Betere projectbeoordelingen en retrospectieven met Confluence
Onderwerpen zoeken
Retrospectieven van projecten zijn een cruciaal onderdeel van de groei van elk team.
Het is immers moeilijk om van je successen en fouten te leren als je niet de tijd neemt om ze te herzien. Uit onderzoek van Scott Tannenbaum, co-auteur van "Teams that Work" (2020) blijkt dat teams die regelmatig nabesprekingen, beoordelings- of retrospectieve sessies van 15-60 minuten houden, een verbetering van de totale productiviteit met 20-25% bereiken. Bovendien is het moeilijk voor andere teams om later van je successen en fouten te leren als deze niet eerst worden vastgelegd.
Maar er zijn belemmeringen voor het retrospectieve proces: het structureren van de vergadering, het verzamelen en samenvoegen van feedback en het identificeren van actie-items.
Of je nu probeert een cultuur van retrospectieven in je bedrijf te introduceren of betere documentatie voor feedback wilt vinden, je zult merken dat Confluence een krachtig hulpmiddel is. Met Confluence kunnen teams om hun feedback over de voltooiing van hun projecten organiseren en structureren, eenvoudige rituelen creëren om ervoor te zorgen dat er na de lancering verbinding is, en projecten effectiever analyseren.
Sjablonen om feedback over projecten te ordenen
Een van de eerste uitdagingen van retrospectieven? Ervoor zorgen dat mensen er onderdeel van willen zijn. Ze kunnen ontmoedigend, slingerend of zelfs chaotisch overkomen.
Het is niet eenvoudig om een cultuur van retrospectieven te bevorderen, maar Confluence biedt een helpende hand met een ware overvloed aan sjablonen.
Confluence-sjablonen bieden structuur, wat het proces eenvoudiger maakt voor alle betrokkenen — facilitators en deelnemers. Facilitators hoeven niet bang te zijn voor een lege pagina omdat die al voor hen ingevuld is. En de deelnemers hoeven zich niet af te vragen wat er van hen gevraagd wordt, want dat blijkt duidelijk uit de sjabloon.
Sjablonen maken het ook gemakkelijk om voor elk project een ritueel vast te stellen waarbij een retrospectief wordt gehouden. (Voeg dat toe als laatste actie.)
Enkele sjablonen waarmee teams zich voor kunnen bereiden op succesvolle vergaderingen met terugwerkende kracht en deze te voltooien, zijn:
- Retrospectief sjabloon
- Sjabloon voor de vier speerpunten bij retrospective vergaderingen
- terugblik op het afgelopen jaar
- Driemaandelijkse check-in
Met deze sjablonen kun je je feedback over de voltooiing van je projecten efficiënt ordenen en structureren. Omdat je ze in Confluence bewaart, kun je ze gemakkelijk raadplegen tijdens toekomstige vergaderingen, waardoor je eenvoudig kunt laten zien hoe je team in de loop van de tijd is gegroeid.
Verzamel alle feedback tegelijk
De volgende uitdaging bij projectbeoordelingen is het verzamelen en samenvoegen van feedback. En dat geldt voor teams die intern of op afstand werken.
Confluence is van nature samenwerking. Je kunt zoveel teamleden toevoegen als je wilt aan een Confluence-pagina of whiteboard en de feedback van al die leden tegelijkertijd verzamelen, waar ze zich ook bevinden.
Confluence geeft je ook flexibiliteit bij het geven van feedback. Laat opmerkingen achter op pagina's. Gebruik post-its en emoticons op whiteboards. Of sluit zelfs afbeeldingen, gifs of inhoud van andere tools in als smartlinks.
En als dat allemaal gezegd en gedaan is, zit de feedback van je team op één plek, die je enige bron van waarheid wordt. Vaarwel, informatiesilo's.
Vervolg met actie-items en vervaldatums
De laatste uitdaging op het gebied van retrospectieven? Opvolgen. Je leert veel in retrospectieven. Maar als je je lessen vergeet, heb je daar niet veel aan.
Het grootste voordeel van projectbeoordelingen is dat je ervan leert. Je leert waar je fouten hebt gemaakt: waar de werkdruk niet in verhouding stond tot de teamleden, of tijdlijnen al dan niet realistisch waren vastgesteld, waar blockers niet vroeg genoeg werden geïdentificeerd. Je leert waar je de juiste keuzes hebt gemaakt. Leg deze vast zodat je fouten kunt vermijden en de successen in de toekomst kunt herhalen.
Je kunt Confluence gebruiken om vervolgitems uit je retrospectief toe te voegen, toe te wijzen en te bekijken, en dat kun je doen tijdens de projectbeoordeling. Met de Jira-integratie van Confluence kun je Jira-taken ook koppelen aan je beoordelingspagina, zodat ongeacht waar je teams werken, iedereen toegang heeft tot zijn actie-items.
Omdat je al die feedback en die taken op één plek hebt bewaard, en omdat Confluence ervoor zorgt dat de informatie van je team gemakkelijk doorzoekbaar is, is je hele organisatie op de hoogte. (Of in ieder geval degenen waarvan je de rechten hebt ingesteld om ze te mogen bekijken.)
Betere projectretro's en beoordelingen met Confluence
Het documenteren van feedback over de voltooiing van projecten komt de hele organisatie ten goede, vooral als die voor iedereen beschikbaar is. De retrospectief van het ene team kan later als waardevol referentiemateriaal dienen voor een ander team. Op deze manier is het gebruik van Confluence om je feedback over de voltooiing van je project te documenteren een manier om je hele bedrijf te verrijken.
Probeer Confluence vandaag nog gratis uit en ontdek hoe het je kan helpen om feedback over voltooide projecten effectiever en efficiënter te documenteren.
