design-based projects.

If you’re building a whiteboard, you can also use this feature to assign tasks to your team members. You can highlight virtual brainstorming sessions so a copywriter knows what to write about. You can record yourself giving live notes to provide feedback to a designer. Or you can simply paste a video link you saw online, giving additional context and background to anyone on your team who needs it.

Start collaborative whiteboarding sessions for remote teams

Some features in Confluence whiteboards can help remote team members keep up, even if they’re not in the loop on the initial whiteboard session. But we haven’t yet addressed how collaborative this process can be. 

With a Confluence whiteboard, your sessions aren’t limited to who’s in the room. You can build a session online, either on the computer or live within a conference room, and involve everyone on your remote team. You don’t have to abandon team members across the globe and wait for them to catch up. And you don’t have to miss out on their spontaneous insights or reactions, either.

Don’t forget about the scientific importance of flow state. Spontaneity and live reactions matter to creativity. As one study noted, “the possibility of surprise” is one essential ingredient of flow. In brainstorming sessions, when a good idea pops out, it instantly stimulates that sense of flow.

That’s an effect you can’t capture as easily via email. It takes live interaction and spontaneous reactions to generate that creative flow—ultimately leading to better ideas on your whiteboard.

3. Bereid de ruimte voor

Het is eenvoudig om telkens als je een vergadering wilt houden automatisch weer naar dezelfde oude vergaderruimte te gaan. Maar onze hersenen zijn dol op nieuwe dingen en een nieuwe locatie kan ook de neurale plasticiteit van onze hersenen of ons vermogen om op een nieuwe manier over dingen na te denken beïnvloeden. Door van locatie te veranderen, kun je de kwaliteit verbeteren van de ideeën die uit het brainstormen naar voren komen. Ga eens een keer naar die picknicktafel achter het kantoor, het café om de hoek, of zelfs naar een andere ruimte in je kantoor.

Als er geen alternatieve vergaderruimtes in de buurt zijn, voeg dan een nieuw element toe aan de oude routine. Verander de tafelbezetting of word de favoriete van het kantoor door voor een leuke verassing te zorgen.

De meningen over de beste duur van een brainstormsessie variëren en zijn afhankelijk van de individuele teams. Zou 30 minuten het beste werken voor een team met een deadline, of liever ongeveer een uur om de ideeën de vrije loop te laten? Zijn ze frisser in de ochtend of juist na de lunch als ze wat gegeten hebben? Probeer een paar opties om erachter te komen wat het beste werkt voor jouw groep.

But moving your brainstorming sessions over to Confluence might sound challenging. Doesn’t adding Confluence introduce an unnecessary complication?

Not with how Confluence whiteboards work. Confluence brings all of your work together into a single view. You can still use Jira just like you always have—in fact, there are ways to enhance how you use Jira:

  • Convert stickies and shapes into Jira issues. A sticky on the whiteboard is a handy way to jot in a quick note. With Confluence whiteboards, it can accomplish far more than a simple reminder. You can convert your stickies into Jira “issues,” which helps you manage Jira without leaving the whiteboard.
  • Connect Jira issues to map out your work. What if you have multiple Jira issues and need to see how they flow together? You can connect them within the Confluence whiteboard, as well. Or you can import Jira issues to visualize your tasks. Sometimes, this means populating a whiteboard with pre-mapped planning work already done.
  • Edit Jira issues along with Confluence pages—again, without ever having to leave your whiteboard. 
Connect with Jira on whiteboards

Along with these features, you can embed plans and add links as needed. It’s hard to paste a PDF onto an actual whiteboard. But with Confluence whiteboards, you can have an entirely digital experience for everyone on your remote team to access.

4. Kies een gekwalificeerde gespreksleider

Als een team samenkomt om te brainstormen en niemand leidt, had het dan wel zin? Brainstormsessies zijn samenwerkingsgesprekken, maar je hebt nog steeds iemand nodig om het in goede banen te leiden.

Een gespreksleider voor brainstormen zou moeten beschikken over:

  • Uitstekende luistervaardigheden om ideeën volledig in zich op te nemen
  • Tijdmanagementvaardigheden om de vergadering op schema te houden
  • Organisatorische vaardigheden om een agenda op te stellen en ideeën vast te leggen
  • Leiderschapsvaardigheden om alle leden aan te moedigen om mee te doen

Beslis voor het begin van de vergadering of jij de leiding moet nemen of dat iemand anders beter geschikt is voor die taak. Onthoud dat het de rol van de gespreksleider is om een neutrale partij te zijn die ervoor zorgt dat de sessie vordert en de deelnemers gefocust blijven.

Misschien vind je dit ook leuk

Pictogram disruptief brainstormen
Sjabloon voor disruptief brainstormen

Pas de techniek voor disruptief brainstormen toe om snel nieuwe ideeën te vormen met je team

Pictogram brainstormen
Sjabloon voor brainstormsessies

Een brainstormsessie op afstand plannen, uitvoeren en documenteren met dit Confluence-sjabloon van Mural

Maak snellere contentsamenwerking voor elk team mogelijk met Confluence

Strategische planning